Usługa organizacji i kompleksowej obsługi konferencji pn.: „Odnawialne źródła energii przyszłością rozwoju obszarów wiejskich”

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa organizacji i kompleksowej obsługi konferencji pn.: „Odnawialne źródła energii przyszłością rozwoju obszarów wiejskich”
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kielce
Data publikacji	2026-04-28
Data składania ofert	08/05/2026
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	7129832

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Usługa organizacji i kompleksowej obsługi konferencji pn.: „Odnawialne źródła energii przyszłością rozwoju obszarów wiejskich”</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 291009337</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>al. IX Wieków Kielc 3</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Kielce</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>25-516</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>świętokrzyskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL721 - Kielecki</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>41-395-16-60</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>urzad.marszalkowski@sejmik.kielce.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.swietokrzyskie.pro</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Usługa organizacji i kompleksowej obsługi konferencji pn.: „Odnawialne źródła energii przyszłością rozwoju obszarów wiejskich”</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-04aa297b-0a4e-4010-aa47-8dc468086613</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2026/BZP 00219520</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2026-04-28</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2026/BZP 00038893/09/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.28 Kompleksowa organizacja konferencji pn. Odnawialne Źródła Energii przyszłością rozwoju obszarów wiejskich</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Tak</span></h3><h3>2.15.) Nazwa projektu lub programu</h3><p>Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz RozwojuObszarów Wiejskich w ramach Pomocy Technicznej Schemat II – Wsparcie operacji realizowanych w ramach KSOW+ Planu Strategicznego Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027.</p><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://sejmik-kielce.logintrade.net/zapytania_email,229778,621ee2c3a553362f1b38c4a70a7dfa12.html<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert,<br>wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy do elektronicznej obsługi zamówień publicznych zamawiającego (dalej Platforma), dostępnej pod adresem: https://sejmik-kielce.logintrade.net/</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych oraz informacji przekazywanych przy użyciu platformy do<br>elektronicznej obsługi zamówień publicznych zamawiającego (dalej Platforma) opisane zostały w instrukcji użytkowników pn. „Wymagania techniczne”, „Rejestracja wykonawcy na platformie” oraz „Udział w trybie podstawowym bez negocjacji” nastronie:https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html 2. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne. 3.<br>Złożenie oferty przez wykonawcę następuje poprzez prawidłowe jej złożenie na Platformie dostępnej pod adresem:https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html - w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Złożenie oferty na nośniku danych lub w innej formie niż przewidziana powyżej (np. e-mail) jest niedopuszczalne. 4. Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w<br>sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020r. poz. 2452), tj. formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. 5. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx,.jpg, (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatu .zip, .7Z. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików. 6. Wsparcie techniczne dla wykonawców zapewnia dział Helpdesk Logintrade: tel.: 71 7873534; email: helpdesk@logintrade.net. 7. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej „rozporządzenie”) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia2020 r. w sprawie<br>podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. 8. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej,oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt 8, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa powyżej w pkt 4 i 5 lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy<br>użyciu Platformy. 10. Oferty w tym, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy składa się w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 11. Pełna informacja dotycząca wymagań technicznych i organizacyjnych sporządzania,wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zawarta została w rozdz. VI SWZ.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 9 SWZ.</span></h3><h3>3.16.) RODO (ograniczenia stosowania):<span>Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 9 SWZ.</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>OK-III.272.1.52.2026</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:</h3><p>Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy</p><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji i kompleksowej obsługi konferencji pn.: „Odnawialne źródła energii przyszłością rozwoju obszarów wiejskich” .<br>2.	W ramach usługi do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.:<br>rekrutacja grupy docelowej (uczestników konferencji w ilości 50 osób);<br>zarezerwowanie i opłacenie sali konferencyjnej;<br>zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji;<br>zapewnienie prelegentów/wykładowców;<br>zapewnienie materiałów dydaktycznych .<br><br>3.	Liczba uczestników konferencji –60 osób , w tym grupa docelowa 50 osób  oraz 10 osób pracownicy i współpracownicy beneficjenta. Rekrutacja 10 osób z pośród pracowników i współpracowników beneficjenta oraz ich zaproszenie leży po stronie Zamawiającego.<br>4.	Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów</span></h3><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>60 dni</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.1.) Sposób oceny ofert:<span>Sposób oceny ofert został szczegółowo określony w Rozdziale XVI SWZ.</span></h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Procentowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Wyłącznie kryterium ceny</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>100</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:</h3><p>Art. 109 ust. 1 pkt 1</p><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Nie</span></h3><h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:</h3>1) Wypełniony i podpisany przez wykonawcę Formularz oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ.<br>2) Dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie<br>ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej<br>Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca wskaże w<br>Formularzu oferty dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i<br>ogólnodostępnych baz danych.<br>3) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również<br>spółki cywilnej) – pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo<br>reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.<br>4) Pełnomocnictwo określające jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.<h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:<br>1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają<br>pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i<br>zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.<br>2) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.<br>3) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj.<br>każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.<br>4) Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może<br>żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:<br>1. Stosownie do treści art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej<br>umowy, w przypadku:<br>1) zmiany stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadkach strony mogą dokonać<br>niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami;<br>2) wystąpienia siły wyższej, za którą uważa się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy,<br>a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawierania lub przewidziane, a niemożliwe do uniknięcia, np.<br>działania sił natury, epidemie, strajki, mobilizacja powszechna, wojna itp., których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają<br>wykonanie umowy zgodnie z jej treścią, Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę o<br>jej zaistnieniu oraz o ile będzie to możliwe, przedstawi niebudzące wątpliwości dokumenty potwierdzające jej wystąpienie.<br>Obie Strony niezwłocznie od dnia otrzymania powyższej informacji uzgodnią tryb dalszego postępowania. Zmianie może<br>ulec termin wykonania umowy<br>o czas niezbędny na uwzględnienie powyższych zmian oraz sposób realizacji przedmiotu umowy.<br>2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, Wykonawca lub Zamawiający wystąpi z wnioskiem o<br>dokonanie zmiany umowy, zawierającym stosowne uzasadnienie. Wniosek winien być złożony niezwłocznie i w formie<br>pisemnej.<br>3. Zamawiający lub Wykonawca po zapoznaniu się z uzasadnieniem i przy uwzględnieniu okoliczności sprawy dokona<br>oceny zasadności zmiany umowy.<br>4. Zmiany umowy mogą nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2026-05-08 11:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>https://sejmik-kielce.logintrade.net/zapytania_email,229778,621ee2c3a553362f1b38c4a70a7dfa12.html</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2026-05-08 12:00</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2026-06-06</span></h3><h2>SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE</h2>1. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi<br>którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w<br>zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z<br>2025 r. poz. 514).<br>1. Termin wykonania zamówienia – do 60 dni od daty zwarcia umowy.<br>2.	Planowany (pożądany) termin konferencji – dni robocze, pomiędzy 22-30 czerwca 2026 roku, w godzinach 9.00 – 15.30 (część konferencyjna 10.00 – 14.30).<br>3.	Ostateczny termin konferencji (konkretny dzień) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym w terminie do 7 dni roboczych  od daty zawarcia umowy. Zamawiający musi zaakceptować ostateczny termin przeprowadzenia konferencji.</body>