Organizacja i przeprowadzenie wydarzenia merytorycznego

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja i przeprowadzenie wydarzenia merytorycznego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Drawsko Pomorskie
Data publikacji	2026-04-08
Data składania ofert	17/04/2026, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	7080591

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe na wykonanie zamówienia na Organizację i przeprowadzenie wydarzenia merytorycznego promującego rodzicielstwo zastępcze oraz adopcję w ramach projektu „Kompleksowe wsparcie na rzecz rodziny w powiecie drawskim” Nr postępowania: PCPR.331.6.2026.AKo</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie Ofertowe_Wydarzenie merytoryczne 080426.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja i przeprowadzenie wydarzenia merytorycznego </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: Wybór wykonawcy na organizację i przeprowadzenie wydarzenia merytorycznego promującego rodzicielstwo zastępcze oraz adopcję w ramach projektu „Kompleksowe wsparcie na rzecz rodziny w powiecie drawskim” współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus oraz Budżetu Państwa w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021-2027 (FEPZ 2021-2027), Nr postępowania: PCPR.331.3.2026.AKo. 
 
Wytyczne dotyczące przeprowadzenia wydarzenia merytorycznego: 
 
1. Liczba osób: 100 - 150 (dzieci i dorosłych) 
2. Czas imprezy: 3 godziny zegarowe – od 10.00 do 13.00. 
3. Termin – 23 maja 2026 r. 
4. Miejsce realizacji imprezy udostępnia nieodpłatnie Zamawiający. Wydarzenie merytoryczne będzie zorganizowane w Drawsku Pomorskim, ul. Józefa Piłsudskiego 20, plac za budynkiem PCPR. 
5. Charakter wydarzenia: Wydarzenie merytoryczne promujące rodzicielstwo zastępcze oraz adopcję. 
6. Impreza ma charakter plenerowy. Wykonawca ma obowiązek zapewnienia miejsc zadaszonych na wypadek niepogody. 
7. Zaproponowane atrakcje mają być dostępne przez cały czas trwania imprezy. 
 
Zamawiający wymaga, aby wydarzenie co najmniej zawierało następujące elementy: 
Wykonawca zapewni udział min. 8 specjalistów ukierunkowanych na doradztwo rodzicom i dzieciom (np. fizjoterapeuta, pierwsza pomoc przedmedyczna, logopeda, psycholog, seksuolog, specjalista TUS, specjalista trening zastępowania agresji, pedagog, finansista, psychiatra, socjoterapeuta, terapeuta ds. mediacji, prawnik, coach, itp). Zamawiający nie narzuca katalogu zamkniętego specjalistów, ale organizacja min. 8 stanowisk jest obowiązkowa 
 
Wykonawca zapewni min. 3 prelegentów realizujących przykładową tematykę: wprowadzenie do systemu pieczy zastępczej i procedury adopcyjnej, wsparcie dziecka z doświadczeniem traumy – jak radzić sobie z trudnymi zrachowaniami, prawne i praktyczne aspekty adopcji i rodzicielstwa zastępczej, usamodzielnianie – przygotowanie młodzieży do dorosłego życia. 
 
Wykonawca zapewni: 
- zamek dmuchany dla młodszych dzieci: dmuchany zamek, suchy basen 
- zamek dmuchany dla starszych dzieci i młodzieży. 
Wraz z agregatem prądotwórczym do zamków dmuchanych. 
 
Wykonawca ponadto musi: 
1) zapewnić co najmniej 2 moderatorów/animatorów organizujących gry i zabawy dla dzieci 
i dorosłych, 
2) zorganizować gry, zabawy, quizy dla dzieci i dorosłych (co najmniej 3). Zabawy powinny być zróżnicowane i dostosowane do poziomu wiekowego uczestników. Drobne nagrody/upominki dla uczestników gier i zabaw zapewni Wykonawca. 
3) zapewnić stanowiska - min. 2 do wyboru: kącik artystyczny (prace ręczne), malowanie twarzy, brokatowe tatuaże, warkoczyki, modelowanie/skręcanie balonów, plastyczne, 
4) zapewnić stanowisko z watą cukrową, popcornem dla wszystkich uczestników wraz z obsługą, 
5) zapewnić nagłośnienie oraz muzykę odpowiednią dla dzieci. 
 
Obsługa cateringowa 
Oferent zapewni catering wraz z jego obsługą przygotowany zgodnie z zasadami organizacji imprez plenerowych z uwzględnieniem 150 bezpłatnych porcji żywieniowych składających się minimum z: 
1) zupa typu gulaszowa 
2) pieczywo – kajzerka 
3) woda 0,5 l 
 
Wykonawca zapewni ponadto: 
- owoce podzielone na porcje – min. 10 kg 
- ciastka (wafelki, ciastka w czekoladzie, ciastka nadziewane, ciasta typu rogaliki, itp.) – min. 15 kg 
- cukierki dla dzieci miękkie typu galaretka – min. 5 kg 
- kawa rozpuszczalna – 1 x 500 g 
- herbata – 150 szt. 
- śmietanka do kawy – 150 szt. 
- cukier w saszetkach – 200 szt. 
- cytryna – 5 sztuk 
 
Ponadto Wykonawca w ramach obsługi cateringowej zapewni: 
1) namiot 3m x 6m – 4 szt. 
2) miejsca siedzące dla uczestników imprezy: 
a) ławki cateringowe – 60 szt. 
b) stoły cateringowe – 30 szt., 
3) naczynia jednorazowe do wydawanych porcji żywieniowych: 
a) miseczki papierowe – min. 150 szt. 
b) drewniane łyżki – min. 150 kompletów 
c) kubeczki do gorących napojów – min. 200 szt. 
d) mieszadełka – min. 200 szt. 
6) chusteczki gastronomiczne – 20 op. 
7) warnik do gorącej wody, 
8) pracowników obsługi w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy, 
9) sprawne instalacje i urządzenia elektryczne. 
 
 
Obsługa techniczna i sprawy organizacyjne po stronie Oferenta: 
1) Ubezpieczenie uczestników spotkania od NNW na kwotę min. 15.000 zł na każdą osobę. Polisę należy przekazać Zamawiającemu na dzień przed realizacją spotkania, 
2) zapewnienie zabezpieczenia medycznego, 
3) zapewnienie dostępu do toalety typu TOI TOI z wodą oraz papierem toaletowym. 
 
 
Wykonawca dysponuje osobami, które nie figurują i nie figurowały w bazie danych rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, zgodnie z wymogiem określonym w art. 7 b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2025 r. poz. 49 późn.zm.). Warunki odnoszą się również do osoby fizycznej składającej ofertę w swoim imieniu. 
Ocena spełnienia warunku na podstawie oświadczenia załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Oferta najtańsza, niepodlegająca odrzuceniu, otrzyma 100 pkt., oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający dopuszcza zmiany warunków umowy zawartej z Wykonawcą: 
a.	jeśli konieczność wprowadzenia zmian wynikać będzie z regulacji prawnych wprowadzonych 
w życie po dacie podpisania umowy, wywołujących potrzebę zmiany umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takich zmian lub jeżeli wystąpią okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, przy czym zmiany postanowień umowy dotyczyć mogą w szczególności: 
a) Sposobu wykonania przedmiotu umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany przy czym zmiana spowodowana może być okolicznościami zaistniałymi w trakcie realizacji przedmiotu umowy lub wynikać z sugestii Uczestników Projektu. 
b) Siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy. Za siłę wyższą uważa się zdarzenie takie jak, wojna, atak terrorystyczny, epidemia, stan zagrożenia epidemiologicznego, katastrofa, stan klęski żywiołowej, zamieszki, strajk, pożar, na które strony nie mają wpływu; 
b.	w przypadku zatrudnienia osoby fizycznej jeśli konieczność wprowadzenia zmian wynikać będzie z zmiany statutu na rynku pracy po dacie podpisania umowy, wywołujących potrzebę zmiany umowy w zakresie stawki godzinowej brutto wraz ze skutkami wprowadzenia takich zmian, przy czym podana w ofercie całkowita cena za godzinę usługi tzw. „brutto brutto” nie może ulec zmianie; 
c.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie wymogów dotyczących dokumentowania świadczenia usługi (m.in. lista obecności, formularz, karta wsparcia); 
d.	Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia w przypadku wydłużenia projektu pn. „Kompleksowe wsparcie na rzecz rodziny w powiecie drawskim” ; 
e.	Zmiany obszaru realizacji usługi w przypadku wprowadzenia do projektu pn. „Kompleksowe wsparcie na rzecz rodziny w powiecie drawskim” nowych lokalizacji świadczenia usług. 
2)	Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody i nie rodzą żadnego roszczenia w stosunku do Zamawiającego.
 </div>