Wdrożenie systemu DMS

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Wdrożenie systemu DMS
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Stargard
Data publikacji	2026-01-03
Data składania ofert	12/01/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	483110001 Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer przetargu	6841517

<div>
 <h1>Przedmiotem zamówienia jest dostawa, konfiguracja oraz wdrożenie systemu DMS umożliwiający pełną digitalizację obiegu dokumentów w firmie KUCA Sp. z o.o., zgodnie z wymaganiami opisanymi w specyfikacji</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>zapytanie ofertowe_DMS.docx</li>
 <li>Załącznik nr 1 Oświadczenie o braku powiązań.docx</li>
 <li>Załącznik nr 2 Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu.docx</li>
 <li>zapytanie ofertowe_DMS.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Wdrożenie systemu DMS </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest dostawa, konfiguracja oraz wdrożenie systemu DMS umożliwiający pełną digitalizację obiegu dokumentów w firmie KUCA Sp. z o.o., zgodnie z wymaganiami opisanymi w poniższej specyfikacji. 
 
Przedmiotem zamówienia jest (wyłącznie w zakresie systemu DMS): 
1.	Dostawa licencji systemu DMS dla całej organizacji. 
2.	Wdrożenie, konfiguracja i uruchomienie modułu DMS, obejmujące m.in.: 
o	konfigurację ścieżek akceptacji dokumentów, 
o	konfigurację powiadomień e-mail, 
o	preferowane bezpośrednie połączenie z systemem ERP Streamsoft Prestiż, 
o	przygotowanie i konfigurację aplikacji do wysyłania powiadomień, 
o	dostosowanie systemu do wskazanych procesów, 
o	wdrożenie mechanizmu przypomnień, 
o	uruchomienie funkcji KSeF 
3.	Szkolenie użytkowników. 
4.	Asysta powdrożeniowa przez minimum 1 miesiąc od daty uruchomienia. 
 
Zakres funkcjonalny wymagany przez Zamawiającego 
System powinien zapewniać co najmniej: 
1.	Rodzaje dokumentów obsługiwanych w DMS 
•	Faktury kosztowe okołoprodukcyjne 
•	Faktury kosztowe techniczne 
•	Faktury kosztowe administracyjne 
•	Faktury magazynowe 
•	Proformy (do płatności) 
•	Możliwość rozbudowy o kolejne typy dokumentów (umowy, zapotrzebowania, zamówienia od odbiorców itd.) 
3.2. Wymagane funkcje systemu 
1.	Rejestracja dokumentów zewnętrznych (z pliku lub poczty e-mail, docelowo KSeF). 
2.	Obieg dokumentu według zdefiniowanych ścieżek akceptacji. 
3.	Możliwość uzupełniania atrybutów dokumentu, w tym: 
o	termin akceptacji, 
o	dane kontrahenta, 
o	numer i data dokumentu, 
o	opis merytoryczny, 
o	opis księgowy, 
o	kwoty, waluty, terminy płatności, 
o	słowniki kosztowe w tym MPK, rodzaj kosztów , pojazdy, itp. 
4.	Mechanizmy kontroli terminów akceptacji. 
5.	Automatyczne powiadomienia e mail o nowych dokumentach i wymaganych działaniach. 
6.	Możliwość cofnięcia akceptacji do wcześniejszego etapu. 
7.	Integracja z modułem FK – automatyczne przenoszenie danych i pozycji dokumentu. 
8.	Integracja z modułem HM – powiązanie faktur z dokumentami PZ. 
9.	Obsługa zastępstw oraz delegowania akceptacji. 
10.	Archiwizacja dokumentów w bazie danych programu.2. 
 
2.	Wymagania techniczne 
Wykonawca powinien zapewnić: 
•	kompatybilność rozwiązania z systemem Streamsoft Prestiż, 
•	wdrożenie rozwiązania do wysyłki powiadomień, 
•	możliwość rozbudowy systemu o kolejne funkcjonalności bez konieczności dużej ingerencji w strukturę systemu, 
•	możliwość dalszego skalowania w zakresie liczby użytkowników, procesów i dokumentów. 
3.	Ścieżki akceptacji 
Ścieżki akceptacji definiowane są osobno dla każdego typu dokumentu. 
Zawierają m.in. etapy: 
•	Potwierdzenie zakupu 
•	Opis merytoryczny 
•	Płatność 
•	Księgowanie 
Dodatkowa dokumentacja (schematy akceptacji) może zostać przekazana Wykonawcy po wyborze oferty. 
4.	Zakres prac wdrożeniowych 
1.	Konfiguracja modułu DMS 
2.	Zapewnienie wsparcia powdrożeniowego umożliwiającego dalsze rozwijanie systemu 
3.	Szkolenia dla użytkowników – min. 1 dzień. 
4.	Konfiguracja powiadomień e mail. 
5.	Wdrożenie mechanizmu przypomnień dla dokumentów przeterminowanych. 
6.	Asysta po wdrożeniu – min. 1 dzień pracy w miesiącu rozruchowym. 
 
Wymagania dodatkowe: 
•	Rozpoczęcie wdrożenia: styczeń 2026 
•	Szkolenia: do końca stycznia 2026 
•	Uruchomienie pełnej funkcjonalności systemu: do końca lutego 2026

Okres gwarancji: nie dotyczy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Liczba punktów w kryterium „cena” będzie przyznawana według poniższego: 
 
PC = (CN/CR) X 100, gdzie: 
 
PC – liczba punktów w kryterium cena oferty przyznanych rozpatrywanej ofercie 
CN – najniższa zaoferowana cena za całość zamówienia 
CR – cena z rozpatrywanej oferty 
100– waga kryterium
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy: 
1.	w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy; 
2.	w przypadku zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe, mogące uniemożliwić dostawę oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy. 
3.	Zmiana terminów realizacji umowy może mieć miejsce w następujących przypadkach: 
a.	działania siły wyższej (na przykład klęski żywiołowe, strajki generalne lub lokalne), mającej bezpośredni wpływ na terminowość dostawy, 
b.	wystąpienia niekorzystnych warunków pogodowych, uniemożliwiających dochowanie wymogów technicznych i technologicznych dostawy; 
c.	wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, pomimo zachowania należytej staranności, 
d.	innych przyczyn zewnętrznych niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, skutkujących niemożliwością realizacji przedmiotu Zamówienia. 
4.	Umowa może być zmieniona, gdy jej zmiana leży w interesie Zamawiającego, a Wykonawca nie wnosi sprzeciwu, aby proponowanych zmian dokonać.
 </div>