Wyżywienie i sala na warsztaty

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wyżywienie i sala na warsztaty
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2026-01-15
Data składania ofert	22/01/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6876703

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe nr 1/SW/2026 w ramach projektu; &ldquo;R&Oacute;ŻNE DROGI DO R&Oacute;WNOŚCI &ndash; RYNEK R&Oacute;WNYCH SZANS&rdquo; na wykonawcę, kt&oacute;ry zapewni salę i wyżywienie.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe nr 1_SW_2026.pdf</li>
<li>20251204_Zał.1_Formularz_ofertowy.docx</li>
<li>20251204_Zał.2_Oświadczenia.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>ZO nr 1/SW/2026 - wyżywienie i sala na warsztaty</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem niniejszego postępowania jest usługa zapewnienia przez Wykonawcę: wyżywienia, sal na warsztaty wdrożeniowe Projekt realizowany jest na terenie CAŁEGO WOJEW&Oacute;DZTWA WIELKOPOLSKIEGO. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia sali i wyżywienia dla uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w wdrożeniowych modelu polityki r&oacute;wnych szans kobiet i mężczyzn. Zamawiający wymaga, aby sale wraz z budynkiem (piętrem), na kt&oacute;rym będą odbywały się warsztaty były dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczeg&oacute;lności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Szczeg&oacute;ły dotyczące zapewnienia sal: Czas trwania: 14 dni x 8 h dydaktycznych + przerwy, czyli łącznie 7 godzin zegarowych Liczba uczestnik&oacute;w: średnio 12 os&oacute;b + trener/trenerka. Liczba godzin zapewnienia sali: 14 dni x 8 h dydaktycznych + przerwy, czyli łącznie 7 godzin zegarowych Miejsce realizacji: Wielkopolska Termin realizacji warsztat&oacute;w zostanie przekazany Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem. Zamawiający zastrzega, że grupy mogą pracować r&oacute;wnolegle tego samego dnia, czyli jednego dnia mogą pracować r&oacute;wnolegle 3 grupy w r&oacute;żnych miejscowościach Wielkopolski. SALA Sala warsztatowa, powinna zawierać: odpowiednią liczbę stoł&oacute;w mobilnych i krzeseł z miękkimi obiciami z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia (w tym ustawienie stoł&oacute;w w podkowę) dla średnio 12 uczestnik&oacute;w i trenera, sala musi być ogrzewana, cicha, niedzielona, klimatyzowana/posiadająca system wentylacji, wyposażona w niezbędny sprzęt: projektor multimedialny z ekranem lub tablicę, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego (sieć Wi-Fi), sala powinna posiadać okna z naświetleniem naturalnym i dodatkowo oświetlenie sztuczne g&oacute;rne, powinna istnieć możliwość zaciemnienia pomieszczenia dla zapewnienia komfortu pracy trenerowi oraz uczestnikom, powierzchnia sali nie powinna być mniejsza niż 30 m2 i nie większa niż 80 m2. Sala nie może być zlokalizowana w piwnicy lub suterenie, ani na poddaszu, dodatkowo sala musi spełniać warunki umożliwiające przeprowadzenie dynamicznych części warsztatu (praca w grupach, przy użyciu rekwizyt&oacute;w), stanowiska nie mogą być ustawione w bezpośredniej bliskości klimatyzatora (lub innego urządzenia chłodzącego) ani rzutnika, Wykonawca zapewni możliwość wygodnego powieszenia okrycia wierzchniego przez uczestnik&oacute;w w sali bądź pomieszczeniu odpowiednio zabezpieczonym, w tym przed dostępem os&oacute;b trzecich, Budynek, w kt&oacute;rym jest sala musi być dostępny dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami w tym wyposażone w odpowiednie podjazdy, windy, zapewnienie szatni lub wieszak&oacute;w na kurtki, zaplecze higieniczno-sanitarne będzie znajdowało się w bezpośredniej bliskości sali zapewniona zostanie toaleta dostępna dla os&oacute;b z niepełnosprawnością, a także oddzielna męska i damska. ze względu na konieczność przygotowania sali do warsztat&oacute;w Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość dostępu do sali na 1 godzinę przed i po warsztacie. Wykonawca zapewni możliwość oznakowania miejsca realizacji warsztatu odpowiednią tabliczką zawierającą informację o wsp&oacute;łfinansowaniu projektu ze środk&oacute;w Funduszy Europejskich dla Wielkopolski. Lokalizacja: Z uwagi na charakter zam&oacute;wienia oraz zmienną lokalizację grup uczestnik&oacute;w, Zamawiający nie wskazuje stałego miejsca realizacji zam&oacute;wienia. Zam&oacute;wienie będzie realizowane na terenie wojew&oacute;dztwa wielkopolskiego, w lokalizacjach każdorazowo dostosowanych do miejsca pochodzenia grupy uczestnik&oacute;w. Zamawiający każdorazowo, z odpowiednim wyprzedzeniem, poinformuje Wykonawcę o miejscowości, z kt&oacute;rej pochodzi grupa uczestnik&oacute;w, oraz wskaże miejscowość lub obszar, w kt&oacute;rym należy poszukiwać sali szkoleniowej, przy czym wyb&oacute;r konkretnej lokalizacji pozostaje po stronie Wykonawcy. Sala szkoleniowa powinna być zlokalizowana w miejscu zapewniającym dogodny dojazd dla uczestnik&oacute;w (zar&oacute;wno w miejscowościach miejskich, jak i wiejskich) oraz spełniać wymagania jakościowe określone w zapytaniu ofertowym. Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego przedstawienia Zamawiającemu informacji o proponowanej sali szkoleniowej (w szczeg&oacute;lności: lokalizacja, standard, wyposażenie) do akceptacji Zamawiającego przed realizacją danego wydarzenia. WAŻNE: Sale warsztatowe powinny być zadbane i czyste. Wizualna strona powinna być zbliżona do sal, kt&oacute;re oferują obiekty 3 gwiazdkowe i centra konferencyjno-szkoleniowe. Zamawiający zastrzega, aby przed dokonaniem rezerwacji sali szkoleniowej Wykonawca przedłożył szczeg&oacute;łowe informacje nt. standardu sal, np. w postaci zdjęć. WYŻYWIENIE Szczeg&oacute;ły dotyczące zapewnienia wyżywienia Czas trwania każdego warsztatu: 8 h dydaktycznych + przerwy, łącznie 7 h zegarowych Liczba dni warsztat&oacute;w: 47 dni Liczba uczestnik&oacute;w 47 dni x 13 os&oacute;b, łącznie 611 os&oacute;b Miejsce realizacji: wielkopolska Termin realizacji warsztat&oacute;w zostanie przekazany Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem. Zamawiający zastrzega, że grupy mogą pracować r&oacute;wnolegle tego samego dnia, czyli jednego dnia mogą pracować r&oacute;wnolegle 3 grupy w r&oacute;żnych miejscowościach Wielkopolski. Wyżywienie dla każdego z uczestnik&oacute;w obejmuje: całodniowy serwis kawowy odpowiadający następującym kryteriom, przy czym kryteria liczone są dla jednego uczestnika szkolenia i na jeden dzień warsztatu: skład: gorąca kawa i herbata serwowane w termosach lub z ekspresu, woda i naturalne soki podane w szklanych dzbankach oraz ciastka i owoce, kawa i herbata muszą być przygotowane w ilości minimum 450 ml na osobę, ciastka i owoce muszą być przygotowane w ilości minimum 250g na osobę, do kawy i herbaty muszą być podane cukier, cytryna i śmietanka/mleko (mleko zwykłe oraz mleko roślinne), woda i naturalne soki muszą być przygotowane w ilości minimum 450 ml na osobę, jest dostępny na 30 minut przed rozpoczęciem warsztat&oacute;w, przez cały dzień, aż do ich zakończenia. Serwis kawowy musi być zorganizowany w pobliżu sali (w&oacute;wczas odpowiednio oznakowany i zabezpieczony, do dyspozycji wyłącznie grupy szkoleniowej), w kt&oacute;rej będzie odbywało się szkolenie lub bezpośrednio w sali. obiady dwudaniowy (zupa, danie gł&oacute;wne) odpowiadające następującym kryteriom: zupa, porcja o wielkości min. 350 ml na osobę, produkty białkowe, najlepiej pochodzenia zwierzęcego (mięso lub ryba) o masie minimum 150g na osobę, dodatki w postaci: ziemniak&oacute;w, kaszy, ryżu lub makaronu o masie minimum 200g na osobę, dodatki warzywne: sur&oacute;wka lub warzywa gotowane o masie minimum 100g na osobę, nap&oacute;j: woda minimum 250 ml. W przypadku obecności na warsztatach os&oacute;b o specjalnych wymogach żywieniowych (wegetarianizm, alergie pokarmowe), Wykonawca zapewni odpowiedni dla nich posiłek. Obiad dwudaniowy obejmuje przygotowanie posiłk&oacute;w porcjowanych, a przed warsztatem Wykonawca prześle Zamawiającemu propozycję 3 r&oacute;żnych menu do wyboru, spośr&oacute;d kt&oacute;rych, Zamawiający wybierze jedną propozycję w terminie do 2 dni kalendarzowych przed dniem warsztatu. Ponadto, Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń oraz dbał będzie o estetykę miejsca podawanych posiłk&oacute;w. Obiad dwudaniowy wydawany będzie w oddzielnym pomieszczeniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośr&oacute;d propozycji przedstawianych przez wybranego Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do: Świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produkt&oacute;w spełniających normy jakości produkt&oacute;w spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepis&oacute;w prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykuł&oacute;w spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z p&oacute;źn. zm.), Świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produkt&oacute;w żywnościowych, Przygotowywania potraw z surowc&oacute;w wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych, Zamawiający nie dopuszcza stosowania jednorazowych naczyń wykonanych z plastiku lub tworzyw sztucznych. Podstawową formą serwowania posiłk&oacute;w i napoj&oacute;w są naczynia wielorazowe (np. szklane, ceramiczne). W przypadku wydarzeń, podczas kt&oacute;rych z obiektywnych przyczyn nie będzie możliwe użycie naczyń wielorazowych, Zamawiający dopuszcza, po uprzedniej akceptacji, serwowanie posiłk&oacute;w i napoj&oacute;w w jednorazowych naczyniach przyjaznych dla środowiska, tj. biodegradowalnych lub kompostowalnych (np. papier, otręby, trzcina cukrowa). Jednorazowe naczynia dopuszczone do użycia nie mogą zawierać plastiku ani innych tworzyw sztucznych, w tym materiał&oacute;w powlekanych plastikiem. Wykonawca zapewni niezbędne do wykonania usługi wyposażenie (w szczeg&oacute;lności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, obrusy, naczynia, sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby Uczestnik&oacute;w/Uczestniczek warsztat&oacute;w, Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi każdego dnia warsztatowego zmianie może ulec liczba uczestnik&oacute;w - o max. 4 os&oacute;b (w d&oacute;ł lub w g&oacute;rę). Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem wydarzenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo ingerowania w przebieg realizacji zam&oacute;wienia na każdym jego etapie i zgłaszania zastrzeżeń oraz sugestii, do stosowania kt&oacute;rych Wykonawca jest zobowiązany. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozliczenia z Wykonawcą za faktyczną liczbę wydanych posiłk&oacute;w zgodnie z listą obecności podpisaną przez uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w.
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
Punkty w ramach kryterium CENA BRUTTO będą przyznawane wg następującej formuły An = Cmin / Cr * 100 * 60% Cmin &ndash; cena minimalna w zbiorze spośr&oacute;d ofert niepodlegających odrzuceniu Cr &ndash; cena oferty rozpatrywanej An &ndash; liczba punkt&oacute;w przyznana ofercie
ELASTYCZNOŚĆ Liczba punkt&oacute;w = (Emin/Cof) * 100 * 40 gdzie: - Emin - najmniejsza liczba dni kalendarzowych (pełne dni) przed warsztatem, w kt&oacute;rej dopuszcza się zmianę terminu jego realizacji (nie dłuższa niż 5 dni kalendarzowy) - Cof - liczba dni w ofercie
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
OKREŚLENIE WARUNK&Oacute;W ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczeg&oacute;lności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach: ograniczenie zakresu rzeczowego i zmianę wynagrodzenia maksymalnie o 50% w sytuacji, gdy wykonanie określonych usług będzie zbędne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy lub w sytuacji, gdy Wojew&oacute;dzki Urząd Pracy nie zatwierdzi wprowadzonych zmian do projektu w zakresie organizacji warsztat&oacute;w. zmiana wynagrodzenia w związku ze zmianą opisu przedmiotu zam&oacute;wienia, w szczeg&oacute;lności z powodu braku rozwiązań projektowych, konieczności usunięcia błęd&oacute;w lub wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej lub technicznej, na podstawie kt&oacute;rej realizowany jest Przedmiot Umowy zmiana warunk&oacute;w płatności (poprzez kt&oacute;re rozumie się zmianę częstotliwości płatności lub zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia &ndash; bez jego zwiększania), poprzez zmianę przyjętego w Umowie harmonogramu płatności, w szczeg&oacute;lności w sytuacji, w kt&oacute;rej zmianie ulega harmonogram realizacji Umowy lub ze względu na uzasadnioną sytuację finansową wykonawcy konieczna jest zmiana częstotliwości płatności wynagrodzenia lub wprowadzenie płatności częściowych. Jeżeli wykonawca wnioskuje o zmianę warunk&oacute;w płatności, musi udowodnić, iż występują okoliczności uzasadniające zmianę warunk&oacute;w płatności wystąpienie siły wyższej pod pojęciem kt&oacute;rej rozumie się wszystkie zdarzenia zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia przez stronę lub strony Umowy, a zaistniałe po zawarciu Umowy, w szczeg&oacute;lności takie jak: wojny, działania wojenne, inwazje, terroryzm, rewolucje, powstania, wojny domowe, rozruchy, z wyjątkiem tych, kt&oacute;re są ograniczone wyłącznie do pracownik&oacute;w wykonawcy lub jego podwykonawc&oacute;w lub zamawiającego, zanieczyszczenie i inne podobne niebezpieczne skutki spowodowane przez substancje toksyczne, z wyjątkiem tych, kt&oacute;re mogą być przypisane użyciu przez wykonawcę, działania sił przyrody, w tym huragany lub powodzie, a kt&oacute;rym Strona Umowy nie mogła zapobiec, stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu zakończenia realizacji Przedmiotu umowy, poprzez przedłużenie o okres takiego op&oacute;źnienia zmiana wykonawcy realizacji zam&oacute;wienia publicznego w przypadku, gdy wykonawca, z kt&oacute;rym została zawarta Umowa wykaże i wyjaśni, że nie jest w stanie zrealizować zam&oacute;wienia zgodnie z umową. Umowa może być wtedy zawarta z innym wykonawcą na tych samych warunkach. Nowy wykonawca musi wykazać spełnienie warunk&oacute;w udziału w postępowaniu oraz kryteri&oacute;w oceny ofert określonych w dokumentach zam&oacute;wienia w zakresie nie mniejszym niż dotychczasowy wykonawca. Nowy wykonawca musi także wykazać brak podstaw do wykluczenia w zakresie określonym w dokumentach zam&oacute;wienia. Nowy wykonawca odpowiada solidarnie z dotychczasowym wykonawcą za zakres umowy dotychczas zrealizowany W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, uniemożliwiających realizację umowy w terminie określonym na dzień 31 lipca 2026 r., termin realizacji umowy ulega odpowiedniemu przedłużeniu, nie dłużej jednak niż do dnia 30 września 2026 r. Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania &bdquo;Siły wyższej: Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczeg&oacute;lności zdarzenia takie jak pożar, pow&oacute;dź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19 Strona, kt&oacute;ra nie może prawidłowo wykonywać umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do bezzwłocznego poinformowania drugiej Strony o niemożliwości prawidłowego wykonywania umowy wskutek działania siły wyższej, pod rygorem utraty uprawnienia do powoływania się na tę okoliczność W przypadku wystąpienia siły wyższej termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o liczbę dni odpowiadającą okresowi op&oacute;źnienia wywołanego działaniem siły wyższej W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony mogą odstąpić od naliczania kar umownych, kt&oacute;rych podstawa naliczania powstała w związku z działaniem siły wyższej Wszelkie zmiany w Umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do Umowy pod rygorem nieważności. Przedłużenie terminu realizacji Umowy, wskazane w ustępach powyżej nastąpi o liczbę dni odpowiadającą okresowi niemożności lub wydłużenia realizacji prac. Zmiany, o kt&oacute;rych mowa wyżej muszą zostać udokumentowane. Pismo (wniosek) dotyczące zmian, o kt&oacute;rych mowa w ust. 1, wraz z uzasadnieniem, strona występująca z wnioskiem zobowiązana jest złożyć drugiej stronie. Wszelkie zmiany wymagają uprzedniej oceny i zgody Zamawiającego. Zmianę postanowień zawartych w Umowie uznaje się za istotną zgodnie z art. 454 ust. 2 PZP. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Nie stanowi istotnej zmiany Umowy w rozumieniu art. 454 Prawa zam&oacute;wień publicznych i nie wymaga formy pisemnej w postaci aneksu do Umowy: zmiana danych os&oacute;b kontaktowych, zmiana danych teleadresowych, zmiana formy zabezpieczenia, zmiana os&oacute;b z personelu Wykonawcy, pod warunkiem zapewnienia co najmniej takich samych kwalifikacjach, jakie są niezbędne do należytego wykonania Przedmiotu Umowy. Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania &bdquo;Siły wyższej: Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczeg&oacute;lności zdarzenia takie jak pożar, pow&oacute;dź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19 PEŁEN ZAKRES WARUNK&Oacute;W ZMIANY UMOWY WSKAZANO W PKT. XIII ZAPYTANIA OFERTOWE
</div>