Kompleksowa usługa organizacji warsztatów wyjazdowych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Kompleksowa usługa organizacji warsztatów wyjazdowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2026-01-10
Data składania ofert	19/01/2026, Godzina 08:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	391622007 Pomoce i artykuły szkoleniowe 391621006 Pomoce dydaktyczne 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 601000009 Usługi w zakresie transportu drogowego 601720004 Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą 601400001 Nieregularny transport osób 635000004 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 635100007 Usługi biur podróży i podobne 665100008 Usługi ubezpieczeniowe
Numer przetargu	6860136

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe nr 1/WI/WRwGA/2026 na świadczenie kompleksowej usługi zapewnienia uczestnikom projektu: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych oraz materiałów dydaktycznych podczas warsztatów wyjazdowych w ramach projektu „Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol”.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 20260110.DOCX</li>
 <li>Załącznik 1 Formularz ofertowy 20260110.docx</li>
 <li>Załącznik 2 Oświadczenie Oferenta 20260110.docx</li>
 <li>Załącznik 3 Klauzula informacyjna RODO 20260110.DOCX</li>
 <li>Załącznik 4 Umowa 20260110.doc</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa organizacji warsztatów wyjazdowych </h3>
 Przedmioty zamówienia
 W związku z realizacją projektu „Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol” dofinansowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Działanie: 05.01 Innowacje społeczne, Stowarzyszenie Wsparcie Społeczne „Ja-Ty-My” w ramach postępowania prowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności, zaprasza do przedstawienia ofert na kompleksową usługę zapewnienia uczestnikom projektu: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych oraz materiałów dydaktycznych podczas warsztatów wyjazdowych w ramach projektu „Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol”. 
 
1. ZAMAWIAJĄCY: 
Stowarzyszenie Wsparcie Społeczne „Ja-Ty-My” 
90-558 Łódź, ul. 28 Pułku Strzelców Kaniowskich 71/73 
NIP: 725 18 72 735; REGON: 473204532 
tel.: 42 307 29 09 
https://wsparciespoleczne.pl/ 
e-mail: biuro@wsparciespoleczne.pl 
 
2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA: 
Zamówienie udzielane jest w trybie postępowania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021 –2027 wydanych przez Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, bez zastosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 
Opublikowanie zapytania ofertowego na stronie: 
https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ 
Baza Konkurencyjności (BK2021) – strona internetowa prowadzona przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego przeznaczona do zamieszczania zapytań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności. 
 
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa konferencyjna w zakresie zapewnienia uczestnikom projektu: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych oraz materiałów dydaktycznych podczas trzydniowego weekendowego wyjazdu, piątek-niedziela, w terminie 31 stycznia – 2 lutego 2026, Miejsce odbywania: Hotel min. 3 gwiazdowy położony w odległości nie większej niż 200 km od Gminy Andrespol, Liczba uczestników: 47 osób. 
Przy realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji. 
 
Kod CPV: 
63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej. 
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne. 
60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego 
60140000-1 Nieregularny transport osób 
60172000-4 Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą 
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 
55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe 
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 
66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe 
39162100-6 Pomoce dydaktyczne 
39162200-7 Pomoce i artykuły szkoleniowe 
	 
Miejsce realizacji usługi: 
Cała Polska 
 
Szczegółowy opis wymagań Zamawiającego: 
W ramach zamówienia od oferentów wymaga się: 
1.	Zamawiający zakłada łączną liczbę uczestników w ramach zamówienia wynoszącą 47 osób. Wymagana liczba pokoi, ze wskazaniem ich wielkości, musi zostać zapewniona przez Wykonawcę według poniższego zestawienia: 
•	2 pokoje * 1 osobowe 
•	12 pokoi * 2 osobowych 
•	7 pokoi * 3 osobowych. 
Wykonawca zobowiązany jest także do zapewnienia uczestnikom wyjazdu jednego łóżeczka niemowlęcego. 
2.	Nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi jednostkowej, Zamawiający przekaże (potwierdzi) Wykonawcy ostateczną ilość osób wraz z ich imienną listą oraz z podziałem na pokoje. 
3.	Najpóźniej w terminie 5 dni przed rozpoczęciem jednostkowej usługi, Zamawiający uprawniony będzie do dokonania zmian w rezerwacji polegających w szczególności na zwiększeniu/zmniejszeniu ilości osób oraz dokonaniu modyfikacji w zakresie rodzaju lub ilości pokoi objętych rezerwacją. 
4.	W sytuacji, o której mowa w pkt 3 powyżej, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu zmniejszenia ilości osób lub ilości pokoi oraz modyfikacji dokonanych w zakresie rodzaju pokoi niezbędnych do realizacji usługi. 
5.	Najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji pojedynczej usługi, Zamawiający uprawniony jest do rezygnacji w całości z zarezerwowanej usługi, w szczególności w przypadku, gdy: 
1)	nastąpią trudności ze skompletowaniem określonej liczby uczestników wyjazdu, 
2)	wystąpią inne okoliczności wynikające z przyczyn niezależnych od stron lub z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. 
6.	W sytuacji, o której mowa w pkt 5 powyżej, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu rezygnacji z usługi. 
7.	Zamawiający określa dzień i godzinę przyjazdu do miejsca zakwaterowania, wyżywienia oraz szkoleń / warsztatów na 31 stycznia 2026 r. godz. 11:00. Dniem i godziną wyjazdu będzie natomiast 2 lutego 2026 r. godz. 15:00. Dopuszcza się odstępstwa od podanych godzin wynoszące nie więcej niż 30 minut. 
8.	Zamawiający określa następujące zapotrzebowanie w zakresie transportu uczestników wraz z bagażem: 
1)	transport autokarowy odbywać się będzie pojazdem sprawnym technicznie wyposażonym minimum: w klimatyzację, pasy bezpieczeństwa w przestrzeni pasażerskiej, radioodbiornik, nagłośnienie, o ilości miejsc dostosowanej do liczby uczestników pojedynczego wyjazdu. Maksymalna liczba uczestników pojedynczego wyjazdu to 47 osób; 
2)	transport autokarowy rozpoczynać się będzie pierwszego dnia wyjazdu w godz. od 9:00 do 11:00 w Gminie Andrespol (miejsce zbiórki zostanie wskazane przez Zamawiającego co najmniej 3 dni przez wyjazdem); 
3)	transport autokarowy realizowany będzie pierwszego dnia do miejsca docelowego odbywania pojedynczej usługi (poszczególnych warsztatów); 
4)	powrotny transport autokarowy realizowany będzie ostatniego dnia wyjazdu w godz. od 15:00 do 17:00 z miejsca odbywania pojedynczej usługi (poszczególnych warsztatów) do Gminy Andrespol. 
9.	Każdemu uczestnikowi poszczególnych warsztatów wyjazdowych w czasie ich trwania zapewnione zostanie ubezpieczenie na czas podróży i pobytu. 
10.	Obiekty, w których odbywać się będą pojedyncze usługi muszą spełniać wymogi dotyczące trzygwiazdkowych hoteli zawarte w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 2166) oraz w każdym później wydanym akcie prawnym dotyczącym standardów ww. obiektów hotelarskich. 
11.	Wykonawca gwarantuje bezpłatne miejsca parkingowe dla autokaru obsługującego uczestników oraz min. 3 samochodów osobowych (ewentualna obsługa administracyjna i merytoryczna wyjazdu ze strony Zamawiającego). 
12.	Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wyjazdu w obiekcie pokoje: ogrzewane, wyposażone w pojedyncze łóżka. Pokoje (każdy) muszą być wyposażone w min.: krzesła, TV, szafę oraz łazienkę z umywalką, kabiną prysznicową lub wanną i toaletą. 
13.	Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wyjazdu następujące materiały dydaktyczne: 
•	Flamastry 8 szt. (po 4 szt. na salę), 
•	Mazaki 8 opakowań minimum 12 kolorów, 
•	Duże arkusze papieru 16 sztuk, 
•	Papier A4 biały - dwie ryzy, 
•	Papier kolorowy 8 sztuk, 
•	Gry i akcesoria dydaktyczne: 
	gra rodzinna, Rebel – 4 szt. 
	gra o emocjach – 2 szt. 
	gra planszowa, rodzinna – 4 szt. 
	gra kooperacyjna – 1 szt. 
	gra typu chińczyk, gra planszowa – 2 szt. 
	gra typu warcaby, gra planszowa – 2 szt. 
	blok rysunkowy A4, białe kartki, 20 kartek - 4 szt. 
	mazaki flamastry KOLOROWE - ZESTAW 24szt – 2 szt. 
	flamastry pudełko 12szt – 4 szt. 
	flamastry 12 Kolorów Pudełko – 2 szt. 
	zestaw Marker Flipchart – 4 szt. 
	papier ksero do drukarek A4 500 – 2 szt. 
	długopis czarny– 6 szt. 
	długopis niebieski– 4 szt. 
	piłka do piłki nożnej – 2 szt. 
	piłka do koszykówki pomarańczowa – 1 szt. 
	piłka ręczna – 1 szt. 
•	Maty dydaktyczne 16 sztuk. 
14.	Materiały dydaktyczne wskazane w pkt 13 z chwilą rozpoczęcia warsztatów stają się własnością Zamawiającego. 
15.	Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w szczególności w zakresie higieny i czystości. 
 
Szczegółowe informacje o Zamówieniu: 
Zamówienie obejmuje zapewnienie uczestniczkom i uczestnikom warsztatów wyjazdowych: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych, materiałów dydaktycznych w następującym maksymalnym wymiarze: 
- Transport maksimum 47 uczestniczek/uczestników wraz z bagażem z miejsca zbiórki w Gminie Andrespol do miejsca docelowego w odległości nie większej niż 200 km. Zapewnienie dostępności autokaru i kierowcy przez wszystkie trzy dni trwania warsztatów z możliwością realizacji 1 przejazdu na odległość nie dłuższą niż 100 km. Transport powrotny maksimum 47 uczestniczek/uczestników wraz z bagażem z miejsca odbywania warsztatów do miejsca zbiórki w Gminie Andrespol. 
- Ubezpieczenie na czas podróży i pobytu maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów. 
- Noclegi dla maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów podczas trzydniowego – weekendowego warsztatu wyjazdowego (44 osób x 2 noclegi). 
- Wyżywienia dla maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów podczas trzydniowego – weekendowego warsztatu wyjazdowego (47 osób x 3 obiady/ 2 kolacje/2 śniadania/3 serwisy kawowe). 
- Dwie sale szkoleniowo-warsztatowe dostępne dla maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów podczas trzydniowego – weekendowego warsztatu wyjazdowego przez od piątku od godziny 11.00 do niedzieli do godziny 15.00 w ilości 16 godzin.

Okres gwarancji: nie dotyczy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty za kryterium „Cena” (max. 80) – całkowita cena brutto wskazana przez wykonawcę, zostaną obliczone według wzoru: 
 
Cena brutto najtańszej oferty 
-------------------------------------------------- x 80 pkt. = liczba punktów w danym kryterium 
Cena brutto badanej oferty
 Punkty za kryterium „Klauzule społeczne” (max. 20): Wykonawca, który w wykonaniu całego przedmiotu zamówienia zatrudnia/zatrudni lub angażuje/zaangażuje osoby z niepełnosprawnością (OzN): 
a) brak OzN – 0 pkt, 
b) 1 OzN – 10 pkt, 
c) 2 lub więcej OzN - 20 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

a)	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. 
b)	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie wymogów dotyczących dokumentowania świadczenia usługi. 
c)	Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.
 </div>