Zaprojektowanie i przygotowanie do wdrożenia jednolitego, skalowalnego systemu elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją (EZD)

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Zaprojektowanie i przygotowanie do wdrożenia jednolitego, skalowalnego systemu elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją (EZD)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-05-27
Data składania ofert	08/06/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	483100004 Pakiety oprogramowania do tworzenia dokumentów 483111002 System zarządzania dokumentacją 723100001 Usługi przetwarzania danych 723150006 Usługi zarządzania siecią danych oraz usługi wspierające 722660007 Usługi doradcze w zakresie oprogramowania 722650000 Usługi konfiguracji oprogramowania 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania 722541001 Usługi w zakresie testowania systemu 722460001 Usługi doradcze w zakresie systemów 722270002 Usługi doradcze w zakresie integracji oprogramowania 722123112 Usługi opracowywania oprogramowania do zarządzania dokumentami 805110009 Usługi szkolenia personelu
Numer przetargu	7195528

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR CSIiZ/01/2026 Zaprojektowanie i przygotowanie do wdrożenia jednolitego, skalowalnego systemu elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją (EZD) w strukturach NSZZ &bdquo;Solidarność&rdquo;, dostosowanego do specyfiki organizacyjnej Związku na poziomie krajowym, regionalnym i zakładowym</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>ZAPYTANIE OFERTOWE NR CSIiZ_01_2026.pdf</li>
<li>Zał. nr 1 Minimalne wymagania funkcjonalne dla systemu EZD.docx</li>
<li>Zał. nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunk&oacute;w udziału w postępowaniu.docx</li>
<li>Zał. nr 3 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia.docx</li>
<li>Zał. nr 4 Skład zespołu i doświadczenie w realizacjach system&oacute;w EZD.docx</li>
<li>Zał. nr 5 Formularz oferty.docx</li>
<li>Zał. nr 6 Deklarowana minimalna funkcjonalność systemu.docx</li>
<li>Zał. nr 7 Oświadczenie o zatrudnianiu na umowę o pracę.docx</li>
<li>Zał. nr 8 Oświadczenie o zatrudnianiu osoby z niepełnosprawnością.docx</li>
<li>Zał. informacyjny - Klauzula informacyjna RODO.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Elektroniczne zarządzania informacją i dokumentacją</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Zam&oacute;wienie obejmuje w szczeg&oacute;lności: 1. a) przeprowadzenie analizy potrzeb struktur NSZZ &bdquo;Solidarność&rdquo; na trzech poziomach &ndash; krajowym, regionalnym i zakładowym: - analiza dokument&oacute;w organizacyjnych (statut, regulaminy, schematy organizacyjne), - wywiady i konsultacje z przedstawicielami struktur krajowych, regionalnych i zakładowych, - identyfikacja proces&oacute;w obiegu informacji i dokument&oacute;w, b) analizę dokument&oacute;w organizacyjnych, w tym m.in.: - statutu, - regulamin&oacute;w wewnętrznych, - schemat&oacute;w organizacyjnych, c) przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami wskazanych struktur organizacyjnych, 2. opracowanie dw&oacute;ch kluczowych dokument&oacute;w normatywnych: - przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, - opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt, - dostosowanie dokument&oacute;w do specyfiki trzech poziom&oacute;w organizacyjnych 3. opracowanie analizy stanu obecnego i rekomendacji systemowych: - przygotowanie trzech pakiet&oacute;w rekomendacji (po jednym dla każdego poziomu struktury), - określenie rekomendowanych funkcjonalności i obszar&oacute;w działania systemu EZD, 4. zaprojektowanie systemu EZD - zaprojektowanie architektury skalowalnego systemu teleinformatycznego, - dostosowanie systemu do normatyw&oacute;w kancelaryjnych i rekomendacji Szczeg&oacute;ły dotyczące minimalnych wymagań oczekiwanego systemu zawarto w Załączniku nr 1. &bdquo;Minimalne wymagania funkcjonalne dla systemu EZD&rdquo;. 5. przygotowanie i realizacja szkoleń - opracowanie programu min. 2 szkoleń stacjonarnych dla kadry zarządzającej i os&oacute;b nadzorujących funkcjonowanie EZD, - realizacja stacjonarnych min. 3 szkoleń og&oacute;lnych dla wszystkich pracownik&oacute;w uczestniczących w pilotażu, - realizacja 4 szkoleń online dla os&oacute;b nadzorujących funkcjonowanie EZD. 6. realizacja pilotażu systemu EZD - dwuetapowy pilotaż w strukturach krajowych, regionalnych i zakładowych, - analiza wynik&oacute;w pierwszego etapu i wprowadzenie korekt, - przeprowadzenie drugiego etapu pilotażu. 7. udział w stacjonarnych spotkaniach konsultacyjnych z zespołem eksperckim Zamawiającego (min. 3 spotkania) 8. podsumowanie i rekomendacje wdrożeniowe - opracowanie raportu końcowego, - sformułowanie rekomendacji dotyczących dalszego wdrażania systemu EZD w Związku.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Wartość punktowa dla ceny oferty (PC)=oferta z najniższą ceną ofertową brutto (C min)&divide;cena ofertowa brutto oferty ocenianej (C oferty) x 100 x 60% PC=C min/C oferty x 100 x 60% Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 60 pkt. Wartość będzie zaokrąglona do dw&oacute;ch miejsc po przecinku.
Intuicyjność (maks-10 pkt) liczba krok&oacute;w niezb. do rej. pisma przych. w wer. pap. (włącznie z doł. skanu) l.krok&oacute;w do 3&ndash; 6 pkt l.krok&oacute;w 4-6&ndash; 4 pkt, l.krok&oacute;w 7+ &ndash; 0 pkt. autom. wypełn. p&oacute;l znakiem z JRWA&ndash; TAK &ndash; 4 pkt. brak autom. wypełn. p&oacute;l znakiem z JRWA&ndash; NIE &ndash; 0 pkt
A. Intuicyjność (maks 10 pkt) liczba krok&oacute;w niezbędna do rejestracji pisma przychodzącego w wersji papierowej (włącznie z dołączeniem skanu korespondencji) - im mniej czynności do zarejestrowania pisma tym wyższa punktacja B. Elastyczność ((maks 10 pkt) Wykonawca składa Zał. 6 &bdquo;Deklarowana [...]"
Zatrudnienie na umowę o pracę. Wykonawca otrzyma 10 pkt jeżeli osoby bezpośrednio zaangażowane w wykonywanie przedmiotu zam&oacute;wienia mają zawarte umowy o pracę na czas nieokreślony w wymiarze co najmniej 1/2 etatu. Wykonawca składa Zał. 7 &bdquo;Oświadczenie o zat. na um. o pracę". Jeśli nie spełnia: 0 pkt
Zatrudnienie osoby/os&oacute;b z niepełnosprawnością. Wykonawca otrzyma 10 pkt, jeżeli zapewni, że do realizacji umowy zostanie skierowana co najmniej 1 osoba z niepełnosprawnością (Dz.U. z 2011Nr127, poz.721 z p&oacute;źn.zm.) w wymiarze min. 1/2 etatu. Wykonawca składa Zał.8. Jeśli nie spełnia: 0pkt.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian zawartej umowy: a) zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ze względ&oacute;w organizacyjnych ze szczeg&oacute;lnym uwzględnieniem konieczności przedłużenia rekrutacji, z zastrzeżeniem realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia w określonych ramach czasowych b) zmiana obowiązującej stawki podatku od towar&oacute;w i usług (VAT) c) zmian obligatoryjnych wynikających ze zmian przepis&oacute;w prawa 4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy także w przypadkach, gdy: a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zam&oacute;wienia b) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach kt&oacute;rego realizowane jest zam&oacute;wienie 5. Zamawiający informuje, że w umowie na realizację usługi będą zapisy: a) Zastrzegające do 50% kar umownych na rzecz Zamawiającego na okoliczność niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przez Wykonawcę m.in. w następujących okolicznościach: I. w przypadku realizacji przez Wykonawcę umowy wbrew ustalonym harmonogramom &ndash; kara umowna w wysokości 1% całkowitego umownego wynagrodzenia za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w realizacji umowy &ndash; niezgodnie z ustalonym harmonogramem; II. w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za kt&oacute;re odpowiedzialność ponosi Wykonawca, jest on zobowiązany do zapłacenia na rzecz zamawiającego kary umownej w wysokości odpowiednio 20% łącznej ceny brutto określonej w umowie. III. w przypadku nieprzedstawienia dokument&oacute;w realizacji umowy w terminach wskazanych w umowie &ndash; kara umowna w wysokości 1% umownego wynagrodzenia należnego za daną część zam&oacute;wienia za każdy dzień zwłoki w przedstawieniu dokument&oacute;w realizacji umowy. IV. w przypadku przedkładania w toku realizacji umowy fałszywych oświadczeń lub podrobionych, przerobionych lub stwierdzających nieprawdę dokument&oacute;w lub też popełnienie oszustwa &ndash; kara umowna w wysokości 5% całkowitego umownego wynagrodzenia za każdy przypadek przedłożenia fałszywych oświadczeń lub podrobionych, przerobionych lub stwierdzających nieprawdę dokument&oacute;w lub też popełnienie oszustwa. b) Zastrzegające Zamawiającemu możliwość potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. c) Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach og&oacute;lnych, o ile wysokość szkody przewyższa wysokość zastrzeżonych na daną okoliczność kar umownych. d) O przeniesieniu pełni autorskich praw majątkowych do wszelkich materiał&oacute;w wytworzonych podczas realizacji usługi. Wykonawcy nie będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu. e) O minimalnym wymaganym zakresie funkcjonalności systemu zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. f) O możliwości zwiększenia zakresu zam&oacute;wienia w przypadku zidentyfikowania takiej potrzeby w toku realizacji projektu po uzyskaniu zgody Instytucji Pośredniczącej; w takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy będzie podlegało zwiększeniu, zgodnie z nakładem niezbędnych prac.
</div>