Opracowanie kompleksowej koncepcji i dokumentacji wdrożenia nowego systemu świadczeń

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Opracowanie kompleksowej koncepcji i dokumentacji wdrożenia nowego systemu świadczeń
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-04-14
Data składania ofert	24/04/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 731100006 Usługi badawcze 794110008 Ogólne usługi doradcze w zakresie zarządzania
Numer przetargu	7093878

<div>
<h1>Opracowanie kompleksowej koncepcji i dokumentacji wdrożenia nowego systemu świadczeń w podziale na części &ndash;numer ZO_9_02_2026</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Istotne postanowienia umowy</li>
<li>Zapytanie ofertowe</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Część 1 -Opracowanie logicznej mapy powiązań</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 1: Opracowanie logicznej mapy powiązań między poziomem funkcjonowania a należnymi świadczeniami; 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest opracowanie logicznej mapy powiązań między wynikami oceny funkcjonalnej osoby z niepełnosprawnością (zgodnie z Międzynarodową Klasyfikacją Funkcjonowania &ndash; ICF) a typem, zakresem i poziomem intensywności przysługującego wsparcia w tym świadczeń oraz instrument&oacute;w wsparcia (finansowych, usługowych, ulgowych), w szczeg&oacute;lności: 1) zdefiniowanie przejrzystych reguł przypisywania świadczeń do wynik&oacute;w oceny funkcjonalnej, 2) zdefiniowanie relacji między poziomem i charakterem ograniczeń funkcjonalnych (np. wyrażonych za pomocą kwalifikator&oacute;w ICF, punktacji lub profili funkcjonowania) a typem, zakresem oraz poziomem intensywności wsparcia 3) modelowanie jednoznacznych prog&oacute;w decyzyjnych i wariant&oacute;w wsparcia, 4) zaprojektowanie logicznych algorytm&oacute;w decyzyjnych opartych na zasadzie &bdquo;jeżeli&ndash;to&rdquo;, 5) przygotowanie merytorycznych podstaw do automatyzacji procesu orzekania i kwalifikacji do świadczeń w systemie informatycznym. Opracowana mapa ma stanowić kluczowy element integrujący model oceny funkcjonalnej z systemem świadczeń. Jej celem jest zapewnienie sp&oacute;jnej, przejrzystej i sprawiedliwej logiki dystrybucji świadczeń oraz stworzenie podstaw do zaprojektowania zautomatyzowanych, jednoznacznych ścieżek decyzji administracyjnych. 2. Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 marca 2027 r. 3. Nakład pracy został oszacowany na 300 godzin pracy eksperckiej. 4. W ramach realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest do uzyskania efektu w postaci logicznej mapy powiazań między wynikami oceny funkcjonalnej osoby z niepełnosprawnością.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto &ndash; waga 30%
Kryterium 2 &ndash; Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 30 pkt - 30%
Kryterium 3 &ndash; Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia 40 pkt &ndash; 40%
<h3>Część 2 - Opracowanie kompleksowej kalkulacji</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 2: Opracowanie kompleksowej kalkulacji koszt&oacute;w wdrożenia i funkcjonowania nowego systemu świadczeń 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest opracowanie kompleksowej kalkulacji koszt&oacute;w wdrożenia i funkcjonowania nowego systemu świadczeń opartego na ocenie funkcjonowania (ICF), wraz z analizą jego skutk&oacute;w budżetowych i fiskalnych, w szczeg&oacute;lności: 1) identyfikację wszystkich obecnych strumieni świadczeń pieniężnych i usługowych, 2) estymację koszt&oacute;w jednostkowych i zagregowanych (wg grup os&oacute;b z niepełnosprawnościami, poziomu niepełnosprawności, rodzaju świadczenia). 3) Modelowanie aktuarialne i mikrosymulacyjne (przygotowanie scenariuszy wdrożenia nowego systemu, obliczenia koszt&oacute;w na osobę i populację w horyzoncie 5&ndash;10 lat, ujęcie ryzyk systemowych - np. demografia, migracje, struktura niepełnosprawności). 4) Symulacje wariant&oacute;w politycznych i legislacyjnych (por&oacute;wnanie alternatywnych prog&oacute;w kwalifikacji, kalkulację scenariuszy etapowania reformy - pełne / częściowe wdrożenie). 5) Ocena koszt&oacute;w transformacji systemowej (oszacowanie koszt&oacute;w przejścia ze starego na nowy model, z uwzględnieniem okres&oacute;w przejściowych) 6) Przygotowanie narzędzia finansowego (opracowanie makiety prostego kalkulatora koszt&oacute;w / dashboardu do aktualizacji danych przez decydent&oacute;w). 7) Opracowanie dokumentacji na potrzeby Oceny Skutk&oacute;w Regulacji (OSR) oraz prezentacji publicznej, w tym raportu końcowego zawierającego dane ilościowe, analizy, wizualizacje (wykresy) oraz rekomendacje, a także przygotowanie danych ilościowych i wynik&oacute;w symulacji wspierających OSR. 2. Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 marca 2027 r. 3. Nakład pracy został oszacowany na 600 godzin pracy eksperckiej 4. W ramach realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest do uzyskania efektu w postaci: 1) Raport aktuarialno-mikrosymulacyjny - dokument zawierający: a) analizę obecnych koszt&oacute;w systemowych (świadczenia pieniężne i usługowe), b) scenariusze wdrożenia nowego systemu świadczeń, c) kalkulacje koszt&oacute;w w horyzoncie 5&ndash;10 lat, d) ocenę skutk&oacute;w finansowych i fiskalnych dla budżetu państwa i JST, e) analizę wariant&oacute;w prog&oacute;w kwalifikacji i etapowania reformy, f) oszacowanie koszt&oacute;w transformacji systemowej, g) część syntetyczną z wnioskami liczbowymi do wykorzystania w OSR. 2) Zestaw modeli i arkuszy kalkulacyjnych a) pliki obliczeniowe (np. arkusze modelu mikrosymulacyjnego), b) dokumentacja założeń modelu (parametry, źr&oacute;dła danych, przyjęte scenariusze). 3) Makieta kalkulatora koszt&oacute;w / dashboard a) narzędzie umożliwiające aktualizację danych wejściowych i symulację koszt&oacute;w przez decydent&oacute;w. 4) Zestaw danych liczbowych do Oceny Skutk&oacute;w Regulacji (OSR) a) tabele i wykresy w formacie możliwym do bezpośredniego wykorzystania w dokumentacji legislacyjnej.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto &ndash; waga 30%
Kryterium 2 &ndash; Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 30 pkt - 30 %
Kryterium 3 &ndash; Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia 40 pkt &ndash; 40%
<h3>Część 3 - Stworzenie modelu finansowania</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 3: Modelowanie finansowe nowego systemu świadczeń &ndash; analiza skutk&oacute;w budżetowych i redystrybucyjnych 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest szczeg&oacute;łowa analiza finansowa obecnego systemu świadczeń, opracowanie modelu finansowego dla nowego systemu bazującego na ocenie funkcjonalnej (ICF), analizę skutk&oacute;w redystrybucyjnych i budżetowych oraz przygotowanie rekomendacji legislacyjnych i materiału do Oceny Skutk&oacute;w Regulacji (OSR). 2. Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 marca 2027 r. 3. Nakład pracy został oszacowany na 500 godzin pracy eksperckiej. 4. W szczeg&oacute;lności cele zadania obejmują: 1) aliza status quo i koszt&oacute;w obecnego systemu a) analiza finansowa obecnego systemu świadczeń dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, b) identyfikacja gł&oacute;wnych strumieni wydatk&oacute;w, c) określenie struktury koszt&oacute;w według rodzaju świadczeń i grup beneficjent&oacute;w. 2) Opracowanie modelu finansowego nowego systemu a) przygotowanie modelu finansowego systemu opartego na ocenie funkcjonowania (ICF), b) uwzględnienie zasady kompensacji koszt&oacute;w wynikających z niepełnosprawności, c) estymacja koszt&oacute;w funkcjonowania nowego systemu. 3) Analiza skutk&oacute;w redystrybucyjnych i fiskalnych a) ocena wpływu nowego systemu na redystrybucję środk&oacute;w pomiędzy grupami beneficjent&oacute;w, b) analiza skutk&oacute;w nowego systemu dla budżetu państwa i jednostek samorządu terytorialnego, c) identyfikacja potencjalnych zmian w strukturze wydatk&oacute;w publicznych. 4) Rekomendacje do ustawy i OSR a) przygotowanie rekomendacji legislacyjnych wynikających z analizy finansowej, b) opracowanie danych i wniosk&oacute;w ilościowych na potrzeby OSR. 5. W ramach realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest do uzyskania efektu w postaci opracowania: 1) Raportu z analizy finansowej skutk&oacute;w wdrożenia nowego systemu świadczeń, 2) Modelu finansowania nowego systemu (zestawienie kalkulacyjne), 3) Zestawu danych liczbowych i rekomendacji do wykorzystania w OSR.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto &ndash; waga 30%
Kryterium 2 - Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 30 pkt - 30 %
Kryterium 3 &ndash; Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia 40 pkt &ndash; 40%
<h3>Część 4: Opracowanie systemu wdrożenia</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 4: Opracowanie systemu wdrożenia i monitorowania nowego modelu świadczeń 1. Zadanie obejmuje opracowanie szczeg&oacute;łowego planu operacyjnego wdrożenia nowego modelu świadczeń, zaprojektowanie systemu monitorowania wdrożenia oraz przygotowanie pełnej dokumentacji systemowej wraz z instrukcją wdrożeniową na poziomie lokalnym, regionalnym i centralnym 2.Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 marca 2027 r. 3. Nakład pracy został oszacowany na 500 godzin pracy eksperckiej. 4. W szczeg&oacute;lności cele zadania obejmują: 1) Projekt operacyjny wdrożenia nowego modelu świadczeń a) opracowanie harmonogramu wdrożenia etapowego (grupy os&oacute;b, regiony, typy świadczeń), b) definicja kamieni milowych i wskaźnik&oacute;w gotowości, c) propozycja pilotażu: zakres, metody, ewaluacja, kryteria sukcesu. 2) Zaprojektowanie systemu monitorowania wdrażenia a) określenie kluczowych wskaźnik&oacute;w ilościowych i jakościowych, w szczeg&oacute;lności: &bull; liczba os&oacute;b objętych nowym systemem, &bull; dostępność świadczeń, &bull; czas obsługi spraw, &bull; liczba odwołań, &bull; poziom satysfakcji os&oacute;b ubiegających się o orzeczenie, &bull; określenie kanał&oacute;w oraz częstotliwości zbierania danych (w tym z rejestr&oacute;w, badań ankietowych oraz system&oacute;w teleinformatycznych), b) zdefiniowanie poziom&oacute;w monitorowania: &bull; lokalny (powiat), &bull; regionalny (wojew&oacute;dztwo), &bull; centralny. 3) Określenie zasad sprawozdawczości i audytu, w tym: a) opracowanie matrycy odpowiedzialności (RACI), określającej zakres odpowiedzialności za raportowanie (kto, co i kiedy raportuje), b) określenie mechanizm&oacute;w zapewnienia jakości danych, w tym zasad ich weryfikacji, walidacji i audytu 4) Określenie mechanizm&oacute;w korygujących i adaptacyjnych a) zaprojektowanie zasad reagowania na zidentyfikowane ryzyka i bariery wdrożeniowe, b) określenie procedur aktualizacji i doskonalenia modelu świadczeń na podstawie danych z systemu moniotorowania. 5. W ramach realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest do uzyskania efektu w postaci opracowania: 1) Kompleksowego planu operacyjnego wdrożenia nowego modelu świadczeń, 2) Projektu systemu monitorowania wdrożenia (wskaźniki, poziomy, cykle raportowania), 3) Dokumentacji systemowej wraz z instrukcją wdrożeniową dla poziomu lokalnego, regionalnego i centralnego. 6. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi planowane w wymiarze 50% godzin w trybie stacjonarnym w miejscowości Warszawa w lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego oraz w wymiarze 50% godzin w trybie zdalnym.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto &ndash; waga 30%
Kryterium 2 - Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 30 pkt - 30 %
Kryterium 3 &ndash; Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia 40 pkt &ndash; 40%
<h3>Część 5: Przygotowanie projektu mechanizmu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 5: Projekt mechanizmu konwersji świadczeń oraz opracowanie strategii zarządzania zmianą systemu 1. Zadanie obejmuje opracowanie całościowej strategii transformacji systemu świadczeń, stworzenie mechanizm&oacute;w konwersji świadczeń, zapewnienie ochrony praw nabytych, identyfikację ryzyk transformacji oraz przygotowanie scenariuszy wdrażania nowego modelu opartego na ocenie funkcjonowania zgodnej z klasyfikacją ICF wraz z kalendarzem legislacyjnym, operacyjnym i finansowym. 2. Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 marca 2027 r. 3. Nakład pracy został oszacowany na 360 godzin pracy eksperckiej. 4. W szczeg&oacute;lności cele zadania obejmują: 1) Opracowanie zasad przejścia między systemami a) określenie mechanizm&oacute;w konwersji świadczeń z dotychczasowego systemu do nowego modelu, b) przygotowanie zasad przejścia dla os&oacute;b już posiadających orzeczenia lub świadczenia, c) zapewnienie ciągłości świadczeń. 2) Ochrona praw nabytych a) zaprojektowanie rozwiązań gwarantujących ochronę praw nabytych, b) określenie mechanizm&oacute;w zabezpieczających przed utratą uprawnień w okresie przejściowym. 3) Identyfikacja ryzyk transformacji a) opracowanie mapy ryzyk związanych z wdrożeniem nowego modelu, b) zaproponowanie mechanizm&oacute;w ochronnych (osłonowych). 4) Scenariusze wdrażania nowego modelu a) scenariusz jednofazowy, b) scenariusz etapowy, c) scenariusz dualny (r&oacute;wnoległe funkcjonowanie obu system&oacute;w przez określony czas). 5) Kalendarz transformacji a) opracowanie kalendarza legislacyjnego, b) opracowanie kalendarza operacyjnego, c) opracowanie kalendarza finansowego wdrażania zmian. 5. W ramach realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest do uzyskania efektu w postaci opracowania: 1) Strategii transformacji systemu świadczeń, 2) Projektu mechanizmu konwersji świadczeń, 3) Mapy ryzyk transformacji wraz z mechanizmami ochronnymi, 4) Scenariuszy wdrożenia nowego modelu, 5) Kalendarza legislacyjnego, operacyjnego i finansowego.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto &ndash; waga 30%
Kryterium 2 - Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 30 %
Kryterium 3 &ndash; Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia 40 pkt &ndash; 40%
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Warunki zmiany umowy określone zostały w istotnych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. Poniżej Zamawiający wskazuje przesłanki zmiany: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w zakresie: 1) nieistotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, 2) istotnych zmian umowy w okolicznościach dopuszczonych w Sekcji 3.2.4. pkt 4 lit. b-e Wytycznych Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027, 3) zmiany terminu realizacji Umowy, w sytuacji, gdy termin realizacji Projektu ulegnie wydłużeniu lub z powodu przyczyn, kt&oacute;re ujawniły się po podpisaniu Umowy, 4) zmiany eksperta/ekspertki wyznaczonego/wyznaczonej do realizacji przedmiotu umowy, na wniosek Wykonawcy, pod warunkiem, iż Wykonawca wykaże, że nowa osoba spełnia warunki udziału dotyczące doświadczenia i kwalifikacji opisane w niniejszym zapytaniu oraz warunki wynikające z opisu kryteri&oacute;w oceny ofert Zapytania w stopniu nie mniejszym niż osoba zastępowana, kt&oacute;rej doświadczenie i kwalifikacje były brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Dla zmiany eksperta/ekspertki niezbędne jest złożenie (drogą mailową lub pocztą/kurierem/osobiście) przez Wykonawcę pisemnego wniosku zawierającego dane nowego eksperta/ekspertki, informacje na temat doświadczenia i kwalifikacji eksperta/ekspertki, 5) zmiany obowiązujących przepis&oacute;w prawa, w zakresie mającym wpływ na spos&oacute;b realizacji Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę lub Wynagrodzenie (np. zmiana stawki VAT), 6) wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w Umowie, kt&oacute;rych nie można usunąć w inny spos&oacute;b, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy, w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień; 7) wystąpiła siła wyższa rozumiana jako wydarzenie lub okoliczność wyjątkowa, niezależna od Strony, kt&oacute;rej nie można było w racjonalny spos&oacute;b uniknąć lub zaradzić &ndash; zmianie ulegnie termin realizacji przedmiotu Umowy o czas występowania siły wyższej; 8) terminu wykonania, przedmiotu zam&oacute;wienia i wynagrodzenia, w sytuacji wystąpienia okoliczności, kt&oacute;rych Zamawiający działając z należytą starannością, nie przewidział, o ile zmiana nie modyfikuje og&oacute;lnego charakteru Umowy lub gdy konieczność zmiany Umowy ujawniła się po podpisaniu Umowy, przy czym wydłużenie terminu wykonania zam&oacute;wienia lub poszczeg&oacute;lnych jego etap&oacute;w nie może być większe niż 3 miesiące a zmiana wynagrodzenia nie może przekraczać +/- 10% wartości umowy. 9) rozszerzenia przedmiotu zam&oacute;wienia o dodatkowe opracowanie cząstkowe lub odstąpienie od sporządzenia jednego z opracowań określonych w &sect; 1 ust. 1 umowy. 10) zmniejszenia lub zwiększenia liczby etap&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia, o kt&oacute;rych mowa w &sect; 2 ust. 2 umowy, a w konsekwencji ustalenia płatności w innej ustalona (większej lub mniejszej) wysokości wynagrodzenia, w sytuacji gdy przedmiotowe zmiany uzasadnione będą okolicznościami, kt&oacute;re ujawniły się po podpisaniu Umowy.
</div>