Usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong, Chiny

Usługi turystyczne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong, Chiny
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-04-07
Data składania ofert	15/04/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799560000 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Numer przetargu	7077215

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 35/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong, Chiny w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 35 IW PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 35 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 35 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 35 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 35 IW PCE</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. III . Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong (Chiny), w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Equalan Pharma Europe Sp. z o.o., NIP 9661999896, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Cosmoprof Asia 2026, kt&oacute;re odbędą się w dniach 11-13 listopada 2026 r. w Hong Kongu (Chiny). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2026, Hong Kongu (Chiny) wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza &ndash; 12 m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2) pod stoisko standardowe oferowane przez organizatora targ&oacute;w, otwarte z dw&oacute;ch stron (narożne); wymiary stoiska: 3mx4m; &bull; preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics &amp; Toiletries; &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (tj. wpisu do katalogu wystawc&oacute;w oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu i inne wymagane przez organizatora targ&oacute;w opłaty obowiązkowe, itp.); &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, moc przyłącza elektrycznego. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: &bull; wynajem standardowego stoiska oferowanego przez organizatora targ&oacute;w (otwarte z dw&oacute;ch stron, wymiary: 3mx4m) wraz z wyposażeniem, tj.: o p&oacute;łki białe naścienne x 5 sztuk; o 1 st&oacute;ł biały; o 2 krzesła białe; o lada przeszklona na g&oacute;rze (OPTION B wskazana na stronie organizatora CA 2025 - Ready Stand_Cosmetics &amp; Toiletries (EN)_20250123); o kosz na śmieci &ndash; 1 szt; o Wykładzina standard szara; &bull; 5 punkt&oacute;w świetlnych nad panelami wskazanymi na stronie CA 2025 - Ready Stand_Cosmetics &amp; Toiletries (EN)_20250123; &bull; gniazda elektryczne: 1 szt.; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; o grafiki Wystawcy umieszczone na 5 panelach po całej długości, wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości); o wz&oacute;r materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wystawcę. &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; Wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotyp&oacute;w i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Cosmoprof Asia 2026, Hong Kongu (Chiny), obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 14:00; &bull; transport eksponat&oacute;w (kosmetyk&oacute;w) w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy &ndash; ul. Gen. W. Andersa 38a, 15-113 Białystok) &ndash; targi Cosmoprof Asia 2026 (lokalizacja targ&oacute;w: Hong Kong Convention and Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wanchai, Hong Kong Island); transport w jedną stronę; &bull; szacowana wielkość i waga ładunku: &frac12; euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 13:00. Załadunek i odbi&oacute;r eksponat&oacute;w &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; &bull; Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 2 os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Hong Kong (HGK) &ndash; Warszawa (WAW); lot z jedną przesiadką w Helsinkach, wylot z Warszawy w dn. 8 listopad 2026 r.; wylot z Hong Kongu w dn. 13 listopad 2026 r. w godzinach wieczornych; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 2 os&oacute;b w dniach 9-13 listopad 2026 (4 noclegi); &bull; 1 pok&oacute;j 2-osobowy; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; &bull; w hotelu powinna być restauracja; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji Targ&oacute;w (Hong Kong Convention and Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wanchai, Hong Kong Island) &ndash; maksymalnie do 30 minut pieszo &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps: &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą Equalan Pharma Europe Sp. z o.o., NIP 9661999896, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>