Upgrade systemu informatycznego Xpertis, a także usługi przygotowania i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności wskazanego systemu wraz z usługami towarzyszącymi

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Wstępne ogłoszenie
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Upgrade systemu informatycznego Xpertis, a także usługi przygotowania i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności wskazanego systemu wraz z usługami towarzyszącymi
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2026-01-19
Kod CPV	722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer przetargu	6887025

<body><h1>Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy<br>Usługi<br>Upgrade systemu informatycznego Xpertis, a także usługi przygotowania i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności wskazanego systemu wraz z usługami towarzyszącymi</h1><h2>SEKCJA I  ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego<h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>INSTYTUT WŁÓKIEN NATURALNYCH I ROŚLIN ZIELARSKICH - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY</span></h3><h3>1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 301027411</span></h3><h3>1.5.) Adres zamawiającego:</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>ul. Wojska Polskiego 71B</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Poznań</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>60-630</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>wielkopolskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL415 - Miasto Poznań</span></h3><h3>1.5.8.) Adres poczty elektronicznej:<span>przetargi@iwnirz.pl</span></h3><h3>1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.iwnirz.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Inna działalność</span></h3><br>Badania naukowe i inne<h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Nazwa zamówienia:</h3>Upgrade systemu informatycznego Xpertis, a także usługi przygotowania i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności wskazanego systemu wraz z usługami towarzyszącymi<h3>2.2.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-493e812c-3767-4e2e-8fd2-958f10f61484</span></h3><h3>2.3.) Numer ogłoszenia:<span>2026/BZP 00048985</span></h3><h3>2.4.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.5.) Data ogłoszenia:<span>2026-01-19</span></h3><h3>2.6.)  Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań:<span>Nie</span></h3><h3>2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>3.2.) Numer referencyjny:<span>1/ZP/2026</span></h3><h3>3.3.) Rodzaj zamówienia</h3>Usługi<h3>3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3>Przedmiotem zamówienia jest wykonanie upgrade posiadanego przez Zamawiającego systemu informatycznego Xpertis do najnowszej wersji aplikacji 12.51 oraz Xpertis Serwer 25.19 (dalej zwanego również jako „System"), a także:<br>1.	Usługi przygotowania i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności wskazanego systemu umożliwiających:<br>1)	Mechanizm szybkiego filtrowania danych;<br>2)	Mechanizm exportu sprawozdań/wydruków do MS Excel;<br>3)	Współdziałanie Systemu z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz obsługę Jednolitego Pliku Kontrolnego – podatku dochodowego (JPK-CIT) stosownie<br>do obowiązujących w tym zakresie przepisów, w tym przepisów wynikających z ustawy z dnia 09.05.2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych usług (Dz. U. z dnia 10.05.2024 poz. 852).<br>2.	Udzielenie niezbędnej z punktu widzenia potrzeb Zamawiającego licencji Systemu<br>w stanie wynikającym z dokonanych w nim, stosownie do zakresu wskazanego<br>w ust. 1 powyżej na okres nie krótszy niż 12 miesięcy i nie dłuższy niż 36 miesięcy<br>od daty zakończenia Wdrożenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej.<br>3.	Świadczenie usług serwisu i utrzymania Systemu w stanie wynikającym z dokonanych w nim, stosownie do zakresu wskazanego w ust. 1 powyżej na okres nie krótszy niż 12 miesięcy i nie dłuższy niż 36 miesięcy od daty zakończenia Wdrożenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej.<h3>3.10.) Główny kod CPV:<span>72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania</span></h3><h2>SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:</h3>Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy<h3>4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:</h3>jedynym właścicielem Systemu Xpertis jest firma Asseco Business Solutions S.A. z siedzibą w Lublinie, której przysługują wyłączne prawa autorskie do Systemu jak wyżej – spełnione są wskazane<br>w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit b ustawy PZP przesłanki do udzielenia zamówienia z niniejszego postepowania wskazanemu wykonawcy w oparciu o negocjacje warunków zamówienia prowadzonego w trybie z wolnej ręki.<br>Mając na uwadze, iż wartość zamówienia z niniejszego postępowania jest niższa niż tzw. próg unijny dla usług udzielanych przez podmioty takie jak Zamawiający podstawa prawna udzielenia zamówienia wynika z art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy PZP.<br>Ciąg dalszy uzasadnienia w części ogłoszenia pn. Informacje dodatkowe<h2>SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY</h2><h3>5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:</h3><h3>5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy):<span>Asseco Business Solutions S.A.</span></h3><h3>5.1.2.) Ulica:<span>Konrada Wallenroda 4C</span></h3><h3>5.1.3.) Miejscowość:<span>Lublin</span></h3><h3>5.1.4.) Kod pocztowy:<span>20-607</span></h3><h3>5.1.5.) Województwo:<span>lubelskie</span></h3><h3>5.1.6.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h2>SEKCJA VI  NFORMACJE DODATKOWE</h2><div>Cd. podanego w sekcji 4.2) ogłoszenia uzasadnienia faktycznego i prawnego zastosowanego trybu z wolnej ręki:<br>Aktualnie jedynym właścicielem Systemu jest firma Asseco Business Solutions S.A. z siedzibą w Lublinie (strona wyżej wskazanej umowy o utrzymanie programów numer T12150). Wskazanej firmie przysługują wyłączne prawa autorskie do Systemu, jak też wyłącznie wskazana firma dysponuje aktualną dokumentacją (w tym aktualnymi kodami źródłowymi Systemu) tak, aby możliwe było samodzielne dokonywanie zmian (modyfikacji) w Systemie<br>w zakresie objętym przedmiotem niniejszego zamówienia lub przez powierzenie innym niż firma Asseco Business Solutions S.A. podmiotom dokonywanie takich zmian.<br>Przywoływaną w art. 214 ust. 1 ustawy PZP przesłankę „rozsądnego rozwiązania alternatywnego” należy rozumieć również przez pryzmat porównania i skali kosztów ekonomicznych. W tym kontekście możliwe rozwiązania zastępcze (alternatywne) w stosunku do przedmiotu zamówienia z niniejszego postępowania nie są rozsądne ekonomicznie. Jako jedyne rozwiązanie alternatywne w grę wchodziłoby tu bowiem tylko i wyłącznie rozpisanie postępowania konkurencyjnego na nabycie i wdrożenie od podstaw nowego systemu ERP,  który zastąpiłby dotychczas użytkowany Xpertis. Tego typu rozwiązanie wymagałoby jednak poniesienia przez Zamawiającego kosztu wielokrotnie wyższego niż koszt samej tylko modyfikacji obecnego Systemu Xpertis, w tym udzielenia licencji w zakresie objętym zamówieniem z niniejszego postępowania. Ponadto nie istnieje również rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze pozwalające na osiągnięcie celu zamówienia w porównywalnym czasie, przy akceptowalnym poziomie ryzyk i kosztów całkowitych. Alternatywa w postaci zakupu i wdrożenia nowego systemu ERP oznaczałaby konieczność przeprowadzenia złożonego projektu: migracji danych historycznych, odtworzenia konfiguracji i integracji, walidacji raportowania oraz przeszkolenia użytkowników, co generuje istotne ryzyko zakłócenia ciągłości działania, błędów w rozliczeniach/sprawozdawczości i niedotrzymania terminów wdrożenia zmian wynikających z przepisów.<br>Możliwość udzielenia niniejszego zamówienia wyłącznie jednemu podmiotowi nie jest tu również wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Zakres modyfikacji stanowiącej przedmiot zamówienia dotyczy systemu już eksploatowanego i musi być wykonany na kodzie/dokumentacji producenta, więc opis wynika z obiektywnych ograniczeń prawnych/technicznych, nie z preferencji Zamawiającego. Wymogi (parametry) wykonania niniejszego zamówienia są typowe dla usług tego rodzaju (niemożność powierzenia wykonania tych usług wykonawcy wyłonionemu w trybach konkurencyjnych udzielenia zamówienia nie wynika tu z zawężenia wymogów zamówienia, lecz ograniczeń wynikających z przysługujących firmie Asseco Business Solutions S.A. praw wyłącznych do Systemu). Należy też podkreślić,<br>iż głównym, zasadniczym celem udzielenia zamówienia stanowiącego przedmiot niniejszego postępowania jest doprowadzenie do tego, żeby System Xpertis był zdolny do współdziałania z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego – podatku dochodowego (JPK-CIT), stosownie do przepisów nałożonych na Zamawiającego<br>w tym zakresie. Zamawiający nie posiada innych systemów informatycznych umożliwiających realizację powyższego celu.<br>W świetle okoliczności podanych powyżej – spełnione są wskazane<br>w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit b ustawy PZP przesłanki do udzielenia zamówienia z niniejszego postepowania wskazanemu wykonawcy w oparciu o negocjacje warunków zamówienia prowadzonego w trybie z wolnej ręki.<br>Mając na uwadze, iż wartość zamówienia z niniejszego postępowania jest niższa niż tzw. próg unijny dla usług udzielanych przez podmioty takie jak Zamawiający podstawa prawna udzielenia zamówienia wynika z art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy PZP</div></body>