„Usługi informatyczne obejmujące rozwój platformy FlowStaff

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	„Usługi informatyczne obejmujące rozwój platformy FlowStaff
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-02-11
Data składania ofert	19/02/2026, Godzina 08:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 724210007 Usługi w zakresie rozwijania internetowych lub intranetowych aplikacji klienckich 722400009 Usługi analizy systemu i programowania 722430000 Usługi programowania 722125176 Usługi opracowywania oprogramowania informatycznego
Numer przetargu	6954877

<div>
 <h1>„Usługi informatyczne obejmujące rozwój platformy FlowStaff — systemu do zarządzania personelem eventowym”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Zał. nr 1 - Formularz ofertowy</li>
 <li>Zał. nr 2 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału</li>
 <li>Zał. nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań</li>
 <li>Zał. nr 4 - Projekt umowy</li>
 <li>Zał. nr 5 - Szczegółowe Wytyczne Techniczne</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>„Usługi informatyczne obejmujące rozwój platformy FlowStaff </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn. „FlowStaff — platforma do zarządzania personelem eventowym&quot; współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej (FEPW), Działanie 1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów, nr projektu FEPW.01.01-IP.01-1471/25. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz zasadą konkurencyjności. 
Przedmiotem zamówienia są usługi informatyczne obejmujące rozwój platformy FlowStaff — systemu do zarządzania personelem eventowym. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje zaprojektowanie, implementację, przetestowanie i wdrożenie rozwiązania informatycznego rozszerzającego funkcjonalność platformy FlowStaff (dalej jako „Platforma&quot;). Na zasadniczy zakres przedmiotu zamówienia składać się będą: 
Moduł Panelu Klienta B2B — panel samoobsługowy umożliwiający klientom składanie zleceń, podgląd statusów, generowanie ofert i zarządzanie dokumentami; 
Moduł Rozliczeń, Faktur i Płatności — automatyzacja obiegu finansowego platformy, generowanie faktur, obsługa płatności online, raportowanie; 
Moduł AI — Przygotowanie Danych — przygotowanie pipeline&#039;u danych, feature engineering, architektura modułu rekomendacji; 
Moduł AI — Implementacja Systemu Rekomendacji — wdrożenie produkcyjnego modułu automatycznego dopasowywania personelu do zleceń z wykorzystaniem algorytmów uczenia maszynowego. 
Szczegółowe wytyczne techniczne, w tym wymagania dotyczące kompatybilności z istniejącą architekturą platformy FlowStaff, określone zostały w Szczegółowych Wytycznych Technicznych stanowiących Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 
Nowe moduły muszą być kompatybilne z istniejącym stosem technologicznym platformy FlowStaff: 
Backend: Python z frameworkiem FastAPI 
Frontend: React 
Baza danych: PostgreSQL. 
Etapy realizacji – szczegółowy zakres prac: 
Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia w czterech etapach, odpowiadających poszczególnym modułom funkcjonalnym. Etapy wynikają z harmonogramu grantowego i stanowią ramy organizacyjne projektu. 
ETAP 1 – Moduł Panelu Klienta B2B 
Planowana liczba godzin: max 283h 
Planowany okres realizacji: od dnia podpisania umowy do kwiecień 2026 r. 
Cel biznesowy: Umożliwienie klientom B2B samodzielnego składania zleceń, podglądu statusów, generowania ofert i zarządzania dokumentami bez udziału rekruterów (pełna samoobsługa). 
Zakres prac: 
Projektowanie architektury panelu klienta — 48h 
analiza przepływów użytkownika (flow) — 12h 
przygotowanie struktury danych — 10h 
projekt logiki backend (FastAPI) — 12h 
projekt logiki frontend (React) — 14h 
Implementacja funkcjonalności klienckich — 110h 
moduł logowania i autoryzacji — 20h 
formularz składania nowych zleceń — 25h 
edycja i podgląd zleceń — 22h 
dodawanie parametrów zlecenia (lokalizacja, godziny, liczba osób) — 20h 
optymalizacje UI/UX i obsługa błędów — 23h 
Generowanie ofert PDF w czasie rzeczywistym — 32h 
pobieranie danych z formularza — 8h 
logika generowania dokumentu — 14h 
udostępnianie oferty klientowi w panelu — 10h 
Integracja panelu z backendem i modułem powiadomień — 58h 
integracja z bazą danych PostgreSQL — 15h 
przesyłanie danych do modułu rekrutacyjnego — 18h 
logika powiadomień e-mail/SMS (statusy zleceń) — 15h 
testy integracyjne — 10h 
Testy funkcjonalne i wdrożenie — 35h 
testy akceptacyjne — 15h 
testy UX — 10h 
wdrożenie na środowisko produkcyjne — 10h 
 
ETAP 2 – Model Rozliczeń, Faktur i Płatności 
Planowana liczba godzin: max. 440h 
Planowany okres realizacji: maj – lipiec 2026 r. 
Cel biznesowy: Automatyzacja pełnego obiegu finansowego platformy — generowanie faktur, obsługa szybkich płatności online, powiązanie płatności z realizacją zleceń, eliminacja ręcznej administracji rozliczeń. 
Zakres prac: 
Projektowanie rozwiązania i architektury — 90h 
analiza procesów finansowych i scenariuszy brzegowych — 26h 
projekt modeli danych — 22h 
projekt API płatności i webhooków — 26h 
makiety UX panelu klienta i rekruterów — 16h 
Moduł fakturowania dla klientów B2B — 120h 
generator faktur PDF — 32h 
logika finansowa: VAT, korekty, sumowania — 25h 
powiązanie faktur z ofertami i realizacją zleceń — 23h 
obsługa wyjątków — 18h 
testy funkcjonalne i księgowe — 22h 
Integracja szybkich płatności — 90h 
implementacja API płatności online — 29h 
webhooki obsługujące statusy transakcji — 25h 
logika powiązania „płatność → zlecenie → faktura&quot; — 22h 
synchronizacja statusów w panelach — 14h 
Panel historii zleceń i dokumentów — 65h 
lista faktur i statusów płatności — 25h 
powiązanie historii zleceń z dokumentami — 19h 
filtrowanie, pobieranie i eksport dokumentów — 12h 
optymalizacje UX i wydajności — 9h 
Integracja z panelem rekruterów i dashboard finansowy — 75h 
dashboard finansowy dla rekruterów — 26h 
zestawienia wypłat, korekt, statusów — 18h 
połączenie danych rekrutacji z rozliczeniami — 21h 
testy poprawności danych — 10h 
Testy końcowe, stabilizacja i poprawki — 110h 
testy end-to-end — 32h 
testy akceptacyjne UAT — 20h 
automaty testów jednostkowych i integracyjnych — 30h 
scenariusze brzegowe i korekty — 18h 
stabilizacja powdrożeniowa i monitoring — 10h 
 
ETAP 3 – Moduł AI: Przygotowanie Danych 
Planowana liczbe godzin: max 372h 
Planowany okres realizacji: sierpień – październik 2026 r. 
Cel biznesowy: Przygotowanie fundamentu dla modułu inteligentnego dopasowywania personelu. Etap obejmuje szczegółową analizę danych historycznych (personel, zlecenia, dostępność), identyfikację scenariuszy brzegowych oraz określenie kryteriów wpływających na jakość dopasowań. Na podstawie analizy zostanie zaprojektowana docelowa architektura modułu AI wraz z pipeline&#039;em danych (ETL/ELT), feature engineeringiem i prototypami UX. 
Zakres prac: 
Implementacja modeli AI — 144h 
budowa modelu rekomendacji (ML + collaborative filtering) — 48h 
trenowanie modeli na danych historycznych — 36h 
walidacja jakości dopasowań — 28h 
tuning parametrów modeli i optymalizacje — 32h 
Implementacja API rekomendacyjnego — 72h 
implementacja endpointów i logiki backendowej — 28h 
obsługa błędów i fallbacków — 18h 
dokumentacja API i wdrożenie do testów — 26h 
Integracja z platformą FlowStaff — 84h 
integracja z modułem rekrutacji — 32h 
integracja z panelem klienta — 22h 
integracja z systemem historii zleceń — 18h 
testy integracyjne wewnętrzne — 12h 
Testy, optymalizacja i poprawki — 72h 
testy jednostkowe i end-to-end — 28h 
testy A/B w środowisku produkcyjnym — 16h 
poprawki po feedbacku użytkowników — 20h 
stabilizacja modułu — 8h 
 
Parametry techniczne modułu AI: 
Pipeline danych (ETL/ELT) umożliwi automatyczne pobieranie, czyszczenie, transformację i standaryzację danych wykorzystywanych do trenowania modeli uczenia maszynowego. Feature engineering obejmie następujące cechy wpływające na jakość dopasowań: 
lokalizacja personelu i zlecenia, 
dostępność w danym terminie, 
kompetencje i doświadczenie, 
posiadane uprawnienia i badania, 
znajomość języków obcych, 
dostęp do samochodu, 
historia zleceń i oceny wcześniejszych realizacji. 
Architektura modułu łączy podejście content-based filtering (dopasowanie do wymogów zlecenia) z elementami collaborative filtering (uczenie się na podstawie podobnych dopasowań w przeszłości). 
 
ETAP 4– Moduł AI: Implementacja Systemu Rekomendacji 
 
Planowana liczba godzin: max 372h 
Planowany okres realizacji: październik – grudzień 2026 r. 
Cel biznesowy: Kontynuacja i finalizacja prac z Etapu 3 — wdrożenie produkcyjnego modułu automatycznego dopasowywania personelu do zleceń na podstawie danych historycznych, kompetencji, lokalizacji, dostępności i ocen współpracy. Przewidywany efekt: skrócenie czasu obsługi zlecenia z godzin do minut oraz zwiększenie precyzji dopasowań. 
Zakres prac: 
Implementacja modeli AI — 144h 
budowa modelu rekomendacji (ML + collaborative filtering) — 48h 
trenowanie modeli na danych historycznych — 36h 
walidacja jakości dopasowań (precision/recall, trafność dopasowań) — 28h 
tuning parametrów modeli, optymalizacja działania — 32h 
Implementacja API rekomendacyjnego — 72h 
stworzenie endpointów AI dostępnych dla panelu klienta i panelu rekruterów — 28h 
obsługa stanów wyjątkowych (fallbacki: braki danych, konflikty terminów, brak dopasowań) — 18h 
dokumentacja API i przygotowanie pod wdrożenie — 26h 
Integracja z platformą FlowStaff — 84h 
integracja z modułem rekrutacji i bazą zleceń — 32h 
integracja z panelem klienta (prezentacja rekomendacji, filtry, wybory) — 22h 
integracja z historią zleceń i statystykami — 18h 
testy integracyjne i spójności danych — 12h 
Testy, optymalizacja i poprawki — 72h 
testy jednostkowe i end-to-end — 28h 
testy A/B (porównanie dopasowań AI vs. manualne) — 16h 
poprawki po feedbacku rekruterów i klientów — 20h 
stabilizacja modułu po wdrożeniu — 8h 
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Zapytani ofertowe oraz Szczegółowe Wytyczne Techniczne

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru: 
 C = (Cena brutto oferty najtańszej/Cena brutto oferty badanej) *100
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w szczególności w sytuacjach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. 
2.	Szczegółowe warunki istotnych zmian umowy zostały opisane w załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego. 
3.	Zamawiający zastrzega sobie prawo, przed podpisaniem umowy, do dokonania we wzorze umowy zmian o charakterze gramatycznym, stylistycznym i innych zmian porządkujących, w tym poprawiających ewentualne nieścisłości lub błędy, które nie zmienią w sposób istotny postanowień umowy. 
4.	Zmiany postanowień zawartej Umowy wymagają dla swej ważności aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności, podpisanego przez obie strony Umowy.
 </div>