Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Sulejówek
Data publikacji	2026-01-14
Data składania ofert	22/01/2026
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6872423

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>WOJSKOWY INSTYTUT TECHNIKI PANCERNEJ I SAMOCHODOWEJ</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 011561862</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>ul. Okuniewska 1</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Sulejówek</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>05-070</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>mazowieckie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL912 - Warszawski wschodni</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>261811012</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>sekretariat@witpis.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.witpis.eu</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Inna działalność</span></h3><p>badawczo-naukowa</p><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-54556638-cbea-4311-86e6-cd1d8094b5b6</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2026/BZP 00034683</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2026-01-14</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2026/BZP 00019896/01/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.1 Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS w dniach 18-20.05.2026 r.</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://witpis.ezamawiajacy.pl<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>https://witpis.ezamawiajacy.pl</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami w zakresie:<br>a)	przesyłania Zamawiającemu pytań do treści SWZ,<br>b)	przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia przedmiotowych/podmiotowych środków dowodowych,<br>c)	przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,<br>d)	przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,<br>e)	przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiotowych  środków dowodowych,<br>f)	przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych,<br>g)	przesłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy,<br>h)	przesłania odwołania/inne,<br>odbywa się za pośrednictwem Platformy zakupowej Zamawiającego https://witpis.ezamawiajacy.pl/ i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, zakładka „Korespondencja”.<br>Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem Platformy Zakupowej informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego Wykonawcy w zakładce „Korespondencja”.<br><br>Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne<br>z “ROZPORZĄDZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych<br>i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.<br>Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf<br>W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:<br>a) .zip<br>b) .7Z<br>Wśród formatów powszechnych a nie występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików.<br><br>Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.<br>W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany lub podpis osobisty Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>PP 01/2026</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS 2026 w dniach 18-20 maja 2026 r. organizowanej przez Wojskowy Instytut Techniki Pancernej i Samochodowej w ramach obiektu hotelarskiego wskazanego w ofercie Wykonawcy.<br>Program konferencji przewiduje sesje plenarne, specjalistyczne, panele dyskusyjne, pokazy sprzętu wojskowego na zewnątrz obiektu. Dokładny harmonogram przebiegu konferencji, sesji, paneli, prezentacji, pokazów, przerw kawowych oraz podania posiłków, w tym uroczystych kolacji, zostaną<br>ustalone z Wykonawcą drogą elektroniczną do dnia 15 maja 2026 r.<br>Szacowana liczba uczestników konferencji: 200 (dwieście) osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji o +/- 10%. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w terminie do dnia 15.05.2026 r.<br>Termin konferencji: 18-20.05.2026 r. tj. dwie doby hotelowe.<br>Przyjazd/wyjazd:<br>- Przyjazd w dniu 18.05.2026 r., doba hotelowa od godz. 12:00<br>- Wyjazd w dniu 20.05.2026 r., doba hotelowa do godz. 16:00<br>Łączna szacunkowa liczba uczestników: 200 osób<br>Dodatkowo, w dniu 17.05.2026 r., godz. 12:00 – przyjazd Komitetu Organizacyjnego składającego się z około 10 osób w celu rozpoczęcia prac przygotowawczych oraz sprawdzenia stanu gotowości hotelu/obiektu.<br>W kalkulacji należy uwzględnić koszty zakwaterowania i wyżywienia tej grupy. Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie tej grupy osób w pokojach<br>2-osobowych.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>4 dni</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.1.) Sposób oceny ofert:<span>cena=100%</span></h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Wyłącznie kryterium ceny</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>100</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Nie</span></h3><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w zakresie:<br>1)	zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.<br>2)	uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.<br>3)	sytuacji ekonomicznej lub finansowej<br>Wykonawca ma być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, w całym okresie realizacji zamówienia, na sumę gwarancyjną w wysokości nie mniej niż 500 000,00 zł. W przypadku, gdy wartość dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia zostanie podana w walucie obcej, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli w dniu zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu, NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń wg średniego kursu z pierwszego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje.<br><br>4)	zdolności technicznej lub zawodowej<br>Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada zdolność techniczną i zawodową jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (jeżeli okres prowadzenia działalności był krótszy – w tym okresie), wykonał należycie co najmniej trzy usługi hotelarskie i restauracyjne wykonywane łącznie polegające na obsłudze wydarzenia o charakterze konferencji lub seminarium lub szkolenia – dla grupy co najmniej 200 osób<br>o wartości łącznej minimum 500 000,00 zł brutto, z podaniem ich wartości, liczby osób, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których te usługi zostały wykonane należycie.<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian umowy w sytuacjach określonych w art. 455 ustawy Pzp  oraz w wzorze umowy.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2026-01-22 08:30</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>https://witpis.ezamawiajacy.pl/</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2026-01-22 08:45</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>30 dni</span></h3></body>