Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Londynu

Usługi turystyczne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Londynu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-04-09
Data składania ofert	17/04/2026, Godzina 15:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	635000004 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 799970009 Usługi organizowania podróży służbowych
Numer przetargu	7084065

<div>
<h1>Kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Londynu (Niemcy), obejmującej udział w targach London Tech Week 2026 oraz spotkaniach biznesowych.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe - Misja do Londynu</li>
<li>Zał. 1 - Formularz ofertowy - Londyn</li>
<li>Zał. 2 - Oświadczenie Oferenta - Londyn</li>
<li>Zał. 3 - Wykaz realizacji - Misja do Londynu</li>
<li>Zał. 4 - Wz&oacute;r umowy - Londyn</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Londynu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania &bdquo;Misje i targi gospodarcze&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Londynu (Wielka Brytania), obejmującej udział w targach London Tech Week 2026 (miejsce targ&oacute;w: Olympia London, Hammersmith Road, London W14 8UX) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 8-11.06.2026 r. (wylot w dn. 7.06.2026, lot powrotny w dn. 12.06.2026) w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie poniższej usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Londynu: 1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podr&oacute;żować łącznie, jednym środkiem transportu. Zakres usługi: &bull; Zakup usługi transportu 12 os&oacute;b poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie: a) Warszawa &ndash; Londyn &ndash; wylot w dniu: 7.06.2026 r., bez przesiadek. b) Londyn &ndash; Warszawa wylot w dniu: 12.06.2026 r., bez przesiadek. W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+ bagaż podręczny) dla każdego z podr&oacute;żnych. &bull; Bilet lotniczy powinien uwzględniać możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego) &ndash; bez ponoszenia dodatkowych koszt&oacute;w przez Zamawiającego - bilet flex. &bull; Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podr&oacute;żą. &bull; Podczas podr&oacute;ży lotniczej (dotyczy odcink&oacute;w dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podr&oacute;żnego i nieograniczony dostęp do napoj&oacute;w bezalkoholowych. &bull; Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażer&oacute;w. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu bilet&oacute;w lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji &ndash; numeru najp&oacute;źniej do 7 dni przed planowanym wylotem. Wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji. 1.2. Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestnik&oacute;w misji: &bull; z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu - ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu &ndash; ul. Ciepła 40, Białystok. &bull; zapewnienie transferu busem z lotniska w Londynie do hotelu w dniu 7.06.2026. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 os&oacute;b oraz bagaże podr&oacute;żnych wewnątrz. &bull; zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w Londynie w dniu 12.06.2026 r. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 os&oacute;b oraz bagaże podr&oacute;żnych wewnątrz. &bull; wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowc&oacute;w, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dr&oacute;g ponosi Wykonawca. 1.3. Zapewnienie transportu lokalnego podczas trwania misji: &bull; zapewnienie uczestnikom misji w dniach 8-11.06.2026 r. dojazdu na teren targ&oacute;w (Olympia London, Hammersmith Road, London W14 8UX) oraz powrotu po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie bilet&oacute;w/kart lokalnego transportu publicznego TfL. Koszty przejazd&oacute;w ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty. &bull; zapewnienie uczestnikom misji dojazdu na spotkania biznesowe zorganizowane w ramach misji. Do wyboru &ndash; środki komunikacji miejskiej - bilety/karty lokalnego transportu publicznego TfL lub bus z kierowcą. W przypadku wyboru opcji busa z kierowcą, kierowca musi znać komunikatywny język angielski oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targ&oacute;w, miejsca spotkań oraz miejsca zakwaterowania uczestnik&oacute;w misji, a także posiadać wysokie umiejętności poruszania się w ruchu lewostronnym. 1.4. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestnik&oacute;w misji w zakresie NNW (min. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podr&oacute;ży (w dniach 7-12.06.2026 r.). dla 12 os&oacute;b. Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych działaniami wojennymi. 1.5. Zapewnienie noclegu i wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej: a) rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w ze śniadaniem w hotelu min. 4 &ndash; gwiazdkowym dla 12 os&oacute;b w terminie 7-12.06.2026 r. w Londynie; pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla os&oacute;b niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty got&oacute;wkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pok&oacute;j będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.) b) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w; dojazd busem do miejsca targ&oacute;w max. do 30 minut w godzinach szczytu; odległość hotelu od centrum miasta &ndash; max. 2 km, hotel powinien znajdować się max. 250 m od najbliższej stacji metra London Underground, hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji działań wojennych. c) hotel powinien mieć ocenę co najmniej 8,0 na portalu booking.com. d) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie niezwłocznie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiekt&oacute;w. e) Zamawiający informuje, iż nie pokrywa koszt&oacute;w zagranicznych i krajowych rozm&oacute;w telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestnik&oacute;w misji oraz koszt&oacute;w związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub korzystania z mini-baru. Ewentualne w/w koszty zostaną opłacone indywidulanie przez uczestnik&oacute;w misji. f) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji, w tym: - śniadanie (w hotelu, w kt&oacute;rym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) &ndash; w dniach: 8-12.06.2026 r. - kolacja na terenie Londynu dla wszystkich uczestnik&oacute;w misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania gł&oacute;wnego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki). Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym &ndash; kolacje w dniach: 7-11.06.2026 r. 1.6. Zapewnienie bilet&oacute;w wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej a) Zakup bilet&oacute;w wstępu w rodzaju General Standard dla 12 os&oacute;b w charakterze zwiedzającego na targi London Tech Week w dniach 8, 9, 10.06.2026 r. Karty wstępu &ndash; powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targ&oacute;w, o ile taka opcja będzie dostępna. b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety. c) Zakupione bilety powinny zostać przekazane Zamawiającemu najp&oacute;źniej 3 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej. 1.7. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej 1 plac&oacute;wce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; z 1 lokalną instytucją branżową poprzez wsp&oacute;łdziałanie z kt&oacute;rą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestnik&oacute;w misji, 1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami w branży technologicznej i związanymi z charakterystyką targ&oacute;w i firm - uczestnik&oacute;w (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiot&oacute;w, kt&oacute;re spotkają się z uczestnikami misji &ndash; ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy. 1.8. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora, kt&oacute;ry będzie podr&oacute;żował z uczestnikami misji od lotniska w Warszawie w dn. 7.06.2026 do powrotu na lotnisko w Warszawie w dn. 12.06.2026. Pożądane jest, aby koordynator posługiwał się biegle językiem angielskim oraz miał doświadczenie w udziale w misjach gospodarczych na rynkach anglojęzycznych. 1.9. Zapewnienie autoryzacji ETA (Electronic Travel Authorisation) dla wszystkich uczestnik&oacute;w &ndash; w tym opłacenie wniosk&oacute;w za wydanie wymaganych dokument&oacute;w. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto za 1 uczestnika -100% LP = Cmin/Co *100 LP-Liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co&ndash;wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 1.1. w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczeg&oacute;lności zmiany przepis&oacute;w związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chor&oacute;b zakaźnych, lub 1.2. wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 1.3. w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, - zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązk&oacute;w stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy. 1.4. w przypadku zmiany liczby os&oacute;b &ndash; zmniejszenia tej liczby, Wykonawca przedstawi cenę za kompleksową usługę pomniejszoną proporcjonalnie o koszt uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rzy nie będą brali udziału w misji. 2. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zar&oacute;wno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez strony negocjacji i ustaleń. 3. Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności.
</div>