Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-02-17
Data składania ofert	25/02/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 600000008 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799560000 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Numer przetargu	6967137

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 31/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi China (Shenzhen) International Logistics and Supply Chain Fair – CILF 2027, Shenzhen, Chiny w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 31 IW PCE z załącznikami</li>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 31 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 31 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 31 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 4 Wzór umowy warunkowej 31 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 5 Koncepcja zabudowy 31 IW PCE</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
 
III.	Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 
1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi China (Shenzhen) International Logistics and Supply Chain Fair – CILF 2027, Shenzhen, Chiny, w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Bunasta Sp. z o. o., NIP 9662101288, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi China (Shenzhen) International Logistics and Supply Chain Fair – CILF 2027, które odbędą się we wrześniu 2027 r. w Shenzhen w Chinach. Targi trwają 3 dni. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 
 
A.	Wynajęcie powierzchni targowej: 
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach China (Shenzhen) International Logistics and Supply Chain Fair – CILF 2027, Shenzhen, Chiny, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2. 
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: 
•	wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 pod stoisko otwarte z jednej lub dwóch stron (preferowane narożne, jeśli dostępne); 
•	preferowany układ stoiska: 3mx3 m; 
•	preferowana lokalizacja: sektor „International Logistics &amp; Supply Chain Services”; 
•	pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata rejestracyjna, rezerwacja miejsca, wpis do katalogu wystawców (wersja drukowana i online), opłata administracyjna, udostępnienie identyfikatorów i dokumentów wystawcy, sprzątanie powierzchni stoiska w trakcie imprezy, opłaty techniczne - tzw. „mandatory organizer fees”, inne opłaty obowiązkowe organizatora, itp.); 
•	zakup reklamy promującej stoisko Bunasta w mediach targowych CILF: publikacja reklamy w katalogu drukowanym (strona 1/2 A4), publikacja w katalogu online, baner reklamowy na stronie głównej wydarzenia CILF (https://www.scmfair.com ) oraz na podstronie „Exhibitors”, umiejscowienie: top / header, format: 728 × 90 px, czas emisji: 7 dni przed rozpoczęciem targów, post sponsorowany w social mediach organizatora; 
•	montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, moc przyłącza elektrycznego – min. 3 kW; 
•	zapewnienie dostępu do internetu podstawowego na stoisku; 
 
B.	Wykonanie projektu zabudowy: 
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Koncepcję zabudowy stanowi Załącznik nr 5. 
Projekt powinien zawierać następujące elementy: 
•	ściany stoiska i wszystkie elementy konstrukcyjne wykonane z płyty kompozytowej + płyta MDF lakierowana, kolorystyka: biały / czarny / pomarańczowy, 1 ściana tylna + maks. 2 ściany boczne; 
•	wysokość ścian stoiska – 2,50 m; fryz górny okalający stoisko o wysokości 30-40 cm; 
•	podłoga: wykładzina targowa (czarna / grafitowa); 
•	elementy wyposażenia stoiska: 
o	lada recepcyjna: 110 x 50 x 100 cm, MDF lakierowany, front z kasetonem LED; 
o	1 stół spotkań : 120 x 60 x75 cm, blat laminowany + 3 krzesła; 
o	witryna ekspozycyjna / szafka na materiały: 80 x 40 x 180 cm, MDF + szkło; 
o	3 półki pod materiały reklamowe: 80 x 25 x 30 cm, umieszczone na ścianie stoiska; 
o	1 stojak na broszury; 
o	rośliny w donicach (zgodne z chińskimi preferencjami: np. zamiokulkas / bambus dekoracyjny); 
o	1 ekran LCD/TV 50–55 cali wraz z głośnikami niskiej mocy, umieszczony na ścianie stoiska; 
•	gniazda elektryczne: 4-6 szt. na stoisku (w tym: 1 szt. przy ladzie); 
•	6 reflektorów LED doświetlających ściany; 
•	oświetlenie fryzu górnego: 3 lampy LED na każdą otwartą stronę; 
•	zaplecze o wymiarach minimum 1×1 m lub 1×1,5 m, zamykane na klucz, wyposażone w półkę, wieszak, szafkę; mini lodówkę, kosz na odpady; 
•	elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: 
o	logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; 
o	pełna identyfikacja wizualna Wnioskodawcy na podstawie koncepcji zabudowy Załącznik nr 5: 
	napis na fryzie górnym – logo i nazwa Wnioskodawcy – znaki/litery 3D, podświetlenie LED frontowe lub LED halo (tylne); 
	napisy na fryzie górnym - napisy w języku chińskim - nadruk na płycie; 
	logo na ladzie recepcyjnej – kaseton LED; 
	2 nadruki na ścianach o wymiarach 120x160 cm i 120x120 cm. 
o	wszystkie wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wnioskodawcę. 
•	przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. 
 
C.	Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: 
•	montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach China (Shenzhen) International Logistics and Supply Chain Fair – CILF 2027, Shenzhen, Chiny, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; 
•	sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; 
•	przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00; 
•	transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Produkcyjna 105A, 15-680 Białystok) – targi China (Shenzhen) International Logistics and Supply Chain Fair – CILF 2027, Shenzhen, Chiny (lokalizacja targów: Shenzhen Convention &amp; Exhibition Center, No. 1 Zhancheng Road, Fuhai Street, Bao&#039;an District, Shenzhen, Guangdong, Chiny) – Białystok (siedziba Wnioskodawcy: ul. Produkcyjna 105A, 15-680 Białystok); 
•	szacowana wielkość i waga ładunku: 2 kartony, 1 tubus, waga ładunku: 40-60 kg; 
•	dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00; odbiór eksponatów z targów – po zakończeniu targów. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; 
•	usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów; 
•	usługa obejmuje odprawę celną i inne niezbędne koszty. 
 
D.	Zakup usług transportu osób: 
•	zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Shenzhen lub Hongkong – Warszawa (WAW) (lot z max. 1 przesiadką), wylot z Warszawy 2 dni przed rozpoczęciem targów; wylot z Shenzhen lub Hongkongu 1 dzień po zakończeniu targów; 
•	Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny - min 8 kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.; 
•	Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. 
 
 
E.	Zakup usług hotelarskich 
•	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób, zgodnie z zakupionymi biletami lotniczymi we wrześniu 2027, (5 noclegów); 
•	3 pokoje 1-osobowe; 
•	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; 
•	hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; 
•	hotel powinien mieć recepcję 24h i WiFi w pokojach; 
•	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (Shenzhen Convention &amp; Exhibition Center, No. 1 Zhancheng Road, Fuhai Street, Bao&#039;an District, Shenzhen, Guangdong, Chiny): 
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i 
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; 
•	hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; 
•	koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Chin (170 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto 
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3.	Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą Bunasta Sp. z o. o., NIP 9662101288, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 
4.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub 
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
5.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. 
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej – załącznik nr 4.
 </div>