Kompleksowa usługa organizacji 4 spotkań w 2026 r.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa organizacji 4 spotkań w 2026 r.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-01-12
Data składania ofert	20/01/2026, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6861279

<div>
    <h1>Zapytanie ofertowe nr 1/S/IPH/PCE/20265 na kompleksową organizację 4 wydarzeń pn. &quot;Seminarium&quot; (Vademecum rynków zagranicznych/seminarium specjalistyczne/Klub Eksportera) w 2026 roku w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera&quot;</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy seminaria 2026.docx</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Wzór umowy</span></li>
            <li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe 4 seminaria w 2026</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa organizacji 4 spotkań w 2026 r.</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Zamówienie będzie udzielone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także w sposób przejrzysty i proporcjonalny – zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027. Wybór wykonawcy zostanie dokonany zgodnie z zasadą konkurencyjność. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowy, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym<br />
w ramach Zadania „Seminaria” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.<br />
1.	Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania 4 wydarzeń pn. „Seminarium” (Vademecum rynków zagranicznych/seminarium specjalistyczne/Klub Eksportera) w 2026 roku w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP, każde spotkanie przewidziane jest na min. 25 uczestników w 2026 roku w Białymstoku (dokładne terminy zostaną ustalone w Wykonawcą).<br />
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.<br />
<br />
1.1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku:<br />
• wynajęcie sali konferencyjnej na 4 jednodniowe wydarzenia pn. „Seminarium” w 2026 r.,<br />
•dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, <br />
w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem;<br />
• sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z dostępem do parkingu dla uczestników — preferowany parking prywatny lub bezpłatny oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami – ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
• dostępność sali w godzinach 9.30-15:00; (dokładne godziny spotkania ustalane będą na bieżąco, a planowany czas trwania to ok. 2-4h).<br />
• sala konferencyjna zlokalizowana w Białystoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub <br />
w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.);<br />
• spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w konferencji);<br />
• wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury;<br />
• przy wejściu na salę zapewnienie 1 stołu/lady na stanowisko recepcji;<br />
• możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do panelu dla 3-5 panelistów;<br />
• zapewnienie wody dla prelegentów i/lub panelistów;<br />
• zapewnienie co najmniej 2 mikrofonów przenośnych;<br />
• możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz drzwiach sali plakatów/oznaczeń<br />
• możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów;<br />
• dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia;<br />
• zapewnienie miejsca na catering wraz ze stoikami koktajlowymi, wysokimi (min. 5 sztuk)<br />
<br />
1.2. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników wydarzenia<br />
• zapewnienie wyżywienia na 4 wydarzeniach w 2026 r.,<br />
•dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, <br />
w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,<br />
• liczba uczestników: ok. 25 osób;<br />
• ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
• w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia na wyżywienie oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia,<br />
• zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 4 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców,<br />
• zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 6 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 5 sztuki/osoba – każdorazowo propozycja menu powinna być przekazana Zamawiającemu na 7 dni przed spotkaniem.<br />
• zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami, zapewnienia odpowiedniej wizualizacji na dokumentach oraz informowania o źródle finansowania.<br />
• informacje dodatkowe: na 1 wydarzenie dania powinny być rozmieszczone na stole na planie kwadratu/podkowy lub podobnie, przykrytym obrusem, w sposób umożliwiający dostęp uczestników, serwowane w formule śniadania biznesowego (Klub Eksportera) a na 3 pozostałe spotkania będzie obowiązywało ustawienie kinowe. <br />
• wszystkie produkty powinny być świeże i najwyższej jakości.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena brutto - 100%<br />
LP = Cmin/Co *100<br />
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto<br />
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej<br />
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie:<br />
1.1.	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub<br />
1.2.	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub<br />
1.3.	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, <br />
- zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązków stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy.<br />
2.	Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli stron, a wskazane w niniejszym Rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie stron.<br />
3.	Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego.<br />
4.	Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności.</p>
    </div>