Świadczenie usług eksperckich dotyczących modelowania 1

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Świadczenie usług eksperckich dotyczących modelowania 1
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-04-02
Data składania ofert	13/04/2026, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	732200000 Usługi doradcze w zakresie rozwoju 794120005 Usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami 794111009 Usługi doradcze w zakresie rozwoju działalności gospodarczej 793114001 Usługi badań ekonomicznych
Numer przetargu	7071105

<div>
 <h1>Świadczenie usług eksperckich dotyczących modelowania i szacowania kosztów wdrażanych rozwiązań pn. Przebudowa modelu orzekania o niepełnosprawności realizowanego w ramach Projektu FERS.03.04-IP.06-0002/25 w podziale na części – numer ZO_9_03_2026</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Istotne postanowienia umowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Świadczenie usług eksperckich dotyczących modelowania 1</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 1 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na stanowisku eksperta/ki (1) w zakresie modelowania i szacowania kosztów wdrożonych rozwiązań. Przewidywany wymiar czasu pracy jednego eksperta/ki wynosi średniomiesięcznie od 5 h do 100 h (w planowanym okresie współpracy, tj. od dnia podpisania Umowy do 31 sierpnia 2028 r.), nie więcej niż 935 godzin. 
Do zadań eksperta/ki należy w szczególności: 
1. Analiza stanu obecnego systemu orzekania, w tym: 
1.1. Identyfikacja głównych kosztów funkcjonowania obecnego systemu orzekania, w tym kosztów kadrowych, informatycznych, organizacyjnych i proceduralnych. 
1.2. Wskazanie obszarów nieefektywności oraz ryzyk kosztowych związanych z utrzymaniem obecnego modelu funkcjonowania (status quo). 
1.3. Przygotowanie bazy odniesienia (baseline) do analiz kosztów wdrożeniowych i transformacyjnych. 
1.4. Diagnoza istniejącej struktury organizacyjnej i procesów orzeczniczych w kontekście ich kosztów i efektywności. 
1.5. Identyfikacja luk organizacyjnych, barier proceduralnych i kosztów ukrytych. 
1.6. Wkład do opracowania opisu stanu obecnego oraz rekomendacji organizacyjno-finansowych. 
2. Opracowanie metodologii i analiz kosztów jednostkowych, w tym: 
2.1. Opracowanie metodologii szacowania kosztów jednostkowych procedur i czynności orzeczniczych. 
2.2. Współpraca przy konstruowaniu i walidacji kosztów jednostkowych poszczególnych etapów procesu. 
2.3. Wkład do struktury kosztów testowania i ewaluacji narzędzi w pilotażu, w tym: opracowanie budżetu testów funkcjonalnych kalkulacja kosztów czasu pracy ekspertów, szkoleń, nadzoru i ewaluacji, oszacowanie amortyzacji infrastruktury. 
2.4. Analiza kosztów alternatywnych scenariuszy modelu systemu orzekania. 
2.5. Modelowanie ekonomiczne skutków wdrożenia reformy. 
2.6. Opracowanie raportu z analizy kosztów wraz z rekomendacjami. 
2.7. Współpraca międzyzespołowa z ekspertami merytorycznymi, legislacyjnymi i do spraw OSR. 
3. Ocena skutków finansowych reformy, w tym: 
3.1. Ocena skutków finansowych przyjęcia wybranego wariantu modelu, w tym: analiza kosztów wdrożenia i utrzymania systemu w ujęciu organizacyjnym, personalnym i technologicznym. 
3.2. Porównanie wariantów finansowych (np. centralizacja vs. decentralizacja, różne poziomy zaangażowania zespołów orzeczniczych) oraz ocena ich wpływu na stabilność finansową systemu. 
3.3. Konsultowanie założeń finansowych do rozwiązań legislacyjnych: opiniowanie projektów przepisów pod kątem realności i spójności kosztowej. 
3.4. Modelowanie wpływu finansowego reformy, w tym prognoz kosztów i potencjalnych oszczędności (skrócenie czasu decyzji, redukcja odwołań, integracja systemów). 
3.5. Współpraca z zespołem legislacyjnym i ekspertem ds. OSR przy uzgadnianiu danych wejściowych i interpretacji wyników analiz. 
4. Opracowanie modelu kosztowego wdrożenia i utrzymania, w tym: 
4.1. Zdefiniowanie struktury kosztów dla modułów systemu (ocena funkcjonalna, orzecznictwo, świadczenia, baza danych, e-learning). 
4.2. Opracowanie prognoz kosztów eksploatacyjnych. 
4.3. Ocena ekonomiczna wariantów wdrożeniowych (np. model chmurowy vs. hosting lokalny). 
4.4. Analiza opłacalności komponentów systemowych (workflow, archiwum, integracje, moduł statystyczny). 
4.5. Modelowanie efektów ekonomicznych cyfryzacji (automatyzacja, redukcja biurokracji, oszczędności operacyjne). 
4.6. Przygotowanie kompleksowego raportu kosztowo-ekonomicznego zawierającego model finansowania, analizę wariantów i rekomendacje wdrożeniowe. 
5. Zapewnienie zgodności projektowanych metod oceny z zasadami horyzontalnymi funduszy UE, w szczególności równości, niedyskryminacji, dostępności i proporcjonalności. 
6. Weryfikacja zgodności narzędzi i procedur z Konwencją ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami oraz krajowymi regulacjami prawnymi, w tym ustawą o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. 
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi – planowane 5% godzin stacjonarnie w Warszawie we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, 95% zdalnie. Zamawiający powiadomi o konieczności świadczenia pracy w formie stacjonarnej, w siedzibie zamawiającego lub innym miejscu związanym z realizacją zadań projektowych, nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminem. 
Rozliczenie wykonania zadań eksperta/ki nastąpi na podstawie rzeczywiście przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium nr 1: Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia: waga 30%
 Kryterium 2 - Doświadczenie: Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia: 20%.
 Kryterium 3: Test wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zamówienia: 20%
 Kryterium 4: Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zamówienia: 30%
 <h3>Świadczenie usług eksperckich dotyczących modelowania 2</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 2 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na stanowisku eksperta/ki w zakresie modelowania i szacowania kosztów wdrożonych rozwiązań. Przewidywany wymiar czasu pracy jednego eksperta/ki wynosi średniomiesięcznie od 5 h do 100 h (w planowanym okresie współpracy, tj. od dnia podpisania Umowy do 31 sierpnia 2028 r.), nie więcej niż 935 godzin. 
Do zadań eksperta/ki należy w szczególności: 
1. Analiza stanu obecnego systemu orzekania, w tym: 
1.1. Identyfikacja głównych kosztów funkcjonowania obecnego systemu orzekania, w tym kosztów kadrowych, informatycznych, organizacyjnych i proceduralnych. 
1.2. Wskazanie obszarów nieefektywności oraz ryzyk kosztowych związanych z utrzymaniem obecnego modelu funkcjonowania (status quo). 
1.3. Przygotowanie bazy odniesienia (baseline) do analiz kosztów wdrożeniowych i transformacyjnych. 
1.4. Diagnoza istniejącej struktury organizacyjnej i procesów orzeczniczych w kontekście ich kosztów i efektywności. 
1.5. Identyfikacja luk organizacyjnych, barier proceduralnych i kosztów ukrytych. 
1.6. Wkład do opracowania opisu stanu obecnego oraz rekomendacji organizacyjno-finansowych. 
2. Opracowanie metodologii i analiz kosztów jednostkowych, w tym: 
2.1. Opracowanie metodologii szacowania kosztów jednostkowych procedur i czynności orzeczniczych. 
2.2. Współpraca przy konstruowaniu i walidacji kosztów jednostkowych poszczególnych etapów procesu. 
2.3. Wkład do struktury kosztów testowania i ewaluacji narzędzi w pilotażu, w tym: opracowanie budżetu testów funkcjonalnych kalkulacja kosztów czasu pracy ekspertów, szkoleń, nadzoru i ewaluacji, oszacowanie amortyzacji infrastruktury. 
2.4. Analiza kosztów alternatywnych scenariuszy modelu systemu orzekania. 
2.5. Modelowanie ekonomiczne skutków wdrożenia reformy. 
2.6. Opracowanie raportu z analizy kosztów wraz z rekomendacjami. 
2.7. Współpraca międzyzespołowa z ekspertami merytorycznymi, legislacyjnymi i do spraw OSR. 
3. ocena skutków finansowych reformy, w tym: 
3.1. Ocena skutków finansowych przyjęcia wybranego wariantu modelu, w tym: analiza kosztów wdrożenia i utrzymania systemu w ujęciu organizacyjnym, personalnym i technologicznym. 
3.2. Porównanie wariantów finansowych (np. centralizacja vs. decentralizacja, różne poziomy zaangażowania zespołów orzeczniczych) oraz ocena ich wpływu na stabilność finansową systemu. 
3.3. Konsultowanie założeń finansowych do rozwiązań legislacyjnych: opiniowanie projektów przepisów pod kątem realności i spójności kosztowej. 
3.4. Modelowanie wpływu finansowego reformy, w tym prognoz kosztów i potencjalnych oszczędności (skrócenie czasu decyzji, redukcja odwołań, integracja systemów). 
3.5. Współpraca z zespołem legislacyjnym i ekspertem ds. OSR przy uzgadnianiu danych wejściowych i interpretacji wyników analiz. 
4. Opracowanie modelu kosztowego wdrożenia i utrzymania, w tym: 
4.1. Zdefiniowanie struktury kosztów dla modułów systemu (ocena funkcjonalna, orzecznictwo, świadczenia, baza danych, e-learning). 
4.2. Opracowanie prognoz kosztów eksploatacyjnych. 
4.3. Ocena ekonomiczna wariantów wdrożeniowych (np. model chmurowy vs. hosting lokalny). 
4.4. Analiza opłacalności komponentów systemowych (workflow, archiwum, integracje, moduł statystyczny). 
4.5. Modelowanie efektów ekonomicznych cyfryzacji (automatyzacja, redukcja biurokracji, oszczędności operacyjne). 
4.6. Przygotowanie kompleksowego raportu kosztowo-ekonomicznego zawierającego model finansowania, analizę wariantów i rekomendacje wdrożeniowe. 
5. Zapewnienie zgodności projektowanych metod oceny z zasadami horyzontalnymi funduszy UE, w szczególności równości, niedyskryminacji, dostępności i proporcjonalności. 
6. Weryfikacja zgodności narzędzi i procedur z Konwencją ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami oraz krajowymi regulacjami prawnymi, w tym ustawą o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. 
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi – planowane 5% godzin stacjonarnie w Warszawie we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, 95% zdalnie. Zamawiający powiadomi o konieczności świadczenia pracy w formie stacjonarnej, w siedzibie zamawiającego lub innym miejscu związanym z realizacją zadań projektowych, nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminem. 
Rozliczenie wykonania zadań eksperta/ki nastąpi na podstawie rzeczywiście przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym.

1. Warunki zmiany umowy określone zostały w istotnych postanowieniach umowy, stanowiących 
załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. Poniżej Zamawiający wskazuje przesłanki zmiany: Zamawiający 
przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w zakresie: 
1) nieistotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru 
Wykonawcy, 
2) istotnych zmian umowy w okolicznościach dopuszczonych w Sekcji 3.2.4. pkt 4 lit. b-e Wytycznych 
Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, 
3) zmiany terminu realizacji Umowy, w sytuacji, gdy termin realizacji Projektu ulegnie wydłużeniu lub z 
powodu przyczyn, które ujawniły się po podpisaniu Umowy, 
4) zmiany osoby wyznaczonej do realizacji przedmiotu umowy, na wniosek Wykonawcy, pod warunkiem, iż 
Wykonawca wykaże, że nowa osoba spełnia warunki udziału dotyczące doświadczenia i kwalifikacji opisane 
w niniejszym zapytaniu oraz warunki wynikające z opisu kryteriów oceny ofert Zapytania w stopniu nie 
mniejszym niż osoba zastępowana, której doświadczenie i kwalifikacje były brane pod uwagę przy wyborze 
oferty najkorzystniejszej. Dla zmiany o której mowa w niniejszym punkcie niezbędne jest złożenie (drogą 
mailową lub pocztą/kurierem/osobiście) przez Wykonawcę pisemnego wniosku zawierającego dane nowe 
osoby wraz z informacjami na temat doświadczenia i jej kwalifikacji, 
5) zmiany obowiązujących przepisów prawa, w zakresie mającym wpływ na sposób realizacji Przedmiotu 
Umowy przez Wykonawcę lub Wynagrodzenie (np. zmiana stawki VAT), 
6) wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z 
rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie 
umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy, w celu jednoznacznej interpretacji jej 
postanowień; 
7) wystąpiła siła wyższa rozumiana jako wydarzenie lub okoliczność wyjątkowa, niezależna od Strony, której 
nie można było w racjonalny sposób uniknąć lub zaradzić – zmianie ulegnie termin realizacji przedmiotu 
Umowy o czas występowania siły wyższej; 
8) terminu wykonania, przedmiotu zamówienia i wynagrodzenia, w sytuacji wystąpienia okoliczności, 
których Zamawiający działając z należytą starannością, nie przewidział, o ile zmiana nie modyfikuje 
ogólnego charakteru Umowy lub gdy konieczność zmiany Umowy ujawniła się po podpisaniu Umowy, przy 
czym wydłużenie terminu wykonania zamówienia lub poszczególnych jego etapów nie może być większe 
niż 3 miesiące a zmiana wynagrodzenia nie może przekraczać +/- 10% wartości umowy. 
9) średniomiesięcznego wymiaru godzinowego zaangażowania osoby wyznaczonej do realizacji 
zamówienia oraz okresu świadczenia usługi z powodu konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie (w 
tym również w wyniku decyzji Instytucji przyznającej dofinansowanie na realizację Projektu oraz decyzji 
Lidera Projektu na etapie przygotowania Projektu).
 </div>