Organizacja 3 spotkań dla 30 osób każde - sala + catering

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja 3 spotkań dla 30 osób każde - sala + catering
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Działdowo
Data publikacji	2026-02-13
Data składania ofert	20/02/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6960894

<div>
<h1>Organizacja 3 spotkań otwierających projekt w:Działdowie, Tolmicku i Ostr&oacute;dzie na 30 os&oacute;b każde (sala + catering)</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">Zapytanie Ofertowe 21CIE2026.docx + załączniki</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Organizacja 3 spotkań dla 30 os&oacute;b każde - sala + catering</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>1.1 Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa organizacji 3 spotkań otwierających projekt (wynajęcie sali konferencyjnej i dostarczenie cateringu) dla ok. 30 os&oacute;b na każdym spotkaniu.<br /> 1.2 Usługa wynajęcia sali konferencyjnej na spotkanie informacyjne obejmuje:<br /> Salę dla minimum 30 os&oacute;b na każde z 3 spotkąń<br /> Czas korzystania z sali konferencyjnej podczas spotkania &ndash; 5 h. Orientacyjne godziny wykorzystania: 10:00-15:00 (Zamawiający wskaże Wykonawcy dokładne godziny przed spotkaniem).<br /> Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymogi: dostępna dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, wyposażona m.in. w internet- stałe łącze (prędkość min. 100 Mb/s) i wi-fi, rzutnik, ekran, nagłośnienie oraz min. 2 mikrofony bezprzewodowe. Preferowane ustawienie teatralne. Sala musi mieć wysokość min. 3 m, posiadać dostęp do światła dziennego, mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszk&oacute;d architektonicznych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunk&oacute;w zam&oacute;wienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.<br /> Parking: na terenie obiektu, w kt&oacute;rym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestnik&oacute;w spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestnik&oacute;w i organizator&oacute;w spotkania musi być wliczone w cenę usługi.<br /> 1.3 Usługa cateringowa obejmuje zimny bufet <br /> a/ W skład zimnego bufetu powinny wchodzić co najmniej<br /> &bull; kawa z ekspresu ciśnieniowego (min. 2 ekspresy, min. 3 porcje na osobę)<br /> &bull; wyb&oacute;r herbat (min. 2 warniki, min. 3 porcje na osobę)<br /> &bull; dodatki: mleko zwykłe i roślinne, cytryna, cukier<br /> &bull; woda gazowana i niegazowana (min. 0,7 l na osobę w sumie)<br /> &bull; soki (min. 2l/ 10 os&oacute;b)<br /> &bull; mix owoc&oacute;w sezonowych (min. 1 kg/ 10 os&oacute;b)<br /> &bull; ciasta domowe lub/i ciastka w tym jedno w wersji bez glutenu (min. 4 porcje/kawałki na osobę)<br /> &bull; słone i słodkie przekąski koktajlowe (min. 2 porcje na osobę)<br /> Zimny bufet powinien być dostępny przez cały czas wydarzenia począwszy od 20 min przed jego rozpoczęciem. Powinien mieć formę bufetu szwedzkiego i być serwowany z zachowaniem odpowiedniej temperatury, dostosowanej do rodzaju dania.<br /> Wykonawca zapewnia dow&oacute;z cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji spotkań w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.<br /> Wykonawca zapewnia zastawę porcelanową (filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, cukiernice, talerze itp.), sztućce metalowe (noże, widelce, łyżeczki, widelczyki), a także ekspres do kawy , warnik do wody zgodnie z wymaganiami menu; zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych lub jednorazowych/biodegradowalnych.<br /> Wykonawca zapewnia st&oacute;ł/stoły + obrusy do ustawienia cateringu &ndash; w przypadku, gdy na miejscu szkolenia nie będzie dostępnych odpowiednich stoł&oacute;w.<br /> Usługa organizacji cateringu powinna obejmować także bieżącą obsługę sali celem usuwania zużytych naczyń i sztućc&oacute;w oraz wykładania czystej zastawy i uzupełniania serwowanych potraw i napoj&oacute;w.<br /> Usługa powinna być realizowana na sali konferencyjnej kuluarach sali konferencyjnej.<br /> Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub niewykorzystania usługi cateringu dla zakładanej w zam&oacute;wieniu pierwotnym liczby uczestnik&oacute;w danego spotkania, do 20% zakładanej liczby uczestnik&oacute;w in plus lub in minus, o czym poinformuje Wykonawcę nie p&oacute;źniej niż na 3 dni kalendarzowe przed terminem spotkania.<br /> <br /> 2. Miejsca i terminy realizacji zam&oacute;wienia:<br /> <br /> 2.1 Obiekty, w kt&oacute;rych odbędą się spotkanie otwierające projekt , muszą być dobrze skomunikowane, tj. mieć zapewniony dogodny i szybki dojazd środkami komunikacji zbiorowej z gł&oacute;wnego węzła komunikacyjnego w danym mieście.<br /> 2.2 lokalizacja i termin<br /> LP Wojew&oacute;dztwo Miasto Termin<br /> 1 Warmińsko-mazurskie Działdowo 18.03.2026<br /> 2 Warmińsko-mazurskie Tolkmicko 20.03.2026<br /> 3 Warmińsko-mazurskie Ostr&oacute;da 23.03.2026<br /> <br /> 2.3 Planowane terminy i miejsca spotkań mogą ulec zmianie na podstawie jednostronnego oświadczenia Zamawiającego, złożonego Wykonawcy na co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania, a minimum 14 dni przed nową datą spotkania. W razie zmiany miejsca nowo wyznaczone miejsce będzie się znajdowało w wojew&oacute;dztwie warmińsko-mazurskim w odległości nie większej niż 50 km od pierwotnie planowanego miejsca. Wykonawca zobowiązuje się w&oacute;wczas do wykonania zam&oacute;wienia w nowym terminie, wskazanym przez Zamawiającego, bez możliwości żądania zmian wynagrodzenia z tytułu dokonanej modyfikacji dat.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Cena (C) 75% (75 punkt&oacute;w) -Premiowana będzie najniższa cena za usługę (z VAT). W przypadku tego kryterium, oferta najtańsza niepodlegająca odrzuceniu otrzyma 75 punkt&oacute;w, oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punkt&oacute;w.</p>
<p>Kryterium społeczne (S) - 25% (25punkt&oacute;w) - Wykonawca otrzyma 25 punkt&oacute;w, jeżeli zobowiąże się w ofercie, że zatrudni do realizacji zam&oacute;wienia, co najmniej 1 osobę zagrożoną wykluczeniem społecznym.</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Zgodnie z podrozdziałem 3.2 sekcja 3.2.4 punkt 4) b Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027 dla EFS+, EFRR, FS i FST Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy o ile zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub rob&oacute;t budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zam&oacute;wieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki:<br /> ✔ zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powod&oacute;w ekonomicznych lub technicznych, w szczeg&oacute;lności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zam&oacute;wionych w ramach zam&oacute;wienia podstawowego,<br /> ✔ zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie koszt&oacute;w dla zamawiającego,<br /> ✔ wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.</p>
</div>