Usługa hotelarsko-gastronomiczna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa hotelarsko-gastronomiczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-02-20
Data składania ofert	02/03/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551300000 Inne usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6977072

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe na wyb&oacute;r Wykonawcy usługi hotelarsko &ndash; gastronomicznej w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe_usługa hotelarsko-gastronomiczna_2026.docx.pdf</li>
<li>Zał nr 1 Formularz ofertowy_hotel Wwa2026.docx</li>
<li>Zał nr 2 brak podstaw do wykluczenia_hotel Wwa2026.DOCX</li>
<li>Zał nr 3 oświadczenie przepisy sankcyjne_hotel Wwa2026.DOCX</li>
<li>Zał nr 4 informacja o przetwarzaniu danych FERS_hotel Wwa2026.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Usługa hotelarsko-gastronomiczna</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiot zam&oacute;wienia realizowany jest w ramach projektu pn. &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracownik&oacute;w instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. Nazwa zam&oacute;wienia: Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko &ndash; gastronomiczne w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus Czas trwania zam&oacute;wienia: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2026 roku Miejsce realizacji zam&oacute;wienia: Warszawa (woj. mazowieckie) Opis przedmiotu zam&oacute;wienia: Przedmiotem zam&oacute;wienia jest świadczenie 4 usług hotelarsko &ndash; gastronomicznych w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: . &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w Warszawie . Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia: - zakwaterowania uczestnik&oacute;w 4 spotkań, - zapewnienia wyżywania uczestnik&oacute;w 4 spotkań, - zapewnienia serwisu kawowego podczas 4 spotkań, - zapewnienie sali na 4 spotkania. Wymagania dotyczące zakwaterowania i sali szkoleniowej: - obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (wojew&oacute;dztwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca); - obiekt bez barier architektonicznych dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, - obiekt spełniający standard dla obiektu 2-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie, - obiekt nie może być w trakcie prac remontowo &ndash; budowlanych w trakcie trwania spotkań, - liczba nocleg&oacute;w na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg. - pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba &ndash; 1 ł&oacute;żko), - wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie; - pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), - Wi-fi w cenie pokoju; - ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie; - śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju; - rozpoczęcie doby hotelowej nie p&oacute;źniej niż od godz. 14:00; - zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00; - dostępność sali szkoleniowej od 10.00 pierwszego dnia do 18.00 drugiego dnia; - pokoje dla niepalących; - bezpłatny parking; - obiekt powinien posiadać salę szkoleniową zlokalizowaną w budynku, w kt&oacute;rym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sala winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do internetu, ekran, projektor, flipchart, pisaki. Wymagania dotyczące wyżywienia: Obiad (dwa obiady &ndash; w pierwszym i drugim dniu spotkania): Wymagania: &ndash; obiad dwudaniowy serwowany na talerzu, - Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: zupę (min. 0,25 l na osobę), drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski &ndash; min. 150 g, sur&oacute;wka &ndash; min. 150 g, woda lub sok &ndash; 200 ml. Ponadto: Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiad&oacute;w należy używać produkt&oacute;w świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źr&oacute;dłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy &ndash; obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym zjazdem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczeg&oacute;łową propozycję menu W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracownik&oacute;w wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego Organizacja wyżywienia uczestnik&oacute;w, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłk&oacute;w oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środk&oacute;w transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparat&oacute;w myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłk&oacute;w są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do cel&oacute;w sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokument&oacute;w na żądanie Zamawiającego. Wymagania dotyczące serwisu kawowego: Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania). Wymagania: &shy; podany w formie ciągłej w sali szkoleniowej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z zamawiającym), &shy; porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: &shy; zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), &shy; kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), &shy; cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), &shy; cytrynę pokrojona w plasterki (nie mniej niż &frac12; plasterka na osobę), &shy; mleko serwowane w dzbankach, &shy; wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), &shy; sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), &shy; ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować r&oacute;wnież do wykonywania usługi serwisu kawowego. Harmonogram spotkań: Data spotkania Miejsce spotkania Liczba sal szkoleniowych Szacowana ilość uczestnik&oacute;w spotkania wraz z kadrą zamawiającego Spotkanie nr 1: 13-14.03.2026 Warszawa 1 6 &ndash; 10 os&oacute;b Spotkanie nr 2: kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 &ndash; 10 os&oacute;b Spotkanie nr 3: kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 &ndash; 10 os&oacute;b Spotkanie nr 4: kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 &ndash; 10 os&oacute;b * szczeg&oacute;łowe terminy zostaną wskazane w trakcie realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą poszczeg&oacute;lne terminy realizacji usług objętych przedmiotem zam&oacute;wienia z co najmniej 3 tygodniowym terminem przed realizacją danej usługi. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zam&oacute;wienia, a każda następna według poniższego wzoru: (najniższa oferowana cena brutto/cena brutto oferty ocenianej) x 100 pkt Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punkt&oacute;w
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunk&oacute;w umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus) w ramach kt&oacute;rego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy lub renegocjacji umowy z Wykonawcami w trakcie jej realizacji. 2. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: a) zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, kt&oacute;re określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian, b) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub rob&oacute;t budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zam&oacute;wieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i. zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powod&oacute;w ekonomicznych lub technicznych, w szczeg&oacute;lności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zam&oacute;wionych w ramach zam&oacute;wienia podstawowego, ii. zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie koszt&oacute;w dla zamawiającego, iii. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, c) zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i. konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, kt&oacute;rych zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć, ii. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, d) wykonawcę, kt&oacute;remu zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, ma zastąpić nowy wykonawca: i. w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub ii. w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawc&oacute;w &ndash; w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunk&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, e) zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000 EUR w przypadku rob&oacute;t budowlanych, a 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zam&oacute;wień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zam&oacute;wień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie. Zmiana umowy w sprawie zam&oacute;wienia jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w spos&oacute;b istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczeg&oacute;lności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, kt&oacute;re gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza r&oacute;wnowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w spos&oacute;b nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w spos&oacute;b znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, kt&oacute;remu zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w lit. d.
</div>