organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-03-19
Data składania ofert	30/03/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 630000009 Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży 635100007 Usługi biur podróży i podobne 795400001 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
Numer przetargu	7037643

<div>
    <h1>Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium w ramach projektu projektu pn.: „Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Formularz ofertowy.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załacznik nr 1 Oświadczenie o braku powiązań.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Klauzule informacyjne.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Wykaz usług.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 4 Wykaz osób.docx</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>ZAPYTANIE OFERTOWE<br />
Na potrzeby projektu pn.: „Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu  Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021- 2027: organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium<br />
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na kompleksowej organizacji wyjazdu studyjnego dla członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny.<br />
Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego dla 15osób – członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny do Monachium na Targi Intersolar Europe. Termin 22-24 czerwiec 2026 (3 dni, 2 noclegi). Uczestnikami wyjazdu będą przedsiębiorcy działający w branżach związanych ze zrównoważonym rozwojem energetycznym, przedstawiciele jednostek naukowo – badawczych oraz instytucji otoczenia biznesu.<br />
1)	Zapewnienie biletów lotniczych. Wykonawca zakupi bilety lotnicze w klasie ekonomicznej dla wskazanej liczby osób w tym samym locie. Z Polski do miejsca docelowego (Monachium) i z miejsca docelowego (Monachium) do Polski. Miejsce lotniska w Polsce: Kraków, Warszawa lub Katowice.  Lot w obie strony bezpośredni bez przesiadek. Ponadto Wykonawca zapewni możliwość zabrania przynajmniej jednej sztuki bagażu rejestrowanego o wadze min. 15 kg oraz przynajmniej jednej sztuki bagażu podręcznego o wadze i rozmiarze określonej przez linię lotniczą dla każdego uczestnika.  Wykonawca musi założyć koszty jednokrotnego przebukowania biletu lotniczego, w przypadku zmiany uczestnika wyjazdu przed jego realizacją, spowodowanego zdarzeniem losowym. Wykonawca musi przedłożyć Zamawiającemu do akceptacji plan lotów nie później niż 14 dni kalendarzowe przed początkiem realizacji wizyty.  Preferowany wylot z Polski w godzinach dopołudniowych, wylot z Monachium w godzinach popołudniowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznej akceptacji godzin wylotów. Zamawiający przekaże najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem wizyty ostateczną listę uczestników wraz z danymi kontaktowymi<br />
2)	Zapewnienie transportu z Kielc na lotnisko i z lotniska w Polsce do Kielc (miejsce zbiórki zostanie uzgodnione z Zamawiającym). Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 15 osób i przewidywać miejsce dla bagaży. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu.<br />
3)	Zapewnienie transportu lokalnego w kraju docelowym wraz z kierowcą. Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 15 osób i przewidywać miejsce dla bagaży. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu.<br />
4)	Bus lub autokar (zarówno z i na lotnisko jak i w ramach transportu w Monachium) musi spełniać wymagania: maksymalnie 8-letni z klimatyzacją oraz odpowiednio dużym bagażnikiem na bagaże delegacji. Pojazd powinien być ubezpieczony w zakresie OC, AC oraz NNW pasażerów. Zapewnienia kierowców, posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje do kierowania autobusem/busem, znających topografię miasta. Kierowcy są zobowiązani do parkowania jak najbliżej spotkań. Wykonawca zapewnia poniesienie wszelkich kosztów związanych z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowców oraz opłatami parkingowymi i ewentualnymi mandatami oraz zabezpieczenia transportu zastępczego spełniającego ww. wymagania stawiane dla transportu podstawowego, dostępnego na wypadek zdarzeń losowych lub awarii transportu podstawowego, który zostanie zapewniony niezwłocznie po awarii transportu podstawowego (maksymalnie 1 godz.) na własny koszt. Odpowiedni dobór liczby kierowców do realizacji całej wizyty musi uwzględniać fakt, że program wizyty winien być prowadzony w sposób płynny bez uwzględnienia dodatkowych przerw wynikających z ograniczeń pracy kierowców. Zaproponowane przez Wykonawcę pojazdy wraz z kierowcami pozostaną do dyspozycji przez cały okres trwania wyjazdu, do przewożenia uczestników na miejsca spotkać i do/z hotelu.<br />
5)	Zapewnienie miejsc noclegowych w terminie 22-24 czerwiec 2026 dla 15 osób. Wykonawca zapewni realizację usługi w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdki wg. polskich standardów, pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Hotel oddalony maksymalnie 5 km od centrum Monachium (punkt odniesienia Marienplatz). Pokoje hotelowe muszą mieć klimatyzację, dostęp do bezpłatnego internetu przez Wi-Fi, łazienkę wyposażoną w ręczniki, przybory higieniczne i suszarkę. Wszyscy uczestnicy muszą zostać zakwaterowani w jednym hotelu.<br />
6)	Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Wyjazdu przez cały okres wyjazdu. Wykonawca zapewni wyżywienie dla 15 uczestników wyjazdu. Wykonawca zapewni śniadania w hotelu gdzie nocuje grupa w formie bufetu oraz zapewni obiady i kolacje; obiad składający się z min. dwóch dań ciepłych (zupa i drugie danie), kolacja z dania ciepłego (drugie danie) oraz deser/przystawka, dodatkowo do  posiłków Wykonawca zapewni napoje ciepłe i zimne do wyboru.  Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie/weganie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Śniadania odbywać  się będą w hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy. Obiady odbywać się będą w możliwie bliskiej odległości od miejsc zaplanowanych spotkań i wydarzeń, by nie zaburzyć programu wizyty. Kolacje odbywać się będą w różnych restauracjach w centrum miasta Monachium, za wyjątkiem ewentualnej kolacji 24.06.2026, która możliwa będzie na trasie powrotnej z lotniska w Polsce (niepowtarzające się menu).<br />
Dzień 1 – 22.06.2026 <br />
• Obiad oraz kolacja dla 15 osób; <br />
Dzień 2 –23.06.2026<br />
• Śniadanie, obiad i kolacja dla 15 osób;<br />
Dzień 3 – 24.06.2026<br />
• Śniadanie, obiad i kolacja dla 15 osób; (kolacja w przypadku powrotu do Polski w godzinach wieczornych). <br />
7)	Termin wyjazdu: 22-24 czerwiec 2026r. (łącznie z wylotem z Polski i przylotem do Polski).<br />
8)	Zapewnienie biletów wstępu na Targi Intersolar Europe w Monachium dla wszystkich uczestników oraz organizacja na targach spotkań B2B z zainteresowanymi przedsiębiorstwami. Wykonawca dokona wszelkich niezbędnych zgłoszeń oraz udostępni bilety wstępu na targi dla 15 przedstawicieli Zamawiającego.<br />
9)	Organizacja wizyty uczestników w minimum 2 elektrowniach, biogazowniach lub innych miejsc jako dobre praktyki stosowania odnawialnych źródeł energii  w Niemczech. Wykonawca zapewnia oprowadzenie po danej instytucji przy współudziale przedstawicieli danej instytucji wraz z opisem jej funkcjonowania. Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego min. 14 dni przed wydarzeniem szczegółowy program wyjazdu. Kontakt z daną instytucją i uzgadnianie szczegółów wizyty jest po stronie Wykonawcy.<br />
10)	Zapewnienie obecności tłumacza i jednej osoby ds. organizacyjnych (Animator) od Wykonawcy jako organizatora i przewodnika Wyjazdu (może być jedna osoba łącząca te funkcje).  Tłumaczenie z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski ze względu na obecność na targach międzynarodowych wystawców oraz języka niemieckiego na język polski oraz z języka polskiego na język niemiecki. Tłumacz będzie świadczył usługi zarówno podczas wizyty na targach oraz rozmów z przedsiębiorcami mających stoiska na targach w zakresie wymiany doświadczeń jak i przy wszystkich zaplanowanych działaniach również podczas obiadów i kolacji podczas pobytu w Monachium oraz innych uzgodnionych miejscach odwiedzin. Podczas całej wizyty to po stronie Wykonawcy będzie spoczywało zapewnienie stałej koordynacji logistycznej, organizacyjnej i programowej (w tym m.in. przygotowanie i organizacja wszystkich wizyt w instytucjach w Niemczech oraz stały kontakt z tymi instytucjami) jak i opieki nad wszystkimi uczestnikami spotkania. Oznacza to, że Wykonawca będzie pełnił rolę animatora całego wyjazdu studyjnego. Zapewni prowadzenie/organizację i obsługę wyjazdu do Monachium. Wykonawca ma obowiązek informować Zamawiającego na bieżąco o podejmowanych działaniach organizacyjnych w szczególności o nawiązywaniu kontaktów z instytucjami planowanymi do odwiedzania oraz ewentualnych zmianach w planie wyjazdowego spotkania. Animator posiadający doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych wizyt będzie towarzyszył uczestnikom wyjazdu na każdym etapie jego trwania, tj. od momentu wyjazdu z Kielc do momentu powrotu do Kielc i będzie czuwał nad jego prawidłowym przebiegiem. Animator jest odpowiedzialny za prawidłową realizację usługi, rozwiązywanie ewentualnych problemów (zdarzeń losowych), jeśli się takowe pojawią w trakcie realizacji usługi.<br />
11)	Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestników wyjazdu na czas przelotu/przejazdu (w dwie strony) i pobytu wszystkich wskazanych osób w odpowiednich terminach. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika wyjazdu obejmować będzie: Koszty leczenia i pomoc w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL- polisa do kwoty min. 100 000 Euro); Następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – polisa do kwoty min. 40 000 PLN); Utrata bagażu podróżnego – polisa do kwoty min. 2000 PLN. Wykonawca musi przedstawić kopię polisy Zamawiającemu min. 2 dni przed rozpoczęciem wizyty.<br />
12)	Zaoferowany przedmiot zamówienia nie może naruszać polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, m.in. równości szans. Powinien spełniać standardy dostępności oraz być zgodny z zasadą DNSH. W przypadku udziału osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni odpowiednie warunki realizowanej usługi.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Oferent może uzyskać maksymalnie 90 punktów w kryterium  dotyczącym ceny:<br />
<br />
 cena oferty najniższej/cena oferty ocenianej	x 100 pkt x 90% = C</p>
                <p>1.Wg. tego kryterium oceniany będzie standard hotelu (kategoryz.), w którym zapewnione zostaną miejsca noclegowe wszystkich uczestn.:<br />
0pkt–zakwaterowanie w min. wymag. Standardzie hotelu, tj. 3*, zg. z wymag. w opisie przedmiotu zamów.<br />
5pkt–w hotelu 4*<br />
10pkt–w hotelu 5*<br />
Szczegóły w zapytaniu ofert.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>Przewiduje się możliwość zmiany umowy w przypadku, gdy:<br />
Nastąpi zmiana stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadku strony mogą dokonać niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami.<br />
	Z niezależnych od obu stron przyczyn, termin realizacji umowy może ulec zmianie lub w sytuacjach spowodowanych wystąpieniem siły wyższej nie będzie możliwe zrealizowanie zajęć we wskazanym terminie i wskazanej formie.</p>
    </div>