Organizacja konferencji

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kalisz
Data publikacji	2026-03-27
Data składania ofert	03/04/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 799510005 Usługi w zakresie organizowania seminariów 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	7058299

<div>
 <h1>Organizacja konferencji w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>zapytanie ofertowe</li>
 <li>Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy</li>
 <li>Załącznik nr 2 - Oswiadczenie o braku podstaw wykluczenia.docx</li>
 <li>Załącznik nr 3 - Oswiadczenie powiazania.docx</li>
 <li>Załącznik nr 4 - Doswiadczenie.docx</li>
 <li>Załącznik nr 5 - Wykaz osob.docx</li>
 <li>Załącznik nr 6 - Wzor umowy.docx</li>
 <li>Załącznik nr 7 – Klauzula informacyjna RODO.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja konferencji</h3>
 Przedmioty zamówienia
 III. OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
3.1. Cel zamówienia 
Celem zamówienia jest organizacja jednej konferencji w formie prelekcji i panelu dyskusyjnego nt. równości szans w pracy w sektorze edukacji, w kontekście work-life balance i zachowań prozdrowotnych, realizowanej w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”. 
 
3.2. Uzasadnienie braku podziału na części 
Zamówienie nie jest podzielone na części. Uzasadnienie: 
•	Kompleksowość usługi – sala, obsługa techniczna, catering, prelegenci, moderator i materiały tworzą spójną, nierozerwalną całość. Podział prowadziłby do dezintegracji organizacyjnej i obniżenia jakości wydarzenia. 
•	Ograniczenia czasowe – termin realizacji (15 kwietnia 2026 r.) uniemożliwia równoległe prowadzenie kilku procedur wyboru, zawarcie odrębnych umów i koordynację wielu wykonawców w dniu wydarzenia. 
•	Marginalna wartość usługi gastronomicznej – catering stanowi podrzędny element całości. Jego wydzielenie nie przyniosłoby korzyści ekonomicznych, a zwiększyłoby obciążenie administracyjne i ryzyko operacyjne. 
•	Jednoznaczność odpowiedzialności – powierzenie całości jednemu Wykonawcy zapewnia niepodzielne przypisanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg konferencji. 
 
3.3. Przedmiot zamówienia 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja jednej konferencji obejmująca: 
•	zapewnienie sali konferencyjnej z zapleczem technicznym i parkingiem, 
•	zapewnienie cateringu w formie dwóch przerw kawowych z ciągłym serwisem, 
•	wystąpienia eksperckie (co najmniej dwie prelekcje i co najmniej jeden panel dyskusyjny), 
•	moderację konferencji, 
•	zapewnienie materiałów edukacyjno-konferencyjnych. 
 
3.4. Miejsce i termin realizacji 
•	Lokalizacja: teren miasta Kalisza lub obiekt zlokalizowany poza granicami administracyjnymi Kalisza, jednak w odległości nie większej niż 10 km od tych granic. 
•	Planowana liczba uczestników: do 200 osób. 
•	Czas trwania: 5 godzin. 
•	Forma: spotkanie stacjonarne. 
•	Termin: 15 kwietnia 2026 r. 
 
W przypadku realizacji poza granicami administracyjnymi Kalisza Wykonawca jest zobowiązany zapewnić transport uczestników z Kalisza do miejsca wydarzenia i z powrotem, w sposób skoordynowany z godzinami jego trwania, umożliwiający przetransportowanie wszystkich uczestników. 
Zamawiający zastrzega prawo zmiany terminu z przyczyn niezależnych od Stron (okoliczności organizacyjne, siła wyższa, niedostępność kluczowych ekspertów). Zmiana terminu nie stanowi istotnej zmiany umowy. 
 
3.5. Ramowy plan wydarzenia 
•	Wprowadzenie 
•	Prelekcje z udziałem specjalistów 
•	Przerwa kawowa 
•	Panel dyskusyjny z ekspertami 
•	Przerwa kawowa 
•	Zakończenie 
 
3.6. Opis grupy docelowej 
Uczestnicy: osoby zatrudnione w sektorze edukacji i nauki – nauczyciele, wykładowcy, trenerzy, urzędnicy, kadra administracyjna i pomocnicza szkół, przedszkoli, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji pozarządowych oraz uczelni, niezależnie od formy zatrudnienia. 
 
3.7. Tematyka wydarzenia 
Wydarzenie dotyczyć będzie higieny zdrowia psychicznego w miejscu pracy, work-life balance oraz równości płci. Moduły tematyczne: 
•	Depresja – profilaktyka, rozpoznawanie, zapobieganie, miejsca wsparcia; równość płci i zdrowie psychiczne w pracy. 
•	Stres – definicja, wpływ na człowieka, rodzaje stresu, strategie radzenia sobie; doświadczanie stresu w pracy ze względu na płeć. 
•	Komunikacja bez przemocy – dialog między ludźmi, relacje oparte na empatii, tworzenie sprawiedliwego i efektywnego środowiska pracy. 
 
IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
4.1. Część organizacyjna 
4.1.1. Sala konferencyjna i infrastruktura 
Wykonawca zapewni salę konferencyjną wraz z zapleczem, dostosowaną do udziału 200 osób, spełniającą standardy bezpieczeństwa i dostępności, obejmującą: 
•	odpowiednią aranżację sali (miejsca dla uczestników, prelegentów, panelisty, moderatora), 
•	możliwość sprawnej zmiany układu sali między częścią prelekcyjną a panelem dyskusyjnym (zmiana realizowana przez Wykonawcę), 
•	stół recepcyjny na dwa stanowiska wraz z dwoma krzesłami, przy wejściu do sali, 
•	obsługę techniczną: oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony (w tym bezprzewodowe dla panelisty), projektor lub ekran, komputer do prezentacji, 
•	dedykowaną osobę obsługi technicznej przez cały czas trwania wydarzenia, pozostającą w stałym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego, 
•	co najmniej 50 miejsc parkingowych dostępnych dla uczestników w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu (na terenie obiektu lub w odległości nie większej niż 150 m), 
•	oznaczenie przestrzeni zdarzenia (potykacze lub kierunkowskazy, min. format A4, z grafiką dostarczoną przez Zamawiającego), 
•	dostępność dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, 
•	spełnienie wymogów ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji. 
 
4.1.2. Catering 
Wykonawca zapewni dwie przerwy kawowe z ciągłym serwisem – napoje i przekąski dostępne są dla uczestników przez cały czas trwania każdej przerwy, a zasoby uzupełniane są na bieżąco. 
Minimalna zawartość każdej przerwy kawowej: 
•	kawa, herbata (co najmniej dwa gatunki), napoje zimne (woda niegazowana i gazowana, soki owocowe), 
•	kruche ciastka – minimum 2 sztuki na osobę, 
•	ciasto do kawy (np. sernik, szarlotka, tarta owocowa lub równoważne) – minimum 2 porcje na osobę. 
Obsługa cateringowa obejmuje: przygotowanie i dostarczenie posiłków, aranżację stołów, bieżące uzupełnianie jedzenia i napojów, sprzątanie po serwisie. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji cateringowej do akceptacji Zamawiającego nie później niż 5 dni przed wydarzeniem i uwzględnienia uwag Zamawiającego. 
 
4.2. Część merytoryczna 
4.2.1. Zespół ekspercki 
Część merytoryczna realizowana będzie przez zespół ekspercki liczący co najmniej 5 osób, obejmujący prelegentów, panelisty oraz moderatora. Do powyższej liczby wlicza się osoby zapewniane przez Wykonawcę (w tym moderator). Zamawiający może wskazać maksymalnie dwie osoby do udziału w wydarzeniu – nie są one wliczane do minimalnej liczby. 
Program merytoryczny obejmuje co najmniej: 
•	dwie prelekcje eksperckie, 
•	jeden panel dyskusyjny z udziałem minimum trzech ekspertów oraz moderatora. 
Jedna osoba może pełnić więcej niż jedną rolę (prelegenta i panelisty lub moderatora), pod warunkiem zachowania ciągłości i jakości moderacji. Całość programu, wraz z przerwami, realizowana jest w czasie 5 godzin. 
 
4.2.2. Minimalne wymagania wobec członków zespołu 
•	Co najmniej dwie osoby pełniące role kluczowe (prelegenci lub moderator) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze tematycznym konferencji. 
•	Moderator posiada co najmniej 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń konferencyjnych/szkoleniowych oraz udokumentowany udział w moderowaniu co najmniej 3 wydarzeń obejmujących panel dyskusyjny lub debatę. 
•	Treści merytoryczne powinny mieć charakter praktyczny, dostosowany do specyfiki pracy w sektorze edukacji i nauki. 
 
4.2.3. Materiały edukacyjno-konferencyjne 
Wykonawca dostarczy w dniu wydarzenia pakiet materiałów edukacyjno-konferencyjnych, w tym dla każdego uczestnika długopis oraz notes. Materiały oznakowane zostaną logotypami projektowymi zgodnymi z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy UE (logotypy dostarczy Zamawiający). 
 
4.2.4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie merytorycznym 
•	Współpraca merytoryczna z Zamawiającym na etapie przygotowania wydarzenia. 
•	Opracowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego szczegółowej agendy z podziałem na godziny nie później niż 7 dni przed wydarzeniem. 
•	Skład osobowy zespołu (w tym moderatora) podlega akceptacji Zamawiającego przed realizacją. 
 
4.3. Postanowienia końcowe OPZ 
Dopuszcza się realizację części zamówienia z udziałem podwykonawców. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu krótkiego raportu z przebiegu wydarzenia w terminie 7 dni od jego realizacji. 
 
4.4. Zasady bezpieczeństwa i dostępności 
Wydarzenie organizowane jest z zachowaniem zasad bezpieczeństwa uczestników i dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadą równości szans i niedyskryminacji. 
 
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 
Zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy do dnia 30 kwietnia 2026 r., przy czym wydarzenie odbędzie się w dniu 15 kwietnia 2026 r.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena (C) – waga 50%, maks. 50 pkt 
Punkty za kryterium ceny obliczane są według wzoru: 
 C = (Cmin / Cof) × 50 
gdzie: Cmin – najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu; Cof – cena badanej oferty.
 Jakość zespołu eksperckiego (J) – waga 50%, maks. 50 pkt 
W ramach kryterium jakościowego oceniane są kwalifikacje i doświadczenie osób wskazanych do realizacji zamówienia (sczegóły w zapytaniu ofertpwym)..
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach: 
a)	działania siły wyższej mającej bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy; 
b)	wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności; 
c)	konieczności dostosowania terminu realizacji wydarzenia z przyczyn organizacyjnych, logistycznych lub innych obiektywnych przeszkód (zmiana terminu nie stanowi istotnej zmiany umowy); 
d)	zmiany osób wskazanych do realizacji zamówienia, pod warunkiem zapewnienia osób o kwalifikacjach i doświadczeniu nie gorszym niż wymagane w zapytaniu ofertowym i ofercie Wykonawcy; 
e)	zmiany liczby uczestników wydarzenia w granicach określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. 
Zmiany nieistotne mogą zostać dokonane w drodze pisemnego uzgodnienia Stron. Zmiany istotne wymagają zawarcia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 (Podrozdział 3.2.4). 
Szczegółowe warunki zmian umowy określa § 7 Projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 6).
 </div>