Świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu I kolacji

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu I kolacji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-01-02
Data składania ofert	09/01/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6838873

<div>
<h1>Świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu I kolacji na potrzeby jednodniowego Seminarium eksperckiego i posiedzenia Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>zapytanie ofertowe.pdf</li>
<li>Załacznik nr 1 Formularz oferty.docx</li>
<li>ZALCZN~1.PDF</li>
<li>Załacznik nr 3 Wz&oacute;r umowy.pdf</li>
<li>AKTUAL~1.PDF</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie cateringu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu I kolacji na potrzeby jednodniowego Seminarium eksperckiego Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest usługa wynajmu sali konferencyjnej, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu i kolacji na potrzeby jednodniowego Seminarium eksperckiego Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences. 4.1 Usługa wynajęcia sali konferencyjnej obejmuje: 1) Sala konferencyjna na ok. 80 os&oacute;b w godz. 9-22, ustawienie teatralnym z wykorzystaniem na kolację połączoną z wykładem merytorycznym wprowadzjącym (ok. 40 min.) na min. 50 os&oacute;b (kolacja). 2) Sala na ok. 25 os&oacute;b na posiedzienie Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences w godz. 16-18, ustawienie u-shape Obiekt, w kt&oacute;rym lokalizowane są sale i sale muszą spełniać wymagania dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Sale muszą być wyposażone m.in. w internet-stałe łącze (prędkość min. 100 Mb/s) i wi-fi, rzutnik, ekran, nagłośnienie oraz min. 2 mikrofony bezprzewodowe. Sale muszą posiadać dostęp do światła dziennego, mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszk&oacute;d architektonicznych. Na sali albo bezpośrednio przed wejściem do sali musi być udostępnione stanowisko recepcyjne. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunk&oacute;w zam&oacute;wienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty. Na terenie obiektu, w kt&oacute;rym zlokalizowaną są sale lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestnik&oacute;w spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestnik&oacute;w i organizator&oacute;w spotkania musi być wliczone w cenę usługi. 4.2 Usługa ciągłej przerwy kawowej, obiadu i kolacji obejmuje: a) ciągła przerwa kawowa I obiad dla ok. 80 os&oacute;b, kolacja dla ok. 50 os&oacute;b, b) ciągła przerwa kawowa obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej; powinna uwzględniać specjalne potrzeby os&oacute;b (np. wegetariańskie, bezglutenowe); c) obiad, kolacja: obejmuje dwa dania (zupa i drugie danie) oraz nap&oacute;j (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach), przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej; d) kwalifikowalny jest posiłek specjalny (np. bezglutenowy, bez laktozy, koszerny), w szczeg&oacute;lności, jeśli zgłoszone zostały specjalne potrzeby uczestniczek lub uczestnik&oacute;w projektu; e) jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; f) w przypadku konieczności dowozu wyżywienia wykonawca zapewni dow&oacute;z o ustalonej godzinie na miejsce realizacji spotkań w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty; g) Wykonawca zapewnia zastawę porcelanową (filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, cukiernice, talerze itp.), sztućce metalowe (noże, widelce, łyżeczki, widelczyki), a także ekspres do kawy (min. 2 szt.), warnik (min. 1 szt.) do wody zgodnie z wymaganiami menu; h) zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych lub jednorazowych/biodegradowalnych; i) Wykonawca zapewnia st&oacute;ł/stoły + obrusy do ustawienia catering &ndash; w przypadku, gdy na miejscu spotkania nie będzie dostępnych odpowiednich stoł&oacute;w; j) usługa powinna obejmować także bieżącą obsługę sali celem usuwania zużytych naczyń I sztućc&oacute;w oraz wykładania czystej zastawy I uzupełniania serwowanych potraw napoj&oacute;w. k) usługa powinna być realizowana na sali konferencyjnej lub w kuluarach sali konferencyjnej; l) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub niewykorzystania usługi cateringu dla zakładanej w zam&oacute;wieniu pierwotnym liczby uczestnik&oacute;w danego spotkania, do 20% zakładanej liczby uczestnik&oacute;w in plus lub in minus, o czym poinformuje Wykonawcę nie p&oacute;źniej niż na 2 dni kalendarzowe przed terminem danego spotkania; m) organizacja usługi, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłk&oacute;w oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi; n) Wykonawca winien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środk&oacute;w transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparat&oacute;w myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością; o) Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłk&oacute;w są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do cel&oacute;w sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania w/w dokument&oacute;w na żądanie Zamawiającego; p) Wykonawca odpowiada za szkody powstałe w wyniku prowadzonej działalności; q) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz służby Zamawiającego; r) użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana s) Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości; t) produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia.
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
Ocena ofert wg. kryterium nr 1 prowadzona będzie zgodnie z wyliczeniami uzyskanymi z zastosowaniem przez Zamawiającego poniższego wzoru: C = ((Cnsk/Cbsk)x100 + (Cnsp/Cbsp)x100 + (Cnpk/Cbpk)x100 + (Cno/Cbo)x100 + (Cnk/Cbk)x100) /5 Szczeg&oacute;łowy opis w zapytaniu ofertowym
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Warunki zmiany umowy wskazano w Załączniku nr 3 - Wz&oacute;r umowy 16. ZMIANY W UMOWIE 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania istotnych zmian postanowień zawartej Umowy z Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, w sytuacji dokonania istotnych zmian postanowień Umowy o dofinansowanie Projektu, ale r&oacute;wnież w sytuacjach wynikających ze zmian przepis&oacute;w prawa powszechnie obowiązującego. 2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji Umowy w przypadku, gdy wykonanie Umowy w pierwotnym terminie nie jest możliwe w wyniku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. 3) Istotne zmiany umowy mogą nastąpić w następujących przypadkach: a) zaistnienia omyłki pisarskiej lub rachunkowej; b) zaistnienia siły wyższej (pow&oacute;dź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy; c) zmiany powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa oraz wytycznych Instytucji Pośredniczącej w zakresie mającym wpływ na realizację umowy; d) zmiany ustawowej stawki podatku VAT; e) wystąpienia niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy okoliczności, o kt&oacute;rych Strony nie wiedziały przed zawarciem Umowy, a kt&oacute;re mają wpływ na terminy realizacji zam&oacute;wienia (na końcowy termin realizacji audyt&oacute;w akredytacyjnych); f) zmiany końcowego terminu realizacji usług, w przypadku przedłużeniu terminu realizacji Projektu (zmiana wniosku o dofinansowanie projektu), wydłużenie terminu końcowego realizacji umowy nastąpi proporcjonalnie, o liczbę dni wynikającą z przedłużonego terminu realizacji projektu. 4) Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień, chyba że: 1. zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, kt&oacute;re określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian; 2. zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zam&oacute;wieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: a. zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powod&oacute;w ekonomicznych lub technicznych, w szczeg&oacute;lności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zam&oacute;wionych w ramach zam&oacute;wienia podstawowego, b. zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie koszt&oacute;w dla zamawiającego; c. wartość zmian nie przekracza 20% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie; 3. zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: a. konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, kt&oacute;rych zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć; b. wartość zmian nie przekracza 20% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, 4. wykonawcę, kt&oacute;remu zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, ma zastąpić nowy wykonawca: a. w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub b. w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawc&oacute;w &ndash; w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunk&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac.
</div>