Zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-03-11
Data składania ofert	19/03/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 665153006 Usługi ubezpieczenia od skutków żywiołów i straty finansowej
Numer przetargu	7018294

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 8/TM/PCE na zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 8 TM PCE z załącznikami</li>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 8 TM PCE</li>
 <li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 8 TM PCE</li>
 <li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 8 TM PCE</li>
 <li>Załacznik nr 4 Wzór umowy 8 TM PCE</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
 
III.	Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 
1.	Przedmiotem zamówienia jest zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Zamówienie dotyczy zakupu transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia w związku z organizacją misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania, odbywającej się w dniach 05-07.05.2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. 
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 
 
2.	Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania: 
 
A.	Zakup usług transportu osób na targi obejmujący: 
a)	zakup biletów lotniczych dla 15 osób na trasie Warszawa (WAW) – Barcelona (BCN) – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot: w dniu 03.05.2026 r. w godz. 8:00-12:00, lot powrotny: w dniu 08.05.2026 r. w godz. 11:00-15:00, 
b)	Ceny biletów powinny uwzględniać: 
	koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (min. 23 kg) + bagażu podręcznego, dla każdej z osób podróżujących, 
	wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp. 
	możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży; 
	wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze; 
c)	zakup usługi transferu busem dla 15 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz dniu lotu powrotnego - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku; 
d)	zakup usługi transferu busem dla 15 osób w Barcelonie, Hiszpania w dniu przylotu oraz wylotu, na trasie: lotnisko w Barcelonie (BCN) - miejsca zakwaterowania - lotnisko w Barcelonie (BCN); 
e)	codzienny transfer busem Z oraz NA targi w zależności od lokalizacji hotelu – pkt B.f. Transfer busem nie będzie wymagamy w przypadku, gdy dojście pieszo z hotelu do miejsca targów będzie wynosiło do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego; 
f)	transfer z /na lotnisko powinien być dostosowany nie tylko do ilości osób, ale także ilości bagaży posiadanych przez wszystkich uczestników; 
g)	usługa ubezpieczenia dla 15 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży. 
 
B. Zakup usług hotelarskich: 
a)	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie (co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google) – dla 15 osób w dniach 03.05.2026 – 08.05.2026 r. (5 noclegów); 
b)	15 pokoi 1-osobowych z łazienkami; 
c)	pokoje dla osób niepalących; 
d)	bezpłatny dostęp do Internetu; 
e)	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie kontynentalne; 
f)	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vitafoods Europe 2026: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L&#039;Hospitalet de Llobregat, Barcelona, Spain: 
•	dojście pieszo z hotelu do miejsca targów do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego; 
lub 
•	dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wówczas niezbędny codzienny transfer – zgodnie z pkt A.e); 
g)	hotel powinien mieć możliwość wcześniejszego zameldowania; 
h)	koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Hiszpanii, tj. 200 EUR dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania; 
i)	w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu, np. opłata klimatyczna, inne opłaty, itp. 
 
C. Organizacja wyżywienia: 
a)	organizacja 2 kolacji dla 15 osób (termin do ustalenia). Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce kolacji max 15 min piechotą od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego; 
 
D. Zmiana ilości osób: 
a)	Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób uczestniczących w misji oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto 
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub 
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
4.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
5.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. 
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy – załącznik nr 4.
 </div>