Dostawa oprogramowania do zarzadzania relacjami z klientem i kontrolą jakości wraz ze szkoleniem oraz doradztwem wdrożeniowym.

Szkolenia i Edukacja - Rozwój osobisty

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa oprogramowania do zarzadzania relacjami z klientem i kontrolą jakości wraz ze szkoleniem oraz doradztwem wdrożeniowym.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Dębów
Data publikacji	2026-02-05
Data składania ofert	13/02/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 805110009 Usługi szkolenia personelu
Numer przetargu	6941900

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/WNIP/FEPW/1.2/OKNA DEBOW dotyczące dostawy, wartości niematerialnych i prawnych tj. Oprogramowania do zarzadzania relacjami z klientem i kontrolą jakości wraz ze szkoleniem oraz doradztwem wdrożeniowym.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zał_1_Formularz ofertowy.doc</li>
<li>Zał_2_ Oświadczenie o braku powiązań.doc</li>
<li>Zał_3_Oświadczenie o szczeg&oacute;lnych rozwiazaniach.doc</li>
<li>Zał_4_Zestawienie_lista referencyjna_doświadczenie.docx</li>
<li>Zał_5_Zestawienie_lista referencyjna_konsultant.docx</li>
<li>Zapytanie ofertowe-OPROGRAMOWANIE OKNA DEBOW_05_02.pdf</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Dostawa,doradztwo,szkolenie dot.oprogramowania</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest dostawa Oprogramowania do zarządzania relacjami z klientem i kontrolą jakości wraz ze szkoleniem oraz doradztwem wdrożeniowym 1. DOSTAWA: Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem i kontrolą jakości (1kpl.): Ilość koniecznych do dostarczenia licencji: Minimum 10 licencji: -3 kontrola jakości, -3 reklamacje, -4 CRM do zarządzania obsługa klienta SPECYFIKACJA OPROGRAMOWANIA BĘDĄCEGO PRZEDMIOTEM ZAM&Oacute;WIENIA: A. Minimalne funkcjonalności: - automatyczne wysłanie informacji potwierdzającej zakończenie produkcji, - cyfrowa ankieta kontroli produkcji, - możliwość eksportowania danych z cyfrowej ankiety do pliku, - historia raport&oacute;w z kontroli jakości. - automatyczne wysłanie informacji potwierdzającej złożenie zam&oacute;wienia do klienta, - możliwość wymiany informacji w formie czatu w systemie przypisane do danego zam&oacute;wienia, - statusy dot. zam&oacute;wień: (&bdquo;wysłane zam&oacute;wienie&rdquo;, &bdquo;przyjęto zam&oacute;wienie&rdquo;, &bdquo;w produkcji&rdquo;, &bdquo;ukończono produkcję&rdquo;, &bdquo;zam&oacute;wienie wysłane&rdquo;, &bdquo;FV&rdquo;). - statusy dot. reklamacji (&bdquo;reklamacja przyjęto&rdquo;, &bdquo;reklamacja rozpatrywana&rdquo;, &bdquo;reklamacja uzupełnij&rdquo;, &bdquo;reklamacja uznana / częściowo&rdquo;, &bdquo;reklamacja uznana&rdquo;, &bdquo;reklamacja odrzucona&rdquo;). B. Specyfikacja techniczna. Oprogramowanie będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego składać się będzie z następujących moduł&oacute;w: -Moduł zakończenie produkcji, -Moduł kontrola jakości, -Moduł zam&oacute;wienia, -Moduł obsługa klienta, -Moduł reklamacje. C. KLUCZOWE FUNKCJONALNOŚCI DO OSIĄGNIĘCIA: 1. Moduł &bdquo;Zakończenie produkcji&rdquo; &bull; System rejestruje zakończenie produkcji na podstawie zeskanowania etykiety produktu gotowego (kod kreskowy / QR przypisany do zam&oacute;wienia). &bull; Po zeskanowaniu etykiety system automatycznie zmienia status zam&oacute;wienia na &bdquo;ukończono produkcję&rdquo;. &bull; System automatycznie wysyła do klienta powiadomienie o zakończeniu produkcji, zawierające co najmniej numer zam&oacute;wienia oraz informację o gotowości zam&oacute;wienia. &bull; System umożliwia konfigurację kanał&oacute;w powiadomień (e-mail, SMS lub inne) oraz treści szablon&oacute;w komunikat&oacute;w. 2. Moduł &bdquo;Kontrola jakości&rdquo; &bull; System udostępnia cyfrową ankietę kontroli jakości, wypełnianą przez pracownika na komputerze lub tablecie. &bull; Administrator systemu może konfigurować pytania ankiety oraz kryteria oceny w zależności od typu produktu / procesu. &bull; System zapisuje wszystkie wypełnione ankiety w centralnej bazie danych. &bull; System umożliwia eksport danych z ankiet do pliku w formacie CSV lub XLS/XLSX (Excel). &bull; System zapewnia dostęp do historii raport&oacute;w z kontroli jakości z możliwością filtrowania po: - numerze zam&oacute;wienia / produkcie, - dacie / okresie, - wyniku kontroli / statusie. &bull; System umożliwia podgląd pojedynczego raportu kontroli z pełną listą odpowiedzi z ankiety. 3. Moduł &bdquo;Zam&oacute;wienia&rdquo; (obsługa zam&oacute;wień / CRM) &bull; System rejestruje zam&oacute;wienia klient&oacute;w z unikalnym numerem zam&oacute;wienia. &bull; System automatycznie wysyła potwierdzenie złożenia zam&oacute;wienia do klienta zawierające: - numer zam&oacute;wienia, - listę zam&oacute;wionych produkt&oacute;w, - wartość zam&oacute;wienia, - przewidywaną datę dostawy. &bull; System prowadzi obsługę status&oacute;w zam&oacute;wień co najmniej w zakresie: - &bdquo;wysłane zam&oacute;wienie&rdquo;, - &bdquo;przyjęto zam&oacute;wienie&rdquo;, - &bdquo;w produkcji&rdquo;, - &bdquo;ukończono produkcję&rdquo;, - &bdquo;zam&oacute;wienie wysłane&rdquo;. &bull; System umożliwia automatyczne udostępnianie Faktur VAT na podstawie zarejestrowanych zam&oacute;wień. &bull; System umożliwia zamieszczenie dodatkowych dokument&oacute;w dla zam&oacute;wienia &bull; System umożliwia komunikację z KSeF (przesyłanie, odbi&oacute;r, status dokument&oacute;w) w zakresie dokument&oacute;w generowanych z systemu. &bull; System udostępnia panel klienta umożliwiający podgląd aktualnego statusu zam&oacute;wienia w czasie rzeczywistym oraz pobranie faktur i załączonych dokument&oacute;w. 4. Moduł &bdquo;Obsługa klienta&rdquo; &ndash; komunikacja (chat) &bull; System zapewnia komunikator (chat) powiązany z konkretnym zam&oacute;wieniem. &bull; Każda rozmowa jest przypisana do danego numeru zam&oacute;wienia i widoczna w jego szczeg&oacute;łach. &bull; System zapisuje pełną historię komunikacji (wiadomości wysyłane przez klienta i pracownik&oacute;w). &bull; System umożliwia dodawanie wewnętrznych notatek do zam&oacute;wienia widocznych tylko dla pracownik&oacute;w. &bull; System umożliwia wysyłanie automatycznych powiadomień e-mail o nowych wiadomościach w czacie. 5. Moduł &bdquo;Reklamacje&rdquo; &bull; System umożliwia rejestrację reklamacji powiązanej z konkretnym zam&oacute;wieniem / fakturą. &bull; System obsługuje następujące statusy reklamacji: - &bdquo;reklamacja przyjęta&rdquo;, - &bdquo;reklamacja rozpatrywana&rdquo;, - &bdquo;reklamacja uzupełnij&rdquo;, &bdquo;reklamacja uznana / częściowo&rdquo;, - &bdquo;reklamacja uznana&rdquo;, - &bdquo;reklamacja odrzucona&rdquo;. &bull; System umożliwia definiowanie przyczyny reklamacji, sposobu rozpatrzenia oraz dodawanie załącznik&oacute;w (np. zdjęcia). &bull; System wysyła klientowi automatyczne powiadomienia o zmianie statusu reklamacji. &bull; System zapewnia raportowanie reklamacji (m.in. liczba reklamacji, statusy, przyczyny, produkty, klienci). MODUŁ ZAKOŃCZENIE PRODUKCJI SPEC. TECHNICZNA: Automatyczne wysłanie informacji potwierdzającej zakończenie produkcji: 1.Opis funkcji: -Wdrożenie mechanizmu automatycznego wysyłania informacji potwierdzającej zakończenie produkcji do klienta. -Wykorzystanie technologii skanowania etykiet produkt&oacute;w gotowych w celu identyfikacji zakończonych zam&oacute;wień. 2.Zakres prac: -Implementacja systemu automatycznego zakończenia produkcji w oprogramowaniu. -Integracja skanera z systemem w celu identyfikacji gotowych produkt&oacute;w.-Konfiguracja powiadomień dla klient&oacute;w na podstawie zakończonych zam&oacute;wień. 1.Automatyczne wysyłanie informacji do klient&oacute;w: -System automatycznie identyfikuje zakończone zam&oacute;wienia na podstawie skanowanych etykiet produkt&oacute;w gotowych. -Klient otrzymuje automatyczne powiadomienie o zakończeniu produkcji poprzez preferowany kanał komunikacyjny (e-mail, SMS itp.). MODUŁ KONTROLA JAKOŚCI SPEC. TECHNICZNA: Cyfrowa ankieta kontroli produkcji: 1.Opis funkcji: -Wprowadzenie cyfrowej ankiety kontroli produkcji w celu zbierania danych dotyczących jakości i zgodności z normami. -Personalizacja pytań w ankiecie w zależności od rodzaju produkt&oacute;w lub proces&oacute;w produkcyjnych. 2.Zakres prac: -Stworzenie interaktywnej cyfrowej ankiety dostępnej dla pracownik&oacute;w odpowiedzialnych za kontrolę produkcji. -Definicja pytań i kryteri&oacute;w oceny zgodnie z wymaganiami jakościowymi. Możliwość Eksportowania Danych z Cyfrowej Ankiety do Pliku: 1.Opis funkcji: -Umieszczenie funkcji eksportu danych, umożliwiającej przeniesienie wynik&oacute;w z ankiety do zewnętrznego pliku. -Format pliku powinien być zgodny z powszechnie używanymi standardami (np.,CSV, Excel). 2.Zakres Prac: -Implementacja przycisku eksportu danych w interfejsie cyfrowej ankiety. -Zdefiniowanie formatu pliku eksportowanego i jego struktury. Historia raport&oacute;w z kontroli jakości: 1.Opis Funkcji: -Utworzenie systemu archiwizacji raport&oacute;w z kontroli jakości w celu utrzymania historii wynik&oacute;w i zmian. -Możliwość filtrowania i wyszukiwania historycznych raport&oacute;w dla określonych produkt&oacute;w lub okres&oacute;w czasowych. 2.Zakres prac: -Implementacja bazy danych przechowującej historyczne raporty z kontroli jakości. -Stworzenie interfejsu umożliwiającego dostęp do historii raport&oacute;w z poziomu systemu kontroli produkcji. MODUŁ ZAM&Oacute;WIENIA / MODUŁ OBSŁUGA KLIENTA / MODUŁ REKLAMACJE SPEC. TECHNICZNA : AUTOMATYCZNE POTWIERDZENIE ZAM&Oacute;WIENIA: 1.Opis funkcji: -System automatycznie wysyła informację potwierdzającą złożenie zam&oacute;wienia do klienta. -Powiadomienie zawiera podstawowe informacje dotyczące zam&oacute;wienia, takie jak numer zam&oacute;wienia, lista produkt&oacute;w, kwota zam&oacute;wienia oraz przewidywana data dostawy. 2.Zakres prac: -Implementacja mechanizmu automatycznego potwierdzania zam&oacute;wienia. -Personalizacja wiadomości potwierdzającej w zależności od zawartości zam&oacute;wienia. WYMIANA INFORMACJI POPRZEZ CHAT W SYSTEMIE: 1.Opis funkcji: -Możliwość bezpośredniej wymiany informacji między klientem a obsługą zam&oacute;wień w formie czatu. -Każdy czat jest przypisany do konkretnego zam&oacute;wienia, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie komunikacją. 2.Zakres prac: -Integracja systemu czatu w interfejs zam&oacute;wień. -Przypisanie czatu do konkretnego zam&oacute;wienia na podstawie identyfikatora zam&oacute;wienia. STATUSY ZAM&Oacute;WIEŃ: 1.Opis funkcji: -Definicja status&oacute;w zam&oacute;wień obejmuje etapy od złożenia zam&oacute;wienia do dostarczenia towaru oraz fakturowania. -Statusy obejmują: wysłane zam&oacute;wienie, przyjęto zam&oacute;wienie, w produkcji, ukończono produkcję, zam&oacute;wienie wysłane, -Funkcjonalność generowania Faktur VAT na podstawie złożonych zam&oacute;wień. 2.Zakres Prac: -Implementacja interfejsu umożliwiającego aktualizację status&oacute;w zam&oacute;wień. -Automatyczne przypisanie status&oacute;w na podstawie postępu zam&oacute;wienia. -Utworzenie funkcjonalności billingowej/fakturowej na podstawie zam&oacute;wień wraz z komunikacją dokument&oacute;w w ramach wprowadzanego systemu KSeF. STATUSY REKLAMACJI: 1.Opis funkcji: -System umożliwia monitorowanie postępu reklamacji. -Statusy obejmują: reklamacja przyjęta, reklamacja rozpatrywana, reklamacja uzupełnij, reklamacja uznana/częściowo, reklamacja uznana, reklamacja odrzucona. 2.Zakres prac: -Implementacja interfejsu obsługującego statusy reklamacji. -Automatyczne przypisanie status&oacute;w na podstawie postępu rozpatrywania reklamacji. ZE WZGLĘDU NA LIMIT ZNAK&Oacute;W PEŁNY OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA ZNAJDUJE SIĘ W ZAŁĄCZONYM ZAPYTANIU OFERTOWYM.
Okres gwarancji: Zgodnie z zapytaniem ofertowym
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium &bdquo;Cena netto w PLN lub EUR*&rdquo; zostanie obliczone wg następującego wzoru: najniższa zaproponowana cena netto A = ------------------------------------------------------ x 60 pkt. cena badanej oferty netto Maks. liczba pkt.-60pkt. PEŁNY OPIS W ZAŁ.ZAPYTANIU
Kryterium Czas bezpłatnej aktualizacji oprogramowania* zostanie obliczone wg wzoru: -bezpłatna aktualizacja w okresie 36 mies. (i dłuższym) od wdrożenia - 20 pkt. -w okr. 30 mies. (..)-15 pkt, -w okr. 24 mies.(..)10 pkt. -w okr. 18 mies. (..)-5 pkt -w okr. 12 mies.(..)-0pkt. PEŁNY OPIS W ZAŁ.ZAPYT
Kryterium: Ilość konsultant&oacute;w dedykowanych do realizacji usługi*** zostanie obliczone wg następującego wzoru: &bull; 3 konsultant&oacute;w dedykowanych do realizacji usługi wdrożenia oprogramowania: 20 punkt&oacute;w &bull; 2 (..):10 punkt&oacute;w &bull; 1 (..): 0 punkt&oacute;w Maksymalna liczba pkt.: 20 PEŁNY OPIS W ZAŁ.ZAPYTANIU
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, pod warunkiem że zmiany te nie prowadzą do naruszenia zasady konkurencyjności, r&oacute;wnego traktowania wykonawc&oacute;w oraz przejrzystości postępowania. 2. Zmiany umowy mogą zostać wprowadzone w szczeg&oacute;lności w następujących przypadkach: a) Okoliczności niezależne od stron &bull; wystąpienie okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego, pomimo zachowania należytej staranności, &bull; wystąpienie przeszk&oacute;d formalnoprawnych, administracyjnych lub proceduralnych niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, &bull; op&oacute;źnienia lub zmiany wynikające z decyzji, uzgodnień lub działań organ&oacute;w administracji publicznej lub innych instytucji uprawnionych. b) Siła wyższa &bull; wystąpienie zdarzeń noszących znamiona siły wyższej, rozumianych jako zdarzenia zewnętrzne, nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w szczeg&oacute;lności takich jak klęski żywiołowe, stany nadzwyczajne, epidemie, działania wojenne, zamieszki, strajki generalne, zakł&oacute;cenia o charakterze systemowym. c) Zmiana termin&oacute;w i harmonogram&oacute;w &bull; zmiana terminu realizacji całości lub poszczeg&oacute;lnych etap&oacute;w zam&oacute;wienia, &bull; zmiana harmonogramu rzeczowego lub etapowania realizacji zam&oacute;wienia, &bull; czasowe wstrzymanie realizacji zam&oacute;wienia lub jego części, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi. d) Zmiany organizacyjne i techniczne &bull; zmiany sposobu realizacji zam&oacute;wienia wynikające z konieczności dostosowania do warunk&oacute;w technicznych, organizacyjnych lub logistycznych ujawnionych w trakcie realizacji, &bull; zmiana kolejności realizacji poszczeg&oacute;lnych element&oacute;w zam&oacute;wienia, &bull; zmiany technologiczne lub materiałowe, w tym zastosowanie rozwiązań r&oacute;wnoważnych, nowszych lub alternatywnych, pod warunkiem zachowania co najmniej takich samych parametr&oacute;w funkcjonalnych, użytkowych i jakościowych jak określone w zapytaniu ofertowym. e) Zmiany zakresu rzeczowego o charakterze nieistotnym &bull; doprecyzowanie, uszczeg&oacute;łowienie lub modyfikacja zakresu rzeczowego zam&oacute;wienia, kt&oacute;re nie prowadzą do zmiany charakteru zam&oacute;wienia, &bull; rezygnacja z realizacji niekt&oacute;rych element&oacute;w zam&oacute;wienia, jeżeli okażą się one zbędne lub niemożliwe do realizacji z przyczyn obiektywnych, &bull; zmiana sposobu dokumentowania, raportowania lub odbioru przedmiotu zam&oacute;wienia. f) Zmiany wynikające z przepis&oacute;w prawa i dokument&oacute;w programowych &bull; zmiany wynikające z wejścia w życie lub zmiany przepis&oacute;w prawa powszechnie obowiązującego, &bull; zmiany wynikające z wytycznych, zaleceń, interpretacji lub decyzji instytucji zarządzających, pośredniczących lub wdrażających programy finansowane ze środk&oacute;w publicznych, &bull; konieczność dostosowania zapis&oacute;w umowy do wymog&oacute;w kontrolnych, audytowych lub sprawozdawczych. g) Zmiany po stronie Wykonawcy &bull; zmiana os&oacute;b, zespoł&oacute;w lub podwykonawc&oacute;w realizujących zam&oacute;wienie, pod warunkiem zachowania wymaganego poziomu kompetencji i doświadczenia, &bull; zmiany organizacyjne po stronie Wykonawcy, w tym zmiana formy prawnej, nazwy, siedziby lub danych rejestrowych, o ile nie wpływają na zdolność do należytego wykonania umowy. h) Zmiany o charakterze porządkującym i doprecyzowującym &bull; korekty oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych lub redakcyjnych, &bull; doprecyzowanie zapis&oacute;w umowy w celu usunięcia wątpliwości interpretacyjnych, &bull; zmiany o charakterze technicznym lub administracyjnym, kt&oacute;re nie wpływają na zakres i cel zam&oacute;wienia. 3. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do umowy, podpisanego przez obie strony, pod rygorem nieważności. 4. Zmiany umowy nie mogą prowadzić do modyfikacji przedmiotu zam&oacute;wienia w spos&oacute;b, kt&oacute;ry m&oacute;głby mieć wpływ na krąg wykonawc&oacute;w zainteresowanych udziałem w postępowaniu lub na wynik przeprowadzonego postępowania.
</div>