Wynajem sali oraz zapewnienie cateringu

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem sali oraz zapewnienie cateringu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-04-29
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer wyniku	7132632

<div>
 <h1>Wynajem sali konferencyjnej oraz usługi gastronomiczne realizowane podczas konferencji 2.06.2026 r. w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe — 4_ŁnE_2026.docx</li>
 <li>Zał. 1 - Formularz ofertowy_4_LNE.docx</li>
 <li>Zał. 2 - Oświadczenia__4_LNE.docx</li>
 <li>Zał. 3 - Oświadczenie dane osobowe__4_LNE.docx</li>
 <li>Zał. 4 Oświadczenie__4_LNE.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Wynajem sali oraz zapewnienie cateringu</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Usługa wynajmu sali konferencyjnej oraz usług gastronomicznych realizowanych podczas konferencji 2 czerwca w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23. 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca: 
a. Wynajem sali na realizację konferencji: grupa 150 osób w dniu 2 czerwca 2026 r. 
b. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom konferencji: 100 osób x 1 posiłek (śniadanie w formie bufetu) oraz 150 osób x 1 posiłek (obiad) w dniu 2 czerwca 2026 r. 
c. Zapewnienie jednej przerwy kawowej dla 100 uczestników konferencji w dniu 2 czerwca 2026 r. 
Okres realizacji usługi: 2 czerwca 2026 r. 
W ramach zamówienia od Wykonawcy wymaga się: 
1. Zapewnienia sali wykładowej dla 150 uczestników konferencji z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa (min. 50). 
2. Informacja o faktycznej liczbie osób korzystających z sali z oraz o tym, czy są potrzebne udogodnienia dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. 
3. Zapewnienie wyżywienia (śniadanie) dla 100 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi. 
4. Zapewnienie wyżywienia (obiad) dla 150 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi. 
5. Zapewnienie wyżywienia (przerwa kawowa) dla 100 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi. 
6. Wykonawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę osób korzystających z wyżywienia podaną zgodnie z ustaleniami w punkcie 3, 4 i 5. 
7. Wykonawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne (np. bezglutenowe, wegańskie) ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez Zamawiającego. 
8. W przypadku śniadania Wykonawca zapewni min.: kawa, herbata, mleko, wodę, napoje, cukier, cytryna, świeże warzywa i owoce, min. 4 rodzaje kanapek, w tym kanapki z różnymi rodzajami wędliny, kanapki z serem, kanapki wegańskie. 
9. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku obiadu: zupa, drugie danie (w tym potrawa mięsna, min. 100 gr. mięsa) z sałatką/surówką, deser (ciasto), kawa, herbata, mleko, cukier, woda. 
10. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku przerwy kawowej: kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda, owoce świeże. 
11. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali nie może mieć barier architektonicznych. 
12. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
13. Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w tym w szczególności w zakresie higieny i czystości, dostępności, obsługi, udogodnień dla gości oraz jakości, stanu i użyteczności wyposażenia. 
14. Obiekt, w którym odbywać się będzie usługa, musi być usytuowany w Warszawie, nie dalej niż w odległości do 1500 m (liczonych w linii prostej) od Pałacu Staszica w Warszawie (Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa). Zamawiający zastrzega, że w szkoleniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi, zatem konieczne jest minimalizowanie przemieszczania się uczestników. 
15. Sala wykładowa, w której będzie się odbywać część wspólna szkolenia musi być wyposażona w: 
− krzesła dla 150 osób; 
− klimatyzację/ogrzewanie; 
− wi-fi; 
− projektor; 
− tablicę lub flipchart; 
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze. 
16. Sala powinna być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, na kondygnacji, na której znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością. 
17. Dopuszcza się możliwość, aby sala, w której będzie odbywała się konferencja była w innym budynku niż restauracja, przy czym odległość od niej nie może być większa niż 200 metrów, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego i dostępną dla osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku. 
18. Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczania w pomieszczeniu, w których prowadzone będą zajęcia materiałów (oznakowanie sali, plakaty informacyjne, drobne materiały warsztatowe) dostarczonych przez Zamawiającego. 
19. Po dokonanym wyborze oferenta wszelkie uzgodnienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie pkt IV Wymogi dotyczące zakwaterowania, wyżywienia oraz sali wymagają mailowej wymiany informacji. 
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY 
1. Kompletna oferta powinna zawierać: 
1). Wypełniony i podpisany Formularz oferty - Załącznik nr 1. 
2). Aktualny wypis z KRS lub CEIDG lub innego rejestru potwierdzającego prowadzenie działalności, 
3). Pełnomocnictwo do reprezentacji Wykonawcy, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z przedstawionego rejestru. 
4) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, 
5) Podpisany Załącznik nr 3 Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych.  
6) Podpisany Załącznik nr 4 Oświadczenie dotyczące istnienia okoliczności i podstaw do zakazu udostępnienia funduszy, środków finansowych lub zasobów gospodarczych oraz udzielenia wsparcia w związku z agresją Rosji wobec Ukrainy. 
2. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami stanowiącymi załączniki do zapytania ofertowego. 
3. Termin związania ofertą wynosi 20 dni. 
4. Oferta musi zostać złożona za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności w formie elektronicznej tj. według przepisów kodeksu cywilnego - dokumenty w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumentach rejestrowych lub zgodnie z pełnomocnictwem. 
5. Zamawiający ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom komfortu i minimalizację czasu przemieszczania się pomiędzy restauracją a salami wykładowymi w przerwach nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. Oferta musi dotyczyć całego zakresu określonego w zapytaniu. 
6. Cena oferty będzie podana w złotych polskich i będzie przedstawiała cenę brutto za realizację zamówienia w całości oraz w rozbiciu na kwoty cząstkowe stanowiące wynagrodzenie za realizację poszczególnych składowych zamówienia. 
7. Oferta wraz z załącznikami - pod rygorem nieważności - powinna być napisana w języku polskim, oraz podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy. 
8. Za osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, wskazane we właściwym rejestrze lub w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączy do oferty w oryginale lub poświadczone za zgodność z oryginałem. 
9. Wykonawcy mogą przed upływem terminu składania ofert złożyć poprawki lub zmiany do oferty. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być podpisane przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy. 
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 
11. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie powiadomienia, przy zachowaniu tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek, z adnotacją, iż jest to wycofanie złożonej oferty. 
12. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz uzupełnienia dokumentów w postępowaniu. 
13. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia oraz składając ofertę zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkie informacje uzyskane w toku procedury, które mogą stanowić tajemnicę handlową, tajemnicę przedsiębiorstwa zarówno po stronie Zamawiającego jak również członków organizacji biorących udział w projekcie. Rozpowszechnianie informacji poufnych podlegać będzie zarówno odpowiedzialności cywilnej na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym oraz w przepisach innych ustaw. 
14. Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przez Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający informuje w zapytaniu ofertowym o zakresie zmian. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena oferty (C) – waga 80% (maksymalnie 80 pkt) 
Punkty zostaną przyznane według wzoru: 
P_c = (C_n / C_b) x 80 
gdzie: 
C_n – najniższa cena brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, 
C_b – cena brutto oferty badanej, 
P_c – liczba punktów przyznanych ofercie w kryterium ceny.
 Odległość od Pałacu Staszica (O) – waga 20% (maksymalnie 20 pkt) 
 Zamawiający będzie oceniał dostępność miejsca pod względem odległości od Pałacu Staszica liczona w linii prostej, zgodnie ze wskazaniem wg Google Maps – maksimum 20 pkt. 
Punkt startowy pomiaru: Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa
 
 </div>