Organizacja Konferencji ekologicznej i Dni otwartych w BCU

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji ekologicznej i Dni otwartych w BCU
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Przysucha
Data publikacji	2026-03-10
Data składania ofert	20/03/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 799521003 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych
Numer przetargu	7014612

<div>
 <h1>Organizacja konferencji transformacji ekologicznej i dni otwartych w Branżowym Centrum Umiejętności w Przysusze(Zadanie nr 2 – Wsparcie funkcjonowania Branżowego Centrum Umiejętności), w ramach realizacji projektu &quot;Utworzenie i wsparcie funkcjonowania Branżowego Centrum Umiejętności w dziedzinie diagnostyki i naprawy pojazdów”.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 do ZO- Formularz oferty</li>
 <li>Załącznik nr 2 	Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym</li>
 <li>załacznik nr 3 Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu</li>
 <li>załącznik nr 4 	Oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postepowaniu</li>
 <li>Załącznik nr 5 do ZO - Wzór umowy</li>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja Konferencji ekologicznej i Dni otwartych w BCU</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Na zamówienie składa się : 
-Organizacja konferencji ekologicznej 
-Organizacja dni otwartych 
 
2.	W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 
1) Organizacja konferencji – 15 kwietnia 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji planowanej na dzień 15 kwietnia, obejmująca przygotowanie, realizację oraz obsługę wydarzenia wraz z zapewnieniem niezbędnych materiałów, usług oraz koordynacji. 
Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia konferencji dla minimum 50 uczestników. W zakres usługi wchodzi zapewnienie organizacji logistycznej wydarzenia, koordynacji wszystkich elementów konferencji oraz nadzoru nad ich prawidłową realizacją. 
a.	Wykonawca zapewni dedykowaną osobę odpowiedzialną za prowadzenie i koordynację konferencji, która będzie obecna podczas wydarzenia oraz będzie odpowiedzialna za: 
-nadzór nad przebiegiem konferencji, 
-koordynację harmonogramu, 
-kontakt z organizatorem oraz uczestnikami, 
-bieżące rozwiązywanie kwestii organizacyjnych. 
 
b.	Wykonawca zapewni usługę cateringową dla 50 osób, obejmującą co najmniej: 
-przerwy kawowe (kawa, herbata, woda, napoje, drobne przekąski), 
-poczęstunek lub lunch dla uczestników konferencji. 
 
 
c.	Wykonawca przygotuje 30 zaproszeń dla gości specjalnych, obejmujących: 
-opracowanie projektu graficznego zaproszeń, 
-przygotowanie treści, 
-wydruk zaproszeń w formie papierowej. 
 
d.	Wykonawca zapewni gadżety reklamowe dla uczestników konferencji (50 kompletów). 
Gadżety powinny zawierać element identyfikacji wizualnej wydarzenia lub organizatora. 
 
e.	Wykonawca zapewni: 
-organizację przynajmniej dwóch wystąpień gości specjalnych (prelegenci) podczas konferencji, 
-nocleg dla gościa specjalnego w dniu poprzedzającym lub w dniu wydarzenia w standardzie hotelowym. 
 
f.	Wykonawca odpowiada za: 
-przygotowanie projektu graficznego ulotek promocyjnych, 
-wydruk ulotek informacyjno-promocyjnych dotyczących wydarzenia. 
-wydruk plakatów (szt.30) format A3 
 
g.	Wykonawca zapewni: 
-relację fotograficzną z konferencji, 
-relację wideo z wydarzenia, obejmującą nagranie przebiegu konferencji oraz przygotowanie materiału podsumowującego. 
 
h.	Wykonawca zapewni oznakowanie komunikacyjne w budynku, w którym odbywa się konferencja, w szczególności: 
-oznaczenia kierunkowe prowadzące do sali konferencyjnej, 
-oznaczenie recepcji/rejestracji uczestników, 
-inne elementy ułatwiające uczestnikom poruszanie się po miejscu wydarzenia. 
 
Wykonawca zobowiązany jest do realizacji wszystkich elementów zamówienia w sposób zapewniający sprawny i profesjonalny przebieg konferencji oraz zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym. 
Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego konsultowania wszystkich działań związanych z przygotowaniem i realizacją wydarzenia z Zamawiającym. 
W szczególności konsultacji i akceptacji Zamawiającego wymagają m.in.: 
-projekty graficzne materiałów promocyjnych (ulotki, plakaty, zaproszenia), 
-propozycje gadżetów promocyjnych, 
-menu cateringu, 
-wybór i szczegóły udziału gości specjalnych, 
-scenariusz wydarzenia, 
-forma i zakres materiałów fotograficznych oraz filmowych. 
Realizacja poszczególnych elementów zamówienia może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 
 
 
2) Organizacja Dni Otwartych – 15 kwietnia 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia promocyjnego w formule Dni Otwartych planowana na 15 kwietnia, obejmująca przygotowanie, realizację oraz obsługę wydarzenia wraz z zapewnieniem niezbędnych materiałów, usług oraz dokumentacji wydarzenia. 
Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia typu Dni Otwarte dla około 200 uczestników. W zakres usługi wchodzi zapewnienie organizacji logistycznej wydarzenia, przygotowanie materiałów promocyjnych oraz obsługa uczestników. 
a.	Wykonawca zapewni usługę cateringową dla 200 osób, obejmującą co najmniej: 
-przerwę kawową (kawa, herbata, woda, napoje), 
-drobny poczęstunek lub przekąski dla uczestników wydarzenia. 
 
b.	Wykonawca zapewni gadżety promocyjne dla 200 uczestników wydarzenia. 
Gadżety powinny zawierać element identyfikacji wizualnej organizatora lub wydarzenia. 
c.	Wykonawca przygotuje 50 zaproszeń dla gości, w tym: 
-opracowanie projektu graficznego, 
-przygotowanie treści zaproszeń, 
-wydruk zaproszeń w formie papierowej. 
d.	Wykonawca zapewni udział dwóch gości specjalnych, którzy przeprowadzą prelekcje podczas wydarzenia. 
W ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni również nocleg dla obu gości specjalnych w standardzie hotelowym w dniu poprzedzającym wydarzenie lub w dniu wydarzenia. 
e.	Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie materiałów promujących wydarzenie, w tym: 
-opracowanie projektu graficznego ulotek promocyjnych, 
-opracowanie projektu graficznego plakatów informacyjnych, 
-wydruk ulotek i plakatów. 
f.	Wykonawca zapewni dokumentację wydarzenia obejmującą: 
-relację fotograficzną z przebiegu Dni Otwartych, 
-relację filmową z wydarzenia, w tym przygotowanie materiału wideo podsumowującego wydarzenie. 
Wykonawca zobowiązany jest do realizacji wszystkich elementów zamówienia w sposób zapewniający profesjonalny przebieg wydarzenia oraz zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym. 
 
 
Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego konsultowania wszystkich działań związanych z przygotowaniem i realizacją wydarzenia z Zamawiającym. 
W szczególności konsultacji i akceptacji Zamawiającego wymagają m.in.: 
-projekty graficzne materiałów promocyjnych (ulotki, plakaty, zaproszenia), 
-propozycje gadżetów promocyjnych, 
-menu cateringu, 
-wybór i szczegóły udziału gości specjalnych, 
-scenariusz wydarzenia, 
-forma i zakres materiałów fotograficznych oraz filmowych. 
Realizacja poszczególnych elementów zamówienia może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto oferty – 100 %. 
 
 najniższa cena oferowana brutto 
C = --------------------------------------------------------------------x 100 x waga kryterium (100%) 
 cena badanej oferty brutto 
 
gdzie C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie.
 
 </div>