Wynajem sal i wyżywienie

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem sal i wyżywienie
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-02-23
Data składania ofert	05/03/2026, Godzina 23:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6980483

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe nr 1/NGOwD/2026 na wynajem sali konferencyjnej i 3 sal szkoleniowych oraz zapewnienie wyżywienia podczas wydarzenia (Regionalne Forum Praktyk&oacute;w Partycypacji) w dniu 15.04.2026 r. w Białymstoku</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe 1NGOwD2026 Białystok.pdf</span></li>
<li><span class="was-link">Załacznik nr 1 Formularz ofertowy Białystok.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowo osobowych.docx</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/NGOwD/2026 wynajem sal i wyżywienie</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Przedmiotem zam&oacute;wienia jest wynajem sali konferencyjnej i 3 sal szkoleniowych oraz zapewnienie wyżywienia podczas wydarzenia (Regionalne Forum Praktyk&oacute;w Partycypacji) w dniu 15.04.2026 r. w Białymstoku dla maksymalnie 70 uczestnik&oacute;w.<br /> <br /> Szczeg&oacute;łowe warunki realizacji zam&oacute;wienia:<br /> <br /> Wynajem sal: <br /> 1. Miejsce realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia musi być usytuowane w Białymstoku i mieć zapewnioną możliwość dojazdu komunikacją miejską z Dworca PKP ul. Kolejowa Białystok lub Dworca PKS ul. Bohater&oacute;w Monte Cassino.<br /> 2. Obiekt musi spełniać kryterium dostępności, zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027. W szczeg&oacute;lności powinien być pozbawiony barier architektonicznych, posiadać infrastrukturę dostosowaną do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami typu winda, podjazdy.<br /> 3. Podczas wydarzenia (15.04.2025 r.) Wykonawca zapewni jedną salę konferencyjną do wyłącznej dyspozycji uczestnik&oacute;w wydarzenia. Sala powinna mieścić swobodnie 70 uczestnik&oacute;w w ustawieniu w rzędach. Dodatkowo Wykonawca zapewni 3 sale szkoleniowe do wyłącznej dyspozycji uczestnik&oacute;w wydarzenia. Każda sala powinna mieścić swobodnie 20 uczestnik&oacute;w w ustawieniu krzeseł w podkowę. W razie potrzeby Wykonawca zapewni r&oacute;wnież stoły do sal szkoleniowych.<br /> 4. Sale konferencyjne i szkoleniowe zostaną udostępnione w godzinach 9:30 &ndash; 17:00 w dniu 15.04.2025 r. <br /> 5. Sala konferencyjna musi spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażona w: <br /> ● krzesła ustawione w rzędy, <br /> ● sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, min. 2 mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych i sprzęt niezbędny do podłączenia komputer&oacute;w, <br /> ● tablicę flipchart z papierem i markerami,<br /> ● klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania, <br /> ● dzienne oświetlenie, <br /> ● zaplecze sanitarne.<br /> 6. Trzy sale szkoleniowe muszą spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażone w: <br /> ● krzesła ustawione w podkowę, <br /> ● sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, pilot do zmiany slajd&oacute;w, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych i sprzęt niezbędny do podłączenia komputer&oacute;w, nagłośnienie umożliwiające prezentację materiał&oacute;w audiowizualnych,<br /> ● tablicę flipchart z papierem i markerami,<br /> ● klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania, <br /> ● dzienne oświetlenie.<br /> <br /> Wyżywienie:<br /> 1. Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom spotkania - tj. przerwę kawową oraz lunch bezmięsny w formie bufetu szwedzkiego, dla uczestnik&oacute;w spotkania z uwzględnieniem posiłk&oacute;w wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłk&oacute;w dla os&oacute;b, kt&oacute;re zgłoszą inne szczeg&oacute;lne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłk&oacute;w, wraz z określeniem ilości, najp&oacute;źniej do dnia 08.04.2026 r. włącznie. Szczeg&oacute;łowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontakt&oacute;w roboczych. <br /> 2. Miejsce podawania posiłk&oacute;w będzie znajdować się poza salą konferencyjną, w sali/przestrzeni wyodrębnionej na wyłączność uczestnik&oacute;w spotkania. <br /> 3. Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania. <br /> 4. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości os&oacute;b niezbędnej do zrealizowania zadania. <br /> 5. Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w kt&oacute;ry serwowane będą posiłki (przerwa kawowa oraz lunch), w tym m.in. sprzątanie stoł&oacute;w, zabranie śmieci, itp.). <br /> 6. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, w tym stoły pod catering, obrusy, ew. przedłużacze, itd.). <br /> 7. Orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłk&oacute;w (godziny posiłk&oacute;w mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie): <br /> Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 9:30-16:30), dla max 70 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane): <br /> - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), cukier, cytryna, woda niegazowana w dzbankach szklanych<br /> - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (co najmniej 100g na każdego uczestnika); <br /> - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika) <br /> - ciasteczka kruche (co najmniej 100g dla każdego uczestnika);<br /> Obiad w formie bufetu (około godz. 13:00), dla max 70 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną: <br /> - zupa, <br /> - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru,<br /> - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru, <br /> - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: Cena brutto (Pc) 100 (%)<br /> Ocena ofert będzie dokonywana przy zastosowaniu wzoru: Pc = (Cn : Co) x 100 pkt. x 100%<br /> Pc &ndash; wartość punktowa za kryterium ceny; Cn &ndash; cena najniższa wśr&oacute;d złożonych ofert; Co &ndash; cena ocenianej oferty</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w Zapytaniu ofertowym oraz określił warunki takiej zmiany.<br /> 2. Zmiany umowy mogą nastąpić w następujących przypadkach: <br /> a) zaistnienia omyłki pisarskiej, <br /> b) zmiany danych teleadresowych, <br /> c) zaistnienia siły wyższej (np. pow&oacute;dź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy.<br /> 3. Strony umowy zobowiązują się do niezwłocznego wzajemnego informowania o każdej zmianie danych w dokumentach rejestracyjnych oraz innych danych wymienionych w umowie a mających wpływ na jej ważność.<br /> 4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnego aneksu, potwierdzonego podpisami przez obie strony. <br /> 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku wstrzymania dofinansowania projektu.</p>
</div>