Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Koszalin
Data publikacji	2026-04-21
Data składania ofert	30/04/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania 722300006 Usługi w zakresie rozbudowy oprogramowania 805110009 Usługi szkolenia personelu
Numer przetargu	7111240

<div>
 <h1>(1/2026/15/25/ZAP) - Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert – opracowanie, wdrożenie i szkolenie</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>ZAL NR 1 - RODO_v1.pdf</li>
 <li>ZAL NR 2 - Formularz oferty_v1.1.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert</h3>
 Przedmioty zamówienia
 OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA 
 
Przedmiot zamówienia obejmuje zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego typu Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert (RFQ), wraz z integracją z wykorzystywanym przez Zamawiającego środowiskiem pracy oraz przeprowadzeniem szkolenia użytkowników końcowych. 
Zakres zamówienia jest bezpośrednio zgodny z założeniami projektu realizowanego przez MATSIM Sp. z o.o. i dotyczy wdrożenia rozwiązania cyfrowego wspierającego obsługę zapytań ofertowych dla komponentów maszyn na podstawie danych z list materiałowych (BOM). Rozwiązanie ma wspierać automatyzację procesu przygotowywania, wysyłania, monitorowania i analizy zapytań ofertowych, porównywania ofert dostawców oraz przygotowywania rekomendacji zakupowych, z zachowaniem mechanizmu nadzoru użytkownika nad procesem decyzyjnym (human-in-the-loop). 
 
Zamawiający wykorzystuje środowisko Microsoft 365, w tym w szczególności pocztę elektroniczną, narzędzia do pracy na arkuszach, obiegu dokumentów oraz automatyzacji przepływów pracy. Projektowane rozwiązanie ma zostać dostosowane do istniejących procesów Zamawiającego i zapewnić możliwość współpracy z aktualnie wykorzystywaną infrastrukturą cyfrową. 
 
ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
 
Przedmiot zamówienia obejmuje realizację trzech wzajemnie powiązanych części, stanowiących łącznie jedno zamówienie funkcjonalne, którego celem jest dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego typu Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert (RFQ) w przedsiębiorstwie MATSIM Sp. z o.o. wraz z przygotowaniem użytkowników do praktycznego korzystania z tego rozwiązania. 
 
A. Opracowanie i dostarczenie Agenta AI. 
Zakres tej części obejmuje co najmniej: 
 
1. analizę przedwdrożeniową procesu RFQ oraz doprecyzowanie wymagań funkcjonalnych i technicznych; 
2. opracowanie i wykonanie dedykowanego Agenta AI dla procesu pozyskiwania ofert; 
3. przygotowanie logiki działania rozwiązania dla pracy na danych pochodzących z list BOM; 
4. konfigurację rozwiązania umożliwiającego: 
 - import, odczyt i walidację danych wejściowych, 
 - generowanie ustandaryzowanych zapytań ofertowych, 
 - wysyłkę zapytań do dostawców, 
 - monitorowanie wpływu odpowiedzi, 
 - analizę treści odpowiedzi i załączników, 
 - ocenę kompletności i zgodności ofert, 
 - porównywanie ofert według ustalonych kryteriów, w szczególności ceny, terminu realizacji, dostępności i innych warunków handlowych, 
 - tworzenie zestawień, rankingów i rekomendacji wyboru oferty, 
 - rejestrowanie przebiegu procesu i statusów spraw; 
5. zapewnienie działania rozwiązania w modelu nadzorowanym przez użytkownika (human-in-the-loop), umożliwiającym weryfikację i akceptację wyników przez przedstawiciela Zamawiającego; 
6. dostarczenie rozwiązania w formie umożliwiającej jego wdrożenie i uruchomienie w środowisku Zamawiającego. 
 
B. Wdrożenie Agenta AI w środowisku zamawiającego. 
Zakres tej części obejmuje co najmniej: 
1. konfigurację dostarczonego rozwiązania zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi i organizacyjnymi Zamawiającego; 
2. integrację rozwiązania z wykorzystywanym przez Zamawiającego środowiskiem pracy, w szczególności z narzędziami służącymi do obsługi poczty elektronicznej, arkuszy, dokumentów oraz automatyzacji przepływów pracy, lub z rozwiązaniami równoważnymi wykorzystywanymi przez Zamawiającego; 
3. dostosowanie rozwiązania do organizacji danych, obiegu informacji i sposobu pracy obowiązujących u Zamawiającego; 
4. przygotowanie środowiska testowego i przeprowadzenie testów funkcjonalnych; 
5. przeprowadzenie testów integracyjnych i wydajnościowych; 
6. weryfikację poprawności działania rozwiązania w scenariuszach odpowiadających rzeczywistym procesom Zamawiającego; 
7. wdrożenie rozwiązania w środowisku produkcyjnym Zamawiającego; 
8. uruchomienie mechanizmów umożliwiających bieżący nadzór użytkownika nad działaniem systemu; 
9. usunięcie błędów, wad i nieprawidłowości ujawnionych na etapie testów, uruchomienia i odbioru; 
10. zapewnienie wsparcia w okresie uruchomienia rozwiązania; 
11. przekazanie dokumentacji użytkowej, technicznej i powdrożeniowej niezbędnej do korzystania z rozwiązania i jego bieżącej obsługi. 
 
C. Szkolenie z wykorzystania Agenta AI 
Zakres tej części obejmuje co najmniej: 
1. przygotowanie programu szkolenia dostosowanego do zakresu wdrożonego rozwiązania - min. 4h; 
2. przeprowadzenie praktycznego szkolenia dla 4 osób w formie zdalnej z obsługi Agenta AI: 
 - omówienie sposobu pracy z danymi wejściowymi wykorzystywanymi w procesie RFQ; 
 - omówienie zasad korzystania z funkcji generowania zapytań ofertowych, analizy odpowiedzi i porównywania ofert; 
 - przedstawienie sposobu interpretacji wyników, zestawień, rankingów i rekomendacji generowanych przez system; 
 - omówienie zasad pracy w modelu human-in-the-loop, w tym weryfikacji, akceptacji i ewentualnej ingerencji użytkownika w przebieg procesu; 
 - przedstawienie podstawowych zasad bieżącej pracy z systemem po wdrożeniu; 
3. przekazanie materiałów szkoleniowych, instrukcji lub innych materiałów pomocniczych, o ile zostały przewidziane w realizacji zamówienia 
 
WSPARCIE TECHNICZNE 
 
Oferent powinien zapewnić w ramach oferty min. 12 miesięcy wsparcia technicznego (ujętego w wycenie) licząc od podpisania protokołu końcowego. Wsparcie powinno obejmować co najmniej obsługę zgłoszeń błędów, konsultacje dotyczące działania systemu, wsparcie użytkowników oraz usuwanie nieprawidłowości w działaniu rozwiązania. 
 
WYMAGANY EFEKT KOŃCOWY ZAMÓWIENIA 
 
Efektem realizacji zamówienia ma być dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie w środowisku Zamawiającego działającego rozwiązania informatycznego typu Agent AI, wspierającego proces pozyskiwania ofert, wraz z przeprowadzeniem szkolenia użytkowników oraz przekazaniem dokumentacji niezbędnej do korzystania z rozwiązania. 
Za wykonanie przedmiotu zamówienia uznaje się łączne wykonanie wszystkich trzech części zamówienia, tj. dostarczenie rozwiązania, przeprowadzenie działań wdrożeniowych i testowych, uruchomienie rozwiązania w środowisku Zamawiającego oraz przeszkolenie użytkowników, co zostanie potwierdzone protokołem odbioru końcowego podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę. 
 
TERMIN REALIZACJI 
 
Termin realizacji zamówienia: najpóźniej do 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. 
Terminem wykonania zamówienia jest data podpisania końcowego protokołu odbioru, potwierdzającego zrealizowanie: 
A. Opracowanie i dostarczenie Agenta AI 
B. Wdrożenie Agenta AI w środowisku zamawiającego 
C. Szkolenie z wykorzystania Agenta AI 
 
RÓWNOWAŻNOŚĆ 
 
Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano środowisko, standard, technologię lub klasę rozwiązania, należy przez to rozumieć wymagania minimalne wynikające z istniejącej infrastruktury i potrzeb Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne, o ile zapewniają funkcjonalność, kompatybilność, bezpieczeństwo oraz możliwość integracji nie gorsze niż wskazane w opisie.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 K1-CENA CAŁKOWITA NETTO 
waga: 80% 
ZASADY PUNKTACJI wg wzoru: 
K1=Cena min./ Cena oferty *80 
Gdzie: 
-Cena min.- cena najniższa spośród badanych ofert spełniających warunki 
-Cena oferty- cena badanej oferty 
Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty realizacji zamówienia.
 K2 - OKRES WSPARCIA TECHNICZNEGO 
waga: 20% 
ZASADY PUNKTACJI wg wzoru: 
K2 = Wsparcie oferty/max. wsparcie × 20 
Gdzie: 
Wsparcie oferty- liczba pełnych miesięcy wsparcia technicznego oferowanego w badanej ofercie 
max. wsparcie- najdłuższy okres wsparcia spośród badanych ofert spełniających warunki
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy zawartej z Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, wyłącznie w przypadkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz pod warunkiem, że zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy. 
2. Zmiana umowy może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach: 
 
a) w przypadku zmiany przepisów prawa, wytycznych lub innych regulacji mających wpływ na realizację przedmiotu umowy – w zakresie niezbędnym do dostosowania umowy do tych zmian; 
 
b) w przypadku konieczności zmiany warunków lub terminów płatności, jeżeli zmiana ta wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego; 
 
c) w przypadku konieczności zmiany terminu realizacji zamówienia, jeżeli z przyczyn niezależnych od Stron, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, wykonanie umowy w pierwotnym terminie nie jest możliwe; 
 
d) w przypadku konieczności zmiany sposobu realizacji przedmiotu umowy, w tym działań wdrożeniowych, integracyjnych, testowych, szkoleniowych lub wsparcia technicznego, jeżeli zmiana ta jest niezbędna do prawidłowego wykonania umowy i nie prowadzi do zmiany jej ogólnego charakteru; 
 
e) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian wynikających z okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania lub zawarcia umowy, o ile zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy; 
 
f) w przypadku zmiany danych formalnych lub organizacyjnych Stron, w szczególności nazwy, adresu, danych kontaktowych, numeru rachunku bankowego, osób upoważnionych do kontaktu lub reprezentacji, formy prawnej – przy zachowaniu ciągłości podmiotowości prawnej; 
 
g) w przypadku zmiany Wykonawcy wynikającej z sukcesji, przekształcenia, połączenia, podziału, restrukturyzacji lub wejścia nowego podmiotu w prawa i obowiązki dotychczasowego Wykonawcy, o ile zmiana nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności oraz nie prowadzi do innych istotnych zmian umowy. 
 
3. Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu niniejszego postanowienia: 
a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy, w szczególności numeru rachunku bankowego; 
b) zmiana nazw Stron lub ich formy prawnej przy zachowaniu ciągłości podmiotowości prawnej; 
c) zmiana danych teleadresowych oraz osób wskazanych do kontaktów między Stronami. 
4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności.
 </div>