Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych

Usługi transportowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-03-02
Data składania ofert	09/03/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 635150002 Usługi podróżne 635120001 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych
Numer przetargu	6995579

<div>
 <h1>Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w dwie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 25/CIE/2025</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, zakup i dostarczenie biletów lotniczych wraz z ubezpieczeniem dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w obie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem podanym w pkt. 2 niniejszego zapytania ofertowego. 
Szczegółowy OPZ: 
1)	Zamówienie obejmuje rezerwację, kupno i dostarczenie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, na wskazanych trasach, z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko kosztowych, oraz zakupu usług dodatkowych tj. dodatkowego bagażu rejestrowanego 20 kg i ubezpieczenia. Całość dotyczy grup dwudziestodwuosobowych każda, dla 4 wyjazdów planowanych w różnych terminach (4 grupy dwudziestodwuosobowe), zgodnie z harmonogramem wyjazdów podanym w pkt. 2 niniejszego zamówienia. Zamawiający wskaże imiennie pasażerów w wymaganym terminie. 
2)	Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby osób w grupach o ±3 osoby. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie cen jednostkowych biletów. Zmiany w łącznej cenie zamówienia wynikające ze zmiany liczby uczestników będą uwzględniane w rozliczeniu, pod warunkiem że Zamawiający poinformuje o nich Wykonawcę z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym dokonanie korekty. 
3)	Kierunki podróży: 
a)	Lotnisko wylotu: Lotnisko Chopina w Warszawie lub Port Lotniczy im. Lecha Wałęsy w Gdańsku (w zależności od dostępności najlepszych połączeń). 
b)	Lotnisko docelowe: Santander (SDR) lub Bilbao (BIO), Hiszpania. 
c)	Loty w obie strony, w klasie ekonomicznej. 
d)	Bagaż: 20 kg rejestrowany + 1 sztuka bagażu podręcznego dla każdego uczestnika. 
4)	Wymogi dotyczące organizacji lotów: 
a)	Każda grupa musi wylecieć i wrócić wspólnie (22 osoby), tym samym rejsem lotniczym, z i na to samo lotnisko co oznacza, że nie dopuszcza się dzielenia grupy na różne połączenia, zarówno w przypadku wylotu, jak i powrotu. 
b)	Dopuszcza się natomiast, że nie wszystkie spośród 4 grup wyruszą i wrócą na to samo lotnisko. Oznacza to np., że jedna grupa może wylecieć z Gdańska i wrócić do Warszawy a inna wylecieć z Warszawy i wrócić do Gdańska. Możliwe są różne rozwiązania pod warunkiem zachowania wymogu z pkt.b powyżej 
c)	Zamawiający dopuszcza korzystanie z rejsów tzw. tanich linii lotniczych 
d)	Daty wylotów i przylotów są datami planowanymi jednak Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany, któregoś z terminów na inny przed podpisaniem umowy. W takiej sytuacji Zamawiający liczy się z możliwością zmiany ceny biletów natomiast Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu. 
5)	Możliwość bezpłatnej zmiany danych pasażerów (nazwisk) na bilecie w terminie 48-72 godzin przed planowanym wylotem. 
6)	Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu; 
6) Ubezpieczenie: 
a)	Wykonawca każdorazowo na polecenie Zamawiającego zakupi ubezpieczenia na rzecz osób udających się w podróż obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW (w tym transport zwłok do Polski) i OC oraz ubezpieczenia od rezygnacji z podróży; 
b)	stawki na poszczególne elementy zakresu ubezpieczenia dla krajów UE i Europy wynosić będą odpowiednio co najmniej: 
•	Koszty leczenia – 80 000 zł (w tym koszty leczenia w przypadku zachorowania na Covid-19) 
•	NNW – 10 000 zł 
•	OC – 14 000 zł 
•	ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży, 
przy czym powinny one zostać każdorazowo ustalane z Zamawiającym. 
 
c)	możliwość ubezpieczenia kosztów rezygnacji z powodu objęcia kwarantanną związaną z Covid-19 ubezpieczonego, a także z powodu zachorowania na Covid-19; 
d)	polisy ubezpieczeniowe będą przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną na adres wskazany przez Zamawiającego; 
e)	Wykonawca dostarczy polisę nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy ubezpieczenie, chyba że zamówienie będzie złożone na mniej niż 24 godziny przed tym terminem; 
6) W kwocie oferty muszą zostać ujęte osobno: 
a)	Cena biletów wraz ze wszystkimi opłatami lotniskowymi i paliwowymi, bagażem 20kg + podręcznym dla każdego uczestnika, możliwymi zniżkami wynikającymi z podróży grupowej 
b)	ubezpieczenie podróżne opisane w punkcie powyżej. 
c)	koszty obsługi transakcyjnej ze strony Wykonawcy 
 
7)	Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu; 
 
8)	Forma dostarczenia biletów: 
Wszystkie bilety oraz ew. karty pokładowe muszą zostać dostarczone w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego. 
9) Reklamacje i reprezentacja Zamawiającego: 
a.	Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków w zakresie składania wszelkich reklamacji, odwołań i wniosków o zwrot środków do przewoźników lotniczych oraz podmiotów świadczących usługi transportowe w ramach niniejszego zamówienia. 
b.	Wykonawca będzie reprezentował Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych związanych z realizacją usług przewozu, w szczególności: 
i.	w przypadku odwołania lub znaczącego opóźnienia lotów, 
ii.	niewykorzystania biletów z winy przewoźnika, 
iii.	konieczności zwrotu środków za bilety niewykorzystane ze względów losowych (np. nagłe choroby uczestników, siła wyższa), 
iv.	uszkodzenia lub zagubienia bagażu. 
c.	Wykonawca będzie zobowiązany do pełnej współpracy i informowania Zamawiającego o przebiegu sprawy, a także do przekazania uzyskanych odszkodowań lub zwrotów finansowych bez zbędnej zwłoki. 
10)	Wykonawca bierze na siebie ryzyko zmiany na wyższą cen biletów u przewoźników, które mogą nastąpić po rozstrzygnięciu postępowania a przed podpisaniem umowy i później. Wykonawca nie będzie miał prawa do roszczeń z tego tytułu 
11)	Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem 
12)	Dodatkowe obowiązki Wykonawcy: 
a.	przedstawienie ofert z minimum dwoma możliwymi połączeniami lotniczymi dla każdego wyjazdu (jeśli są dostępne), 
b.	pełna obsługa procesu rezerwacji i zakupu biletów, 
c.	zapewnienie dostępności osoby do kontaktu w dni robocze w godz. 9:00–17:00 
d.	Wykonawca dołoży szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia;

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Łączna cena brutto (C)(75%) 1 % = 1pkt. Maksymalnie 75 pkt. 
Cena oferty obejmująca wykonanie usługi dla szacowanej liczby uczestników, wyrażona w walucie polskiej (PLN), winna być określona jednostkowo i całkowicie w kwotach brutto i netto zgodnie z opisem zamówienia
 Doświadczenie wykonawcy (D) (10%) 1% = 1 pkt. Max. 10% w zalęznosci od wykazanych zrealizowanych i udokumentowanych usług dla grup zorganizowanych w ciągu ostatnich 3 lat
 Elastyczność rezerwacji (E) (10%) 1 % = 1 pkt. Max. 10 pkt. 
•	Zmiana nazwisk na biletach do 48h przed wylotem – 10 pkt 
•	Zmiana nazwisk na biletach do 72h przed wylotem – 5 pkt
 Klauzula społeczna (S) (5%) 5% = 5 pkt. 
Wykonawca zatrudnia co najmniej 20% pracowników (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę/spółdzielczej umowy o pracę) z katalogu osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Kryterium - spełnia/nie spełnia
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zgodnie z podrozdziałem 3.2 sekcja 3.2.4 punkt 4) b Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla EFS+, EFRR, FS i FST Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy o ile zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
✔ zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
✔ zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, 
✔ wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.
 </div>