Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Mediolanu

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Mediolanu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-01-12
Data składania ofert	22/01/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 630000009 Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży 635100007 Usługi biur podróży i podobne 795400001 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
Numer przetargu	6861293

<div>
<h1>"Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zr&oacute;wnoważonego Rozwoju Energetycznego"-organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Mediolanu</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Formularz ofertowy.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załacznik nr 1 Oświadczenie o braku powiązań.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Klauzule informacyjne.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Wykaz usług.docx</span></li>
<li><span class="was-link">Załącznik nr 4 Wykaz os&oacute;b.docx</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Mediolanu</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>ZAPYTANIE OFERTOWE<br /> Na potrzeby projektu pn.: &bdquo;Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zr&oacute;wnoważonego Rozwoju Energetycznego&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego ze środk&oacute;w Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021- 2027: organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Mediolanu<br /> Przedmiotem zam&oacute;wienia jest świadczenie usługi polegającej na kompleksowej organizacji wyjazdu studyjnego dla członk&oacute;w Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zr&oacute;wnoważony rozw&oacute;j energetyczny.<br /> Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego dla 15 os&oacute;b &ndash; członk&oacute;w Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zr&oacute;wnoważony rozw&oacute;j energetyczny do Mediolanu na Targi Mostra Convegno Expocomfort MCE. Termin 24-27 marzec 2026 (4 dni, 3 noclegi). Uczestnikami wyjazdu będą przedsiębiorcy działający w branżach związanych ze zr&oacute;wnoważonym rozwojem energetycznym, przedstawiciele jednostek naukowo &ndash; badawczych oraz instytucji otoczenia biznesu.<br /> 1) Zapewnienie bilet&oacute;w lotniczych. Wykonawca zakupi bilety lotnicze w klasie ekonomicznej dla wskazanej liczby os&oacute;b w tym samym locie. Z Polski do miejsca docelowego- Mediolanu i z miejsca docelowego- Mediolanu do Polski. Miejsce lotniska w Polsce: Krak&oacute;w, Warszawa/Radom lub Katowice. Lot w obie strony bezpośredni bez przesiadek. Ponadto Wykonawca zapewni możliwość zabrania przynajmniej jednej sztuki bagażu rejestrowanego o wadze min. 15 kg oraz przynajmniej jednej sztuki bagażu podręcznego o wadze i rozmiarze określonej przez linię lotniczą dla każdego uczestnika. Wykonawca musi założyć koszty jednokrotnego przebukowania biletu lotniczego, w przypadku zmiany uczestnika wyjazdu przed jego realizacją, spowodowanego zdarzeniem losowym. Wykonawca musi przedłożyć Zamawiającemu do akceptacji plan lot&oacute;w nie p&oacute;źniej niż 14 dni kalendarzowe przed początkiem realizacji wizyty. Preferowany wylot z Polski w godzinach dopołudniowych, wylot z Mediolanu w godzinach popołudniowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznej akceptacji godzin wylot&oacute;w. Zamawiający przekaże najp&oacute;źniej na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem wizyty ostateczną listę uczestnik&oacute;w wraz z danymi kontaktowymi<br /> 2) Zapewnienie transportu z Kielc na lotnisko i z lotniska w Polsce do Kielc (miejsce zbi&oacute;rki zostanie uzgodnione z Zamawiającym). Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 15 os&oacute;b i przewidywać miejsce dla bagaży. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu.<br /> 3) Zapewnienie transportu lokalnego w kraju docelowym wraz z kierowcą. Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 15 os&oacute;b i przewidywać miejsce dla bagaży. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu.<br /> 4) Bus lub autokar (zar&oacute;wno z i na lotnisko jak i w ramach transportu w Mediolanie) musi spełniać wymagania: maksymalnie 8-letni z klimatyzacją oraz odpowiednio dużym bagażnikiem na bagaże delegacji. Pojazd powinien być ubezpieczony w zakresie OC, AC oraz NNW pasażer&oacute;w. Zapewnienia kierowc&oacute;w, posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje do kierowania autobusem/busem, znających topografię miasta. Kierowcy są zobowiązani do parkowania jak najbliżej spotkań. Wykonawca zapewnia poniesienie wszelkich koszt&oacute;w związanych z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowc&oacute;w oraz opłatami parkingowymi i ewentualnymi mandatami oraz zabezpieczenia transportu zastępczego spełniającego ww. wymagania stawiane dla transportu podstawowego, dostępnego na wypadek zdarzeń losowych lub awarii transportu podstawowego, kt&oacute;ry zostanie zapewniony niezwłocznie po awarii transportu podstawowego (maksymalnie 1 godz.) na własny koszt. Odpowiedni dob&oacute;r liczby kierowc&oacute;w do realizacji całej wizyty musi uwzględniać fakt, że program wizyty winien być prowadzony w spos&oacute;b płynny bez uwzględnienia dodatkowych przerw wynikających z ograniczeń pracy kierowc&oacute;w. Zaproponowane przez Wykonawcę pojazdy wraz z kierowcami pozostaną do dyspozycji przez cały okres trwania wyjazdu, do przewożenia uczestnik&oacute;w na miejsca spotkać i do/z hotelu.<br /> 5) Zapewnienie miejsc noclegowych w terminie 24 &ndash; 27 marzec 2026r. dla 15 os&oacute;b. Wykonawca zapewni realizację usługi w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdki wg. polskich standard&oacute;w, pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Hotel oddalony maksymalnie 3 km od centrum Mediolanu. Pokoje hotelowe muszą mieć klimatyzację, dostęp do bezpłatnego internetu przez Wi-Fi, łazienkę wyposażoną w ręczniki, przybory higieniczne i suszarkę. Wszyscy uczestnicy muszą zostać zakwaterowani w jednym hotelu.<br /> 6) Zapewnienie wyżywienia dla uczestnik&oacute;w Wyjazdu przez cały okres wyjazdu. Wykonawca zapewni wyżywienie dla 15 uczestnik&oacute;w wyjazdu. Wykonawca zapewni śniadania w hotelu gdzie nocuje grupa w formie bufetu oraz zapewni obiady i kolacje; obiad składający się z min. dw&oacute;ch dań ciepłych (zupa i drugie danie), kolacja z dania ciepłego (drugie danie) oraz deser/przystawka, dodatkowo do posiłk&oacute;w Wykonawca zapewni napoje ciepłe i zimne do wyboru. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla os&oacute;b deklarujących się jako wegetarianie/weganie lub alergicy na poszczeg&oacute;lne składniki pokarmowe. Śniadania odbywać się będą w hotelu, w kt&oacute;rym będą zakwaterowani uczestnicy. Obiady odbywać się będą w możliwie bliskiej odległości od miejsc zaplanowanych spotkań i wydarzeń, by nie zaburzyć programu wizyty. Kolacje odbywać się będą w r&oacute;żnych restauracjach w centrum miasta Mediolan, za wyjątkiem ewentualnej kolacji 27.03.2026, kt&oacute;ra możliwa będzie na trasie powrotnej z lotniska w Polsce (niepowtarzające się menu).<br /> Dzień 1 &ndash; 24.03.2026 <br /> &bull; Obiad oraz kolacja dla 15 os&oacute;b; <br /> Dzień 2 &ndash;25.03.2026<br /> &bull; Śniadanie, obiad i kolacja dla 15 os&oacute;b;<br /> Dzień 3 &ndash; 26.03.2026<br /> &bull; Śniadanie obiad i kolacja dla 15 os&oacute;b;<br /> Dzień 4 &ndash; 27.03.2026<br /> &bull; Śniadanie, obiad i kolacja dla 15 os&oacute;b; (kolacja w przypadku powrotu do Polski w godzinach wieczornych). <br /> 7) Termin wyjazdu: 24 &ndash; 27 marzec 2026r. (łącznie z wylotem z Polski i przylotem do Polski).<br /> 8) Zapewnienie bilet&oacute;w wstępu na Targi Mostra Convegno Expocomfort MCE dla wszystkich uczestnik&oacute;w oraz organizacja na targach spotkań B2B z zainteresowanymi przedsiębiorstwami. Wykonawca dokona wszelkich niezbędnych zgłoszeń oraz udostępni bilety wstępu na targi dla 15 uczestnik&oacute;w wskazanych przez Zamawiającego<br /> 9) Organizacja wizyty uczestnik&oacute;w w minimum 2 elektrowniach, biogazowniach lub innych miejsc jako dobre praktyki stosowania odnawialnych źr&oacute;deł energii we Włoszech. Wykonawca zapewnia oprowadzenie po danej instytucji przy wsp&oacute;łudziale przedstawicieli danej instytucji wraz z opisem jej funkcjonowania. Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego min. 14 dni przed wydarzeniem szczeg&oacute;łowy program wyjazdu. Kontakt z daną instytucją i uzgadnianie szczeg&oacute;ł&oacute;w wizyty jest po stronie Wykonawcy.<br /> 10) Zapewnienie obecności tłumacza i jednej osoby ds. organizacyjnych (Animator) od Wykonawcy jako organizatora i przewodnika Wyjazdu (może być jedna osoba łącząca te funkcje). Tłumaczenie z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski ze względu na obecność na targach międzynarodowych wystawc&oacute;w oraz języka włoskiego na język polski oraz z języka polskiego na język włoski. Tłumacz będzie świadczył usługi zar&oacute;wno podczas wizyty na targach oraz rozm&oacute;w z przedsiębiorcami mających stoiska na targach w zakresie wymiany doświadczeń jak i przy wszystkich zaplanowanych działaniach r&oacute;wnież podczas obiad&oacute;w i kolacji podczas pobytu w Mediolanie oraz innych uzgodnionych miejscach odwiedzin. Podczas całej wizyty to po stronie Wykonawcy będzie spoczywało zapewnienie stałej koordynacji logistycznej, organizacyjnej i programowej (w tym m.in. przygotowanie i organizacja wszystkich wizyt w instytucjach we Włoszech oraz stały kontakt z tymi instytucjami) jak i opieki nad wszystkimi uczestnikami spotkania. Oznacza to, że Wykonawca będzie pełnił rolę animatora całego wyjazdu studyjnego. Zapewni prowadzenie/organizację i obsługę wyjazdu do Mediolanu. Wykonawca ma obowiązek informować Zamawiającego na bieżąco o podejmowanych działaniach organizacyjnych w szczeg&oacute;lności o nawiązywaniu kontakt&oacute;w z instytucjami planowanymi do odwiedzania oraz ewentualnych zmianach w planie wyjazdowego spotkania. Animator posiadający doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych wizyt będzie towarzyszył uczestnikom wyjazdu na każdym etapie jego trwania, tj. od momentu wyjazdu z Kielc do momentu powrotu do Kielc i będzie czuwał nad jego prawidłowym przebiegiem. Animator jest odpowiedzialny za prawidłową realizację usługi, rozwiązywanie ewentualnych problem&oacute;w (zdarzeń losowych), jeśli się takowe pojawią w trakcie realizacji usługi.<br /> 11) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestnik&oacute;w wyjazdu na czas przelotu/przejazdu (w dwie strony) i pobytu wszystkich wskazanych os&oacute;b w odpowiednich terminach. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika wyjazdu obejmować będzie: Koszty leczenia i pomoc w podr&oacute;ży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL- polisa do kwoty min. 100 000 Euro); Następstwa nieszczęśliwych wypadk&oacute;w (NNW &ndash; polisa do kwoty min. 40 000 PLN); Utrata bagażu podr&oacute;żnego &ndash; polisa do kwoty min. 2000 PLN. Wykonawca musi przedstawić kopię polisy Zamawiającemu min. 2 dni przed rozpoczęciem wizyty.<br /> 12) Zaoferowany przedmiot zam&oacute;wienia nie może naruszać polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, m.in. r&oacute;wności szans. Powinien spełniać standardy dostępności oraz być zgodny z zasadą DNSH. W przypadku udziału os&oacute;b niepełnosprawnych Wykonawca zapewni odpowiednie warunki realizowanej usługi.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Oferent może uzyskać maksymalnie 80 punkt&oacute;w w kryterium dotyczącym ceny:<br /> <br /> cena oferty najniższej / cena oferty ocenianej x 100 pkt x 80% = C</p>
<p>2. Dodatkowe miejsce wizytacji (M).<br /> 0 pkt&ndash; oferta, kt&oacute;ra przewiduje realizację min. wymagań programu jakie są zawarte opisie przedmiotu zam&oacute;w. nie uwzgl.żadnego dodatk. miejsca wizytacji<br /> 10 pkt &ndash; oferta, kt&oacute;ra przewiduje dodatk. 1miejsce/podmiot wizytacji wykracz. poza wymag. minimum.</p>
<p>3.Wg tego kryterium oceniany będzie standard hotelu (kategoryzacja)<br /> 0 pkt&ndash;oferta, kt&oacute;ra przewiduje zakwaterowanie w min. wymag. Stand. hotelu, tj. 3 - gwiazdk.<br /> 5 pkt&ndash;oferta, kt&oacute;ra przewiduje zakwat. w hotelu o wyższym stand. tj. 4-gwiazdk.<br /> 10 pkt&ndash;oferta, kt&oacute;ra przewid. zakwat. w hotelu 5-gwiazdk.</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Przewiduje się możliwość zmiany umowy w przypadku, gdy:<br /> Nastąpi zmiana stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadku strony mogą dokonać niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami.<br /> Z niezależnych od obu stron przyczyn, termin realizacji umowy może ulec zmianie lub w sytuacjach spowodowanych wystąpieniem siły wyższej nie będzie możliwe zrealizowanie zajęć we wskazanym terminie i wskazanej formie.</p>
</div>