Dostawa,doradztwo,szkolenie dot.oprogramowania

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa,doradztwo,szkolenie dot.oprogramowania
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Dębów
Data publikacji	2026-01-12
Data składania ofert	22/01/2026, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 805110009 Usługi szkolenia personelu 853123208 Usługi doradztwa
Numer przetargu	6861261

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/WNIP/FEPW/1.2/OKNA DEBOW dotyczące dostawy, wartości niematerialnych i prawnych 
tj. Oprogramowania do zarzadzania relacjami z klientem i kontrolą jakości wraz ze szkoleniem oraz doradztwem wdrożeniowym.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zał_1_Formularz ofertowy.doc</li>
 <li>Zał_2_ Oświadczenie o braku powiązań.doc</li>
 <li>Zał_3_Oświadczenie o szczególnych rozwiazaniach.doc</li>
 <li>Zał_4_Zestawienie_lista referencyjna_doświadczenie.docx</li>
 <li>Zał_5_Zestawienie_lista referencyjna_konsultant.docx</li>
 <li>Zapytanie ofertowe-OPROGRAMOWANIE OKNA DEBOW.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Dostawa,doradztwo,szkolenie dot.oprogramowania</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest dostawa Oprogramowania do zarządzania relacjami z klientem 
i kontrolą jakości wraz ze szkoleniem oraz doradztwem wdrożeniowym 
 
1. DOSTAWA: Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem i kontrolą jakości (1kpl.): 
Ilość koniecznych do dostarczenia licencji: Minimum 10 licencji: 
-3 kontrola jakości, 
-3 reklamacje, 
-4 CRM do zarządzania obsługa klienta 
 
SPECYFIKACJA OPROGRAMOWANIA BĘDĄCEGO PRZEDMIOTEM ZAMÓWIENIA: 
 
A. Minimalne funkcjonalności: 
- automatyczne wysłanie informacji potwierdzającej zakończenie produkcji, 
- cyfrowa ankieta kontroli produkcji, 
- możliwość eksportowania danych z cyfrowej ankiety do pliku, 
- historia raportów z kontroli jakości. 
- automatyczne wysłanie informacji potwierdzającej złożenie zamówienia do klienta, 
- możliwość wymiany informacji w formie czatu w systemie przypisane do danego zamówienia, 
- statusy dot. zamówień: (wysłane zamówienie, przyjęto zamówienie, w produkcji, ukończono produkcję, zamówienie wysłane, FV. 
- statusy dot. reklamacji (reklamacja przyjęto, reklamacja rozpatrywana, reklamacja uzupełnij, reklamacja uznana / częściowo, reklamacja uznana, reklamacja odrzucona. 
 
B. Specyfikacja techniczna. 
Oprogramowanie będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego składać się będzie z następujących modułów: 
-Moduł zakończenie produkcji, 
-Moduł kontrola jakości, 
-Moduł zamówienia, 
-Moduł obsługa klienta, 
-Moduł reklamacje. 
 
C. KLUCZOWE FUNKCJONALNOŚCI DO OSIAGNIĘCIA: 
1. Moduł „Zakończenie produkcji” 
• System rejestruje zakończenie produkcji na podstawie zeskanowania etykiety produktu gotowego (kod kreskowy / QR przypisany do zamówienia). 
• Po zeskanowaniu etykiety system automatycznie zmienia status zamówienia na „ukończono produkcję”. 
• System automatycznie wysyła do klienta powiadomienie o zakończeniu produkcji, zawierające co najmniej numer zamówienia oraz informację o gotowości zamówienia. 
• System umożliwia konfigurację kanałów powiadomień (e-mail, SMS lub inne) oraz treści szablonów komunikatów. 
 
2. Moduł „Kontrola jakości” 
• System udostępnia cyfrową ankietę kontroli jakości, wypełnianą przez pracownika na komputerze lub tablecie. 
• Administrator systemu może konfigurować pytania ankiety oraz kryteria oceny w zależności od typu produktu / procesu. 
• System zapisuje wszystkie wypełnione ankiety w centralnej bazie danych. 
• System umożliwia eksport danych z ankiet do pliku w formacie CSV lub XLS/XLSX (Excel). 
• System zapewnia dostęp do historii raportów z kontroli jakości z możliwością filtrowania po: 
- numerze zamówienia / produkcie, 
- dacie / okresie, 
- wyniku kontroli / statusie. 
• System umożliwia podgląd pojedynczego raportu kontroli z pełną listą odpowiedzi z ankiety. 
 
3. Moduł „Zamówienia” (obsługa zamówień / CRM) 
• System rejestruje zamówienia klientów z unikalnym numerem zamówienia. 
• System automatycznie wysyła potwierdzenie złożenia zamówienia do klienta zawierające: 
- numer zamówienia, 
- listę zamówionych produktów, 
- wartość zamówienia, 
- przewidywaną datę dostawy. 
• System prowadzi obsługę statusów zamówień co najmniej w zakresie: 
- „wysłane zamówienie”, 
- „przyjęto zamówienie”, 
- „w produkcji”, 
- „ukończono produkcję”, 
- „zamówienie wysłane”. 
• System umożliwia automatyczne udostępnianie Faktur VAT na podstawie zarejestrowanych zamówień. 
• System umożliwia zamieszczenie dodatkowych dokumentów dla zamówienia 
• System umożliwia komunikację z KSeF (przesyłanie, odbiór, status dokumentów) w zakresie dokumentów generowanych z systemu. 
• System udostępnia panel klienta umożliwiający podgląd aktualnego statusu zamówienia w czasie rzeczywistym oraz pobranie faktur i załączonych dokumentów. 
 
4. Moduł „Obsługa klienta” – komunikacja (chat) 
• System zapewnia komunikator (chat) powiązany z konkretnym zamówieniem. 
• Każda rozmowa jest przypisana do danego numeru zamówienia i widoczna w jego szczegółach. 
• System zapisuje pełną historię komunikacji (wiadomości wysyłane przez klienta i pracowników). 
• System umożliwia dodawanie wewnętrznych notatek do zamówienia widocznych tylko dla pracowników. 
• System umożliwia wysyłanie automatycznych powiadomień e-mail o nowych wiadomościach w czacie. 
 
5. Moduł „Reklamacje” 
• System umożliwia rejestrację reklamacji powiązanej z konkretnym zamówieniem / fakturą. 
• System obsługuje następujące statusy reklamacji: 
- „reklamacja przyjęta”, 
- „reklamacja rozpatrywana”, 
- „reklamacja uzupełnij”, 
- „reklamacja uznana / częściowo”, 
- „reklamacja uznana”, 
- „reklamacja odrzucona”. 
• System umożliwia definiowanie przyczyny reklamacji, sposobu rozpatrzenia oraz dodawanie załączników (np. zdjęcia). 
• System wysyła klientowi automatyczne powiadomienia o zmianie statusu reklamacji. 
• System zapewnia raportowanie reklamacji (m.in. liczba reklamacji, statusy, przyczyny, produkty, klienci). 
 
MODUŁ ZAKOŃCZENIE PRODUKCJI	SPEC. TECHNICZNA: 
Automatyczne wysłanie informacji potwierdzającej zakończenie produkcji: 
1.Opis funkcji: 
-Wdrożenie mechanizmu automatycznego wysyłania informacji potwierdzającej zakończenie produkcji do klienta. 
-Wykorzystanie technologii skanowania etykiet produktów gotowych w celu identyfikacji zakończonych zamówień. 
2.Zakres prac: 
-Implementacja systemu automatycznego zakończenia produkcji w oprogramowaniu. 
-Integracja skanera z systemem w celu identyfikacji gotowych produktów. 
-Konfiguracja powiadomień dla klientów na podstawie zakończonych zamówień. 
1.Automatyczne wysyłanie informacji do klientów: 
-System automatycznie identyfikuje zakończone zamówienia na podstawie skanowanych etykiet produktów gotowych. 
-Klient otrzymuje automatyczne powiadomienie o zakończeniu produkcji poprzez preferowany kanał komunikacyjny (e-mail, SMS itp.). 
 
MODUŁ KONTROLA JAKOŚCI	SPEC. TECHNICZNA: 
Cyfrowa ankieta kontroli produkcji: 
1.Opis funkcji: 
-Wprowadzenie cyfrowej ankiety kontroli produkcji w celu zbierania danych dotyczących jakości i zgodności z normami. 
-Personalizacja pytań w ankiecie w zależności od rodzaju produktów lub procesów produkcyjnych. 
2.Zakres prac: 
-Stworzenie interaktywnej cyfrowej ankiety dostępnej dla pracowników 
odpowiedzialnych za kontrolę produkcji. 
-Definicja pytań i kryteriów oceny zgodnie z wymaganiami jakościowymi. 
Możliwość Eksportowania Danych z Cyfrowej Ankiety do Pliku: 
1.Opis funkcji: 
-Umieszczenie funkcji eksportu danych, umożliwiającej przeniesienie wyników z 
ankiety do zewnętrznego pliku. 
-Format pliku powinien być zgodny z powszechnie używanymi standardami (np.,CSV, Excel). 
2.Zakres Prac: 
-Implementacja przycisku eksportu danych w interfejsie cyfrowej ankiety. 
-Zdefiniowanie formatu pliku eksportowanego i jego struktury. 
Historia raportów z kontroli jakości: 
1.Opis Funkcji: 
-Utworzenie systemu archiwizacji raportów z kontroli jakości w celu utrzymania 
historii wyników i zmian. 
-Możliwość filtrowania i wyszukiwania historycznych raportów dla określonych produktów lub okresów czasowych. 
2.Zakres prac: 
-Implementacja bazy danych przechowującej historyczne raporty z kontroli jakości. 
-Stworzenie interfejsu umożliwiającego dostęp do historii raportów z poziomu systemu kontroli produkcji. 
 
MODUŁ ZAMÓWIENIA / MODUŁ OBSŁUGA KLIENTA / MODUŁ REKLAMACJE	SPEC. TECHNICZNA: 
AUTOMATYCZNE POTWIERDZENIE ZAMÓWIENIA: 
1.Opis funkcji: 
-System automatycznie wysyła informację potwierdzającą złożenie zamówienia do klienta. 
-Powiadomienie zawiera podstawowe informacje dotyczące zamówienia, takie jak numer zamówienia, lista produktów, kwota zamówienia oraz przewidywana data dostawy. 
2.Zakres prac: 
-Implementacja mechanizmu automatycznego potwierdzania zamówienia. 
-Personalizacja wiadomości potwierdzającej w zależności od zawartości zamówienia. 
 
WYMIANA INFORMACJI POPRZEZ CHAT W SYSTEMIE: 
1.Opis funkcji: 
-Możliwość bezpośredniej wymiany informacji między klientem a obsługą zamówień w formie czatu. 
-Każdy czat jest przypisany do konkretnego zamówienia, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie komunikacją. 
2.Zakres prac: 
-Integracja systemu czatu w interfejs zamówień. 
-Przypisanie czatu do konkretnego zamówienia na podstawie identyfikatora zamówienia. 
 
STATUSY ZAMÓWIEŃ: 
1.Opis funkcji: 
-Definicja statusów zamówień obejmuje etapy od złożenia zamówienia do dostarczenia towaru oraz fakturowania. 
-Statusy obejmują: wysłane zamówienie, przyjęto zamówienie, w produkcji, ukończono produkcję, zamówienie wysłane, 
-Funkcjonalność generowania Faktur VAT na podstawie złożonych zamówień. 
2.Zakres Prac: 
-Implementacja interfejsu umożliwiającego aktualizację statusów zamówień. 
-Automatyczne przypisanie statusów na podstawie postępu zamówienia. 
-Utworzenie funkcjonalności billingowej/fakturowej na podstawie zamówień wraz z komunikacją dokumentów w ramach wprowadzanego systemu KSEF. 
 
STATUSY REKLAMACJI: 
1.Opis funkcji: 
-System umożliwia monitorowanie postępu reklamacji. 
-Statusy obejmują: reklamacja przyjęta, reklamacja rozpatrywana, reklamacja uzupełnij, reklamacja uznana/częściowo, reklamacja uznana, reklamacja odrzucona. 
2.Zakres prac: 
-Implementacja interfejsu obsługującego statusy reklamacji. 
-Automatyczne przypisanie statusów na podstawie postępu rozpatrywania reklamacji. 
 
ZE WZGLĘDU NA LIMIT ZNAKÓW PEŁNY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ZNAJDUJE SIĘ W ZAŁĄCZONYM ZAPYTANIU OFERTOWYM.

Okres gwarancji: Zgodnie z zapytaniem ofertowym
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium „Cena netto w PLN lub EUR*” zostanie obliczone wg następującego wzoru: 
 najniższa zaproponowana cena netto 
A = ------------------------------------------------------ x 60 pkt. 
 cena badanej oferty netto 
Maks. liczba pkt.-60pkt. 
PEŁNY OPIS W ZAŁ.ZAPYTANIU
 Kryterium Czas bezpłatnej aktualizacji oprogramowania * zostanie obliczone wg wzoru: 
- bezpłatna aktualizacja w okresie 36 mies. (i dłuższym) od wdrożenia - 20 pkt. 
-w okr. 30 mies. (..)-15 pkt, 
-w okr. 24 mies.(..)10 pkt. 
-w okr. 18 mies. (..)-5 pkt 
-w okr. 12 mies.(..)-0pkt. 
PEŁNY OPIS W ZAŁ.ZAPYT
 Kryterium: Ilość konsultantów dedykowanych do realizacji usługi*** zostanie obliczone wg następującego wzoru: 
 
• 3 konsultantów dedykowanych do realizacji usługi wdrożenia oprogramowania: 20 punktów 
• 2 (..)- 10 punktów 
• 1 (..)- 0 punktów 
Maksymalna liczba pkt-20 
 
PEŁNY OPIS W ZAŁ.ZAPYTANIU
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, pod warunkiem że zmiany te nie prowadzą do naruszenia zasady konkurencyjności, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości postępowania. 
2. Zmiany umowy mogą zostać wprowadzone w szczególności w następujących przypadkach: 
a) Okoliczności niezależne od stron 
• wystąpienie okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego, pomimo zachowania należytej staranności, 
• wystąpienie przeszkód formalnoprawnych, administracyjnych lub proceduralnych niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, 
• opóźnienia lub zmiany wynikające z decyzji, uzgodnień lub działań organów administracji publicznej lub innych instytucji uprawnionych. 
b) Siła wyższa 
• wystąpienie zdarzeń noszących znamiona siły wyższej, rozumianych jako zdarzenia zewnętrzne, nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w szczególności takich jak klęski żywiołowe, stany nadzwyczajne, epidemie, działania wojenne, zamieszki, strajki generalne, zakłócenia o charakterze systemowym. 
c) Zmiana terminów i harmonogramów 
• zmiana terminu realizacji całości lub poszczególnych etapów zamówienia, 
• zmiana harmonogramu rzeczowego lub etapowania realizacji zamówienia, 
• czasowe wstrzymanie realizacji zamówienia lub jego części, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi. 
d) Zmiany organizacyjne i techniczne 
• zmiany sposobu realizacji zamówienia wynikające z konieczności dostosowania do warunków technicznych, organizacyjnych lub logistycznych ujawnionych w trakcie realizacji, 
• zmiana kolejności realizacji poszczególnych elementów zamówienia, 
• zmiany technologiczne lub materiałowe, w tym zastosowanie rozwiązań równoważnych, nowszych lub alternatywnych, pod warunkiem zachowania co najmniej takich samych parametrów funkcjonalnych, użytkowych i jakościowych jak określone w zapytaniu ofertowym. 
e) Zmiany zakresu rzeczowego o charakterze nieistotnym 
• doprecyzowanie, uszczegółowienie lub modyfikacja zakresu rzeczowego zamówienia, które nie prowadzą do zmiany charakteru zamówienia, 
• rezygnacja z realizacji niektórych elementów zamówienia, jeżeli okażą się one zbędne lub niemożliwe do realizacji z przyczyn obiektywnych, 
• zmiana sposobu dokumentowania, raportowania lub odbioru przedmiotu zamówienia. 
f) Zmiany wynikające z przepisów prawa i dokumentów programowych 
• zmiany wynikające z wejścia w życie lub zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego, 
• zmiany wynikające z wytycznych, zaleceń, interpretacji lub decyzji instytucji zarządzających, pośredniczących lub wdrażających programy finansowane ze środków publicznych, 
• konieczność dostosowania zapisów umowy do wymogów kontrolnych, audytowych lub sprawozdawczych. 
g) Zmiany po stronie Wykonawcy 
• zmiana osób, zespołów lub podwykonawców realizujących zamówienie, pod warunkiem zachowania wymaganego poziomu kompetencji i doświadczenia, 
• zmiany organizacyjne po stronie Wykonawcy, w tym zmiana formy prawnej, nazwy, siedziby lub danych rejestrowych, o ile nie wpływają na zdolność do należytego wykonania umowy. 
h) Zmiany o charakterze porządkującym i doprecyzowującym 
• korekty oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych lub redakcyjnych, 
• doprecyzowanie zapisów umowy w celu usunięcia wątpliwości interpretacyjnych, 
• zmiany o charakterze technicznym lub administracyjnym, które nie wpływają na zakres i cel zamówienia. 
3. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do umowy, podpisanego przez obie strony, pod rygorem nieważności. 
4. Zmiany umowy nie mogą prowadzić do modyfikacji przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby mieć wpływ na krąg wykonawców zainteresowanych udziałem w postępowaniu lub na wynik przeprowadzonego postępowania.
 </div>