Dostawa, wdrożenie i walidacja systemu LIMS wspomagającego procesy kontroli jakości i produkcji

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa, wdrożenie i walidacja systemu LIMS wspomagającego procesy kontroli jakości i produkcji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2026-05-22
Data składania ofert	01/06/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	484610007 Analityczne lub naukowe pakiety oprogramowania 722600005 Usługi w zakresie oprogramowania 722680001 Usługi dostawy oprogramowania 722650000 Usługi konfiguracji oprogramowania 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer przetargu	7186468

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe nr 1/2026 z dnia 22.05.2026 r. dotyczące dostawy, wdrożenia i walidacji systemu LIMS wspomagającego procesy kontroli jakości i produkcji w ramach projektu pt. &bdquo;Automatyzacja i cyfryzacja procesu wytwarzania szczepionek krytycznych DTP, Clodivac, Tetana, DT, D, d i TyT, w celu wzmocnienia odporności łańcucha dostaw UE&rdquo;, finansowanego ze środk&oacute;w programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027, Priorytet FENG.05 Wsparcie projekt&oacute;w realizujących cele inicjatywy STEP, Działanie: Fundusz Wsparcia Technologii Krytycznych - Biotechnologie &ndash; Strategiczna niezależność UE - Ścieżka B</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie 1/2026</li>
<li>Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy</li>
<li>Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunk&oacute;w udziału w postępowaniu</li>
<li>Załącznik nr 3 - Specyfikacja Wymagań Użytkownika</li>
<li>Załącznik nr 4 &ndash; Klauzula informacyjna RODO</li>
<li>Załącznik nr 5 &ndash; Wz&oacute;r Umowy</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zapytanie ofertowe 1/2026</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zakup, konfiguracja oraz wdrożenie skomputeryzowanego systemu klasy LIMS (Laboratory Information Management System), dedykowanego dla sektora farmaceutycznego. System ma na celu kompleksowe wsparcie proces&oacute;w kontroli jakości oraz wydział&oacute;w produkcyjnych Zamawiającego w środowisku podlegającym rygorom GMP. W ramach realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia Wykonawca będzie zobowiązany w szczeg&oacute;lności do: - Dostarczenia kompletnych licencji oraz niezbędnych komponent&oacute;w systemu LIMS, - Instalacji, konfiguracji, parametryzacji oraz produkcyjnego uruchomienia systemu w środowisku infrastrukturalnym Zamawiającego, - Integracji systemu LIMS z istniejącą infrastrukturą informatyczną Zamawiającego, w tym w szczeg&oacute;lności z użytkowanym systemem SIMPLE.ERP oraz systemami wspomagającymi procesy produkcyjne, - Przeprowadzenia pełnego procesu walidacji oprogramowania oraz kwalifikacji systemu (w tym wykonania test&oacute;w IQ/OQ/PQ) zgodnie z wymaganiami Aneksu 11 GMP, GAMP 5 oraz 21 CFR Part 11, - Sporządzenia i przekazania kompletnej dokumentacji wdrożeniowej, instrukcji stanowiskowych oraz raport&oacute;w walidacyjnych w języku polskim, Planu Walidacji, Funkcjonalnej analizy ryzyka, Formularzy test&oacute;w IQ, OQ, PQ, Matrycy śledzenia wymagań (traceability matrix), Specyfikacji Funkcjonalnej, Specyfikacji Konfiguracji oraz Instrukcji obsługi oprogramowania. - Przeprowadzenia certyfikowanych szkoleń dla użytkownik&oacute;w końcowych oraz administrator&oacute;w systemu, - Zapewnienia powdrożeniowego wsparcia technicznego i serwisu w języku polskim. System zaimplementowany u Zamawiającego będzie wykorzystywany do bieżącej obsługi proces&oacute;w laboratoryjnych i produkcyjnych, obejmujących m.in.: planowanie i harmonogramowanie badań, rejestrację oraz wieloetapową weryfikację wynik&oacute;w, zarządzanie pr&oacute;bkami i ich unikalną identyfikację, automatyczną analizę trend&oacute;w (OOS/OOT), generowanie certyfikat&oacute;w analiz (COA) oraz raportowanie statystyczne na potrzeby przegląd&oacute;w jakości (PQR/OPV). Szczeg&oacute;łowy opis wszystkich wymagań funkcjonalnych, technicznych, walidacyjnych oraz organizacyjnych zawiera Specyfikacja Wymagań Użytkownika (URS), stanowiąca Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku, gdy Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zam&oacute;wienia, w specyfikacji (w tym w Specyfikacji Wymagań Użytkownika &ndash; URS) oraz we wszelkich innych dokumentach i załącznikach opisujących przedmiot zam&oacute;wienia nazwami konkretnych producent&oacute;w, nazwami konkretnych produkt&oacute;w, znakami towarowymi, patentami czy pochodzeniem, należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zam&oacute;wienia. Mają one jedynie przybliżyć wymagania, kt&oacute;rych nie można było opisać przy użyciu dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. W każdym takim przypadku dopuszcza się użycie produktu lub rozwiązania r&oacute;wnoważnego, kt&oacute;re spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcje i walory użytkowe produktu wskazanego z nazwy. Dopuszczenie r&oacute;wnoważności nie dotyczy istniejącej i użytkowanej infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego (w tym systemu SIMPLE.ERP), z kt&oacute;rą oferowany system LIMS musi się obligatoryjnie i bezpośrednio zintegrować. Wykazanie r&oacute;wnoważności zaoferowanego przedmiotu zam&oacute;wienia spoczywa w całości na Dostawcy, kt&oacute;ry jest zobowiązany dołączyć do oferty stosowne dowody (np. dokumentację techniczną, karty katalogowe, oświadczenia producenta). Niespełnienie choćby jednego z wymog&oacute;w technicznych czy minimalnych parametr&oacute;w przedmiotu zam&oacute;wienia spowoduje odrzucenie oferty. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zażądania potwierdzenia wiarygodności przedstawionych przez Dostawcę danych we wszystkich dostępnych źr&oacute;dłach, w tym bezpośrednio u producenta rozwiązania wskazanego jako r&oacute;wnoważne. WARUNKI PŁATNOŚCI Warunki finansowe i harmonogram płatności 1. Forma wynagrodzenia - Wynagrodzenie ryczałtowe: Rozliczenie za realizację przedmiotu zam&oacute;wienia nastąpi na podstawie niezmiennej kwoty ryczałtowej, kt&oacute;ra obejmuje wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i kompleksowego wykonania całego zadania zgodnie ze Specyfikacją Wymagań Użytkownika (URS), stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego ( - Podatek VAT: Do wyceny netto wykonawcy zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej stawce 23%. 2. Harmonogram płatności (Kamienie milowe) Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne częściowo, w trzech transzach, po bezwarunkowym zrealizowaniu poszczeg&oacute;lnych etap&oacute;w prac wdrożeniowych: - Transza I (Zaliczka &ndash; 30% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna po podpisaniu umowy, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury zaliczkowej oraz po dostarczeniu przez niego zabezpieczenia w postaci Gwarancji Bankowej Zwrotu Zaliczki (w formie komunikatu SWIFT). Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia tej kopii komunikatu SWIFT. - Transza II (Wdrożenie testowe &ndash; 30% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna na podstawie faktury zaliczkowej po dostarczeniu oprogramowania i wdrożeniu go w środowisku testowym. Warunkiem uruchomienia płatności jest podpisanie przez obie Strony protokołu wykonania i akceptacji test&oacute;w na urządzeniach Zamawiającego. Termin płatności wynosi 14 dni od dnia podpisania tego protokołu. - Transza III (Płatność końcowa &ndash; 40% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna na podstawie faktury końcowej po pełnym i produkcyjnym zakończeniu realizacji przedmiotu umowy. Warunkiem zapłaty jest podpisanie bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego oraz dostarczenie przez Wykonawcę Gwarancji Bankowej Płatności (zabezpieczającej należyte wykonanie obowiązk&oacute;w z tytułu gwarancji) w wysokości 5% wynagrodzenia netto. Termin płatności wynosi 14 dni. 3. Wymagane zabezpieczenia finansowe Wykonawca jest zobowiązany do ustanowienia i wniesienia na własny koszt następujących zabezpieczeń: - Ubezpieczenie OC: Posiadanie przez cały okres trwania umowy polisy OC (deliktowej i kontraktowej) na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 100% wartości przedmiotu umowy. Kopia polisy wraz z dowodem opłacenia składki musi być dostarczona najp&oacute;źniej w dniu podpisania umowy. - Gwarancja Bankowa Zwrotu Zaliczki: Niezależna, bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze żądanie gwarancja na kwotę odpowiadającą 30% wynagrodzenia netto. Gwarancja musi zachować ważność do momentu podpisania protokołu akceptacji test&oacute;w w środowisku testowym (maksymalnie do daty z harmonogramu przedłużonej o 150 dni). - Gwarancja Bankowa Płatności (Należytego Wykonania Zobowiązań Gwarancyjnych): Niezależna, bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze żądanie gwarancja na kwotę odpowiadającą 5% wynagrodzenia netto. Gwarancja ta zabezpiecza roszczenia Zamawiającego z tytułu kar umownych oraz wykonawstwa zastępczego w okresie 24 miesięcy trwania gwarancji jakości. VII. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAM&Oacute;WIENIA/TERMIN REALIZACJI UMOWY: Termin realizacji całości przedmiotu zam&oacute;wienia: w terminie 6 miesięcy od podpisania niniejszej Umowy, ale nie p&oacute;źniej niż do 31.12.2026 r. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, jedynie w przypadku zaistnienia okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w następujących sytuacjach: a. spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zam&oacute;wienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, kt&oacute;rych Zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą. b. zmiany terminu realizacji projektu; c. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania; d. wydłużenia okresu realizacji zam&oacute;wienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zam&oacute;wienia; e. wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zam&oacute;wienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego; f. w przypadku braku dostępności materiał&oacute;w niezbędnych dla realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia lub wydłużonego czasu oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną g. jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa; h. konieczności dostosowania warunk&oacute;w Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie; i. zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpienia siły wyższej, za kt&oacute;rą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zam&oacute;wieniem. j. innych okoliczności, kt&oacute;rych wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; k. Wszystkie zmiany umowy będą możliwe do wprowadzenia po uprzedniej zmianie, w tym wydłużeniu okresu realizacji projektu, za zgodą instytucji finansującej i Zamawiającego, w ramach kt&oacute;rego realizowane jest zam&oacute;wienie. Na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i po akceptacji obu stron, mogą zostać dokonane w drodze aneksu do umowy zmiany i skr&oacute;cenie terminu umownego jej realizacji. Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy w formie pisemnego aneksu. 
Okres gwarancji: 24 miesiące
<h2>Kryteria oceny</h2>
1. Cena zam&oacute;wienia netto &ndash; 100 pkt będzie wyliczana według wzoru: C = (C min: C n) x 100 pkt. gdzie: C min &ndash; najniższa cena zam&oacute;wienia netto spośr&oacute;d ofert nieodrzuconych C n &ndash; cena zam&oacute;wienia netto ocenianej oferty C &ndash; cena zam&oacute;wienia netto
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, jedynie w przypadku zaistnienia okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w następujących sytuacjach: a. spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zam&oacute;wienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, kt&oacute;rych Zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą. b. zmiany terminu realizacji projektu; c. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania; d. wydłużenia okresu realizacji zam&oacute;wienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zam&oacute;wienia; e. wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zam&oacute;wienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego; f. w przypadku braku dostępności materiał&oacute;w niezbędnych dla realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia lub wydłużonego czasu oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną g. jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa; h. konieczności dostosowania warunk&oacute;w Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie; i. zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpienia siły wyższej, za kt&oacute;rą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zam&oacute;wieniem. j. innych okoliczności, kt&oacute;rych wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; k. Wszystkie zmiany umowy będą możliwe do wprowadzenia po uprzedniej zmianie, w tym wydłużeniu okresu realizacji projektu, za zgodą instytucji finansującej i Zamawiającego, w ramach kt&oacute;rego realizowane jest zam&oacute;wienie. Na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i po akceptacji obu stron, mogą zostać dokonane w drodze aneksu do umowy zmiany i skr&oacute;cenie terminu umownego jej realizacji. Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy w formie pisemnego aneksu. 12. Zmiana postanowień umowy może być dokonana także w przypadku zmian nieistotnych w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy. Ponadto zmiana umowy może być dokonana w przypadku okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a w szczeg&oacute;lności: a) Zmianie uległy przepisy prawne istotne dla realizacji przedmiotu umowy, b) Z uwagi na niezależne od stron umowy zmiany dotyczące os&oacute;b kluczowych dla realizacji umowy, c) Gdy konieczność zmiany, w tym w zakresie wysokości wynagrodzenia, związana jest ze zmianą powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa (np. w zakresie zmiany stawki podatku VAT), d) Wystąpią przesłanki zmiany terminu umowy opisane w pkt. VII. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAM&Oacute;WIENIA/TERMIN REALIZACJI UMOWY. 13. W przypadku konieczności zmiany Umowy, Strona powołująca się na taką konieczność, powiadomi drugą Stronę o zamiarze zmiany Umowy, wraz z wyczerpującym i szczeg&oacute;łowym uzasadnieniem swojego wniosku. W terminie 7 dni druga Strona przedstawi stanowisko co do możliwości zmiany Umowy. Po akceptacji obu Stron, zmiana Umowy może zostać dokonana w drodze aneksu do Umowy. 14. Ewentualne przedłużenie terminu realizacji umowy winno zostać poprzedzone przygotowaniem stosownego protokołu konieczności i udokumentowaniem okoliczności wpływających na zmianę terminu, a następnie podpisaniem przez strony aneksu do umowy w formie pisemnej.
</div>