prac. administracyjno-biurowego z elementami obs. klienta

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	prac. administracyjno-biurowego z elementami obs. klienta
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Łomża
Data publikacji	2026-03-05
Data składania ofert	12/03/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	805000009 Usługi szkoleniowe 805300008 Usługi szkolenia zawodowego
Numer przetargu	7005406

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe 2/8.3P/2026 z dnia 5 marca 2026 roku dla wyłonienia wykonawcy w zakresie organizacji i przeprowadzenia kursu zawodowego na pracownika administracyjno-biurowego z elementami obsługi klienta dla 14 Uczestników/Uczestniczek Projektu nr FEPD.08.03-IZ.00-0028/24 „Łomżyński KIS - kreatywna inicjatywna społeczna”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie 2-8.3P-2026 - ANDMINISTRACYJNO-BIUROWY.pdf</li>
 <li>załącznik nr 1 - formularz oferty - kurs pracownik biurowy.docx</li>
 <li>Załącznik nr 2 - oświadczenie o powiązaniach osobowych lub kapitałowych -pracownik biurowy.docx</li>
 <li>Załącznik nr 3 - wykaz osób i usług - pracownik biurowy.docx</li>
 <li>Załącznik nr 4- oświadczenie dotyczące Ustawy - pracownik biurowy.docx</li>
 <li>Załącznik nr 5 - oświadczenie kryterium społeczne - pracownik biurowy.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>prac. administracyjno-biurowego z elementami obs. klienta</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1. Opis przedmiotu zamówienia 
 
Przedmiotem zamówienia jest wybór Wykonawcy świadczącego usługi w zakresie organizacji i przeprowadzenia kursu zawodowego na pracownika administracyjno-biurowego z elementami obsługi klienta dla 14 Uczestników/ Uczestniczek Projektu nr. FEPD.08.03-IZ.00-0028/24 „Łomżyński KIS- kreatywna inicjatywa społeczna” szczegółowo opisanego poniżej. 
Czas trwania szkolenia to 90 godzin dydaktycznych z czego jednak godzina to 45 minut. 
Sugerowane zagadnienia szkolenia: 
•	Wiedza na temat specyfiki pracy biurowej 
•	Znajomość zasad BHP oraz ergonomii pracy na stanowisku pracownika biurowego – oświetlenie, hałas. 
•	Znajomość zasad obsługi sekretariatu – telefony, dokumenty 
•	Umiejętność przygotowania pism, znajomość rodzajów pism – protokół, sprawozdanie, pismo przewodnie, upoważnienie i inne 
•	Znajomość zasad autoprezentacji i budowania pozytywnego wizerunku firmy 
•	Wiedza na temat ochrony danych, archiwizowania i przechowywania danych 
•	Wiedza na temat organizacji i prowadzenia zebrań wewnętrznych i spotkań zewnętrznych 
•	Znajomość zasad savoir vivre w biurze – dress code, powitanie gości, etyka w pracy 
•	Znajomość zasad orientacji na klienta – odpowiadanie na potrzeby i oczekiwania klientów 
•	Znajomość zasad skutecznej komunikacji werbalnej i pozawerbalnej -umiejętność aktywnego słuchania i otwartość na potrzeby klienta 
•	Umiejętność obsługiwania urządzeń biurowych 
•	Umiejętność pracy na komputerze – edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny 
•	Znajomość zasad prowadzenia biznesowych rozmów telefonicznych zgodnie z zasadami savoir vivre– przyjmowanie połączenia, łączenie, zawieszanie. 
•	Znajomość typologii klienta oraz umiejętne wykorzystanie stylu komunikacji do poszczególnych typów klientów 
•	Umiejętność rozpoznawania i zaspokajanie potrzeb klientów jako sposób na budowanie pozytywnych, długofalowych relacji 
•	Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientem 
•	Otwartość na potrzeby i oczekiwania klienta 
•	Stosowanie języka korzyści jako narzędzia pracy z klientem 
•	Sposób realizacji szkolenia: 
a)	Szkolenie będzie zrealizowane grupie: 14 osób (z możliwością zmian +/- 25%), 
b)	Szkolenie będzie zrealizowane w salach/miejscach dostępnych do potrzeb szkolenia według wyżej opisanych wymogów, 
c)	Szkolenie będzie zrealizowane przez osoby posiadające uprawnienia/kwalifikacje do realizacji tego typu szkolenia, 
d)	Wykonawca w ramach kursu /szkolenia zapewni wszystkie niezbędne materiały/narzędzia/maszyny szkoleniowe, w tym: długopis, zeszyt, podręcznik (o ile jest dostępny) lub skrypt oraz materiały do zajęć praktycznych oraz odzież ochronną itp. (jeśli dotyczy), a także egzamin zgodnie z wykazem w programie, 
e)	Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom niezbędne ubezpieczenie NNW na czas realizacji szkolenia (jeśli dotyczy) 
f)	Wykonawca wniesie opłaty za wydanie certyfikatów zaświadczeń (jeśli dotyczy) 
g)	Wykonawca zapewni realizację szkolenia na terenie miasta Łomża. 
•	W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: 
a)	Przeprowadzenia usług o wskazanym zakresie tematycznym z zachowaniem należytej staranności oraz dążenia do tego, aby wskaźnik ukończenia przez Uczestników Projektu osiągnął poziom 100%, a także z uwzględnieniem racjonalnych wytycznych, zaleceń i sugestii Zamawiającego; 
b)	Zorganizowanie i opłacenie kosztów egzaminu certyfikującego lub kwalifikacyjnego dla Uczestnika/Uczestniczki Projektu 
c)	Po pozytywnym zdaniu egzaminu certyfikującego lub kwalifikacyjnego zapewnienie Uczestnikowi/Uczestniczce Projektu certyfikatów lub dokumentów potwierdzających zdobyte uprawnienia lub kwalifikacje lub kwalifikacje w zawodzie (wraz z poniesieniem kosztów wydania certyfikatów); 
d)	Wydanie Uczestnikowi/Uczestniczce Projektu certyfikatu lub zaświadczenia o ukończeniu szkolenia; 
e)	Przedłożenie potwierdzenia rozpoznawalności certyfikatu / zaświadczenia wśród pracodawców poprzez przedłożenie stosownych oświadczeń od pracodawców (minimum 5) o rozpoznawalności i uznawaniu danego rodzaju certyfikatu wydawanego uczestnikom kursu/szkolenia. 
f)	Przeprowadzenia ewaluacji, tj.: 
a.	Przeprowadzenie ankiet (udostępnionych przez Zamawiającego); 
b.	Przygotowanie i przeprowadzenie pre i post testu z zakresu wszystkich modułów tematycznych oraz egzaminu wewnętrznego (walidacja wewnętrzna zgodnie z wymogami ustalonymi dla danej kompetencji, weryfikowanych w ramach IV etapów – zakres, wzorzec, ocena, porównanie – zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego) oraz egzaminu zewnętrznego przeprowadzonego przez odpowiednią instytucję uprawnioną do certyfikowania; 
g)	Przygotowanie programu i harmonogramu: Wykonawca w porozumieniu z zamawiającym jest zobowiązany przygotować program i harmonogram szkolenia objętego zapytaniem: 
a.	Program uwzględnia minimum: tytuł szkolenia, liczbę godzin, wykładowcę, datę i miejsce realizacji szkolenia, efekty i wskaźniki pomiaru efektów, liczbę godzin szkolenia z danego tematu i tematykę zajęć. Ponadto program zawiera cele uczenia się w taki sposób, aby spełniały one łącznie następujące kryteria: cele są prezentowane w formie opisu efektów uczenia się dla Uczestnika/Uczestniczki, cele są sformułowane w sposób mierzalny. Program szkolenia oparty jest na angażujących Uczestników/Uczestniczki metodach kształcenia i jest dostosowany do specyfiki sytuacji Uczestników/Uczestniczek. Stosowane metody są adekwatne do deklarowanych rezultatów, treści szkolenia oraz specyfiki grupy. W obszarach tematycznych szkoleń i formach kształcenia, w których jest to wymagane, programy nauczania tworzone są zgodnie z obowiązującymi podstawami programowymi oraz standardami kształcenia określonymi przez właściwe organy. 
b.	Harmonogram uwzględnia minimum termin i miejsce realizacji szkolenia, tytuł szkolenia, wykładowcę oraz godziny realizacji szkolenia; 
h)	przekazywania niezwłocznie informacji, w formie telefonicznej lub e-mail, o każdym Uczestniku, który opuszcza spotkania lub posiada innego rodzaju zaległości, 
i)	umożliwienie Zamawiającemu bieżącego weryfikowania należytego wykonywania zamówienia, w szczególności umożliwienie dokonywania wizytacji oraz udzielanie Zamawiającemu niezbędnych informacji; 
j)	 informowania Zamawiającego o wszystkich znanych okolicznościach mogących wpłynąć na realizację zadań, do których jest zobowiązany oraz o zauważonych nieprawidłowościach; 
k)	w zakresie niezbędnym do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, opracowania i przygotowania ewentualnych dodatkowych materiałów (np. testów, kwestionariuszy, kart obserwacji); 
l)	niezwłocznego udostępniania do wglądu na żądanie Instytucji Pośredniczącej oraz innych podmiotów uprawnionych do kontroli wszelkich dokumentów związanych z realizowanym Projektem; 
m)	przekazywania Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej z prowadzeniem usług (np. list obecności, dzienników szkoleniowych, ankiet, ewidencji zrealizowanych godzin, kart obserwacji, kwestionariuszy) do 5-go dnia każdego następnego miesiąca po zakończonych zajęciach, a zeskanowanych dokumentów na każde wezwanie Zamawiającego; 
n)	wykonywania innych, dodatkowych czynności związanych z bezpośrednią realizacją przedmiotowego wsparcia, w tym: rozprowadzania wśród uczestników materiałów przekazanych przez Zamawiającego, zbierania od uczestników dokumentów wskazanych przez Zamawiającego, 
o)	informowania uczestników o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus; 
p)	przeniesienia pełni autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do wszelkich materiałów wytworzonych i wykorzystanych podczas realizacji umowy na Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu; 
q)	realizacji przedmiotu zamówienia w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego w drodze kontaktów roboczych w zależności od postępów rekrutacyjnych, diagnostycznych, preferencji Uczestników Projektu oraz ich rezygnacji z udziału w projekcie; 
r)	zapewnienie, aby osoby wyznaczone do merytorycznej realizacji zamówienia spełniały warunki, o których mowa w Zapytaniu ofertowym. Zamawiający ma prawo do każdorazowej weryfikacji osób wyznaczonych do realizacji zamówienia pod kątem spełniania wymagań, o których mowa powyżej oraz wyrażenia sprzeciwu, co do możliwości prowadzenia przez nie usług (w przypadku, gdy Zamawiający poweźmie wątpliwości co do spełniania przez te osoby wymagań, o których mowa powyżej). W przypadku wyrażenia sprzeciwu Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego wyznaczenia nowych (innych) osób spełniających wymagane kryteria. Do nowo wskazanych osób stosuje się tryb weryfikacji, o którym mowa powyżej. 
•	Zakończenie przeprowadzenia usług będzie potwierdzone przez strony protokołem odbioru (wykonania). 
•	Zamawiający zapłaci za faktyczną ilość osób skierowanych na szkolenie (zgodnie z ceną ofertową wybranego Wykonawcy x ilość skierowanych osób na kurs/szkolenie) 
•	Zamówienie realizowane będzie zgodnie z zasadami równości szans kobiet i mężczyzn oraz równości szans i niedyskryminacji w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 a)	Cena (C) – 70%
 b)	Doświadczenie (D) – 20%
 c)	Kryterium społeczne (K) – 10%.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podanych warunków ich wprowadzenia: 
a)	wydłużenie terminu realizacji przedmiotu Umowy przez Zamawiającego, 
b)	zwiększenie liczby osób objętych wsparciem przez Zamawiającego, przy jednoczesnym odpowiednim zwiększeniu wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z przyjętymi stawkami; 
c)	zmiany osobowe: zmiana osób, przy pomocy których Wykonawca realizuje przedmiot Umowy; 
d)	siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z Umową, 
e)	rezygnacja przez Zamawiającego z realizacji części przedmiotu Umowy; w takim przypadku wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zostanie pomniejszone, przy czym Zamawiający zapłaci za wszystkie spełnione świadczenia oraz udokumentowane koszty, które Wykonawca poniósł w związku z wynikającymi z Umowy planowanymi świadczeniami. 
2.	Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może, ale nie musi, wyrazić zgodę. 
3.	Ponadto Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania następujących zmian w Umowie: 
•	zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub budowlanych od dotychczasowego Wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
•	zmiana Wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
•	zmiana Wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego, 
•	wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w Umowie, 
•	zmiana, która nie prowadzi do zmiany charakteru Umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
•	konieczność zmiany Umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
•	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotni w Umowie, 
•	Wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca: 
•	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian Umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, Zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, 
•	jest mniejsza niż 5 382 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w Umowie. 
4.	Zmiana Umowy jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności, jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które, gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w pkt 3.
 </div>