Zakup oprogramowania Firmy REKORD dla UM i jednostek budżetowych Gminy Chełmek

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Wstępne ogłoszenie
Rodzaj zamówienia	Dostawy
Tytuł	Zakup oprogramowania Firmy REKORD dla UM i jednostek budżetowych Gminy Chełmek
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Chełmek
Data publikacji	2026-05-08
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 487000005 Pakiety oprogramowania użytkowego
Numer przetargu	7153639

<body><h1>Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy<br>Dostawy<br>Zakup oprogramowania Firmy REKORD dla UM i jednostek budżetowych Gminy Chełmek</h1><h2>SEKCJA I  ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego<h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Gmina Chełmek</span></h3><h3>1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 072181801</span></h3><h3>1.5.) Adres zamawiającego:</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Krakowska 11</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Chełmek</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>32-660</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>małopolskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL21A - Oświęcimski</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>33 844 90 42</span></h3><h3>1.5.8.) Adres poczty elektronicznej:<span>przetargi@chelmek.pl</span></h3><h3>1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>http://www.chelmek.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Nazwa zamówienia:</h3>Zakup oprogramowania Firmy REKORD dla UM i jednostek budżetowych Gminy Chełmek<h3>2.2.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-885e66dc-0315-42c8-93e4-6ef6ab944c4f</span></h3><h3>2.3.) Numer ogłoszenia:<span>2026/BZP 00236067</span></h3><h3>2.4.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.5.) Data ogłoszenia:<span>2026-05-08</span></h3><h3>2.6.)  Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.7.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2026/BZP 00067967/04/P</span></h3><h3>2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.2.3 Zakup oprogramowania Firmy REKORD dla UM i jednostek budżetowych Gminy Chełmek</p><h3>2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>3.2.) Numer referencyjny:<span>IN.271.7.2026</span></h3><h3>3.3.) Rodzaj zamówienia</h3>Dostawy<h3>3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>3.5.) Wartość zamówienia:<span>147465,00                     PLN</span></h3><h3>3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3>I. Przedmiot zamówienia:<br>a) Zakup oprogramowania eDokument EZD.JST  dla 8 jednostek budżetowych wraz z usługa komunikacyjną R_KSeF oraz repozytorium dokumentów dla 8 jednostek budżetowych..<br>b) Zakup oprogramowania oprogramowania ewidencji umów z tytułu przekształcenia wieczystego wraz z licencją do repozytorium dokumentów i oprogramowania DYSPONENT Budżetowy, oraz oprogramowania wyciąg bankowy dla systemu FINANSE.<br>Przedmiotem zamówienia jest zakup, instalacja i wdrożenie systemów wchodzących w skład zintegrowanego pakietu RATUSZ:<br>System eDokument EZD.JST  wraz z usługa komunikacyjną R_KSeF oraz repozytorium dla 8 jednostek budżetowych,<br>System DYSPONENT Budżetowy,<br>System obsługi bankowych wyciągów elektronicznych (WYCIĄG BANKOWY),<br>System ewidencji umów z tytułu przekształcenia wieczystego wraz z licencją do repozytorium dokumentów (PRZEKSZTAŁCENIA),<br>System ewidencja mienia publicznego (eMP)<br>Usługa ustawienia noty pomiędzy programem Środki Trwałe, a Finanse,<br>Prace szkoleniowo – wdrożeniowe, dojazd.<h3>3.10.) Główny kod CPV:<span>48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne</span></h3><h3>3.11.) Dodatkowy kod CPV:<span><p>48700000-5 - Pakiety oprogramowania użytkowego</p></span></h3><h2>SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:</h3>Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy<h3>4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:</h3>Uzasadnienie  znajduje się w części - informacje dodatkowe.<h2>SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY</h2><h3>5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:</h3><h3>5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy):<span>REKORD SI spółka z o.o.</span></h3><h3>5.1.2.) Ulica:<span>ul. Kasprowicza 5</span></h3><h3>5.1.3.) Miejscowość:<span>Bielsko-Biała</span></h3><h3>5.1.4.) Kod pocztowy:<span>43-300</span></h3><h3>5.1.5.) Województwo:<span>śląskie</span></h3><h3>5.1.6.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h2>SEKCJA VI  NFORMACJE DODATKOWE</h2><div>1) Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 305 pkt. 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp zamawiający udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.<br><br>Na rynku szeroko rozumianym, krajowym i zagranicznym nie istnieją rozwiązania, które pod względem funkcjonalnym mogłyby stanowić rozwiązania równoważne - odpowiadające rzeczywistym potrzebom zamawiającego - oferowane przez danego wykonawcę.<br><br>Oprogramowanie, które wykorzystywane jest w Gminie Chełmek to programy wchodzące  w skład Pakietu RATUSZ autorstwa Firmy REKORD SI z Bielska – Białej (system do elektronicznego zarządzania dokumentacją  eDokument EZD.JST oraz systemy dziedzinowe min.: Posesja, Odpady komunalne, dzierżawa, kadry i płace, środki trwałe i inne).<br>Obowiązkowe wprowadzenie od 1 stycznia 2028 r. elektronicznego obiegu dokumentów w JST również wymusza na nas podjęcie działań w celu usprawnienia procesów administracyjnych zachodzących w jednostkach, zwiększenia efektywności i zapewnienia większej przejrzystości działania jednostek budżetowych<br><br>Wykorzystywane w jednostce systemy nie zapewniają pełnej automatyzacji przepływu danych pomiędzy poszczególnymi obszarami działalności, co powoduje konieczność ręcznego wprowadzania danych oraz zwiększa ryzyko błędów. Wdrożenie nowych modułów umożliwi integrację procesów finansowych, budżetowych oraz administracyjnych, a także usprawni wymianę danych pomiędzy systemami i jednostkami.<br><br>Wdrożenie systemu eDokument EZD.JST wraz z usługą komunikacyjną R_KSeF jest niezbędne w związku z obowiązkiem korzystania z Krajowy System e-Faktur, który wprowadza powszechny obowiązek wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Integracja systemów zapewni automatyczną komunikację pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi oraz obiegiem dokumentów w jednostkach budżetowych.<br><br>W związku z wejściem w życie od lutego 2026 roku obowiązku przyjmowania i wystawiania faktur w wersji elektronicznej koniecznym staje się rozszerzenie posiadanego w ramach jednostek pakietu RATUSZ  o funkcjonalność wspierającą obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). „Usługa R_KseF” zapewnia komunikację z posiadanym już przez Urząd Miejski w Chełmku programowaniem eDokument EZD.JST z platformą KSeF. Jest ona dodatkowym elementem zapewniającym automatyczną komunikację na linii: KSeF – eDokument – Systemy dziedzinowe co pozwala na sprawne i efektywne wykonywanie obowiązków narzuconych przez wymogi ustawowe.<br><br>Dodatkowo wdrożenie systemów takich jak DYSPONENT Budżetowy oraz Wyciągi Bankowe umożliwi bieżącą kontrolę realizacji budżetu oraz automatyczne przetwarzanie danych finansowych, natomiast system ewidencji mienia publicznego (eMP) oraz system Przekształcenia pozwolą na uporządkowanie i sprawne ewidencjonowanie danych majątkowych oraz umów.<br><br>Realizacja zamówienia obejmować będzie również prace wdrożeniowe, konfigurację systemów oraz szkolenia użytkowników, co zapewni prawidłowe i efektywne wykorzystanie zakupionego oprogramowania.<br><br>Na część a) i b)  zostaną zawarte odrębne umowy.</div></body>