Kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-03-04
Data składania ofert	12/03/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 793422005 Usługi w zakresie promocji
Numer przetargu	7001745

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 8/S/PCE na kompleksową usługę zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 8 S PCE 2026.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy 8 S PCE 2026.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Wz&oacute;r umowy 8 S PCE 2026.pdf</span></li>
<li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe z załącznikami 8 S PCE 2026.pdf</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania &bdquo;Seminaria&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;.<br /> III. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.<br /> Przedmiotem zam&oacute;wienia jest kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wszystkie wydarzenia odbędą się w 2026 r. Każde z nich planowane jest dla ok. 25 uczestnik&oacute;w. <br /> Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzeń. <br /> Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. <br /> <br /> 1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku: <br /> a) wynajęcie sali konferencyjnej na 5 jednodniowych wydarzeń, kt&oacute;re odbędą się w 2026 r.,<br /> b) dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najp&oacute;źniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,<br /> c) sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem,<br /> d) dostępność sali w godzinach 9.30-14.00,<br /> e) sala konferencyjna zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.), <br /> f) spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania os&oacute;b niebiorących udziału w konferencji),<br /> g) wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury,<br /> h) przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji,<br /> i) zapewnienie na sali dodatkowych 5 stoł&oacute;w/stolik&oacute;w oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozm&oacute;w B2B,<br /> j) możliwość ustawienia stołu/stoł&oacute;w i krzeseł/foteli do panelu dla 2-4 panelist&oacute;w,<br /> k) zapewnienie wody dla prelegent&oacute;w i panelist&oacute;w,<br /> l) zapewnienie co najmniej 2 mikrofon&oacute;w przenośnych,<br /> m) możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojak&oacute;w z plakatem/programem wydarzenia;<br /> n) możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-up&oacute;w, baner&oacute;w,<br /> o) dostęp do WI-FI dla uczestnik&oacute;w wydarzenia,<br /> p) zapewnienie miejsca na catering.<br /> <br /> 2. Zapewnienie wyżywienia<br /> a) zapewnienie wyżywienia na 5 wydarzeniach w 2026r.<br /> b) dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najp&oacute;źniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,<br /> c) liczba uczestnik&oacute;w jednego wydarzenia: ok. 25 os&oacute;b,<br /> d) ostateczna liczba uczestnik&oacute;w zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br /> e) w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zam&oacute;wienia na wyżywienie oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zam&oacute;wienia,<br /> f) zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa z ekspresu, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w spos&oacute;b ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 3 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoc&oacute;w,<br /> g) zapewnienie przekąsek typu &bdquo;finger foods&rdquo; (min. 5 r&oacute;żnych typ&oacute;w w tym 2 wegetariańskie) min. 3 sztuki/osoba, <br /> h) zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućc&oacute;w, zastawy stołowej, p&oacute;łmisk&oacute;w, serwetek, obrus&oacute;w pojemnik&oacute;w na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłk&oacute;w zgodnie z przyjętymi standardami,<br /> i) wszystkie produkty powinny być świeże i najwyższej jakości.<br /> <br /> </p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Cena brutto - 100%<br /> LP = Cmin/Co *100<br /> LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto<br /> Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br /> Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej<br /> Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzeń. <br /> <br /> Inne informacje dotyczące postępowania i umowy <br /> 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.<br /> 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. <br /> 3. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie:<br /> a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub<br /> b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub<br /> c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy.<br /> 4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zam&oacute;wienia uzupełniającego do przedmiotu zam&oacute;wienia.<br /> 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w.<br /> 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:<br /> a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki.<br /> b) Płatność po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, określonych we Wzorze umowy &ndash; załącznik nr 3.</p>
</div>