Organizacja wydarzeń typu DemoDay.

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Publikacja ogłoszeń, emisja spotów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja wydarzeń typu DemoDay.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-09-29
Data składania ofert	07/10/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799700004 Usługi publikacji 799600001 Usługi fotograficzne i pomocnicze 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 793400009 Usługi reklamowe i marketingowe
Numer przetargu	6575909

<div>
    <h1>Realizacja usług związanych z kompleksową organizacją dwóch wydarzeń typu DemoDay w ramach AIP  INDUSTRYLAB III.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe</span></li>
            <li><span class="was-link">Formularz ofertowy</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja wydarzeń typu DemoDay.</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch uzupełniających się wydarzeń typu DemoDay prezentujących rezultaty wypracowane przez Startupy (dalej również: Zespoły) uczestniczące w pierwszych dwóch rundach projektu IndustryLab. Pierwsze wydarzenie zostanie zrealizowane w formule stacjonarnej i będzie stanowić dedykowany blok programowy osadzony w ramach dużego wydarzenia branżowego o charakterze ogólnopolskim (dalej również jako: wydarzenie nadrzędne), w którym udział weźmie średnio 6 do 8 Startupów wyselekcjonowanych przez Zamawiającego. Drugie wydarzenie zostanie przeprowadzone w formule zdalnej w terminie wskazanym przez Zamawiającego, obejmując wystąpienia nie więcej niż siedemnastu Startupów oraz interakcję <br />
z potencjalnymi inwestorami i odbiorcami technologii.<br />
Celem zamówienia jest zorganizowanie procesu, który pozwoli na rzetelną prezentację innowacyjnych rozwiązań, stworzenie warunków do pozyskania informacji zwrotnej z rynku, wygenerowania sieci kontaktów oraz doprowadzenia do inicjacji rozmów i spotkań 1:1 pomiędzy Startupami a inwestorami i odbiorcami technologii, a tym samym przyczyni się do zwiększenia szans na komercyjne wdrożenia, pilotaże i finansowanie rozwoju uczestniczących Startupów.<br />
Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) musi spełniać wymogi dostępności, informacji i promocji oraz ochrony danych. Oznacza to dostępność cyfrową treści i narzędzi rejestracyjnych, zapewnienie napisów do materiałów wideo i czytelną komunikację, prawidłowe oznakowanie materiałów zgodnie z zasadami programu oraz zgodne z prawem gromadzenie i przetwarzanie danych uczestników, z jasnym zakresem zgód i właściwą podstawą prawną. <br />
W wymiarze własności intelektualnej niezbędne będzie uporządkowanie praw do materiałów powstałych w toku wydarzenia – nagrań, fotografii, projektów graficznych – tak, aby Zamawiający mógł w przyszłości swobodnie je utrwalać, zwielokrotniać i rozpowszechniać w celach sprawozdawczych i promocyjnych. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich znanych w dniu zawarcia umowy polach eksploatacji nastąpi bez ograniczeń terytorialnych i czasowych wraz z prawem wykonywania zależnych praw autorskich. Wykonawca zobowiązany będzie również do dostarczenia plików źródłowych najpóźniej w dniu przekazania końcowego protokołu odbioru.<br />
<br />
Szczegółowy zakres zamówienia został opisany w treści zapytania ofertowego (załączony pdf).</p>

<strong>Okres gwarancji</strong>: nie dotyczy
                    
        <h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, Zamawiający stosować będzie kryterium ceny (C=100%).</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy z Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy w sytuacji dokonania istotnych zmian postanowień umowy o dofinansowanie Projektu Akcelerator Innowacji Przemysłowych INDUSTRYLAB III, jak również w sytuacjach wynikających ze zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego.<br />
Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wyłonionemu Wykonawcy zamówienia uzupełniającego, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w umowie, o ile te zamówienia są zgodne <br />
z przedmiotem zamówienia podstawowego. Możliwość udzielenia takiego zamówienia zapisana zostanie również w umowie z Wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności (sekcja 3.2.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków 2021-2027 ).<br />
Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w treści zawartej Umowy także <br />
w przypadku:<br />
a)	zmian w podatku VAT – wynikających ze zmiany przepisów,<br />
b)	zmian w zakresie osób wykonujących zamówienie – w przypadkach losowych, w których dalsze wykonywanie zamówienia przez osoby dotychczas wskazane do jego realizacji nie jest możliwe z przyczyn nie dających się wcześniej przewidzieć i uniemożliwiających tym osobom dalsze wykonywanie Umowy, z zastrzeżeniem, iż nowe osoby będą legitymować się doświadczeniem i wykształceniem nie mniejszym niż wymagane treścią zapytania ofertowego,<br />
c)	zmian w zakresie terminu realizacji umów lub terminów realizacji poszczególnych prac lub etapów harmonogramu prac przewidzianych Umową – jeżeli z przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy  w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe,<br />
d)	zmian przedmiotowych Umowy – jeżeli konieczność ich wprowadzenia wynika ze specyfiki projektu i Umowy lub nie dała się wcześniej przewidzieć, <br />
a przedmiotowe zmiana ma charakter istotny i celowy z punktu widzenia celów lub założeń projektu/Umowy,<br />
e)	zmian w zakresie wynagrodzenia Oferenta lub ceny w zakresie wynikającym lub związanym z koniecznymi zmianami przedmiotowymi lub osobowymi lub zmianą terminów realizacji Umowy lub zmian zakresu przedmiotowego,<br />
f)	Zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:<br />
ii)	konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,<br />
iii)	wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,<br />
g)	Wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca:<br />
iv)	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,<br />
v)	w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców.<br />
h)	zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy a łączna wartość zmian jest mniejsza 104.000 EUR i jednocześnie jest mniejsza niż 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie<br />
Wszelkie zmiany do umowy wymagają zachowania formy pisemnej.</p>
    </div>