Zakup kompleksowej usługi digitalizacji dokumentacji pracowniczej wraz z uruchomieniem oraz utrzymaniem repozytorium dokumentów

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup kompleksowej usługi digitalizacji dokumentacji pracowniczej wraz z uruchomieniem oraz utrzymaniem repozytorium dokumentów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Łódź
Data publikacji	2026-03-24
Data składania ofert	10/04/2026
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
Numer przetargu	7048340

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Zakup kompleksowej usługi digitalizacji dokumentacji pracowniczej wraz z uruchomieniem oraz utrzymaniem repozytorium dokumentów</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Województwo Łódzkie</span></h3><h3>1.3.) Oddział zamawiającego:<span>Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 472071715</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Al. Piłsudskiego 8</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Łódź</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>90-051</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>łódzkie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL711 - Miasto Łódź</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>zp.info@lodzkie.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.lodzkie.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Zakup kompleksowej usługi digitalizacji dokumentacji pracowniczej wraz z uruchomieniem oraz utrzymaniem repozytorium dokumentów</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-7534bf2b-ba6d-4c05-9343-2cab7a260016</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2026/BZP 00169827</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2026-03-24</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Nie</span></h3><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/272042/notice/public/details<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>Wszelkie informacje w tym zakresie, których ze względu na ograniczoną liczbę znaków niniejszego formularza, nie można było w nim umieścić, znajdują się w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ), udostępnionej pod adresem https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/272042/notice/public/details</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>Wszelkie informacje w tym zakresie, których ze względu na ograniczoną liczbę znaków niniejszego formularza, nie można było w nim umieścić, znajdują się w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ), udostępnionej pod adresem https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/272042/notice/public/details</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>OPPIV.272.27.2026</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>1.	Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi obejmującej łącznie:<br>1.1.	digitalizację dokumentacji pracowniczej, tj. akt osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także dokumentacji płacowej, polegającą na przygotowaniu dokumentacji papierowej do skanowania, wykonaniu odwzorowań cyfrowych dokumentów oraz ich indeksacji, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ;<br>1.2.	zasilenie, konfigurację, wdrożenie, uruchomienie oraz utrzymanie repozytorium dokumentów, tj. systemu teleinformatycznego przeznaczonego do prowadzenia, przechowywania, udostępniania oraz zarządzania dokumentacją pracowniczą w postaci elektronicznej;<br>1.3.	czasowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej poza siedzibą zamawiającego w okresie realizacji zamówienia, do momentu całkowitego zakończenia procesu digitalizacji oraz potwierdzenia prawidłowego funkcjonowania repozytorium dokumentów, jednak nie dłużej niż 6 miesięcy od odbioru digitalizacji historycznej oraz realizację usługi brakowania dokumentacji papierowej po uzyskaniu pisemnej zgody zamawiającego.<br><br>Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwany dalej „OPZ”) stanowi Załącznik nr 1 do SWZ, będący załącznikiem nr 1 do projektu Umowy.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia</span></h3><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>36 miesiące</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>60</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Parametry SLA</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>Kryterium 3</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Model uruchomienia repozytorium</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>Kryterium 4</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Lokalizacja Repozytorium dokumentów</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>Kryterium 5</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Czas realizacji digitalizacji historycznej</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Nie</span></h3><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>1.	W zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:<br>wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada:<br>- aktualny wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzony przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem;<br>2.	W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:<br>wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że:<br>a) w okresie ostatnich 5 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 usługi, polegające na digitalizacji dokumentacji (w tym przygotowaniu odwzorowań cyfrowych i uporządkowaniu danych), z których każda:<br><br>- miała wartość co najmniej 400 000,00 zł brutto, oraz<br>- obejmowała dokumentację zawierającą dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO, w tym dokumentację obejmującą dane szczególnych kategorii w rozumieniu Art. 9 ust. 1 RODO.<br>UWAGA: dla potrzeb oceny spełniania warunków określonych powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przyjmie średni kurs złotego do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.<br>*okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert;<br><br>b) 	dysponuje lub będzie dysponować na okres realizacji zamówienia jedną osobą, która będzie pełnić funkcję kierownika projektu. Osoba ta ma posiadać zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat* doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania, organizacji i kontroli realizacji co najmniej dwóch projektów zawiązanych z digitalizacją dokumentacji.<br><br>W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, o której mowa powyżej wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany ww. osoby.<br><br>*okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert<br><br>c)  	dysponuje lub będzie dysponować na okres realizacji zamówienia jedną osobą, która będzie pełnić funkcję specjalisty ds. bezpieczeństwa informacji. Osoba ta ma łącznie spełniać poniższe wymagania:<br><br>- posiada kwalifikacje zawodowe w zakresie ochrony danych osobowych lub standardów bezpieczeństwa informacji, rozumiane  jako ukończenie studiów podyplomowych z zakresu ochrony danych osobowych lub audytu wewnętrznego lub jako ukończenie co najmniej dwóch szkoleń specjalistycznych z zakresu wykonywania zadań inspektora ochrony danych osobowych lub bezpieczeństwa informacji lub jako posiadanie certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje w zakresie systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji lub ochrony danych osobowych oraz<br><br>- posiada zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat* doświadczenie zawodowe w obszarze ochrony danych osobowych lub audytu lub bezpieczeństwa informacji lub bezpieczeństwa IT, na stanowiskach takich jak inspektor ochrony danych lub zastępca inspektora ochrony danych lub specjalista ds. bezpieczeństwa informacji.<br><br>W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, o której mowa powyżej wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany ww. osoby.<br><br>*okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert<br><br>d)  dysponuje lub będzie dysponować na okres realizacji zamówienia jedną osobą, która będzie pełnić funkcję administratora systemu. Osoba ta ma łącznie spełniać poniższe wymagania:<br><br>- ma wykształcenie w zakresie informatyki lub teleinformatyki lub kierunku, którego program kształcenia obejmował zagadnienia z zakresu systemów informatycznych lub sieci komputerowych lub administrowania systemami lub bezpieczeństwa teleinformatycznego lub baz danych lub utrzymania infrastruktury IT oraz<br>- posiada zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat* doświadczenie zawodowe na stanowisku administratora systemów informatycznych.<br><br>W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, o której mowa powyżej wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany ww. osoby.<br><br>*okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert<br><br>Zamawiający nie dopuszcza, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną z ww. funkcji.<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>Zamawiający przewiduje zmiany w umowie, o których mowa w art. 436 pkt 4 i art. 439 Pzp<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2026-04-10 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/272042/notice/public/details</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2026-04-10 12:00</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2026-05-09</span></h3></body>