Organizacja konferencji (prelekcje, panel dyskusyjny)

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji (prelekcje, panel dyskusyjny)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kalisz
Data publikacji	2026-03-17
Data składania ofert	25/03/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 799510005 Usługi w zakresie organizowania seminariów 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	7030990

<div>
    <h1>Organizacja konferencji w formie prelekcji i panelu dyskusyjnego w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">1. OPZ.pdf</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia (art. 7 ust. 1 ustawy z dni.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 3 -  Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych i kapitałowych.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 4 - Opis doświadczenia Wykonawcy w zakresie organizacji wydarzeń konferencyjnych.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 5 - Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz z notami biograficznymi.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 6 Projektowane postanowienia Umowy.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 7 – Klauzula informacyjna RODO.pdf</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja konferencji (prelekcje, panel dyskusyjny)</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednej konferencji w formie prelekcji i panelu dyskusyjnego nt. równości szans w pracy w sektorze edukacji, w kontekście work-life balance, z naciskiem na zachowania prozdrowotne, realizowanej w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”.<br />
W dokumentacji projektowej wydarzenie określane jest jako panel dyskusyjny - na potrzeby niniejszego zamówienia przyjmuje się, że panel dyskusyjny stanowi wydarzenie o charakterze konferencyjnym, obejmujące:<br />
•	zapewnienie sali z zapleczem technicznym,<br />
•	zapewnienie cateringu w formie dwóch przerw kawowych obejmujących napoje i przekąski,<br />
•	wystąpienia eksperckie (prelekcje i co najmniej jeden panel dyskusyjny z udziałem ekspertów),<br />
•	moderację konferencji w formie prelekcji i panelu dyskusyjnego,<br />
•	zapewnienie materiałów edukacyjnokonferencyjnych.<br />
<br />
Miejsce i termin realizacji<br />
Konferencja realizowana będzie:<br />
– na terenie miasta Kalisza lub w obiekcie zlokalizowanym poza granicami administracyjnymi miasta Kalisza, jednak w odległości nie większej niż 10 km od granic miasta Kalisza,<br />
– planowana liczba uczestników: do 200 osób,<br />
– planowany czas trwania wydarzenia: 5 godzin,<br />
– forma wydarzenia: spotkanie stacjonarne,<br />
– termin: 15 kwietnia 2026 r.<br />
W przypadku realizacji wydarzenia poza granicami administracyjnymi miasta Kalisza Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport uczestników wydarzenia z Kalisza do miejsca realizacji wydarzenia oraz z powrotem, w sposób zapewniający sprawny i bezpieczny dojazd i powrót wszystkich uczestników.<br />
<br />
Opis grupy docelowej<br />
Uczestnikami konferencji będą osoby zatrudnione w sektorze edukacji i nauki, w szczególności nauczyciele, wykładowcy, trenerzy, urzędnicy oraz kadra administracyjna i pomocnicza, pracujący w szkołach, przedszkolach, jednostkach samorządu terytorialnego, organizacjach pozarządowych oraz uczelniach, niezależnie od formy zatrudnienia.<br />
Tematyka wydarzenia dotyczyć będzie higieny zdrowia psychicznego w miejscu pracy zgodnie z ideą work-life balance i równością płci. Szczegółowe moduły tematyczne zostały opisane w pkt 6.2.2 Opisu Przedmiotu Zamówienia.<br />
<br />
Ramowy plan wydarzenia<br />
Plan ma charakter ramowy i może ulec modyfikacjom organizacyjnym przy zachowaniu struktury wydarzenia oraz jego czasu trwania.<br />
•	Wprowadzenie<br />
•	Prelekcje z udziałem specjalistów<br />
•	Poczęstunek/przerwa kawowa<br />
•	Panel dyskusyjny z ekspertami<br />
•	Poczęstunek/przerwa kawowa <br />
•	Zakończenie<br />
<br />
Zasady bezpieczeństwa i dostępności wydarzenia<br />
Wydarzenie realizowane w ramach niniejszego zamówienia powinno zostać zorganizowane z zachowaniem zasad bezpieczeństwa uczestników oraz dostępności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrymi praktykami organizacji wydarzeń.<br />
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, aby miejsce realizacji wydarzenia spełniało podstawowe wymogi bezpieczeństwa, w szczególności w zakresie ochrony przeciwpożarowej, ewakuacji oraz bezpiecznego użytkowania obiektu przez uczestników wydarzenia.<br />
Wydarzenie powinno być zorganizowane w sposób umożliwiający bezpieczny udział wszystkich uczestników, z uwzględnieniem zasad dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym  zapewnienia dostępności przestrzeni wydarzenia dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi.<br />
<br />
Szczegółowy zakres zamówienia oraz wymagania wobec wykonawcy określone zostały w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego.</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Kryterium oceny ofert jest cena brutto. <br />
<br />
Punkty będą obliczane według wzoru: (Cmin/Cof) × 100, gdzie Cmin – najniższa cena oferty, Cof – cena oferty ocenianej. <br />
<br />
Maksymalnie 100 pkt.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji wydarzenia w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od stron, w szczególności wynikających z siły wyższej, dostępności ekspertów lub innych obiektywnych przeszkód organizacyjnych, przy zachowaniu zgodności z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków.</p>
    </div>