Świadczenie usług eksperckich dotyczących wdrażania zmiany 1

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Świadczenie usług eksperckich dotyczących wdrażania zmiany 1
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-04-02
Data składania ofert	13/04/2026, Godzina 16:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	732200000 Usługi doradcze w zakresie rozwoju 794100001 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania 794140009 Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
Numer przetargu	7071075

<div>
 <h1>Świadczenie usług eksperckich dotyczących wdrażania zmiany organizacyjnej/procesowej w projekcie pn. Przebudowa modelu orzekania o niepełnosprawności realizowanego w ramach Projektu FERS.03.04-IP.06-0002/25 w podziale na części – numer ZO_10_03_2026</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>ZAPYTANIE OFERTOWE nr ZO_10_03_2026.pdf</li>
 <li>Istotne postanowienia umowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Świadczenie usług eksperckich dotyczących wdrażania zmiany 1</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 1 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na stanowisku eksperta/ki (1) w zakresie wdrażania zmiany organizacyjnej/procesowej. Przewidywany wymiar czasu pracy jednego eksperta/ki wynosi średniomiesięcznie od 5 h do 100 h (w planowanym okresie współpracy, tj. od dnia podpisania Umowy do 31 sierpnia 2028 r.), nie więcej niż 935 godzin. 
Do zadań eksperta/ki należy w szczególności: 
1. Diagnoza organizacyjna stanu obecnego, w tym: 
1.1. Identyfikacja głównych kosztów organizacyjnych i operacyjnych obecnego systemu (kadry, IT, procedury). 
1.2. Wskazanie obszarów nieefektywności oraz ryzyk organizacyjnych związanych z utrzymaniem status quo. 
1.3. Przygotowanie bazy odniesienia dla analiz transformacyjnych. 
1.4. Diagnoza istniejącej struktury organizacyjnej i procesów orzeczniczych. 
1.5. Identyfikacja barier proceduralnych i organizacyjnych. 
1.6. Wkład do opracowania rekomendacji usprawniających funkcjonowanie systemu. 
2. Projektowanie i konsultowanie nowego modelu organizacyjnego, w tym: 
2.1. Konsultowanie założeń organizacyjnych i procesowych nowego modelu oceny funkcjonalnej. 
2.2. Współudział w opracowaniu struktury organizacyjnej jednostek pilotażowych. 
2.3. Doradztwo w zakresie funkcjonowania zespołów orzeczniczych w środowisku testowym. 
2.4. Opracowanie rekomendacji dotyczących przebiegu procesu wdrożenia zmian. 
2.5. Współpraca z ekspertami ds. procedur, jakości i legislacji. 
2.6. Opracowanie narzędzi monitorowania i raportowania wdrożenia (harmonogramy, wskaźniki, checklisty). 
2.7. Udział w ewaluacji organizacyjnej wdrożenia. 
3. Model operacyjny i testowanie rozwiązań, w tym: 
3.1. Analiza struktur i procesów funkcjonowania zespołów orzeczniczych w nowym modelu. 
3.2. Współpraca przy projektowaniu procedur, zakresów zadań i przepływu informacji między poziomami organizacyjnymi. 
3.3. Udział w testowaniu procesów i dokumentowanie problemów wdrożeniowych. 
3.4. Opracowanie zaleceń dotyczących zarządzania zmianą i komunikacji wewnętrznej. 
4. Integracja organizacyjna z systemem IT, w tym: 
4.1. Analiza procesów organizacyjnych w kontekście wdrożenia systemu informatycznego. 
4.2. Doradztwo przy opracowaniu procedur operacyjnych w środowisku cyfrowym. 
4.3. Koordynacja współpracy między zespołami merytorycznymi, IT i wdrożeniowymi. 
4.4. Identyfikacja i analiza ryzyk wdrożeniowych oraz opracowanie planów działań korygujących. 
5. Zapewnienie zgodności projektowanych metod oceny z zasadami horyzontalnymi funduszy UE, w szczególności równości, niedyskryminacji, dostępności i proporcjonalności. 
6. Weryfikacja zgodności narzędzi i procedur z Konwencją ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami oraz krajowymi regulacjami prawnymi, w tym ustawą o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. 
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi: planowane 5% godzin stacjonarnie w Warszawie we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, 95% zdalnie. Zamawiający powiadomi o konieczności świadczenia pracy w formie stacjonarnej, w siedzibie zamawiającego lub innym miejscu związanym z realizacją zadań projektowych, nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminem. 
Rozliczenie wykonania zadań eksperta/ki nastąpi na podstawie rzeczywiście przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium nr 1: Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia: waga 30%
 Kryterium 2 - Doświadczenie: Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia: 20%.
 Kryterium 3: Test wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zamówienia: 20%
 Kryterium 4: Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zamówienia: 30%
 <h3>Świadczenie usług eksperckich dotyczących wdrażania zmiany 2</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 2 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na stanowisku eksperta/ki (2) w zakresie wdrażania zmiany organizacyjnej/procesowej. Przewidywany wymiar czasu pracy jednego eksperta/ki wynosi średniomiesięcznie od 5 h do 100 h (w planowanym okresie współpracy, tj. od dnia podpisania Umowy do 31 sierpnia 2028 r.), nie więcej niż 935 godzin. 
Do zadań eksperta/ki należy w szczególności: 
1. Diagnoza organizacyjna stanu obecnego, w tym: 
1.1. identyfikacja głównych kosztów organizacyjnych i operacyjnych obecnego systemu (kadry, IT, procedury). 
1.2. Wskazanie obszarów nieefektywności oraz ryzyk organizacyjnych związanych z utrzymaniem status quo. 
1.3. Przygotowanie bazy odniesienia dla analiz transformacyjnych. 
1.4. Diagnoza istniejącej struktury organizacyjnej i procesów orzeczniczych. 
1.5. Identyfikacja barier proceduralnych i organizacyjnych. 
1.6. Wkład do opracowania rekomendacji usprawniających funkcjonowanie systemu. 
2. Projektowanie i konsultowanie nowego modelu organizacyjnego, w tym: 
2.1. Konsultowanie założeń organizacyjnych i procesowych nowego modelu oceny funkcjonalnej. 
2.2. Współudział w opracowaniu struktury organizacyjnej jednostek pilotażowych. 
2.3. Doradztwo w zakresie funkcjonowania zespołów orzeczniczych w środowisku testowym. 
2.4. Opracowanie rekomendacji dotyczących przebiegu procesu wdrożenia zmian. 
2.5. Współpraca z ekspertami ds. procedur, jakości i legislacji. 
2.6. Opracowanie narzędzi monitorowania i raportowania wdrożenia (harmonogramy, wskaźniki, checklisty). 
2.7. Udział w ewaluacji organizacyjnej wdrożenia. 
3. model operacyjny i testowanie rozwiązań, w tym: 
3.1. Analiza struktur i procesów funkcjonowania zespołów orzeczniczych w nowym modelu. 
3.2. Współpraca przy projektowaniu procedur, zakresów zadań i przepływu informacji między poziomami organizacyjnymi. 
3.3. Udział w testowaniu procesów i dokumentowanie problemów wdrożeniowych. 
3.4. Opracowanie zaleceń dotyczących zarządzania zmianą i komunikacji wewnętrznej. 
4. Integracja organizacyjna z systemem IT, w tym: 
4.1. Analiza procesów organizacyjnych w kontekście wdrożenia systemu informatycznego. 
4.2. Doradztwo przy opracowaniu procedur operacyjnych w środowisku cyfrowym. 
4.3. Koordynacja współpracy między zespołami merytorycznymi, IT i wdrożeniowymi. 
4.4. Identyfikacja i analiza ryzyk wdrożeniowych oraz opracowanie planów działań korygujących. 
5. Zapewnienie zgodności projektowanych metod oceny z zasadami horyzontalnymi funduszy UE, w szczególności równości, niedyskryminacji, dostępności i proporcjonalności. 
6. Weryfikacja zgodności narzędzi i procedur z Konwencją ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami oraz krajowymi regulacjami prawnymi, w tym ustawą o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. 
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi: planowane 5% godzin stacjonarnie w Warszawie we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, 95% zdalnie. Zamawiający powiadomi o konieczności świadczenia pracy w formie stacjonarnej, w siedzibie zamawiającego lub innym miejscu związanym z realizacją zadań projektowych, nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminem. 
Rozliczenie wykonania zadań eksperta/ki nastąpi na podstawie rzeczywiście przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym.

1. Warunki zmiany umowy określone zostały w istotnych postanowieniach umowy, stanowiących 
załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. Poniżej Zamawiający wskazuje przesłanki zmiany: Zamawiający 
przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w zakresie: 
1) nieistotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru 
Wykonawcy, 
2) istotnych zmian umowy w okolicznościach dopuszczonych w Sekcji 3.2.4. pkt 4 lit. b-e Wytycznych 
Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, 
3) zmiany terminu realizacji Umowy, w sytuacji, gdy termin realizacji Projektu ulegnie wydłużeniu lub z 
powodu przyczyn, które ujawniły się po podpisaniu Umowy, 
4) zmiany osoby wyznaczonej do realizacji przedmiotu umowy, na wniosek Wykonawcy, pod warunkiem, iż 
Wykonawca wykaże, że nowa osoba spełnia warunki udziału dotyczące doświadczenia i kwalifikacji opisane 
w niniejszym zapytaniu oraz warunki wynikające z opisu kryteriów oceny ofert Zapytania w stopniu nie 
mniejszym niż osoba zastępowana, której doświadczenie i kwalifikacje były brane pod uwagę przy wyborze 
oferty najkorzystniejszej. Dla zmiany o której mowa w niniejszym punkcie niezbędne jest złożenie (drogą 
mailową lub pocztą/kurierem/osobiście) przez Wykonawcę pisemnego wniosku zawierającego dane nowe 
osoby wraz z informacjami na temat doświadczenia i jej kwalifikacji, 
5) zmiany obowiązujących przepisów prawa, w zakresie mającym wpływ na sposób realizacji Przedmiotu 
Umowy przez Wykonawcę lub Wynagrodzenie (np. zmiana stawki VAT), 
6) wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z 
rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie 
umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy, w celu jednoznacznej interpretacji jej 
postanowień; 
7) wystąpiła siła wyższa rozumiana jako wydarzenie lub okoliczność wyjątkowa, niezależna od Strony, której 
nie można było w racjonalny sposób uniknąć lub zaradzić – zmianie ulegnie termin realizacji przedmiotu 
Umowy o czas występowania siły wyższej; 
8) terminu wykonania, przedmiotu zamówienia i wynagrodzenia, w sytuacji wystąpienia okoliczności, 
których Zamawiający działając z należytą starannością, nie przewidział, o ile zmiana nie modyfikuje 
ogólnego charakteru Umowy lub gdy konieczność zmiany Umowy ujawniła się po podpisaniu Umowy, przy 
czym wydłużenie terminu wykonania zamówienia lub poszczególnych jego etapów nie może być większe 
niż 3 miesiące a zmiana wynagrodzenia nie może przekraczać +/- 10% wartości umowy. 
9) średniomiesięcznego wymiaru godzinowego zaangażowania osoby wyznaczonej do realizacji 
zamówienia oraz okresu świadczenia usługi z powodu konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie (w 
tym również w wyniku decyzji Instytucji przyznającej dofinansowanie na realizację Projektu oraz decyzji 
Lidera Projektu na etapie przygotowania Projektu).
 </div>