Spotkanie konsultacyjne w Gdańsku - sale i catering

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Spotkanie konsultacyjne w Gdańsku - sale i catering
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Gdańsk
Data publikacji	2026-04-08
Data składania ofert	16/04/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 551300000 Inne usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	7080121

<div>
 <h1>Spotkania konsultacyjne - sale i catering</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe_spotkania konsultacyjne.pdf</li>
 <li>Zał nr 1 Formularz ofertowy_spotkania konsultacyjne.docx</li>
 <li>Zał nr 3 oświadczenie przepisy sankcyjne_sale 042026.DOCX</li>
 <li>Zał nr 4 informacja o przetwarzaniu danych FERS_sale 042026.docx</li>
 <li>Zał nr 2 brak podstaw do wykluczenia_sale 042026.DOCX</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Spotkanie konsultacyjne w Gdańsku - sale i catering</h3>
 Przedmioty zamówienia
 CZĘŚĆ 1 
Spotkanie konsultacyjne w Gdańsku - sale i catering 
Data: 14.05.2026 r 
Miejsce spotkania: Gdańsk 
Liczba sal: 1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda 
Liczba osób: 86 
 
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. 
 
Nazwa zamówienia: 
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi: wynajmu sali konferencyjnej i sal szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wynajmu sal konferencyjnych i szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełniająca warunki udziału w postępowaniu dla danej części . 
 
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia (dla każdej części zamówienia: 
1.	sali konferencyjnej i sal szkoleniowych na spotkaniach konsultacyjnych (1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda). 
2.	cateringu dla uczestników spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
3.	serwisu kawowego podczas spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
 
Zamawiający zastrzega sobie zapłatę za faktyczną liczbę uczestników spotkania oraz faktyczną liczbę zrealizowanych elementów usługi. Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą mailową o ostatecznej wielkości zamówienia, w tym: liczbie uczestników spotkania, liczbie serwisów kawowych oraz posiłków z podziałem na liczbę posiłków mięsnych i wegetariańskich na 3 dni przed datą spotkania. 
 
Wymagania dotyczące sal: 
a.	obiekt zlokalizowany na terenie Gdańska, Lublina, Wrocławia, Katowic w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca), 
b.	obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami, 
c.	obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań, 
d.	wszyscy sale na spotkania winni być w tym samym obiekcie, 
e.	dostępność sali konferencyjnej i szkoleniowych od 9.00 do 17.00, 
f.	obiekt powinien posiadać salę konferencyjną i sale szkoleniowe zlokalizowane w budynku, w którym zorganizowany jest catering. Sale winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażony w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor; flipchart, pisaki). 
g.	obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będzie obiad dla uczestników spotkania zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana są spotkania. Zamawiający dopuszcza lokalizację sali restauracyjnej w innym budynku oddalonym od sali konferencyjnej i sal szkoleniowych o nie więcej niż 500 metrów. 
 
Wymagania dotyczące wyżywienia - obiad: 
Wymagania: 
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: 
-	zupę (min. 0,25 l na osobę), 
-	drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml. 
 
Ponadto: 
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego. 
  
Wymagania dotyczące Serwisu kawowego: 
-	podany w formie ciągłej w sali konferencyjnej lub szkoleniowej (lub w pobliżu sali) na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z Zamawiającym), 
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
-	zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), 
-	kawa serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), 
-	cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
-	cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę), 
-	mleko serwowane w dzbankach, 
-	woda mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), 
-	sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), 
-	ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). 
 
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących obiadu należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełnia warunki udziału w postępowaniu dla danej części .

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium 1 – cena (maks. 100 pkt): 
100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zamówienia, 
a każda następna według poniższego wzoru: 
 
Najniższa oferowana cena brutto 
-------------------------------------------- x 100 pkt 
Cena brutto oferty ocenianej
 <h3>Spotkanie konsultacyjne w Lublinie - sale i catering</h3>
 Przedmioty zamówienia
 CZĘŚĆ 2 
Spotkanie konsultacyjne w Lublinie - sale i catering 
Data: 28.05.2026 r 
Miejsce spotkania: Lublin 
Liczba sal: 1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda 
Liczba osób: 86 
 
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. 
 
Nazwa zamówienia: 
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi: wynajmu sali konferencyjnej i sal szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wynajmu sal konferencyjnych i szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełniająca warunki udziału w postępowaniu dla danej części . 
 
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia (dla każdej części zamówienia: 
1.	sali konferencyjnej i sal szkoleniowych na spotkaniach konsultacyjnych (1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda). 
2.	cateringu dla uczestników spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
3.	serwisu kawowego podczas spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
 
Zamawiający zastrzega sobie zapłatę za faktyczną liczbę uczestników spotkania oraz faktyczną liczbę zrealizowanych elementów usługi. Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą mailową o ostatecznej wielkości zamówienia, w tym: liczbie uczestników spotkania, liczbie serwisów kawowych oraz posiłków z podziałem na liczbę posiłków mięsnych i wegetariańskich na 3 dni przed datą spotkania. 
 
Wymagania dotyczące sal: 
a.	obiekt zlokalizowany na terenie Gdańska, Lublina, Wrocławia, Katowic w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca), 
b.	obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami, 
c.	obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań, 
d.	wszyscy sale na spotkania winni być w tym samym obiekcie, 
e.	dostępność sali konferencyjnej i szkoleniowych od 9.00 do 17.00, 
f.	obiekt powinien posiadać salę konferencyjną i sale szkoleniowe zlokalizowane w budynku, w którym zorganizowany jest catering. Sale winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażony w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor; flipchart, pisaki). 
g.	obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będzie obiad dla uczestników spotkania zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana są spotkania. Zamawiający dopuszcza lokalizację sali restauracyjnej w innym budynku oddalonym od sali konferencyjnej i sal szkoleniowych o nie więcej niż 500 metrów. 
 
Wymagania dotyczące wyżywienia - obiad: 
Wymagania: 
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: 
-	zupę (min. 0,25 l na osobę), 
-	drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml. 
 
Ponadto: 
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego. 
  
Wymagania dotyczące Serwisu kawowego: 
-	podany w formie ciągłej w sali konferencyjnej lub szkoleniowej (lub w pobliżu sali) na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z Zamawiającym), 
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
-	zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), 
-	kawa serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), 
-	cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
-	cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę), 
-	mleko serwowane w dzbankach, 
-	woda mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), 
-	sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), 
-	ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). 
 
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących obiadu należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełnia warunki udziału w postępowaniu dla danej części .

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium 1 – cena (maks. 100 pkt): 
100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zamówienia, 
a każda następna według poniższego wzoru: 
 
Najniższa oferowana cena brutto 
-------------------------------------------- x 100 pkt 
Cena brutto oferty ocenianej
 <h3>Spotkanie konsultacyjne we Wrocławiu - sale i catering</h3>
 Przedmioty zamówienia
 CZĘŚĆ 3 
Spotkanie konsultacyjne we Wrocławiu - sale i catering 
Data: 12.06.2026 r 
Miejsce spotkania: Wrocław 
Liczba sal: 1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda 
Liczba osób: 86 
 
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. 
 
Nazwa zamówienia: 
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi: wynajmu sali konferencyjnej i sal szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wynajmu sal konferencyjnych i szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełniająca warunki udziału w postępowaniu dla danej części . 
 
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia (dla każdej części zamówienia: 
1.	sali konferencyjnej i sal szkoleniowych na spotkaniach konsultacyjnych (1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda). 
2.	cateringu dla uczestników spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
3.	serwisu kawowego podczas spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
 
Zamawiający zastrzega sobie zapłatę za faktyczną liczbę uczestników spotkania oraz faktyczną liczbę zrealizowanych elementów usługi. Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą mailową o ostatecznej wielkości zamówienia, w tym: liczbie uczestników spotkania, liczbie serwisów kawowych oraz posiłków z podziałem na liczbę posiłków mięsnych i wegetariańskich na 3 dni przed datą spotkania. 
 
Wymagania dotyczące sal: 
a.	obiekt zlokalizowany na terenie Gdańska, Lublina, Wrocławia, Katowic w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca), 
b.	obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami, 
c.	obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań, 
d.	wszyscy sale na spotkania winni być w tym samym obiekcie, 
e.	dostępność sali konferencyjnej i szkoleniowych od 9.00 do 17.00, 
f.	obiekt powinien posiadać salę konferencyjną i sale szkoleniowe zlokalizowane w budynku, w którym zorganizowany jest catering. Sale winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażony w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor; flipchart, pisaki). 
g.	obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będzie obiad dla uczestników spotkania zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana są spotkania. Zamawiający dopuszcza lokalizację sali restauracyjnej w innym budynku oddalonym od sali konferencyjnej i sal szkoleniowych o nie więcej niż 500 metrów. 
 
Wymagania dotyczące wyżywienia - obiad: 
Wymagania: 
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: 
-	zupę (min. 0,25 l na osobę), 
-	drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml. 
 
Ponadto: 
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego. 
  
Wymagania dotyczące Serwisu kawowego: 
-	podany w formie ciągłej w sali konferencyjnej lub szkoleniowej (lub w pobliżu sali) na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z Zamawiającym), 
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
-	zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), 
-	kawa serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), 
-	cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
-	cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę), 
-	mleko serwowane w dzbankach, 
-	woda mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), 
-	sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), 
-	ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). 
 
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących obiadu należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełnia warunki udziału w postępowaniu dla danej części .

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium 1 – cena (maks. 100 pkt): 
100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zamówienia, 
a każda następna według poniższego wzoru: 
 
Najniższa oferowana cena brutto 
-------------------------------------------- x 100 pkt 
Cena brutto oferty ocenianej
 <h3>Spotkanie konsultacyjne w Katowicach - sale i catering</h3>
 Przedmioty zamówienia
 CZĘŚĆ 4 
Spotkanie konsultacyjne w Katowicach - sale i catering 
Data: 25.06.2026 r 
Miejsce spotkania: Katowice 
Liczba sal: 1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda 
Liczba osób: 86 
 
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. 
 
Nazwa zamówienia: 
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi: wynajmu sali konferencyjnej i sal szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wynajmu sal konferencyjnych i szkoleniowych wraz z cateringiem w związku z organizacją 4 spotkań konsultacyjnych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełniająca warunki udziału w postępowaniu dla danej części . 
 
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia (dla każdej części zamówienia: 
1.	sali konferencyjnej i sal szkoleniowych na spotkaniach konsultacyjnych (1 sala konferencyjna na ok. 90 osób oraz 2 sale na ok. 30 osób każda). 
2.	cateringu dla uczestników spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
3.	serwisu kawowego podczas spotkań konsultacyjnych (86 osób), 
 
Zamawiający zastrzega sobie zapłatę za faktyczną liczbę uczestników spotkania oraz faktyczną liczbę zrealizowanych elementów usługi. Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą mailową o ostatecznej wielkości zamówienia, w tym: liczbie uczestników spotkania, liczbie serwisów kawowych oraz posiłków z podziałem na liczbę posiłków mięsnych i wegetariańskich na 3 dni przed datą spotkania. 
 
Wymagania dotyczące sal: 
a.	obiekt zlokalizowany na terenie Gdańska, Lublina, Wrocławia, Katowic w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca), 
b.	obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami, 
c.	obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań, 
d.	wszyscy sale na spotkania winni być w tym samym obiekcie, 
e.	dostępność sali konferencyjnej i szkoleniowych od 9.00 do 17.00, 
f.	obiekt powinien posiadać salę konferencyjną i sale szkoleniowe zlokalizowane w budynku, w którym zorganizowany jest catering. Sale winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażony w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor; flipchart, pisaki). 
g.	obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będzie obiad dla uczestników spotkania zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana są spotkania. Zamawiający dopuszcza lokalizację sali restauracyjnej w innym budynku oddalonym od sali konferencyjnej i sal szkoleniowych o nie więcej niż 500 metrów. 
 
Wymagania dotyczące wyżywienia - obiad: 
Wymagania: 
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: 
-	zupę (min. 0,25 l na osobę), 
-	drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml. 
 
Ponadto: 
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego. 
  
Wymagania dotyczące Serwisu kawowego: 
-	podany w formie ciągłej w sali konferencyjnej lub szkoleniowej (lub w pobliżu sali) na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z Zamawiającym), 
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
-	zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), 
-	kawa serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), 
-	cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
-	cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę), 
-	mleko serwowane w dzbankach, 
-	woda mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), 
-	sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), 
-	ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). 
 
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących obiadu należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
Zamówienie podzielone jest na 4 (cztery) części. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części, z zastrzeżeniem, że w wypadku złożenia oferty na więcej niż jedną część Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że spełnia warunki udziału w postępowaniu dla danej części .

1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS Plus) w ramach którego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy lub renegocjacji umowy z Wykonawcami w trakcie jej realizacji. 
2.	Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: 
a)	zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian, 
b)	zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
i.	zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
ii.	zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, 
iii.	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
c)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
i.	konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
ii.	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
d)	wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: 
i.	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub 
ii.	w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, 
e)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 538 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 143 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 
 
Zmiana umowy w sprawie zamówienia jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w lit. d.
 </div>