Usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie cateringu

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie cateringu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-01-01
Data składania ofert	09/01/2026, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6838197

<div>
<h1>Świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu I kolacji na potrzeby jednodniowego Seminarium eksperckiego i posiedzenia Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">zapytanie ofertowe.pdf</span></li>
<li><span class="was-link">Załacznik nr 1 Formularz oferty.docx</span></li>
<li><span class="was-link">AKTUAL~1.PDF</span></li>
<li><span class="was-link">ZALCZN~1.PDF</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie cateringu</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnych, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu I kolacji na potrzeby jednodniowego Seminarium eksperckiego Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences<br /> <br /> Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest usługa wynajmu sali konferencyjnej, zapewnienie ciągłej przerwy kawowej, obiadu i kolacji na potrzeby jednodniowego Seminarium eksperckiego Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences.<br /> 4.1 Usługa wynajęcia sali konferencyjnej obejmuje: <br /> 1) Sala konferencyjna na ok. 80 os&oacute;b w godz. 9-22, ustawienie teatralnym z wykorzystaniem na kolację połączoną z wykładem merytorycznym wprowadzjącym (ok. 40 min.) na min. 50 os&oacute;b (kolacja).<br /> 2) Sala na ok. 25 os&oacute;b na posiedzienie Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences w godz. 16-18, ustawienie u-shape<br /> Obiekt, w kt&oacute;rym lokalizowane są sale i sale muszą spełniać wymagania dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Sale muszą być wyposażone m.in. w internet-stałe łącze (prędkość min. 100 Mb/s) i wi-fi, rzutnik, ekran, nagłośnienie oraz min. 2 mikrofony bezprzewodowe. Sale muszą posiadać dostęp do światła dziennego, mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszk&oacute;d architektonicznych. Na sali albo bezpośrednio przed wejściem do sali musi być udostępnione stanowisko recepcyjne.<br /> Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunk&oacute;w zam&oacute;wienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.<br /> Na terenie obiektu, w kt&oacute;rym zlokalizowaną są sale lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestnik&oacute;w spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestnik&oacute;w i organizator&oacute;w spotkania musi być wliczone w cenę usługi.<br /> <br /> 4.2 Usługa ciągłej przerwy kawowej, obiadu i kolacji obejmuje:<br /> a) ciągła przerwa kawowa I obiad dla ok. 80 os&oacute;b, kolacja dla ok. 50 os&oacute;b,<br /> b) ciągła przerwa kawowa obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej; powinna uwzględniać specjalne potrzeby os&oacute;b (np. wegetariańskie, bezglutenowe);<br /> c) obiad, kolacja: obejmuje dwa dania (zupa i drugie danie) oraz nap&oacute;j (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach), przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej; <br /> d) kwalifikowalny jest posiłek specjalny (np. bezglutenowy, bez laktozy, koszerny), w szczeg&oacute;lności, jeśli zgłoszone zostały specjalne potrzeby uczestniczek lub uczestnik&oacute;w projektu;<br /> e) jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; <br /> f) w przypadku konieczności dowozu wyżywienia wykonawca zapewni dow&oacute;z o ustalonej godzinie na miejsce realizacji spotkań w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty;<br /> g) Wykonawca zapewnia zastawę porcelanową (filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, cukiernice, talerze itp.), sztućce metalowe (noże, widelce, łyżeczki, widelczyki), a także ekspres do kawy (min. 2 szt.), warnik (min. 1 szt.) do wody zgodnie z wymaganiami menu; <br /> h) zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych lub jednorazowych/biodegradowalnych;<br /> i) Wykonawca zapewnia st&oacute;ł/stoły + obrusy do ustawienia catering &ndash; w przypadku, gdy na miejscu spotkania nie będzie dostępnych odpowiednich stoł&oacute;w;<br /> j) usługa powinna obejmować także bieżącą obsługę sali celem usuwania zużytych naczyń I sztućc&oacute;w oraz wykładania czystej zastawy I uzupełniania serwowanych potraw napoj&oacute;w.<br /> k) usługa powinna być realizowana na sali konferencyjnej lub w kuluarach sali konferencyjnej;<br /> l) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub niewykorzystania usługi cateringu dla zakładanej w zam&oacute;wieniu pierwotnym liczby uczestnik&oacute;w danego spotkania, do 20% zakładanej liczby uczestnik&oacute;w in plus lub in minus, o czym poinformuje Wykonawcę nie p&oacute;źniej niż na 2 dni kalendarzowe przed terminem danego spotkania;<br /> m) organizacja usługi, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłk&oacute;w oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi;<br /> n) Wykonawca winien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środk&oacute;w transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparat&oacute;w myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością;<br /> o) Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłk&oacute;w są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do cel&oacute;w sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania w/w dokument&oacute;w na żądanie Zamawiającego;<br /> p) Wykonawca odpowiada za szkody powstałe w wyniku prowadzonej działalności;<br /> q) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz służby Zamawiającego;<br /> r) użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana<br /> s) Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości;<br /> t) produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Ocena ofert wg. kryterium nr 1 prowadzona będzie zgodnie z wyliczeniami uzyskanymi z zastosowaniem przez Zamawiającego poniższego wzoru:<br /> C = ((Cnsk/Cbsk) x 100 pkt + (Cnsp/Cbsp) x 100 pkt + (Cnpk/Cbpk) x 100 pkt + (Cno/Cbo) x 100 pkt + (Cnk/Cbk) x 100 pkt) /5 <br /> Szczeg&oacute;łowy opis w zapytaniu ofertowym</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Warunki zmiany umowy wskazano w Załączniku nr 3 - Wz&oacute;r umowy</p>
</div>