ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	dolnośląskie
Data publikacji	2026-04-27
Data składania ofert	05/05/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553200009 Usługi podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 795400001 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
Numer przetargu	7125129

<div>
<h1>ORGANIZACJA WYDARZENIA &ndash; VII Forum Przyjaci&oacute;ł Drzew pn. &ldquo;Drzewa ponad granicami&rdquo; w związku z realizacją projektu PLSN.01.01-IP.01-0001/24 Razem dla Dobrego Klimatu-działania adaptacyjne dla budowania odporności ekosystemowej obszaru transgranicza / Gemeinsam für ein gutes Klima &ndash; Anpassungsaktivitäten zum Aufbau der Widerstandsfähigkeit des Ökosystems im Grenzgebiet</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>2025_1. Zapytanie do szacowania oferty INTERREG KONFERENCJA CZĘŚĆ 1.pdf</li>
<li>2025_1.2. Zał.1. Formularz ofertowy SZACOWANIE INTERREG KONFERENCJA CZĘŚĆ 1.docx</li>
<li>2025_1.2. Zał.2. Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym INTERREG KONFERENCJA.docx</li>
<li>2025_1.3. Zał.3. Klauzula Informacyjna RODO.pdf</li>
<li>2025_1.4. Zał.4. Oświadczenie od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków RODO.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest organizacja konferencji - VII Forum Przyjaci&oacute;ł Drzew pn. &ldquo;Drzewa ponad granicami&rdquo; TERMIN KONFERENCJI: 22-23.10.2026 r. Tematyka i ramy merytoryczne VII Forum Przyjaci&oacute;ł Drzew &ndash; &bdquo;Drzewa ponad granicami&rdquo; to dwudniowe wydarzenie o charakterze konferencyjno-warsztatowym, planowane na 22&ndash;23 października 2026 r. na pograniczu polsko-niemieckim. Forum gromadzi ok. 200 uczestnik&oacute;w, w tym specjalist&oacute;w, praktyk&oacute;w, przedstawicieli organizacji pozarządowych, administracji oraz aktywist&oacute;w zajmujących się ochroną drzew, bior&oacute;żnorodnością i zieloną infrastrukturą. Program obejmuje sesje eksperckie, prezentacje dobrych praktyk z Polski i Niemiec oraz elementy warsztatowe i integracyjne. Wydarzenie ma charakter międzynarodowy i wymaga zapewnienia tłumaczenia polsko-niemieckiego. ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA: Zadanie obejmuje zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali konferencyjnej na około 200 os&oacute;b (uczestnik&oacute;w konferencji, prowadzących, organizator&oacute;w oraz tłumaczy - zwanych dalej uczestnikami), wskazanych przez Zamawiającego. Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w konferencji i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 21 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania. Obiekt powinien być zlokalizowany na terenie obszaru wsparcia programu Interreg Polska &ndash; Saksonia 2021-2027. Szczeg&oacute;łowy zakres lokalizacji określono poniżej: Po polskiej stronie powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniog&oacute;rski, miasto Jelenia G&oacute;ra, kamiennog&oacute;rski, lubański, lw&oacute;wecki, zgorzelecki, złotoryjski, żarski. Po niemieckiej stronie: Landkreis Bautzen, Landkreis G&ouml;rlitz ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE / CATERING 1. Wykonawca zapewni uczestnikom posiłki w 100% wegańskie (tj. niezawierające mięsa, ryb i owoc&oacute;w morza, nabiału, jaj): DZIEŃ 1: 1.1. Przerwa kawowa ciągła Ma być zapewniona kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc. Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4sztuki ekspres&oacute;w podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki. 1.2. Lunch serwowany w formie &ldquo;szwedzkiego stołu&rdquo;, obejmujący co najmniej dwie zupy i dwa dania na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym). 1.3. Kolacja serwowana w formie &ldquo;szwedzkiego stołu&rdquo;, obejmująca co najmniej dwie zupy i dwa dania na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym). DZIEŃ 2: 1.4. Przerwa kawowa jednorazowa (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc). Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4 sztuki ekspres&oacute;w podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki. 1.5. Lunch serwowany w formie &ldquo;szwedzkiego stołu&rdquo;, obejmujący co najmniej dwie zupy i dwa dania na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym). 2. Posiłki mają być serwowane w standardzie cateringu konferencyjnego, z niezbędną zastawą ceramiczną oraz szklaną z kompletem sztućc&oacute;w metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłk&oacute;w, usuwanie brudnych naczyń. 3. Szczeg&oacute;łowe menu ustalone będzie do 21 dni przed wydarzeniem z Zamawiającym. 4. Przerwa kawowa, lunch, kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, ustalonymi w ramach kontakt&oacute;w roboczych. 5. Planowana liczba uczestnik&oacute;w około 200 os&oacute;b. Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestnik&oacute;w zostanie przez Zamawiającego przekazana nie p&oacute;źniej niż 21 dni kalendarzowych przed wydarzeniem. 6. Miejsce wydawania posiłk&oacute;w musi znajdować się w obiekcie lub na terenie kompleksu, w kt&oacute;rym znajduje się sala konferencyjna.
ZADANIE 1.2. SALA KONFERENCYJNA 1. Sala konferencyjna dla około 200 os&oacute;b, spełniająca wymagania BHP oraz ppoż. musi zapewniać/posiadać: - klimatyzację lub system wentylacji zapewniający komfort uczestnik&oacute;w, - możliwość pełnego zaciemnienia - wydzieloną przestrzeń bez zakł&oacute;ceń zewnętrznych (akustycznych i wizualnych), - zaplecze na recepcję i szatnię/miejsce na odzież wierzchnią - miejsce do zainstalowania kabin do tłumaczenia symultanicznego (lub sala posiada kabiny) - profesjonalne zaplecze techniczne umożliwiające prowadzenie wydarzeń konferencyjnych, w tym: &bull; projektor multimedialny i odpowiednio duży ekran (lub kilka ekran&oacute;w) umożliwiający odczytywanie treści z każdego miejsca na sali &bull; sprzęt do obsługi prezentacji (np. laptopy, pilot do zmiany slajd&oacute;w, splitter sygnału), &bull; system nagłośnienia dostosowany do wielkości sali (kolumny głośnikowe, mikser dźwięku), &bull; mikrofony bezprzewodowe &ndash; min. 4-5 szt., wraz z bateriami &bull; statywy oraz niezbędne okablowanie, &bull; tablicę flipchart z papierem i flamastrami 2. Sala konferencyjna musi być pomieszczeniem, w kt&oacute;rym możliwa jest organizacja konferencji, szkoleń lub wydarzeń biznesowych, o standardzie odpowiadającym obiektom konferencyjnym (np. hotelowym lub centrom konferencyjnym). Niedopuszczalne są sale o charakterze sportowym, w szczeg&oacute;lności sale gimnastyczne, hale sportowe, świetlice itp. 3. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w tym samym obiekcie co baza noclegowa, na terenie tego samego kompleksu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut od miejsca zakwaterowania uczestnik&oacute;w. 4. Otoczenie sali konferencyjnej: Na terenie obiektu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie wymagana jest obecność parku/ogrodu, z udziałem dużej liczby drzew liściastych w zr&oacute;żnicowanym wieku, w kt&oacute;rym możliwe będzie przeprowadzenie zajęć praktycznych lub spaceru tematycznego. Lokalizacja parku/ogrodu musi zapewniać bezpieczeństwo uczestnik&oacute;w i względną ciszę (nie przy ruchliwej drodze, nie w pobliżu plac&oacute;w budowy, etc.) 5. Wykonawca zapewni, na czas trwania całego zadania, co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną w/w sprzęt&oacute;w i organizacyjną na miejscu realizacji zadania, kt&oacute;ra będzie odpowiedzialna m.in. za integrację z systemem nagłośnienia i tłumaczeń.
ZADANIE 1.3. ZAKWATEROWANIE 1. Obiekt noclegowy powinien być położony w atrakcyjnej lokalizacji, tzn. jego okolica jest postrzegana jako interesująca i warta zobaczenia, z dala od hałaśliwych dr&oacute;g i dużych ciąg&oacute;w komunikacyjnych. Preferowany jest obiekt noclegowy na terenie kompleksu, w kt&oacute;rym znajduje się sala konferencyjna lub w jego najbliższym otoczeniu, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut. 2. Dopuszczalne jest konsorcjum obiekt&oacute;w noclegowych i konferencyjnych. 3. Obiekt musi być dostępny architektonicznie dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową. 4. Obiekt powinien zapewnić jednorazowy nocleg (1 noc) w terminach realizacji zadania. Zamawiający wymaga, aby obiekt posiadał co najmniej 150 miejsc noclegowych, w tym minimum 20 pokoi jednoosobowych. Wskazana liczba miejsc określa potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego &ndash; rzeczywista liczba wykorzystanych miejsc może być niższa i będzie uzależniona od faktycznych potrzeb. W wycenie prosimy podać: - Ilość dostępnych pokoi dwuosobowych oraz cenę jednostkową za pok&oacute;j (uwzględniając śniadanie) - Ilość dostępnych pokoi jednoosobowych oraz cenę jednostkową za pok&oacute;j (uwzględniając śniadanie) =&gt;UWAGA Obiekt musi dysponować minimum 20-30 pokojami jednoosobowymi
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się wtreści zapytania ofertowego.
<h3>ZADANIE 2. TŁUMACZENIE SYMULTANICZNE (PL&ndash;DE / DE&ndash;PL)</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZADANIE 2. TŁUMACZENIE - Usługa tłumaczenia symultanicznego (PL&ndash;DE / DE&ndash;PL) Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi tłumaczeniowej (tłumaczenie symultaniczne) z języka polskiego na niemiecki i z niemieckiego na polski podczas dwudniowego wydarzenia konferencyjnego. Czas realizacji 2 dni konferencyjne &ndash; do ok. 8 godzin tłumaczenia łącznie w ciągu każdego dnia Zakres zam&oacute;wienia obejmuje w szczeg&oacute;lności: 1. Usługi tłumaczeniowe - zapewnienie tłumaczenia symultanicznego polsko-niemieckiego i niemiecko-polskiego podczas wykład&oacute;w, prezentacji i warsztat&oacute;w, - zapewnienie odpowiedniej liczby tłumaczy symultanicznych pracujących w kabinie, - przygotowanie się do tłumaczenia na podstawie materiał&oacute;w przekazanych przez Zamawiającego, - tłumaczenie terminologii specjalistycznej (m.in. z zakresu przyrody, ekologii, ochrony środowiska, arborystyki), - wsparcie komunikacji pomiędzy uczestnikami, prelegentami i organizatorami. UWAGA: konieczność zapewnienia tłumaczenia podczas wydarzeń w terenie, wydarzeń towarzyszących (np. działania animacyjne w przestrzeni publicznej - warsztat, flashmob), do ok 2 godzin dziennie (czas ten wlicza się w łączny czas 8 godzin tłumaczenia w ciągu każdego dnia). Warunki udziału w postępowaniu / wymagania wobec wykonawcy: Wykonawca musi spełniać łącznie następujące warunki: - posiadać znajomość języka niemieckiego na poziomie co najmniej C2, potwierdzoną: &bull; certyfikatem językowym lub &bull; dyplomem ukończenia studi&oacute;w wyższych na kierunku germanistyka, - Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zobowiązany będzie wykazać się minimum 5-letnim doświadczeniem w realizacji tłumaczeń w obszarze: &bull; tematyki przyrodniczej oraz/lub &bull; projekt&oacute;w i dokument&oacute;w unijnych, - Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zobowiązany będzie do przedłożenia co najmniej 2 referencji (lub innych dokument&oacute;w potwierdzających), potwierdzających należyte wykonanie usług tłumaczeniowych o zbliżonym charakterze i zakresie.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się wtreści zapytania ofertowego.
<h3>ZADANIE 3. ZAPEWNIENIE INFRASTRUKTURY DO TŁUMACZENIA</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZADANIE 3. ZAPEWNIENIE SYSTEMU TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO WRAZ Z OBSŁUGĄ TECHNICZNĄ 1. Zapewnienie infrastruktury do tłumaczeń symultanicznych - kabiny dla tłumaczy (zgodne ze standardami dla tłumaczeń symultanicznych), - pulpity tłumaczy - odbiorniki dla uczestnik&oacute;w wraz ze słuchawkami, - system transmisji sygnału, - montaż, konfiguracja oraz demontaż sprzętu. - Sprzęt niezbędny do tłumaczenia podczas zajęć terenowych &ndash; ok 2h w każdy dzień &ndash; ok 50os&oacute;b niemieckojęzycznych &ndash; odbiorniki, słuchawki i inny sprzęt niezbędny do tłumaczenia na zewnątrz 2. Obsługa techniczna wydarzenia - zapewnienie obsługi technicznej podczas całego wydarzenia, - montaż i demontaż infrastruktury technicznej w terminie umożliwiającym realizację wydarzenia, - w przypadku korzystania z infrastruktury obiektu, Wykonawca Zadania 2 zobowiązany jest do zapewnienia kompatybilności systemu tłumaczeń z istniejącym nagłośnieniem oraz jego integracji. 3. Forma realizacji: Usługa tłumaczenia będzie świadczona w trybie stacjonarnym, w miejscu organizacji wydarzenia, wg ustalonego harmonogramu. 4. Koszty nocleg&oacute;w i wyżywienia pokrywa Zamawiający. 5. Zamawiający nie zapewnia zwrotu koszt&oacute;w podr&oacute;ży. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się wtreści zapytania ofertowego.
<h3>ZADANIE 4. MATERIAŁY PIŚMIENNICZE</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZADANIE 4. MATERIAŁY PIŚMIENNICZE Prosimy o przedstawienie wyceny dla poniższych produkt&oacute;w promocyjnych. Każdy element należy wycenić oddzielnie. Wycena powinna uwzględniać koszt jednostkowy, w tym koszt znakowania oraz ewentualne dodatkowe koszty (np. przygotowanie projektu, transport). 1. Oł&oacute;wek drewniany: &bull; Ilość 200 sztuk Oł&oacute;wek wykonany z drewna pochodzącego z certyfikowanych źr&oacute;deł (np. FSC lub r&oacute;wnoważnych). Okrągły, zaostrzony, z grafitem o twardości HB. Powierzchnia wykończona bezbarwnym lakierem. Wyposażony w gumkę do ścierania (kolor jasny/biały). Możliwość znakowania &ndash; nadruk monochromatyczny (projekt uzgadniany z zamawiającym). Produkt o charakterze ekologicznym. 2. Notes ekologiczny A5 &bull; Ilość 200 sztuk Notes w formacie zbliżonym do A5 (ok. 13&ndash;15 &times; 20&ndash;22 cm) z twardą okładką wykonaną z materiał&oacute;w naturalnych i/lub pochodzących z recyklingu (np. korek, wł&oacute;kna roślinne, tkaniny mieszane). Wewnątrz blok z papieru z recyklingu (ok. 150&ndash;200 stron, w linie). Notes wyposażony w elementy ułatwiające użytkowanie, takie jak zamknięcie elastyczne oraz zakładka. Możliwość znakowania (np. sitodruk). Produkt o charakterze ekologicznym. 3. Worek / plecak typu worek z materiał&oacute;w z recyklingu &bull; Ilość 200 sztuk Lekki worek z możliwością noszenia na plecach, wykonany z materiał&oacute;w pochodzących z recyklingu (np. poliester rPET), opcjonalnie z dodatkiem materiał&oacute;w naturalnych (np. korek). Wyposażony w system sznurk&oacute;w pełniących funkcję zamknięcia oraz szelek, możliwa dodatkowa kieszeń zapinana na zamek. Wymiary orientacyjne: ok. 33&ndash;37 cm szerokości oraz 40&ndash;46 cm wysokości. Możliwość znakowania (np. sitodruk lub DTF), pole nadruku orientacyjnie do ok. 20 &times; 30 cm. Produkt o charakterze ekologicznym.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się wtreści zapytania ofertowego.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje znajduja się w treści zapytania ofertowego.
</div>