„Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.”

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	„Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.”
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-01-19
Data składania ofert	27/01/2026
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	722124436 Usługi opracowywania oprogramowania do rachunkowości/księgowości
Numer przetargu	6887020

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>„Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.”</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Muzeum Warszawy</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 016387044</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Rynek Starego Miasta 28</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Warszawa</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>00-272</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>mazowieckie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL911 - Miasto Warszawa</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>tomasz.saganowski@muzeumwarszawy.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>https://www.muzeumwarszawy.pl/</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Rekreacja, kultura i religia</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>„Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.”</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-144d2939-6bdd-49d3-8659-206a3a03f4fb</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2026/BZP 00048995</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2026-01-19</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Nie</span></h3><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>muzeumwarszawy.ezamawiajacy.pl<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>muzeumwarszawy.ezamawiajacy.pl</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>Określone w SWZ</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>MW/ZP/1/TP/2026</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>rzedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis<br>wdrożonego w Muzeum Warszawy.” w obszarze kadrowo-płacowym, finansowo-księgowym,<br>logistycznym.<br>Przedmiot niniejszego zamówienia obejmuje:<br>1) Usługi utrzymania Systemu w formie ryczałtowej, obejmujące:<br>a) przyjmowanie i obsługę Zgłoszeń Serwisowych Zamawiającego,<br>b) zapewnienie wsparcia konsultacyjnego i technicznego (hot-line),<br>c) usuwanie Błędów i nieprawidłowości w działaniu Systemu,<br>d) koordynację i nadzór organizacyjny nad realizacją Usług objętych Umową,<br>– świadczone w sposób ciągły w okresie obowiązywania Umowy, rozliczane w ramach<br>ryczałtowej opłaty serwisowej i niewliczane do Godzin Serwisowych;<br>2) Usługi realizowane w ramach Godzin Serwisowych, obejmujące bieżące prace eksploatacyjne i<br>utrzymaniowe dotyczące Systemu, realizowane na podstawie Zgłoszeń Serwisowych<br>Zamawiającego, w szczególności:<br>a) parametryzację i konfigurację istniejących funkcjonalności Systemu,<br>b) korekty ustawień, raportów, wydruków i formularzy,<br>c) bieżące doradztwo funkcjonalne w zakresie eksploatacji Systemu,<br>d) wsparcie Użytkowników w zakresie korzystania z Systemu,<br>e) inne określone w Projektowanych Postanowieniach Umowy.<br>– rozliczane według faktycznie wykorzystanych Godzin Serwisowych w liczbie określonej w<br>Umowie;<br>3) Usługi jednorazowe obejmujące aktualizację Systemu do nowej wersji oraz uruchomienie<br>komunikacji Systemu z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i usługą Businessbank, zgodnie z<br>zakresem określonym w ofercie Wykonawcy, obejmujące w szczególności:<br>a) wykonanie prac technicznych związanych z wdrożeniem nowej wersji Systemu, w tym<br>instalację oprogramowania oraz transfer danych,<br>b) dostosowanie Systemu do obowiązujących przepisów prawa, w tym w zakresie JPK_KR_PD<br>oraz JPK_ST_KR, c) przeprowadzenie Analizy oraz wykonanie prac konfiguracyjnych i<br>wdrożeniowych niezbędnych do uruchomienia komunikacji Systemu z KSeF,<br>d) konfigurację i uruchomienie Platformy komunikacyjnej Businesslink oraz dodatków<br>wymaganych do realizacji komunikacji z KSeF i usługą Businessbank<br>e) wykonanie testów oraz szkolenie Użytkowników kluczowych,<br>– realizowane jako jeden, odrębny i jednorazowy zakres Usług, niewliczany do Godzin<br>Serwisowych;<br>4) Usługi udostępnienia i utrzymania funkcjonalności Platformy komunikacyjnej Businesslink oraz<br>dodatków, w szczególności dodatków Integracja z KSeF, Businessdocument, Businessbank oraz<br>Businesscheck,– świadczone w modelu opłat miesięcznych, zgodnie z ofertą Wykonawcy,<br>niezależnie od Usług, o których mowa w pkt 1–3;<br>5) zapewnienie Zamawiającemu prawa do korzystania z nowych wersji Systemu – opłata<br>licencyjna za prawo do nowych wersji (dla 35 jednoczesnych dostępów Xpertis).<br>2. Do Godzin Serwisowych nie wlicza się w szczególności:<br>1. Usług, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 3, 4 i 5,<br>2. czynności o charakterze analitycznym, projektowym, wdrożeniowym lub integracyjnym,<br>3. czynności związanych z wdrożeniem nowej wersji Systemu, transferem danych lub<br>dostosowaniem Systemu do zmian przepisów prawa,<br>4. szkoleń, testów oraz czynności związanych z uruchomieniem lub modyfikacją komunikacji<br>Systemu z KSeF, Platformą komunikacyjną Businesslink lub usługą Businessbank, chyba że<br>Strony w odniesieniu do konkretnego Zgłoszenia Serwisowego postanowią inaczej.<br>Zakres posiadanych licencji wskazanych jest w OPZ.<br>Zamawiający przewiduje udzielić do 150 Godzin Serwisowych, z możliwością zwiększenia tych<br>Godzin do dodatkowych 120 Godzin. Zwiększenie godzin wymaga sporządzenia Aneksu.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>72212443-6 - Usługi opracowywania oprogramowania do rachunkowości/księgowości</span></h3><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Tak</span></h3><h3>4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:</h3>zwiększenie limitu Godzin Serwisowych określonego w § 3 ust. 3 nie więcej niż o 120 godzin, w<br>przypadku wyczerpania co najmniej 80% limitu określonego pierwotnie w Umowie przed<br>upływem okresu obowiązywania Umowy określonego w § 3 ust. 1 oraz przy zachowaniu stawki<br>jednostkowej za Godzinę Serwisową określonej w § 5 ust. 2 pkt 1;<h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>od 2026-02-01 do 2026-12-31</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Procentowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Wyłącznie kryterium ceny</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>100</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:</h3><p>Art. 109 ust. 1 pkt 1</p><p>Art. 109 ust. 1 pkt 4</p><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>6.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:<br>a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy<br>prawa nakładają obowiązek ich posiadania<br>Wykonawca nie nakłada obowiązku wykazania warunku udziału w postępowania.<br>b) zdolnościtechnicznej lub zawodowej<br>A) Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania<br>ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie należycie<br>wykonał co najmniej 2 usługi, każda trwająca po minimum 9 miesięcy o wartości 200.000<br>zł brutto każda, w ramach których łącznie spełniono następujące wymagania:<br>1) co najmniej jedna usługa polegała na utrzymaniu systemu klasy ERP, tj. co najmniej<br>wsparciu technicznym lub usuwaniu błędów systemu,<br>2) co najmniej jedna usługa polegała na rozwoju systemu klasy ERP, tj. co najmniej<br>wprowadzaniu modyfikacji lub aktualizacji systemu,<br>3) co najmniej jedna usługa dotyczyła systemu klasy ERP składającego się co najmniej z<br>modułu kadrowo-płacowego,<br>4) co najmniej jedna usługa dotyczyła systemu klasy ERP składającego się co najmniej z<br>modułu finansowo-księgowego.<br>Zamawiający dopuszcza aby Wykonawca korzystał z potencjału (zasobów podmiotu<br>trzeciego – zobowiązanie) innego podmiotu.<br>B) Wykonawca musi dysponować zespołem składającym się minimum z następujących osób:<br>a) co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję koordynatora świadczenia usług<br>utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu<br>składania ofert uczestniczyła, jako koordynator lub kierownik projektu, w wykonaniu: co<br>najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie przez okres co<br>najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju systemu klasy<br>ERP,<br>b) co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję specjalisty ds. płac w zakresie<br>świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat<br>przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła, jako specjalista ds. płac, w<br>wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie<br>przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju<br>systemu klasy ERP, składającego się co najmniej z modułu kadrowo-płacowego,<br>c) co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję specjalisty ds. kadr w zakresie<br>świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat<br>przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła jako specjalista ds. kadr w<br>wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie<br>przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju<br>systemu klasy ERP, składającego się co najmniej z modułu kadrowo-płacowego,<br>d) co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję specjalisty ds. finansów publicznych<br>w zakresie świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich<br>trzech lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła jako specjalista ds.<br>finansów publicznych w wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona<br>była nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu,<br>utrzymaniu lub rozwoju systemu klasy ERP, składającego się co najmniej z modułu<br>finansowo- księgowego<br>UWAGA!<br>1. Zamawiający dopuszcza łączenie osób z punktów a)-d), jednakże zespół nie może liczyć<br>mniej niż dwie osoby.<br>2. Liczby osób wskazane w punktach 1-4 ww. warunku nie zwalniają Wykonawcy od<br>zapewnienia takiej liczby osób na etapie realizacji, która zagwarantuje należyte<br>wykonanie przedmiotowego zamówienia zgodnie z treścią SWZ i warunkami zawartej<br>umowy.<br>3. Uwaga! Obowiązki Wykonawcy w zakresie konieczności zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę zawarte są w Opisie Przedmiotu Zamówienia.<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>Zmiana Umowy jest dopuszczalna jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności wskazanych w art.<br>455 ustawy PZP lub w ust. 2 lub 3 niniejszego paragrafu.<br>2. Dopuszcza się zmianę Umowy, która nie powoduje zmiany ogólnego charakteru Umowy, poprzez:<br>1) zmianę osób, o których mowa w § 6 ust. 2, pod warunkiem, że nowo wskazane osoby spełniają<br>wymagania określone przez Zamawiającego w dokumentacji Postępowania oraz pod warunkiem<br>wykazania, że osoby te uzyskałaby co najmniej taką samą ocenę co osoba zastępowana w ramach<br>kryterium oceny ofert dotyczącego doświadczenia personelu kluczowego Wykonawcy<br>określonego w dokumentacji Postępowania;<br>2) zmianę podwykonawcy, wprowadzenie podwykonawcy lub rezygnację z podwykonawcy, przy<br>czym w przypadku, gdy Wykonawca, w celu wykazania spełniania warunków udziału w<br>postępowaniu, powoływał się na zasoby danego podwykonawcy na zasadach określonych w<br>art. 118 ust. 1 ustawy PZP, zastosowanie mają postanowienia § 10 ust. 4;<br>3) zwiększenie limitu Godzin Serwisowych określonego w § 3 ust. 3 nie więcej niż o 120 godzin, w<br>przypadku wyczerpania co najmniej 80% limitu określonego pierwotnie w Umowie przed<br>upływem okresu obowiązywania Umowy określonego w § 3 ust. 1 oraz przy zachowaniu stawki jednostkowej za Godzinę Serwisową określonej w § 5 ust. 2 pkt 1;<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2026-01-27 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>Platforma prowadzonego postępowania</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2026-01-27 10:10</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2026-02-24</span></h3><h2>SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE</h2>amawiający wymaga, aby zamówienie było realizowane przez okres od daty podpisania umowy,<br>jednak nie wcześniej niż od 1 lutego 2026 r., do 31 grudnia 2026 r., a w zakresie określonym w § 2 ust 1 pkt 3 Umowy do 1 kwietnia 2026 roku.<br><br>amawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umów o pracę osób wykonujących czynności<br>polegające na świadczeniu bieżącego utrzymania systemu Xpertis oraz obsłudze zgłoszeń serwisowych.</body>