Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-04-03
Data składania ofert	10/04/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 805100002 Usługi szkolenia specjalistycznego
Numer przetargu	7074768

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe NR 1/04/2026/DO - Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych (2 do Białegostoku oraz 2 do Lublina) dla grup po około 12 os&oacute;b/wizyta studyjna (łącznie około 48 os&oacute;b) wraz z zapewnieniem: miejsc noclegowych, wyżywienia, sali szkoleniowej, usługi trenerskiej.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>zapytanie ofertowe 1 04 2026 DO.pdf</li>
<li>Zał 1. Formularz ofertowy.docx</li>
<li>Zał 2. Wykaz trener&oacute;w.docx</li>
<li>Zał 3. Oświadczenie sankcje.docx</li>
<li>Zał 4. Oświadczenie brak powiązań.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
I. Przedmiot zam&oacute;wienia: Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych (2 do Białegostoku oraz 2 do Lublina) dla grup po około 12 os&oacute;b/wizyta studyjna (łącznie około 48 os&oacute;b) wraz z zapewnieniem: &bull; miejsc noclegowych, &bull; wyżywienia, &bull; sali szkoleniowej, &bull; usługi trenerskiej na potrzebę realizacji warsztatu podsumowującego wizytę studyjną. 1.1. Miejsce realizacji zam&oacute;wienia Miejscem realizacji usługi będą miasta Białystok (2 wizyty studyjne) oraz Lublin (2 wizyty studyjne). 1.2. Liczba uczestnik&oacute;w wizyt studyjnych Planowana przez Zamawiającego liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyt studyjnych to około 48 os&oacute;b, po około 12 os&oacute;b na każdą wizytę studyjną, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji wizyty studyjnej. Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian. II. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia Wykonawca będzie odpowiedzialny w ramach realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia za realizację usług zakwaterowania, wyżywienia, wynajmu sali szkoleniowej oraz zapewnienia usługi trenerskiej zgodnie z poniższą specyfikacją. 2.1. Standard hotelu Wykonawca zapewni, że realizacja usług będących przedmiotem zapytania ofertowego będzie realizowana w obiekcie o standardzie maksymalnie hotelu trzygwiazdkowego, wpisanego do Centralnego Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Hotel musi dysponować infrastrukturą w postaci: sali szkoleniowej i noclegowej oraz lokalu gastronomicznego (restauracji). Wszystkie te elementy infrastruktury &ndash; baza szkoleniowa, noclegowa oraz lokal gastronomiczny (restauracja) &ndash; muszą znajdować się w jednym budynku, aby uczestnicy szkolenia mogli z niej korzystać bez konieczności wychodzenia na zewnątrz. Obiekt musi spełniać wymagania dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to m.in. podjazdy, windy, szerokie przejścia, toalety dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. 2.2. Infrastruktura szkoleniowa (sala szkoleniowa) Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨ (sala szkoleniowa), kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestnik&oacute;w/uczestniczki wizyty studyjnej. Sala szkoleniowa powinna być zlokalizowana w budynku hotelu oraz powinna spełniać wszystkie wymagania BHP i przeciwpożarowe. Sala powinna być powierzchniowo dopasowana do liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyty studyjnej. Sala musi być́ wyposażona w: ● klimatyzację, ● dostęp do bezprzewodowego Internetu, ● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, ● zaplecze sanitarne, ● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, ● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia, ● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym). ● możliwość oznaczenia przestrzeni przed salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny r&oacute;wnoważny spos&oacute;b. 2.3. Miejsca noclegowe Wykonawca zapewni nocleg dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyty studyjnej w obiekcie hotelowym zlokalizowanym w mieście realizacji wizyty studyjnej (Białystok, Lublin). Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyty studyjnej w: ● z czwartku na piątek (1 dzień wizyty studyjnej / 2 dzień wizyty studyjnej) ● z soboty na niedzielę (2 dzień wizyty studyjnej / 3 dzień wizyty studyjnej) Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestnik&oacute;w/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę os&oacute;b, kt&oacute;re skorzystają z noclegu w poszczeg&oacute;lnych dniach. Wykonawca zapewni nocleg: ● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu. ● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu &ndash; dla nie więcej niż 20% uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyty studyjnej lub nieparzystej liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu. 2.4. Wyżywienie Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyty studyjnej: ● domyślnie: w tym samym kompleksie hotelowym, w kt&oacute;rym jest organizowane szkolenie ● za zgodą lub na wniosek Zamawiającego: w innej lokalizacji, co może być związane z programem wizyty studyjnej Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji wizyty studyjnej. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed wizyty studyjnej wskaże liczbę̨ os&oacute;b, kt&oacute;re muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie. Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu/lokalu. Wykonawca zapewni podczas zjazdu a) śniadanie hotelowe (II i III dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dw&oacute;ch rodzaj&oacute;w wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące. b) obiad (I, II i III dzień́) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. d) kolacja (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpad&oacute;w zgodnie z polityką zr&oacute;wnoważonego rozwoju. 2.5. Zapewnienie dodatkowych usług &bull; Hotel powinien dysponować przestrzenią wsp&oacute;lną, dostępną uczestnikom/uczestniczkom szkolenia w trakcie ich pobyty w hotelu (np. lobby, kawiarnia, bar). &bull; Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek wizyty studyjnej. Miejsca parkingowe mogą być odpłatne, z zastrzeżeniem, że ich koszt ponosi uczestnik wizyty studyjnej. 2.6. Zasady obsługi i bezpieczeństwo ● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości. ● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wsp&oacute;lnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamk&oacute;w. ● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych. 2.7. Usługa szkoleniowa Wykonawca musi zapewnić realizację usługi szkoleniowej przez trenera/trenerkę, kt&oacute;ry/kt&oacute;ra spełniać będzie poniższe wymagania: Kryteria Wymagania/Opis Spos&oacute;b weryfikacji Min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w łącznym wymiarze nie mniejszym niż 300 godzin w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. &bull; Każdy Trener/Trenerka musi wykazać, że pracował jako trener przez minimum 36 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia oferty. &bull; Wymagane jest, aby Trener/Trenerka w okresie ostatnich 36 miesięcy posiadał doświadczenie z przeprowadzenia nie mniej niż 300 godzin szkoleń. CV lub/i świadectwa pracy lub/i dokumenty potwierdzające prowadzenie szkoleń. Min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego &bull; Każdy Trener/Trenerka musi wykazać się doświadczeniem w prowadzeniu działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego &bull; Doświadczenie to musi obejmować łącznie co najmniej 36 miesięcy aktywności zawodowej lub społecznej w obszarze rozwoju środowiska lokalnego. &bull; Przez działania na rzecz rozwoju środowiska lokalnego rozumie się w szczeg&oacute;lności: realizację projekt&oacute;w społecznych, wsp&oacute;łpracę z organizacjami pozarządowymi, animację społeczną, działania partycypacyjne, edukację obywatelską lub inne działania o podobnym charakterze. CV lub/i świadectwa pracy lub/i dokumenty potwierdzające prowadzenie działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego 2.8. Temat warsztat&oacute;w Warsztat podsumowujący wizytę studyjną &ndash; analiza dobrych praktyk oraz identyfikacja możliwości ich wdrożenia w społecznościach lokalnych Pozostałe warunki realizacji zam&oacute;wienia zamieszczone w załączony do ogłoszenia dokumencie: "zapytanie ofertowe 1 04 2026 DO.pdf"
<h2>Kryteria oceny</h2>
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, kt&oacute;ra będzie miała najkorzystniejszy bilans punktowy, a więc oferta z najniższą ceną.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zgodnie z treścią zapytania ofertowego
</div>