Obsługa techniczna wydarzenia Demo Day

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa techniczna wydarzenia Demo Day
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-02-17
Data składania ofert	25/02/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799600001 Usługi fotograficzne i pomocnicze 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 921000002 Usługi kinematograficzne oraz wideo
Numer przetargu	6967057

<div>
<h1>Obsługa techniczna wydarzenia Demo Day &bdquo;SmartUp powered by StartSmart CEE&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>zapytanie_ofertowe_oprawa 3 DemoDay 2026 .pdf</li>
<li>Zał 1 formularz_ofertowy_oprawa Demo Day .doc</li>
<li>Załącznik 2 Plan miejsca.pdf</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Obsługa techniczna wydarzenia Demo Day</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Zakres prac obejmuje zapewnienie kompleksowej obsługi technicznej, multimedialnej wydarzenia Demo Day programu akceleracji &bdquo;SmartUp powered by StartSmart CEE&rdquo; realizowanego na żywo. Zakres usługi: Podstawowa usługa: Obsługa techniczna wydarzenia a) Ekran LED: 1. Montaż ekranu LED o rozdzielczości minimum P1.5 i wymiarach 4 &times; 2,5 m, wraz z kon-strukcją nośną, procesorem sygnału (processing), media serwerem oraz niezbędnym okablowaniem. 2. Ekran musi być zamontowany minimum 40 cm powyżej poziomu sceny. 3. Ekran musi odpowiadać standardom profesjonalnych ekran&oacute;w LED klasy premium (roz-wiązania r&oacute;wnoważne do referencyjnych system&oacute;w dostępnych na rynku). b) Personel multimedialny: Zapewnienie obecności realizatora multimedi&oacute;w, odpowiedzialnego za obsługę ekranu i mate-riał&oacute;w multimedialnych w trakcie wydarzenia. c) Podest sceniczny: Podest o wymiarach 5 &times; 2 m, wraz z wykładziną zapewniającą estetykę i bezpieczeństwo użytkowania. Proponowane rozwiązania uwzględniają dostępność dla os&oacute;b niepełnosprawnych. d) Monitor podglądowy: Dostarczenie monitora podglądowego o minimalnej przekątnej 34 cale, umożliwiającego kon-trolę wyświetlanego materiału multimedialnego. e) Timer: Zapewnienie timera/scenicznego licznika czasu, umożliwiającego kontrolę przebiegu prezen-tacji i harmonogramu wystąpień. f) Nagłośnienie i systemy multimedialne sali dla 100 uczestnik&oacute;w - System nagłośnienia frontowego: System nagłośnienia przeznaczony do obsługi sali dla 100 uczestnik&oacute;w, umożliwiający r&oacute;wno-mierne pokrycie dźwiękiem całej przestrzeni. Wymagany standard jakości i wydajności odpowia-dający profesjonalnym systemom frontowym klasy premium, z możliwością zastosowania roz-wiązań r&oacute;wnoważnych do referencyjnych system&oacute;w rynkowych. System musi zawierać: - minimum 1 monitor odsłuchowy, - mikser cyfrowy z możliwością podpięcia sygnału ze sceny poprzez stagebox, - mikser cyfrowy o minimalnie 16 kanałach wejściowych i minimum 8 grupach/auxach, wyposa-żony w fizyczne tłumiki liniowe (fadery) oraz dedykowany fizyczny panel sterowania (enkodery, przełączniki, przyciski, wyświetlacze), umożliwiający pełną obsługę bez użycia aplikacji ze-wnętrznych, - złącza analogowe i cyfrowe zgodne z profesjonalnymi standardami. - System mikrofon&oacute;w bezprzewodowych: 1. System obejmuje: a. 4 mikrofony doręczne, b. 4 mikrofony nagłowne kardioidalne. 2. System pracuje w paśmie UHF, wyposażony w prawdziwą r&oacute;żnorodność odbioru (true diversity). 3. Szerokość pasma strojenia nie mniejsza niż 40 MHz. 4. Funkcja synchronizacji nadajnik&ndash;odbiornik (IR lub r&oacute;wnoważna). 5. Wymagany standard jakości odpowiada profesjonalnym systemom bezprzewodowym klasy premium dostępnych na rynku. - Realizator dźwięku i personel: - Zapewnienie obecności realizatora dźwięku oraz asystenta realizatora podczas całego wydarze-nia. - Zapewnienie inspicjenta odpowiedzialnego za koordynację techniczną i scenariuszową w trak-cie wydarzenia. - Oświetlenie ambientowe sali: 1. System oparty na minimum 10 naświetlaczach LED przeznaczonych do oświetlenia architektonicznego i dekoracyjnego (ambientowego). 2. Moc pojedynczej oprawy: 270&ndash;350 W, bez aktywnego chłodzenia (tylko pasywne, konwekcyjne). 3. Rzeczywisty pob&oacute;r mocy potwierdzony dokumentacją techniczną producenta musi umożliwiać zasilenie wszystkich 10 opraw z jednej fazy 230 V / 16 A. 4. Łączny maksymalny pob&oacute;r mocy nie przekracza 3500 W. 5. Oprawy muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa i standardy profesjonalnego oświetlenia scenicznego. l) Profesjonalne oświetlenie sceny: - System oświetlenia sceny musi być profesjonalny, dostosowany do charakteru wydarzenia, umożliwiający r&oacute;wnomierne doświetlenie prelegent&oacute;w oraz element&oacute;w scenograficznych. - Oświetlenie musi spełniać standardy bezpieczeństwa i jakości profesjonalnego oświetlenia sce-nicznego. - System powinien umożliwiać kontrolę intensywności, barwy i kierunku światła zgodnie z wy-maganiami scenariusza wydarzenia. m) Personel i wyposażenie: - Zapewnienie obecności realizatora oświetlenia odpowiedzialnego za obsługę sceny w trakcie wydarzenia. - Zapewnienie sterownika oświetlenia niezbędnego do pełnej kontroli systemu. - Dostarczenie niezbędnego okablowania i akcesori&oacute;w umożliwiających prawidłowe podłączenie i obsługę całego systemu. 2) Foto i video a) Fotoreportaż (1 fotograf) c) Nagrania w całości wydarzenia na 1 kamerę d) Pocięcie materiał&oacute;w na poszczeg&oacute;lne wystąpienia e) Reportaż video (1 operator) 3) Dystrybucja internetu Wymagania og&oacute;lne: 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dostępu do internetu dla uczestni-k&oacute;w wydarzenia (do 900 os&oacute;b). 2. System dystrybucji internetu musi umożliwiać r&oacute;wnoczesne korzystanie przez wszystkich uczestnik&oacute;w bez znaczącego pogorszenia jakości połączenia. 3. Sieć musi być zbudowana w oparciu o minimum 3 punkty dostępu (access point), rozmieszczone w spos&oacute;b zapewniający optymalne pokrycie całej przestrzeni. Wymagania minimalne parametr&oacute;w: 1. Prędkość dostępu do internetu minimum 100 Mbps dla pobierania (download) i 100 Mbps dla wysyłania (upload). 2. Sieć musi umożliwiać stabilne i nieprzerwane połączenie dla wszystkich użytkowni-k&oacute;w w czasie trwania wydarzenia. b) Wykonawca zapewnia obsługę IT w trakcie trwania wydarzenia, obejmującą monitorowanie sieci, rozwiązywanie problem&oacute;w i wsparcie techniczne dla uczestnik&oacute;w. 4) Ekran LED we Foyer a) Wymagania og&oacute;lne: - Ekran LED o wymiarach min. 4 &times; 2,5 m. - Rozdzielczość minimum P1.5. - Dostarczony sprzęt i materiały muszą spełniać wymogi techniczne i estetyczne odpowiednie dla profesjonalnych zastosowań. - Ekran i instalacja muszą zapewniać pełną kompatybilność z mediami cyfrowymi i systemami sterowania. - Instalacja nie może wpływać negatywnie na jakość wyświetlanego obrazu. b) Wymagania minimalne parametr&oacute;w technicznych: Jasność: zgodna z normami dla profesjonalnych ekran&oacute;w LED klasy premium. Kontrast: zgodny z normami dla profesjonalnych ekran&oacute;w LED klasy premium. Częstotliwość odświeżania: zgodna z normami dla profesjonalnych ekran&oacute;w LED klasy premium. Trwałość i niezawodność: zgodna z zastosowaniami profesjonalnymi. c) Wymagania funkcjonalne: - Ekran musi być dostarczony wraz z konstrukcją nośną, procesorem sygnału, media serwerem oraz niezbędnym okablowaniem. - Urządzenie musi umożliwiać prezentację materiał&oacute;w w standardach stosowanych w profesjo-nalnych zastosowaniach multimedialnych. d) Realizator multimedi&oacute;w: - Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pełnej integracji ekranu z mediami cyfrowymi i systemami sterowania. - Realizacja musi gwarantować zachowanie wysokiej jakości obrazu oraz bezpieczeństwo i stabil-ność instalacji. e) Plan techniczny W ramach realizacji usługi, Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przedłożenia Za-mawiającemu szczeg&oacute;łowego planu technicznego realizacji wydarzenia, obejmującego w szcze-g&oacute;lności: &bull; dokładny plan zagospodarowania przestrzeni (rzut techniczny z wymiarami) &bull; rozmieszczenie sceny, konstrukcji, ekran&oacute;w LED/projekcyjnych, stanowisk realizatorskich oraz zaplecza technicznego &bull; lokalizację i specyfikację urządzeń technicznych (nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, transmisja, zasilanie) &bull; szczeg&oacute;łowy plan oświetlenia wraz z rozmieszczeniem opraw i punkt&oacute;w podwieszeń &bull; plan okablowania, w tym trasy prowadzenia kabli z uwzględnieniem bezpieczeństwa uczestni-k&oacute;w oraz zabezpieczeń (najazdy kablowe, maskowanie, strefy techniczne) &bull; schemat zasilania wraz z bilansami mocy oraz wskazaniem punkt&oacute;w poboru energii &bull; wykaz sprzętu i urządzeń wraz z ilościami oraz podstawową specyfikacją techniczną Dokumentacja powinna być sporządzona w formie czytelnych rysunk&oacute;w technicznych oraz opi-s&oacute;w i zostać przekazana Zamawiającemu do akceptacji w terminie uzgodnionym w harmonogra-mie realizacji. Plan techniczny: 12 marca 2026 Montaż: 22 marca 2026 r. Realizacja: 23-24 marca 2026 r. Demontaż: po zakończeniu wydarzenia 24 marca 2026 r. Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się w załączniku &bdquo;Zapytanie ofertowe&rdquo;.
Okres gwarancji: nd
<h2>Kryteria oceny</h2>
&minus; Cena &ndash; waga 100% Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się w załączniku &bdquo;Zapytanie ofertowe&rdquo;.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Warunki zmiany istotnych postanowień umowy z wykonawcą Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, w następującym zakresie i sytuacjach: 1. zmiany wynikające ze zmiany przepis&oacute;w prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego w zakresie mającym wpływ na realizację umowy (w szczeg&oacute;lności zmiany stawek podatku VAT lub akcyzy); 2. zmiana parametr&oacute;w technicznych przedmiotu zam&oacute;wienia, wynikających m.in. z aktualizacji rozwiązań z uwagi na postęp technologiczny, bez wpływu na cenę ofertową &ndash; o ile zmiana będzie na korzyść Zamawiającego; 3. zmiany parametr&oacute;w przedmiotu umowy, nie prowadzące do zmiany charakteru umowy &ndash; zmiany technologiczne, w szczeg&oacute;lności: konieczność realizacji umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych/technologicznych niż wskazane w zapytaniu ofertowym albo ofercie, w sytuacji, gdy zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziłoby niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem umowy; 4. zmiana sposobu realizacji zam&oacute;wienia z przyczyn niezależnych od wykonawcy, w tym wynikających z decyzji instytucji finansującej realizację projektu, w ramach kt&oacute;rego udzielane jest zam&oacute;wienie, zobowiązującej Zamawiającego do wprowadzenia zmian w projekcie skutkujących koniecznością zmian w umowie z wykonawcą; 5. zmiany zakresu rzeczowego przedmiotu zam&oacute;wienia (rozszerzenie zakresu lub ograniczenie zakresu) podyktowane potrzebami w projekcie lub decyzją instytucji finansującej realizację projektu, w ramach kt&oacute;rego udzielane jest zam&oacute;wienie, a mających wpływ na spos&oacute;b realizacji zam&oacute;wienia; 6. zmiana warunk&oacute;w płatności na rzecz wykonawcy; 7. zmiany opisane w sekcji 3.2.4 pkt 4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027; 8. zmiana os&oacute;b odpowiedzialnych za kontakty i nadz&oacute;r nad realizacją umowy 9. wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy. Zamawiający przewiduje r&oacute;wnież możliwość dokonywania nieistotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy. Zmiany umowy wprowadzane będą w formie aneksu podpisanego przez obie strony, a możliwość ich wprowadzenia uzależniona jest od akceptacji przez Zamawiającego. W PRZYPADKU ROZBIEŻNOŚCI pomiędzy treścią ogłoszenia widniejącą w poszczeg&oacute;lnych rubrykach Bazy Konkurencyjności a treścią załącznika &bdquo;Zapytanie ofertowe&rdquo; pierwszeństwo ma treść załącznika &bdquo;Zapytanie ofertowe&rdquo; (a jeżeli ulegał aktualizacji &ndash; najnowszej jego wersji). Szczeg&oacute;łowe informacje znajdują się w załączniku &bdquo;Zapytanie ofertowe&rdquo;.
</div>