Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-04-16
Data składania ofert	27/04/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	635100007 Usługi biur podróży i podobne 795400001 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
Numer przetargu	7101020

<div>
<h1>Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium w ramach projektu pn.: &bdquo;Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zr&oacute;wnoważonego Rozwoju Energetycznego&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Formularz ofertowy.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załacznik nr 1 Oświadczenie o braku powiązań.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Klauzule informacyjne.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Wykaz usług.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 4 Wykaz os&oacute;b.docx</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>ZAPYTANIE OFERTOWE<br /> Na potrzeby projektu pn.: &bdquo;Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zr&oacute;wnoważonego Rozwoju Energetycznego&rdquo; finansowanego ze środk&oacute;w Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021- 2027: organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium<br /> Przedmiotem zam&oacute;wienia jest świadczenie usługi polegającej na kompleksowej organizacji wyjazdu studyjnego dla członk&oacute;w Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zr&oacute;wnoważony rozw&oacute;j energetyczny.<br /> <br /> Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego dla 12 -14 os&oacute;b &ndash; członk&oacute;w Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zr&oacute;wnoważony rozw&oacute;j energetyczny do Monachium na Targi Intersolar Europe. Termin 22-24/25 czerwiec 2026 (2 noclegi w Monachium). Uczestnikami wyjazdu będą przedsiębiorcy działający w branżach związanych ze zr&oacute;wnoważonym rozwojem energetycznym, przedstawiciele jednostek naukowo &ndash; badawczych oraz instytucji otoczenia biznesu.<br /> 1) Zapewnienie transportu (bus/autokar) podczas całego wyjazdu studyjnego wraz z kierowcą/kierowcami. Transport będzie zapewniony z Kielc (z miejsca uzgodnionego z Zamawiającym) do Monachium oraz z Monachium do Kielc (w miejsce ustalone z Zamawiającym) oraz podczas całego pobytu uczestnik&oacute;w w Monachium, dowożąc uczestnik&oacute;w na miejsce spotkań, targ&oacute;w, hotelu, posiłk&oacute;w. Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 12-14 uczestnik&oacute;w i przewidywać miejsce dla bagaży co najmniej 15 kg/osobę. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu. Preferowany wyjazd z Polski-Kielc w godzinach wczesno porannych 22.06.2026, wyjazd z Monachium w godzinach popołudniowo-wieczornych 24.06.2026. Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznej akceptacji godzin wyjazd&oacute;w. <br /> 2) Bus lub autokar musi spełniać wymagania: maksymalnie 8-letni z klimatyzacją oraz odpowiednio dużym bagażnikiem na bagaże delegacji. Pojazd powinien być ubezpieczony w zakresie OC, AC oraz NNW pasażer&oacute;w. Zapewnienia kierowc&oacute;w, posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje do kierowania autobusem/busem, znających topografię miasta. Kierowcy są zobowiązani do parkowania jak najbliżej spotkań. Wykonawca zapewnia poniesienie wszelkich koszt&oacute;w związanych z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowc&oacute;w oraz opłatami parkingowymi i ewentualnymi mandatami oraz zabezpieczenia transportu zastępczego spełniającego ww. wymagania stawiane dla transportu podstawowego, dostępnego na wypadek zdarzeń losowych lub awarii transportu podstawowego, kt&oacute;ry zostanie zapewniony niezwłocznie po awarii transportu podstawowego (maksymalnie 1 godz.) na własny koszt. Odpowiedni dob&oacute;r liczby kierowc&oacute;w do realizacji całej wizyty musi uwzględniać fakt, że program wizyty winien być prowadzony w spos&oacute;b płynny bez uwzględnienia dodatkowych przerw wynikających z ograniczeń pracy kierowc&oacute;w. Zaproponowane przez Wykonawcę pojazdy wraz z kierowcami pozostaną do dyspozycji przez cały okres trwania wyjazdu, do przewożenia uczestnik&oacute;w na miejsca spotkać i do/z hotelu.<br /> 3) Zapewnienie miejsc noclegowych w terminie 22-24 czerwiec 2026 (2 noclegi w hotelu) dla minimum 12 a maksymalnie 14 os&oacute;b. Wykonawca zapewni realizację usługi w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdki wg. polskich standard&oacute;w, pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Hotel oddalony maksymalnie 30 km od Targ&oacute;w w Monachium. Pokoje hotelowe muszą mieć klimatyzację, dostęp do bezpłatnego internetu przez Wi-Fi, łazienkę wyposażoną w ręczniki, przybory higieniczne i suszarkę. Wszyscy uczestnicy muszą zostać zakwaterowani w jednym hotelu.<br /> 4) Zapewnienie wyżywienia dla uczestnik&oacute;w Wyjazdu przez cały okres wyjazdu. Wykonawca zapewni wyżywienie dla minimum 12 a maksymalnie 14 os&oacute;b uczestnik&oacute;w wyjazdu. Wykonawca zapewni śniadania w hotelu gdzie nocuje grupa w formie bufetu oraz zapewni obiady i kolacje; obiad składający się z min. dw&oacute;ch dań ciepłych (zupa i drugie danie), kolacja z dania ciepłego (drugie danie) oraz deser/przystawka, dodatkowo do posiłk&oacute;w Wykonawca zapewni napoje ciepłe i zimne do wyboru. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla os&oacute;b deklarujących się jako wegetarianie/weganie lub alergicy na poszczeg&oacute;lne składniki pokarmowe. Śniadania odbywać się będą w hotelu, w kt&oacute;rym będą zakwaterowani uczestnicy. Obiady odbywać się będą w możliwie bliskiej odległości od miejsc zaplanowanych spotkań i wydarzeń, by nie zaburzyć programu wizyty. Kolacje odbywać się będą w r&oacute;żnych restauracjach w centrum miasta Monachium, za wyjątkiem kolacji 24.06.2026, kt&oacute;ra możliwa będzie na trasie powrotnej do Polski (niepowtarzające się menu).<br /> Dzień 1 &ndash; 22.06.2026 <br /> &bull; Śniadanie (może być suchy prowiant przekazany w busie/autokarze: kanapki, owoc, baton, woda i sok dla każdej osoby), Obiad oraz kolacja w Monachium dla minimum 12 maksymalnie 14 os&oacute;b uczestnik&oacute;w; <br /> Dzień 2 &ndash;23.06.2026<br /> &bull; Śniadanie w hotelu, obiad na terenie Targ&oacute;w w Monachium i kolacja dla minimum 12 maksymalnie 14 os&oacute;b uczestnik&oacute;w;<br /> Dzień 3 &ndash; 24.06.2026<br /> &bull; Śniadanie w hotelu, obiad i kolacja dla minimum 12 maksymalnie 14 os&oacute;b uczestnik&oacute;w; (kolacja może być na trasie powrotnej do Polski). <br /> 5) Termin wyjazdu: 22-24/25 czerwiec 2026r.<br /> 6) Zapewnienie bilet&oacute;w wstępu na Targi Intersolar Europe w Monachium w dniu 23.06.2026r. dla wszystkich uczestnik&oacute;w oraz organizacja na targach spotkań B2B z zainteresowanymi przedsiębiorstwami. Wykonawca dokona wszelkich niezbędnych zgłoszeń oraz udostępni bilety wstępu na targi dla minimum 12 maksymalnie 14 os&oacute;b uczestnik&oacute;w przedstawicieli Zamawiającego.<br /> 7) Organizacja wizyty uczestnik&oacute;w w minimum 2 elektrowniach, biogazowniach lub innych miejsc jako dobre praktyki stosowania odnawialnych źr&oacute;deł energii w Niemczech. Wykonawca zapewnia oprowadzenie po danej instytucji przy wsp&oacute;łudziale przedstawicieli danej instytucji wraz z opisem jej funkcjonowania. Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego min. 14 dni przed wydarzeniem szczeg&oacute;łowy program wyjazdu. Kontakt z daną instytucją i uzgadnianie szczeg&oacute;ł&oacute;w wizyty jest po stronie Wykonawcy.<br /> 8) Zapewnienie obecności tłumacza i jednej osoby ds. organizacyjnych (Animator) od Wykonawcy jako organizatora i przewodnika Wyjazdu (może być jedna osoba łącząca te funkcje). Tłumaczenie z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski ze względu na obecność na targach międzynarodowych wystawc&oacute;w oraz języka niemieckiego na język polski oraz z języka polskiego na język niemiecki. Tłumacz będzie świadczył usługi zar&oacute;wno podczas wizyty na targach oraz rozm&oacute;w z przedsiębiorcami mających stoiska na targach w zakresie wymiany doświadczeń jak i przy wszystkich zaplanowanych działaniach r&oacute;wnież podczas obiad&oacute;w i kolacji podczas pobytu w Monachium oraz innych uzgodnionych miejscach odwiedzin. Podczas całej wizyty to po stronie Wykonawcy będzie spoczywało zapewnienie stałej koordynacji logistycznej, organizacyjnej i programowej (w tym m.in. przygotowanie i organizacja wszystkich wizyt w instytucjach w Niemczech oraz stały kontakt z tymi instytucjami) jak i opieki nad wszystkimi uczestnikami spotkania. Oznacza to, że Wykonawca będzie pełnił rolę animatora całego wyjazdu studyjnego. Zapewni prowadzenie/organizację i obsługę wyjazdu do Monachium. Wykonawca ma obowiązek informować Zamawiającego na bieżąco o podejmowanych działaniach organizacyjnych w szczeg&oacute;lności o nawiązywaniu kontakt&oacute;w z instytucjami planowanymi do odwiedzania oraz ewentualnych zmianach w planie wyjazdowego spotkania. Animator posiadający doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych wizyt będzie towarzyszył uczestnikom wyjazdu na każdym etapie jego trwania, tj. od momentu wyjazdu z Kielc do momentu powrotu do Kielc i będzie czuwał nad jego prawidłowym przebiegiem. Animator jest odpowiedzialny za prawidłową realizację usługi, rozwiązywanie ewentualnych problem&oacute;w (zdarzeń losowych), jeśli się takowe pojawią w trakcie realizacji usługi.<br /> 9) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestnik&oacute;w wyjazdu na czas przejazdu (w dwie strony) i pobytu wszystkich wskazanych os&oacute;b w odpowiednich terminach. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika wyjazdu obejmować będzie: Koszty leczenia i pomoc w podr&oacute;ży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL- polisa do kwoty min. 100 000 Euro); Następstwa nieszczęśliwych wypadk&oacute;w (NNW &ndash; polisa do kwoty min. 40 000 PLN); Utrata bagażu podr&oacute;żnego &ndash; polisa do kwoty min. 2000 PLN. Wykonawca musi przedstawić kopię polisy Zamawiającemu min. 2 dni przed rozpoczęciem wizyty.<br /> 10) Wykonawca zobowiązany jest przekazać program do akceptacji Zamawiającego minimum 14 dni przed terminem wyjazdu.<br /> 11) Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego zaplanowana jest dla minimum 12 a maksymalnie 14 os&oacute;b &ndash; członk&oacute;w Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zr&oacute;wnoważony rozw&oacute;j energetyczny do Monachium. Ostateczną liczbę os&oacute;b Zamawiający poda do 10 dni przed terminem wyjazdu.<br /> 12) Zaoferowany przedmiot zam&oacute;wienia nie może naruszać polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, m.in. r&oacute;wności szans. Powinien spełniać standardy dostępności oraz być zgodny z zasadą DNSH. W przypadku udziału os&oacute;b niepełnosprawnych Wykonawca zapewni odpowiednie warunki realizowanej usługi.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Oferent może uzyskać maksymalnie 100 punkt&oacute;w w kryterium dotyczącym ceny:<br /> <br /> cena oferty najniższej /cena oferty ocenianej x 100 pkt x 100% = C</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Przewiduje się możliwość zmiany umowy w przypadku, gdy:<br /> Nastąpi zmiana stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadku strony mogą dokonać niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami.<br /> Z niezależnych od obu stron przyczyn, termin realizacji umowy może ulec zmianie lub w sytuacjach spowodowanych wystąpieniem siły wyższej nie będzie możliwe zrealizowanie zajęć we wskazanym terminie i wskazanej formie.</p>
</div>