Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego NIEMCY

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego NIEMCY
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	podlaskie
Data publikacji	2026-04-22
Data składania ofert	30/04/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799560000 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Numer przetargu	7115012

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 37/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b targi INHORGENTA MUNICH 2027, Monachium, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 37 IW PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 37 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 37 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 37 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 37 IW PCE</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. III . Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b targi INHORGENTA MUNICH 2027, Monachium, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy BEST DIAMONDS MARKOWSKI SP&Oacute;ŁKA KOMANDYTOWA, NIP 5423321091, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi INHORGENTA MUNICH 2027, kt&oacute;re odbędą się w dniach 19-22.02.2027r. w Monachium, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach INHORGENTA MUNICH 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2) pod standardowe stoisko z katalogu organizatora; &bull; wymiary stoiska: 5m długości x 4m szerokości; &bull; preferowany układ stoiska: otwarte z dw&oacute;ch stron; &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (tj. wpisu do katalogu wystawc&oacute;w oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, codzienne sprzątanie i inne wymagane przez organizatora targ&oacute;w opłaty obowiązkowe, itp.); &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię; B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: &bull; wynajem standardowego stoiska o nazwie &bdquo;OAK&rdquo; &ndash; jest to stoisko o konstrukcji drewnianej z gotowego katalogu organizatora, tj. box o konstrukcji drewnianej 500 x 400 x 400 cm z oświetleniem typu spotlight, podłogą w kolorze szarym, ściankami z materiału tekstylnego banerowego z wydrukowaną identyfikacją wizualną marki; &bull; wymagane dodatkowe elementy wyposażenia stoiska: o 2 gabloty wystawiennicze z kloszem szklanym otwieranym, o wymiarach 150 x 55 x 100 cm; specyfikacja: materiały: sklejka trudnopalna, MDF, hartowane, ultraprzezroczyste szkło, szczotkowana stal nierdzewna o grubości 2,0 mm, stal malowana proszkowo. Kolorystyka: czarny, brąz; o 2 lampy podłogowe, materiały: stal malowana proszkowo na kolor biały mat/ szkło mleczne; oprawka źr&oacute;dła światła E14 / E27; moc 2 x max 10W led / 2 x max 15W led; wymiary około: szerokość 50 x wysokość 160 x głębokość 35, średnica klosza około 2 x 14, 2 x 20; o Profesjonalny ekspres kolbowy do kawy, min. 2-grupowy, do intensywnej eksploatacji, z programowalnymi funkcjami, stabilną temperaturą i wydajnym systemem pary, w zestawie młynek do kawy (precyzyjna regulacja mielenia) oraz komplet akcesori&oacute;w baristycznych (m.in. portafiltry, sitka, tamper, knock box, waga, akcesoria do czyszczenia). Wymagany system zasilania wodą, pojemniki na wodę oraz komplet element&oacute;w przyłączeniowych (węże, szybkozłączki, odpływ). o gniazda elektryczne: 5 gniazdek; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; o banery i tablica reklamowa do lady barowej: - baner z logo BEST GROUP z grubego materiału PCV - 170 cm długości 86,5 cm wysokości; - 2 mniejsze banery boczne z logo BEST GROUP z grubego materiału PCV - 60 cm szerokości i 86,5 m wysokości; o wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; w projekcie stoiska należy także uwzględnić meble własne wystawcy, tj. lada barowa z blatem, meble ekspozycyjne, stoliki szklane do prezentacji (szczeg&oacute;łowo opisane poniżej z ppkt. C); &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; Wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotyp&oacute;w i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 18:00; &bull; transport eksponat&oacute;w (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport eksponat&oacute;w w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Michała Motoszko 28, 15-111 Białystok) &ndash; targi INHORGENTA MUNICH 2027 (lokalizacja targ&oacute;w: Messe M&uuml;nchen, Am Messesee 2, 81829 M&uuml;nchen, Niemcy) - Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Michała Motoszko 28, 15-111 Białystok); &bull; Opis eksponat&oacute;w: lada barowa z blatem 170cm długości x 60cm szerokości x 87cm, meble ekspozycyjne &ndash; 3x fotel (80cm wysokości x 62cm szerokości x 80cm głębokości), 1x sofa 2 osobowa (80cm wysokości x 105cm szerokości x 80cm głębokości) , 1x sofa 3 osobowa (80cm wysokości x 151cm szerokości x 72cm głębokości); &bull; szacowana wielkość ładunku: minimum 4 europalety; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 13:00; &bull; Załadunek i odbi&oacute;r eksponat&oacute;w &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; &bull; Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla trzech os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Monachium (MUC) &ndash; Warszawa (WAW) (lot bezpośredni), wylot z Warszawy w dniu 18.02.2027 r. przed południem, lot powrotny: wylot z Monachium w dniu 23.02.2027 r.; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (+ bagaż podręczny min. 10 kg) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla trzech os&oacute;b w dniach 18-23.02.2027 r. (5 nocleg&oacute;w); &bull; 3 pokoje jednoosobowe; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w (Messe M&uuml;nchen, Am Messesee 2, 81829 M&uuml;nchen, Niemcy): a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu do miejsca targ&oacute;w max. do 20 minut &ndash; wskazanie dla samochodu osobowego &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą BEST DIAMONDS MARKOWSKI SP&Oacute;ŁKA KOMANDYTOWA, NIP 5423321091, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>