Organizacja konferencji ekologicznej i Dni otwartych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Organizacja konferencji ekologicznej i Dni otwartych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Przysucha
Data publikacji	2026-03-26
Data składania ofert	02/04/2026, Godzina 08:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	224620006 Materiały reklamowe 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 800000004 Usługi edukacyjne i szkoleniowe
Numer przetargu	7054365

<div>
 <h1>Organizacja konferencji transformacji ekologicznej i dni otwartych w Branżowym Centrum Umiejętności w Przysusze(Zadanie nr 2 – Wsparcie funkcjonowania Branżowego Centrum Umiejętności), w ramach realizacji projektu &quot;Utworzenie i wsparcie funkcjonowania Branżowego Centrum Umiejętności w dziedzinie diagnostyki i naprawy pojazdów”.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Załącznik nr 2 2)	Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym</li>
 <li>Załącznik nr 1 do ZO- Formularz oferty</li>
 <li>załacznik nr 3- Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu</li>
 <li>załącznik nr 4- 4)	Oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postepowaniu</li>
 <li>Załącznik nr 5 do ZO - Wzór umowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja konferencji ekologicznej i Dni otwartych</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Na zamówienie składa się : 
-Organizacja konferencji ekologicznej 
-Organizacja dni otwartych 
2.	W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 
1) Organizacja konferencji – 20 maj 2026r. 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji planowanej na dzień 20 maj 2026r., obejmująca przygotowanie, realizację oraz obsługę wydarzenia wraz z zapewnieniem niezbędnych materiałów, usług oraz koordynacji. 
Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia konferencji dla minimum 80 uczestników. W zakres usługi wchodzi zapewnienie organizacji logistycznej wydarzenia, koordynacji wszystkich elementów konferencji oraz nadzoru nad ich prawidłową realizacją. 
a.	Wykonawca zapewni 2 dedykowane osoby odpowiedzialne za prowadzenie i koordynację konferencji, które będą obecne podczas wydarzenia oraz będą odpowiedzialne za: 
	nadzór nad przebiegiem konferencji, 
	koordynację harmonogramu, 
	kontakt z organizatorem oraz uczestnikami, 
	bieżące rozwiązywanie kwestii organizacyjnych. 
b.	Wykonawca zapewni usługę cateringową dla 80 osób, obejmującą co najmniej: 
	przerwy kawowe (kawa, herbata, woda, napoje, drobne przekąski słone i słodkie), 
	lunch dla uczestników konferencji, 
	pełne zaplecze bufetowe (stoły, obrusy, wyposażenie), 
	zastawa stołowa (talerze, sztućce, szklanki, filiżanki) 
	przygotowanie, obsługę oraz sprzątanie strefy cateringowej. 
c.	Wykonawca przygotuje 30 zaproszeń dla gości specjalnych, obejmujących: 
	opracowanie projektu graficznego zaproszeń, 
	przygotowanie treści, 
	wydruk zaproszeń w formie papierowej. 
d.	Wykonawca zapewni gadżety reklamowe dla uczestników konferencji (80 kompletów). 
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia gadżetów promocyjnych o wysokiej jakości, trwałych oraz funkcjonalnych, dostosowanych do charakteru wydarzenia. Gadżety muszą być wykonane z materiałów dobrej jakości, estetyczne, praktyczne w codziennym użytkowaniu oraz oznakowane zgodnie z identyfikacją wizualną Zamawiającego lub wydarzenia. 
 Zamawiający wymaga, aby gadżety miały charakter użytkowy i nie były produktami jednorazowymi lub niskiej jakości. 
 Preferowane kategorie gadżetów obejmują w szczególności: 
	bidony wielokrotnego użytku, 
	lunchboxy/pojemniki na żywność, 
	latarki czołowe, 
	inne produkty o podobnym standardzie jakościowym i funkcjonalnym. 
Dodatkowo wykonawca zapewni : 
- Torby płócienne 40cmx40cm z logo – 30szt 
- Torby papierowe z logo 32x12x40 – 50 szt 
 Ostateczny wybór gadżetów wymaga każdorazowo akceptacji Zamawiającego. 
e.	Wykonawca zapewni: 
	organizację przynajmniej dwóch wystąpień gości specjalnych (prelegenci) podczas konferencji, 
	nocleg dla 2 gości specjalnych w dniu poprzedzającym lub w dniu wydarzenia w standardzie hotelowym. 
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia udziału prelegentów posiadających odpowiednie doświadczenie w zakresie wystąpień publicznych oraz tematyki związanej z charakterem wydarzenia. 
Każde wystąpienie prelegenta powinno mieć charakter merytoryczny i być dostosowane do tematyki wydarzenia oraz odbiorców. 
Zamawiający wymaga, aby: 
	Każde z wystąpień musi trwać minimum 60 minut, 
	zakres i tematyka wystąpień zostały wcześniej uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego. 
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji prelegentów wraz z opisem ich doświadczenia i zakresu tematycznego wystąpień do akceptacji Zamawiającego. 
f.	Wykonawca odpowiada za: 
	przygotowanie projektu graficznego ulotek promocyjnych, 
	wydruk ulotek informacyjno-promocyjnych dotyczących wydarzenia (100szt), 
	wydruk plakatów (szt.30) format A3 
g.	Wykonawca zapewni: 
	relację fotograficzną z konferencji (50 obrobionych zdjęć) , 
	relację wideo z wydarzenia, obejmującą nagranie przebiegu konferencji oraz przygotowanie materiału podsumowującego (5-10 minut łącznie), 
	streaming na stronę www lub na mediach społecznościowych, 
	reklamę w mediach społecznościowych, 
	patronatów medialnych. 
 
h.	Wykonawca zapewni oznakowanie komunikacyjne w budynku, w którym odbywa się konferencja, w szczególności: 
	oznaczenia kierunkowe prowadzące do sali konferencyjnej, 
	oznaczenie recepcji/rejestracji uczestników, 
	inne elementy ułatwiające uczestnikom poruszanie się po miejscu wydarzenia. 
i.	Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia kompleksowej usługi sprzątania powierzchni o wielkości około 200 m², obejmującej zarówno przygotowanie pomieszczeń przed rozpoczęciem konferencji i ich uporządkowania po jej zakończeniu. 
j.	Wykonawca będzie również odpowiedzialny za przygotowanie sali, w tym dostarczenie i wyposażenie jej w krzesła, nagłośnienie, mikrofony, rzutnik oraz ekran projekcyjny, zapewniając pełną funkcjonalność pomieszczenia na potrzeby wydarzenia. 
W szczególności konsultacji i akceptacji Zamawiającego wymagają m.in.: 
	projekty graficzne materiałów promocyjnych (ulotki, plakaty, zaproszenia), 
	propozycje gadżetów promocyjnych, 
	menu cateringu, 
	wybór i szczegóły udziału gości specjalnych, 
	scenariusz wydarzenia, 
	forma i zakres materiałów fotograficznych oraz filmowych. 
Realizacja poszczególnych elementów zamówienia może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 
Konferencja planowana jest w godzinach 12:00-15:00 w budynku szkoły znajdującym się przy Branżowym Centrum Umiejętności w Przysusze. 
 
2) Organizacja Dni Otwartych – 20 maj 2026r. 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia promocyjnego w formule Dni Otwartych planowana na 20 maj 2026r., obejmująca przygotowanie, realizację oraz obsługę wydarzenia wraz z zapewnieniem niezbędnych materiałów, usług oraz dokumentacji wydarzenia. 
Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia typu Dni Otwarte dla około 200 uczestników. W zakres usługi wchodzi zapewnienie organizacji logistycznej wydarzenia, przygotowanie materiałów promocyjnych oraz obsługa uczestników. 
 
a.	Wykonawca zapewni usługę cateringową dla 200 osób, obejmującą co najmniej: 
	przerwę kawową (kawa, herbata, woda, napoje), 
	przekąski słone i słodkie dla uczestników wydarzenia, 
	pełne zaplecze bufetowe (stoły, obrusy, wyposażenie), 
	zastawa stołowa (talerze, sztućce, szklanki, filiżanki) 
	przygotowanie, obsługę oraz sprzątanie strefy cateringowej. 
b.	Wykonawca zapewni gadżety promocyjne dla 200 uczestników wydarzenia. 
Gadżety powinny zawierać element identyfikacji wizualnej organizatora lub wydarzenia. 
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia gadżetów promocyjnych o wysokiej jakości, trwałych oraz funkcjonalnych, dostosowanych do charakteru wydarzenia. Gadżety muszą być wykonane z materiałów dobrej jakości, estetyczne, praktyczne w codziennym użytkowaniu oraz oznakowane zgodnie z identyfikacją wizualną Zamawiającego lub wydarzenia. 
 Zamawiający wymaga, aby gadżety miały charakter użytkowy i nie były produktami jednorazowymi lub niskiej jakości. 
 Preferowane kategorie gadżetów obejmują w szczególności: 
	butelki do picia, 
	bawełniane worki, 
	latarki czołowe, 
	latarka brelok, 
	opaski odblaskowe na nadgarstek. 
Dodatkowo wykonawca zapewni : 
- Torby płócienne 40cmx40cm z logo – 30szt 
- Torby papierowe z logo 32x12x40 – 100 szt 
c.	Wykonawca przygotuje 50 zaproszeń dla gości, w tym: 
	opracowanie projektu graficznego, 
	przygotowanie treści zaproszeń, 
	wydruk zaproszeń w formie papierowej. 
d.	Wykonawca zapewni udział dwóch gości specjalnych, którzy przeprowadzą prelekcje podczas wydarzenia. 
Każde wystąpienie powinno mieć charakter merytoryczny i być dostosowane do tematyki wydarzenia oraz odbiorców. 
Zamawiający wymaga, aby: 
Każde z wystąpień musi trwać minimum 30 minut, 
zakres i tematyka wystąpień zostały wcześniej uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego. 
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji prelegentów wraz z opisem ich doświadczenia i zakresu tematycznego wystąpień do akceptacji Zamawiającego. 
W ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni również nocleg dla obu gości specjalnych w standardzie hotelowym w dniu poprzedzającym wydarzenie lub w dniu wydarzenia. 
e.	Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie materiałów promujących wydarzenie, w tym: 
	opracowanie projektu graficznego ulotek promocyjnych, 
	opracowanie projektu graficznego plakatów informacyjnych, 
	wydruk ulotek i plakatów: 
- ulotki w formacie A6 (200szt) 
 - plakaty w formacie A3 (30szt). 
f.	Wykonawca zapewni dokumentację wydarzenia obejmującą: 
	relację fotograficzną z przebiegu Dni Otwartych (50 obrobionych zdjęć), 
	relację filmową z wydarzenia, w tym przygotowanie materiału wideo podsumowującego wydarzeni (5-10 minut łącznie), 
	promocję w mediach społecznościowych 
	patronaty medialne 
g.	Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dni otwartych, w tym organizację wydarzenia oraz oprowadzanie uczestników po obiekcie. 
h.	Wykonawca będzie również odpowiedzialny za przygotowanie sali, w tym za dostarczenie i wyposażenie jej w krzesła, nagłośnienie, mikrofony, rzutnik oraz ekran projekcyjny, zapewniając pełną funkcjonalność pomieszczenia na potrzeby wydarzenia. 
i.	Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia sprzątania po zakończeniu dni otwartych, obejmującego uporządkowanie sal oraz przywrócenie pomieszczeń do stanu pierwotnego. 
Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego konsultowania wszystkich działań związanych z przygotowaniem i realizacją wydarzenia z Zamawiającym. 
W szczególności konsultacji i akceptacji Zamawiającego wymagają m.in.: 
	projekty graficzne materiałów promocyjnych (ulotki, plakaty, zaproszenia), 
	propozycje gadżetów promocyjnych, 
	menu cateringu, 
	wybór i szczegóły udziału gości specjalnych, 
	scenariusz wydarzenia, 
	forma i zakres materiałów fotograficznych oraz filmowych. 
Dni otwarte planowane są w godzinach 9:00-12:00 w Budynku Branżowego Centrum Umiejętności w Przysusze.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto oferty – 100 %. 
 
 najniższa cena oferowana brutto 
C = --------------------------------------------------------------------x 100 x waga kryterium (100%) 
 cena badanej oferty brutto 
 
gdzie C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie.
 
 </div>