usługa serwisu i nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem pakietu RATUSZ w 2026r.

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Wstępne ogłoszenie
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	usługa serwisu i nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem pakietu RATUSZ w 2026r.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Tarnowo Podgórne
Data publikacji	2025-11-18
Kod CPV	722600005 Usługi w zakresie oprogramowania 722670004 Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania 722500002 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów 796320003 Szkolenie pracowników
Numer przetargu	6714132

<body><h1>Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy<br>Usługi<br>usługa serwisu i nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem pakietu RATUSZ w 2026r.</h1><h2>SEKCJA I  ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego<h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Gmina Tarnowo Podgórne</span></h3><h3>1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 631258454</span></h3><h3>1.5.) Adres zamawiającego:</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Poznańska 115</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Tarnowo Podgórne</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>62-080</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>wielkopolskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL418 - Poznański</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>618959235</span></h3><h3>1.5.8.) Adres poczty elektronicznej:<span>zp@tarnowo-podgorne.pl</span></h3><h3>1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.tarnowo-podgorne.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Nazwa zamówienia:</h3>usługa serwisu i nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem pakietu RATUSZ w 2026r.<h3>2.2.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-e17ca2d3-80fd-428a-9aad-ae8d7c633e36</span></h3><h3>2.3.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00539367</span></h3><h3>2.4.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.5.) Data ogłoszenia:<span>2025-11-18</span></h3><h3>2.6.)  Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.7.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2025/BZP 00008824/16/P</span></h3><h3>2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.7 usługa serwisu i nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem pakietu Ratusz w 2026r. (obejmująca asystę techniczną oraz dodatkowe godziny szkoleniowe)</p><h3>2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>3.2.) Numer referencyjny:<span>WOP.271.55.2025</span></h3><h3>3.3.) Rodzaj zamówienia</h3>Usługi<h3>3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>3.5.) Wartość zamówienia:<span>429600,00                     PLN</span></h3><h3>3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3>1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w zakresie serwisu i nadzoru autorskiego nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania RATUSZ® – zintegrowanego systemu zarządzania Gminą, obejmującą asystę techniczną oraz dodatkowe godziny szkoleniowe.<br>2.	Zakres przedmiotu zamówienia:<br>1.	W zakresie nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem z Załącznika nr 1:<br>1)	informowanie o zmianach w oprogramowaniu objętym umową;<br>2)	udostępnienie aktualnych wersji oprogramowania zwiększających jego funkcjonalność oraz dostosowanych do obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, które determinowały funkcjonalności zaimplementowane w oprogramowaniu na dzień zawarcia niniejszej umowy;<br>3)	udzielenie dostępu do elektronicznej wersji dokumentacji systemu RATUSZ® w zakresie oprogramowania wymienionego w § 1 poprzez stronę Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia.<br><br>2.	Utrzymanie poprawności działania oprogramowania wyszczególnionego w Załączniku nr 2 w zakresie funkcjonalności oraz zastosowanej technologii udostępnionej w dniu wdrożenia.* (jeżeli dotyczy)<br><br>3.	W zakresie serwisu Systemu w jednostce Zamawiającego [Urzędzie]:<br>1)	udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach 8.00 – 16.00;<br>2)	udzielanie konsultacji zdalnych za pomocą systemu pomocy TeamViewer w zakresie błędów i awarii;<br>3)	usuwanie błędów, błędów krytycznych i awarii systemów objętych umową i wynikających z winy Wykonawcy w następujących terminach:<br>a)	czas reakcji:<br>na AWARIĘ lub zaproponowanie alternatywnej metody pracy – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 12 godzin roboczych,<br>na BŁAD KRYTYCZNY lub zaproponowanie alternatywnej metody pracy – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 12 godzin roboczych,<br>na BŁĄD – do 24 godzin roboczych;<br>b)	czas usunięcia:<br>AWARII – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 24 godziny robocze,<br>BŁĘDU KRYTYCZNEGO, którego korekta nie wymaga wydania wersji poprawkowej – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 24 godziny robocze,<br>BŁĘDU KRYTYCZNEGO, którego korekta wymaga wydania wersji poprawkowej – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 40 godzin roboczych,<br>BŁĘDU, którego korekta nie wymaga wydania wersji – do 20 dni roboczych,<br>BŁĘDU, którego korekta wymaga wydania wersji – w jednej z najbliższych wersji kwartalnych.<br>Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy stronami, jak i w przypadku, kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów, na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu.<br>Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.<br>W przypadku wskazania w czasie reakcji alternatywnej metody pracy, kategoria błędu krytycznego zostanie zmieniona na błąd (zwykły);<br>4)	usuwanie błędów i awarii systemów objętych umową, a niewynikających z winy Wykonawcy;<br>5)	przeprowadzanie w formie zdalnej lub stacjonarnej dodatkowych prac szkoleniowo-wdrożeniowych w zakresie oprogramowania objętego umową.<br><br>4.	W zakresie asysty technicznej serwera Firebird/ PostgreSQL/ Linux w jednostce Zamawiającego [Urzędzie]:<br>1)	udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godz.8.00-16.00;<br>2)	zdalne podniesienie wersji systemu bazodanowego Firebird/ PostgreSQL do wersji wspieranych przez oprogramowanie REKORD, pod warunkiem spełnienia minimalnych wymagań sprzętowych opublikowanych na platformie eZgłoszenia, o których mowa w § 4 ust. 5;<br>3)	informowanie o:<br>•	wymaganiach systemowych dla oprogramowania REKORD,<br>•	zmianach w konfiguracji oprogramowania serwera bazodanowego Firebird/ PostgreSQL zapewniających zgodność z wymaganiami oraz wpływających na wydajność oprogramowania REKORD,<br>•	nowościach dotyczących funkcji serwerów bazodanowych, które są wykorzystane w oprogramowaniu REKORD;<br>4)	diagnostyka i rekonfiguracja oprogramowania systemu operacyjnego Linux Redhat/ Rocky Linux oraz serwera bazodanowego Firebird/ PostgreSQL w zakresie zgodności z wymaganiami dotyczącymi oprogramowania REKORD;<br>5)	20% zniżka na przygotowanie nowego fizycznego/ wirtualnego serwera do pracy z systemem RATUSZ®.<br><br>5.	W zakresie pakietu szkoleniowego:<br>1)	udział 2 przedstawicieli Zamawiającego w konferencji Usprawnianie Elektronicznej Administracji [konferencja Sekretarzy];<br>2)	udział 1 przedstawiciela Zamawiającego w konferencji Forum Użytkowników pakietu RATUSZ®;<br>3)	udział 2 przedstawicieli Zamawiającego w organizowanej konferencji Forum Finansów [konferencja Skarbników];<br>4)	udział 5 przedstawicieli Zamawiającego w stacjonarnych szkoleniach merytorycznych „na przełomie roku” oraz nieograniczony dostęp do transmisji on-line;<br>5)	udział w webinariach metodycznych i akcyjnych;<br>6)	dostęp do bazy wiedzy: nagranych szkoleń i innych materiałów szkoleniowych;<br>7)	30% zniżka na indywidualne warsztaty realizowane każdorazowo na zlecenie Zamawiającego.<br><br>6.	W zakresie dodatkowej współpracy:<br>1)	możliwość zamówienia raz w roku audytu funkcjonowania pakietu RATUSZ® w jednym z wybranych obszarów: Podatki, Odpady, Opłaty, Finanse, Budżet, Zasoby Ludzkie, Zarządzanie dokumentami, za pomocą systemu zgłoszeń elektronicznych dostępnych na stronie Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia;<br>2)	stosowanie systemu zniżek na następujące usługi wykonywane na zamówienie/ zgłoszenie Zamawiającego:<br>•	10% na zakup nowego oprogramowania,<br>•	30% na szkolenia pracowników Zamawiającego organizowanych na terenie Centrum Badawczo-Rozwojowego Rekord;<br>3)	możliwości skorzystania z 24 godzin zdalnych prac szkoleniowo-wdrożeniowych realizowanych w okresie obowiązywania umowy lub alternatywnie przeprowadzenie dwóch wizyt szkoleniowo-wdrożeniowych w siedzibie Zamawiającego przez jednego konsultanta firmy Rekord. Powyższe prace realizowane będą w okresie od lutego do listopada na podstawie zlecenia Zamawiającego, przesłanego za pomocą systemu zgłoszeń elektronicznych dostępnych na stronie Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia;<br>Do prac realizowanych w siedzibie Zamawiającego doliczone zostaną koszty dojazdu rozliczane zgodnie z zapisami § 7 ust. 3.<br><br>7.	Abonamentowe prawo dostępu:<br>1)	prawo dostępu do systemu TERYT On-line, umożliwiające automatyczną aktualizację słownika TERYT w zakresie mającym zastosowanie w oprogramowaniu autorstwa firmy REKORD;<br>2)	prawo dostępu do modułu mPodatki, mOpłaty w Aplikacji Mobilnej mMieszkaniec;<br>3)	prawo dostępu do usługi integracji z aplikacją mObywatel z tytułu podatków.<h3>3.10.) Główny kod CPV:<span>72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania</span></h3><h3>3.11.) Dodatkowy kod CPV:<span><p>72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów</p><p>72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania</p><p>79632000-3 - Szkolenie pracowników</p></span></h3><h2>SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:</h3>Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy<h3>4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:</h3>Firma REKORD SI Sp. z o.o., jako autor oprogramowania i jedyny właściciel praw autorskich majątkowych do systemu "Ratusz",<br>może świadczyć usługi serwisowe swojego produktu i nie udziela innym podmiotom prawa do obsługi swoich systemów.<br>Szczegółowe uzasadnienie opisano w dalszej części ogłoszenia<h2>SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY</h2><h3>5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:</h3><h3>5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy):<span>Rekord Si Sp. z o.o.</span></h3><h3>5.1.2.) Ulica:<span>Kasprowicza 5</span></h3><h3>5.1.3.) Miejscowość:<span>Bielsko Biała</span></h3><h3>5.1.4.) Kod pocztowy:<span>43-300</span></h3><h3>5.1.5.) Województwo:<span>śląskie</span></h3><h3>5.1.6.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h2>SEKCJA VI  NFORMACJE DODATKOWE</h2><div>Firma REKORD SI, jako autor oprogramowania i jedyny właściciel praw autorskich majątkowych do systemu "Ratusz", może świadczyć usługi serwisowe swojego produktu i nie udziela innym podmiotom prawa do obsługi swoich systemów. Ponadto zakres zlecanych usług obejmuje także modyfikację kodu źródłowego, do którego prawa wyłączne posiada Wykonawca. Ponadto z wydziałów nie zgłaszano konieczności wyszukania rozwiązań alternatywnych dla obecnego rozwiązania, zbudowanego na zintegrowanym systemie "Ratusz" i obejmującego cały zakres obsługi finansowej, kadrowo-płacowej, podatkowej, obiegu dokumentów urzędu. Zastąpienie istniejącego systemu innym zbudowanym od nowa należy uznać za możliwe, jednak jest to jedynie możliwość teoretyczna. Realizacja nowego projektu trwałaby bowiem kilka lat, koszt byłby znacznie wyższy od kosztu zakupu usług związanych z utrzymaniem i aktualizacją zakupionego systemu, a uzyskany rezultat jakościowo byłby odległy od tego, co oferuje system rozwijany od lat. Przedsięwzięcie takie byłoby obarczone znacznym ryzykiem, które w przypadku aktualizacji systemu jest zminimalizowane. Projekt taki, polegałby na powtórzeniu zakupu systemu oprogramowania na takich samych warunkach tj. bez przeniesienia praw autorskich ponieważ ceny przeniesienia praw autorskich są niewspółmiernie wysokie do udzielenia licencji na korzystanie z takiego systemu. Nowy zakup nie dawałby gwarancji osiągnięcia jego jakości i prowadziłby w końcu do punktu wyjścia tj. zakupu usług aktualizacyjnych i utrzymaniowych po wygaśnięciu umowy i czasu gwarancji od jednego wykonawcy. Zakup taki nie miałby uzasadnienia w gospodarności i celowości wydatkowania środków publicznych. Reasumując wymiana całościowa wiązałaby się z niewspółmiernym kosztem oraz spowodowałaby paraliż funkcjonowania urzędu spowodowany koniecznymi czynnościami wdrożeniowymi. Utrzymywanie asysty technicznej jest konieczne w celu zachowania ciągłości pracy urzędu. Asysta techniczna zapewnia funkcjonowanie systemów finansowych, kadrowo-płacowych, podatkowych w stale zmieniających się warunkach prawno organizacyjnych w kraju, a jedynie Wykonawca, który zna swoje oprogramowanie jest zdolny świadczyć usługi na wymaganym przez Zamawiającego poziomie. Jednocześnie tylko firma REKORD SI może świadczyć usługi szkoleniowe z aplikacji, które posiada, tak aby pracownicy Zamawiającego mogli odpowiednio wykorzystać oprogramowanie. Biorąc pod uwagę powyższe wskazanie pracowników merytorycznych, że żaden inny podmiot nie jest w stanie świadczyć zamawianych usług ze względu na prawa autorskie, istnieje możliwość - na podstawie art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt. 1 lit. a i b ustawy PZP - udzielenia zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi okoliczność, gdy usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn: a) technicznych o obiektywnym charakterze, b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów - jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.</div></body>