Zapewnienie noclegów ze śniadaniem oraz wyżywienia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie noclegów ze śniadaniem oraz wyżywienia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Konin
Data publikacji	2026-02-09
Data składania ofert	18/02/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551300000 Inne usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6948005

<div>
 <h1>Zapewnienia noclegów z wyżywieniem dla uczestników projektu: „Liderzy Transformacji Wielkopolski Wschodniej”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik 6 - Wzór umowy - nocleg.docx</li>
 <li>Załączniki 1-5 do zapytania ofertowego - nocleg.docx</li>
 <li>Zapytanie ofertowe - nocleg.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zapewnienie noclegów ze śniadaniem oraz wyżywienia</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegów ze śniadaniem oraz wyżywienia dla 360 osób (pakietów pobytowych), będących uczestnikami szkoleń w ramach projektu na terenie Wielkopolski Wschodniej w okresie od marca 2026 do sierpnia 2027 r. 
W okresie realizacji przedmiotu zamówienia przewidziano realizację 8 grup szkoleniowych na terenie Wielkopolski Wschodniej. Każda z grup (45 osób/grupa) weźmie udział w 3 weekendowych zjazdach (piątek-niedziela) - łącznie 9 dni zajęć/grupę i 6 noclegów ze śniadaniem/osobę (piątek-niedziela). 
W ramach każdego zjazdu szkoleniowego Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem na 2 doby hotelowe (piątek-niedziela) oraz wyżywienie (3 x przerwa kawowa, 3 x obiad i 2 x kolacja) dla śr. 45 osób. 
 
Łącznie w ramach zamówienia (szczegółowy opis w załączniku &quot;Zapytanie ofertowe&quot;): 
	2160 noclegów ze śniadaniem; dla 360 osób, w okresie realizacji usługi (6 noclegów/os.). 
	216 przerw kawowych dla grup 15-osobowych 
	3240 obiadów; dla 360 osób (9 obiadów/os.) 
	2160 kolacji; dla 360 osób (6 kolacji/os.) 
 
Miejsce realizacji – Wielkopolska Wschodnia (m. Konin, powiat kolski, słupecki, turecki, koniński). 
 
Termin realizacji usługi: Usługa realizowana będzie w okresie od marca 2026r. do sierpnia 2027r. 
	w 2026 roku: 12 zjazdów weekendowych (piątek-niedziela) – średnio 1 zjazd/1 miesiąc. 
	w 2027 roku: 12 zjazdów weekendowych (piątek-niedziela) – średnio 2 zjazdy/miesiąc. 
Razem: 24 zjazdy weekendowe w okresie realizacji usługi. 
 
Harmonogram i sposób zamawiania usługi: 
	Terminy zjazdów szkoleniowych (a tym samym terminy noclegów ze śniadaniem oraz wyżywienie) będą ustalane z Wykonawcą na bieżąco w trakcie realizacji projektu. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o dokładnych terminach poszczególnych zjazdów szkoleniowych i przedstawi harmonogram najpóźniej 21 dni kalendarzowych przed pierwszym dniem danego zjazdu. 
	Wykonawca zobowiązuje się potwierdzić możliwość realizacji noclegów ze śniadaniem raz wyżywieniem w terminie do 3 dni roboczych od otrzymania informacji o terminach. 
	Zamawiający ma prawo do zmiany terminu realizacji usługi, pod warunkiem zgłoszenia tej zmiany Wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem zjazdu. 
	W wyjątkowych przypadkach Zamawiający może zrezygnować z organizacji usługi w podanym wcześniej terminie, pod warunkiem poinformowania Wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia usługi. 
 
2. SZCZEGÓŁOWY OPIS DOT. NOCLEGÓW ZE ŚNIADANIEM [2160 noclegów ze śniadaniem; dla 360 osób, w okresie realizacji usługi (6 noclegów/os.)]. 
Wymagania dot. obiektu 
	Obiekt musi posiadać miejsca noclegowe spełniające standard minimum trzygwiazdkowego hotelu (w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 
	Wykonawca jest zobowiązany do podania nazwy obiektu w którym będą realizowane usługi i adresu pod którym się znajduje. 
	Obiekt hotelowy musi być zlokalizowany na terenie Wielkopolski Wschodniej (m. Konin, powiat kolski, słupecki, turecki, koniński) 
	Obiekt hotelowy powinien zapewnić kompleksowość wykonania usługi, przez którą Zamawiający rozumie zapewnienie noclegów ze śniadaniem oraz wyżywieniem. 
	Obiekt musi posiadać infrastrukturę umożliwiającą korzystanie przez osoby z niepełnosprawnością bez konieczności pomocy ze strony osób trzecich, w szczególności obiekt powinien być wyposażony w podjazdy / windę, jeśli pokoje, bądź miejsce wydawania posiłków są zlokalizowane na wyższych piętrach. Hotel spełniać powinien warunki dostępności dla osób z niepełnosprawnościami zgodne ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027. 
	Obiekt musi dysponować co najmniej dwoma pokojami przeznaczonymi dla osób z ograniczoną mobilnością, zaprojektowanymi i wyposażonymi w sposób zapewniający bezpieczne, komfortowe oraz samodzielne użytkowanie, zgodnie z poniższymi wymaganiami: 
	Drzwi wejściowe do pokoju oraz przejścia pomiędzy elementami wyposażenia powinny mieć szerokość co najmniej 90 cm. Wejście do pokoju oraz dostęp do łazienki muszą być bezprogowe. 
	Wyposażenie pokoju powinno być rozmieszczone w sposób umożliwiający korzystanie z niego z pozycji osoby siedzącej. Łóżko powinno umożliwiać bezpieczny transfer z obu stron. 
	Łazienka musi być odpowiednio przystosowana – wyposażona w bezprogowy prysznic z pochwytami, a także umywalkę z poręczami i możliwością podjazdu wózkiem. 
 
Wymagania dot. noclegów 
	Wykonawca zapewni 2-osobowe / 3-osobowe oraz 1-osobowe pokoje z pojedynczymi łóżkami dla uczestników projektu, z zastrzeżeniem, iż w jednym pokoju nie mogą być umieszczone osoby różnej płci. 
	W przypadku osób z niepełnosprawnością Wykonawca zapewni pokoje przystosowane do ich potrzeb - Zamawiający poinformuje Wykonawcę na min. 5 dni przez planowanym terminem szkolenia. 
	Pokoje muszą być wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz pełne zaplecze sanitarne. 
	Wykonawca zapewnieni dostępności pokoi nie później niż od godz. 15:00 w dniu zakwaterowania. Wykwaterowanie nastąpi zgodnie z dobą hotelową obowiązującą w danym obiekcie 
	Na 5 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji kompleksowej usługi hotelowej Zamawiający przekaże (potwierdzi) Wykonawcy drogą e-mailową ostateczną liczbę osób wraz z ich imienną listą oraz z podziałem na pokoje. Zamawiający planuje, że szkolenia będą się odbywały w grupie śr. 45-osobowej, ale dopuszcza możliwość realizacji szkolenia dla grupy min. 42-osobowej i max. 48-osobowej, jeżeli takie będzie aktualne zapotrzebowanie w projekcie. 
 
Preferowany podział: pokoje 2-osobowe. Zamawiający dopuszcza również pokoje 3-osobowe. Wykonawca zapewni również pokoje 1-osobowe, które będą dedykowane dla uczestników z uzasadnionymi potrzebami lub gdy w grupie uczestników szkolenia będzie nieparzysta liczba osób lub nieparzysta liczba kobiet i mężczyzn i w związku z tym nie będzie możliwości zakwaterowania 1 kobiety i 1 mężczyzny w jednym pokoju. 
Oferent powinien posiadać możliwość elastycznego zapewnienia od 15 do 25 pokoi na grupę w zależności od aktualnego rozkładu płci i potrzeb indywidualnych uczestników. 
 
 
Wymagania dot. śniadań 
	Na śniadanie powinno składać się co najmniej: dania ciepłe: np. naleśniki, parówki, jajecznica; pieczywo (np. bułeczki, bagietki, chleb ciemny, chleb jasny), masło i margaryna, wędliny, sery żółte, sery białe, dżemy, warzywa / sałatki warzywne, płatki śniadaniowe, mleko/jogurt, kawa, herbata, woda, soki), 
	Przygotowywane potrawy powinny być z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, np. zupy w proszku i sosy w posiłku 
	Wykonawca uwzględni w ramach menu posiłek specjalny np. bezglutenowy/ wegetariański w sytuacji udziału osób o szczególnych potrzebach. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 3 dni przed planowanym noclegiem ze śniadaniem. 
	Wykonawca zapewni obsługę kelnerską, rozumianą jako działanie osoby lub osób, odpowiedzialnych za podanie potraw/przygotowanie szwedzkiego stołu oraz zapewnienie obsługi sprzątającej w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w których serwowane będą posiłki. 
	Śniadania podawane będą w tym samym obiekcie co nocleg. 
	Godziny podawania: najpóźniej od 7:00 do minimum 9:00 
 
3. SZCZEGÓŁOWY OPIS DOT. WYŻYWIENIA 
Założenia dla każdego zjazdu weekendowego: 
	1 dzień (piątek) - przerwa kawowa + obiad + kolacja 
	2 dzień (sobota) - przerwa kawowa + obiad + kolacja 
	3 dzień (niedziela) - przerwa kawowa + obiad 
 
A. Wymagania dot. przerwy kawowej [216 przerw kawowych dla grup 15-osobowych] 
	Zapewnienie napojów gorących (kawa, herbata czarna, zielona, owocowa) wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz przekąsek (ciasta, owoce, ciasteczka) przez cały czas trwania kursu. Serwis kawowy powinien być dostępny przez cały czas trwania zajęć. 
	Wykonawca zapewnieni niezbędne wyposażenie (kubki, filiżanki, serwetki, cukier, mleko, itp.). Ustawienie stanowiska serwisowego w dogodnym miejscu, umożliwiającym swobodny dostęp uczestników. 
	Wykonawca dostosuje ofertę do ewentualnych preferencji dietetycznych uczestników (informacje przekazywane przez organizatora). 
	Wykonawca zapewnieni wysokiej jakości produkty spożywcze (usługa musi być świadczona wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych). 
	Wykonawca zapewnieni utrzymanie porządku oraz czystości w miejscu świadczenia usługi. 
 
B. Wymagania dot. obiadów/kolacji [3240 obiadów (9 obiadów/os.) oraz 2160 kolacji (6 kolacji/os.)] 
	Zapewnienie obiadu/kolacji dla każdego uczestnika w każdym dniu zjazdu. 
	Obiad/kolacja powinien składać się z co najmniej dwóch ciepłych dań (zupa + danie główne), a także napoju (woda, sok, napój bezalkoholowy). 
	Obiad powinien uwzględniać mięso/rybę (200g), dodatki do dania głównego (ziemniaki/makaron/frytki/ryż; 200g), surówki (140g) oraz zupę (250ml). 
	Obiad/kolacja musi być dostosowany do specyfiki grupy uczestników (w tym preferencje dietetyczne, wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe oraz inne specjalne wymagania). 
	Wykonawca zapewnieni niezbędne wyposażenie. 
	Wykonawca dostosuje ofertę do ewentualnych preferencji dietetycznych uczestników (informacje przekazywane przez organizatora). 
	Wykonawca zapewnieni wysokiej jakości produkty spożywcze (usługa musi być świadczona wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych). 
	Wykonawca zapewnieni utrzymanie porządku oraz czystości w miejscu świadczenia usługi.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 KRYTERIUM NR 1 - CENA (KC) – WAGA 80% 
 
Cena brutto pakietu pobytowego dla 1 osoby 
(pakiet: 2 noclegi ze śniadaniami, 3 obiady, 3 przerwy kawowe oraz 2 kolacje). 
 
Ocena kryterium zostanie przeprowadzona według następującej formuły: 
(cena oferty najniższej/cena oferty ocenianej) x 80 pkt
 KRYTERIUM NR 2 – KLAUZULA SPOŁECZNA (KS) – WAGA 20% 
 
Oferent za zatrudnienie w sposób nieprzerwany przy realizacji przedmiotu zamówienia co najmniej 1 osoby z niepełnosprawnością do realizacji lub obsługi przedmiotowego zamówienia przez cały okres realizacji umowy –otrzyma 20 pkt;
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian w zakresie niniejszego zapytania po podpisaniu umowy z Wykonawcą w zakresie: 
	Wydłużenia okresu świadczenia usług w przypadku wydłużenia okresu realizacji projektu. 
	Zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy ze względów organizacyjnych ze szczególnym uwzględnieniem konieczności przedłużenia rekrutacji, z zastrzeżeniem realizacji przedmiotu zamówienia w określonych ramach czasowych. 
	Zmniejszenia liczby noclegów ze śniadaniem i wyżywienia w ramach zamówienia. Zlecenie wykonania mniejszej liczby noclegów ze śniadaniem wyżywienia nie może być podstawą do żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy wobec Zamawiającego, przy czym zamówione usługi co do ilości będą wynikały z aktualnych potrzeb Zamawiającego (potrzeb Uczestników projektu), które będą uwzględniały aktualną sytuację, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonywania części umowy. 
	Zwiększenia liczby noclegów ze śniadaniem i wyżywienia w przypadku powstania oszczędności w projekcie lub w przypadku zdiagnozowania dodatkowych potrzeb uczestników - przy czym ewentualne zwiększenie zakresu rzeczowego realizacji zamówienia nie może prowadzić do zwiększenia wartości zamówienia o więcej niż 50% wartości zamówienia określonej w pierwotnej umowie zawartej na podstawie oferty złożonej przez wybranego Wykonawcę. 
	Zmian obligatoryjnych wynikających ze zmian przepisów prawa. 
	Sposobu wykonywania przedmiotu umowy z uwagi na uzasadnione zmiany proponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 
2.	W wyjątkowych przypadkach Zamawiający może zmienić termin wykonania usługi lub zrezygnować z wykonania usługi, o ile poinformuje o tym Wykonawcę najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem prac przez Wykonawcę. W takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia finansowe wobec Zamawiającego.
 </div>