Udostępnienie sali konferencyjnej na dwa dni, zapewnienie dwóch serwisów kawowych w trybie ciągłym, dwóch obiadów oraz noclegów ze śniadaniem i jednej kolacji dla uczestników warsztatów eksperckich na terenie miasta

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Udostępnienie sali konferencyjnej na dwa dni, zapewnienie dwóch serwisów kawowych w trybie ciągłym, dwóch obiadów oraz noclegów ze śniadaniem i jednej kolacji dla uczestników warsztatów eksperckich na terenie miasta
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-01-23
Data składania ofert	02/02/2026, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6904229

<div>
<h1>Udostępnienie sali konferencyjnej na dwa dni, zapewnienie dw&oacute;ch serwis&oacute;w kawowych w trybie ciągłym, dw&oacute;ch obiad&oacute;w oraz nocleg&oacute;w ze śniadaniem i jednej kolacji dla uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w eksperckich na terenie miasta Warszawa</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>ZO warsztaty nr 5.docx</li>
<li>Zal_1_Formularz_ofertowy_hotele.docx</li>
<li>Zal_2_oświadczenie_o_braku_podstaw_do_wykluczenia.docx</li>
<li>zal_3_wykaz_usług_swoim_zakresem_tożsamych.docx</li>
<li>zal_4_Klauzula_inform_dot_przetwarzania_danych.docx</li>
<li>Zal_5_oświadczenie KS.doc</li>
<li>zal_6_wzor_umowy.doc</li>
<li>zal_7_program_warsztatu.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zapytanie na organizację warsztat&oacute;w eksperckich</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa świadczona przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, polegająca na: zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla 35 os&oacute;b w dniach 19-20 marca 2026 r. (łącznie 12 godzin), serwisu kawowego w trybie ciągłym dla 32 os&oacute;b w dniu 19 marca 2026 r., obiadu dla 32 os&oacute;b w dniu 19 marca 2026 r., kolacji dla 32 os&oacute;b w dniu 19 marca 2026 r., serwisu kawowego w trybie ciągłym dla 32 os&oacute;b w dniu 20 marca 2026 r., obiadu dla 32 os&oacute;b w dniu 20 marca 2026 r., jednego noclegu ze śniadaniem dla 25 os&oacute;b z 19 na 20 marca 2026 r. miejsce: Warszawa ( woj. mazowieckie - obszar powiatu m.st Warszawa ) Zadania wykonawcy: Zadanie 1 &ndash; Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji &ndash; zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem technicznym sali Sala konferencyjna musi spełniać wymagania bhp i przepisy przeciwpożarowe. Sala w ustawieniu przy stołach (stoły ustawione w rzędach) powinna pomieścić 35 os&oacute;b, w tym dodatkowy st&oacute;ł dla obsługi dla 2 os&oacute;b, w pobliżu tego stołu muszą być min. dwa gniazdka elektryczne. Sala powinna być wyposażona w: &bull; dostęp do bezprzewodowego Internetu, &bull; nagłośnienie (minimum dwa mikrofony bezprzewodowe), &bull; tablicę, flipchart, &bull; laptop z zainstalowanym pakietem MS Office i systemem operacyjnym Windows 10 lub Windows 11 &bull; zasilacz do laptopa, &bull; rzutnik multimedialny i ekran projekcyjny o wysokości ok. 150&ndash;180 cm zapewniający czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych dla wszystkich uczestnik&oacute;w, a szczeg&oacute;lnie najdalszemu uczestnikowi siedzącego około 7-8 metr&oacute;w od ekranu, &bull; możliwość wydruku min. 20 stron arkuszy A4 w kolorze czarno-białym, &bull; klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, &bull; możliwość wjazdu os&oacute;b na w&oacute;zkach inwalidzkich, &bull; odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. &bull; stojak informacyjny Zadanie 2 &ndash; Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłk&oacute;w &ndash; zapewnienie wyżywienia oraz organizacja serwisu kawowego w trybie ciągłym podczas warsztatu W pierwszym dniu warsztatu zapewnienie obiadu i serwisu kawowego w trybie ciągłym dla 32 os&oacute;b oraz kolacji dla 32 os&oacute;b. I dzień warsztatu: 1) serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 13.30 do godziny 18.15. Serwis kawowy musi być w tej samej sali, gdzie jest prowadzony warsztat, gdzie będą podane następujące składniki: &bull; napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napoj&oacute;w (cukier, cytryna, śmietanka, mleko), &bull; napoje zimne: woda gazowana i niegazowana około 1 litra dla każdego uczestnika, &bull; dwa rodzaje sok&oacute;w nie mniej niż 0,2 litra dla każdego uczestnika &bull; minimum 2 rodzaje ciasta, ciasteczek, itp&ndash; około 150 g dla każdej osoby &bull; serwetki 2) obiad o godz. 13.00 winien zawierać następujące dania: &bull; zupę (dwa rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), &bull; danie gł&oacute;wne (3 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), &bull; sur&oacute;wki (3 rodzaje, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), &bull; deser (2 rodzaje do wyboru), &bull; pieczywo &bull; masło &bull; napoje zimne, &bull; napoje gorące; 3) kolacja o godz. 19.00 w oddzielnym pomieszczeniu albo w oddzielnym wyznaczonym miejscu pomieszczenia. Kolacja będzie zawierać następujące dania: &bull; danie gł&oacute;wne ciepłe (minimum 3 rodzaje do wyboru, w tym 1wegetariańskie/wegańskie), &bull; sur&oacute;wki (dwa rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), &bull; przystawki (np.: bruschetta z pomidorami i bazylią, pieczone pieczarki faszerowane serem i ziołami, roladki z tortilli z łososiem i rukolą &ndash; nie mniej niż 3 sztuki dla każdego uczestnika), &bull; desery (2 rodzaje), &bull; zimny bufet (w znaczeniu np.: roladki, sałatka śledziowa, tatar &ndash; nie mniej niż 4 sztuki dla każdego uczestnika warsztatu), &bull; pieczywo &bull; masło &bull; napoje zimne, &bull; napoje gorące Podczas kolacji uczestnicy warsztatu będą umiejscowieni przy jednym łączonym stole albo okrągłych stołach, gdzie mieści się od 5 do 8 os&oacute;b. Przy rozstawiania stoł&oacute;w wykonawca zwr&oacute;ci uwagę, aby każdy uczestnik szkolenia m&oacute;gł swobodnie poruszać się przy swoim miejscu. II dzień warsztatu: Drugiego dnia warsztatu winny być zapewnione śniadanie dla 25 os&oacute;b, serwis kawowy w trybie ciągłym i obiad dla 32 os&oacute;b 1. śniadanie w formie bufetu gorącego i zimnego, zgodnie ze standardem hotelu w godz. 8.00-9.00 2. serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 9.00 do godziny 13.45. Serwis kawowy musi być w tej samej sali, gdzie jest prowadzone warsztaty , gdzie będą podane następujące składniki: &bull; napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napoj&oacute;w (cukier, cytryna, śmietanka, mleko), &bull; napoje zimne: woda gazowana i niegazowana około 1 litra dla każdego uczestnika, &bull; dwa rodzaje sok&oacute;w nie mniej niż 0,2 litra dla każdego uczestnika &bull; minimum 2 rodzaje ciasta, ciasteczek, itp&ndash; około 150 g dla każdej osoby &bull; serwetki 3. obiad o godz. 14.00 winien zawierać następujące dania: &bull; zupę (dwa rodzaje do wyboru, w tym wegetariańskie/wegańskie), &bull; danie gł&oacute;wne (3 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), &bull; sur&oacute;wki (3 rodzaje, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), &bull; deser (2 rodzaje do wyboru), &bull; napoje zimne, &bull; napoje gorące; Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestnik&oacute;w spotkania. Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu oraz przekaże informacje dotyczące sali, w kt&oacute;rej realizowane będą warsztaty, w szczeg&oacute;lności nazwę sali oraz numer piętra. Zamawiający w terminie jednego dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, kt&oacute;re Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Wykonawca ma obowiązek na bieżąco uzupełniać, dokładać wszelkie elementy serwisu, kt&oacute;re się kończą, utrzymywać porządek, zapewnić dostępność serwisu przez cały określony w harmonogramie czas trwania przerwy. Wymagania ciągłości: wykonawca zapewni serwis w ramach serwisu kawowego w trybie ciągłym, co oznacza stałą dostępność wszystkich element&oacute;w menu oraz obsługi na wyznaczonym stanowisku serwowania przez cały czas trwania szkoleń (od godziny 14.00 do godziny 18.30). Zamawiający wymaga, aby śniadanie, obiad oraz kolacja były serwowane w tym samym budynku, w kt&oacute;rym znajdują się pokoje gościnne przeznaczone dla uczestnik&oacute;w. Opis każdego dania musi być sporządzony w spos&oacute;b jednoznaczny i czytelny, tak aby uczestnicy mogli dokonać wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami dietetycznymi. Zadanie 3 &ndash; Hotelarskie usługi noclegowe &ndash; zapewnienie jednego noclegu dla uczestnik&oacute;w warsztatu Zapewnienie jednego noclegu ze śniadaniem dla 25 os&oacute;b z 19 na 20 marca 2026 r. w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedyńczego wykorzystania dla uczestnik&oacute;w warsztatu. Hotel wyposażony w salę konferencyjną wraz z wyposażeniem technicznym (co najmniej 3-gwiazdkowy) zlokalizowany w miejscu dogodnym komunikacyjnie (możliwość dojazdu komunikacją publiczną lub prywatną PKP, autobus, bus rejsowy itd.), dostosowany do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Miejsce warsztatu powinno posiadać co najmniej podjazd dla os&oacute;b z niepoprawnością ruchową oraz pomieszczenia wyposażone w węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Co najmniej jeden pok&oacute;j do zakwaterowania uczestnik&oacute;w powinien być dostosowany do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową. Wykonawca zobowiązany jest do zarezerwowania miejsca parkingowego dla samochodu służbowego Zamawiającego. Obiekt, w kt&oacute;rym realizowane będzie świadczenie usług, musi być wyposażony w windę umożliwiającą dostęp do wszystkich kondygnacji przeznaczonych dla uczestnik&oacute;w. Dodatkowo Wykonawca ma obowiązek zapewnić co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej, na miejscu w okresie trwania warsztatu 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych lub wariantowych. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia części zam&oacute;wienia podwykonawcy/podwykonawcom. 4. Przewidziana kwota na realizację zam&oacute;wienia: 21.530,00 zł 
<h2>Kryteria oceny</h2>
W kryterium I &bdquo;cena oferty brutto&rdquo; ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: oferta z najniższą ceną ofertową brutto cena &divide; cena ofertowa brutto oferty ocenianej wartość punktowa oferty = --------------------- x 100 x 90% Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 90 pkt.
Klauzula społeczna (KS) &ndash; spełnienie klauzuli społecznej oznacza uwzględnienie aspekt&oacute;w społecznych przy realizacji zam&oacute;wienia: Oferent otrzyma 0 lub10 pkt ( szczeg&oacute;ły w zapytaniu ofertowym )
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający przewiduje możliwość wzrostu wartości zam&oacute;wienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zam&oacute;wienia określonej w umowie z Wykonawcą, bez konieczności ponownego stosowania zasady konkurencyjności.
</div>