Organizacja konferencji inaugurującej projekt

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji inaugurującej projekt
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-12-30
Data składania ofert	12/01/2026, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799600001 Usługi fotograficzne i pomocnicze 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799540006 Usługi w zakresie organizacji przyjęć 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 799510005 Usługi w zakresie organizowania seminariów 798225007 Usługi projektów graficznych 793410006 Usługi reklamowe
Numer przetargu	6829838

<div>
    <h1>Konferencja inaugurująca projekt „Nowatorskie terapie genowe w leczeniu choroby Parkinsona oraz innych zaburzeń neurodegeneracyjnych”, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Priorytetu XII „STEP dla rozwoju biotechnologii” programu „Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 1 OPZ - konferencja</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Projekt umowy - konferencja</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Formularz ofertowo - cenowy - konferencja</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 3 Formularz ofertowo - cenowy - konferencja - wersja edytowalna</span></li>
            <li><span class="was-link">Zasady składania ofert do zapytania na organizację konferencji</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja konferencji inaugurującej projekt</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Organizacja konferencji inaugurującej projekt „Nowatorskie terapie genowe w leczeniu choroby Parkinsona oraz innych zaburzeń neurodegeneracyjnych”, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Priorytetu XII „STEP dla rozwoju biotechnologii” programu „Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027”.<br />
Efektem realizacji zamówienia ma być profesjonalnie zorganizowana, elegancka konferencja jednodniowa, spełniająca najwyższe standardy wydarzeń o charakterze krajowym i międzynarodowym. Konferencja powinna być wyposażona w kompleksowe zaplecze techniczne, logistyczne i cateringowe, zapewniające wysoki komfort uczestników, odpowiednią oprawę wizualną i techniczną oraz sprawną obsługę organizacyjną. W wydarzeniu przewidziany jest udział gości krajowych i zagranicznych. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompleksową realizację wydarzenia w formule „pod klucz”. Całość wydarzenia musi mieć charakter wysoce elegancki i reprezentacyjny oraz być realizowana zgodnie z najwyższymi standardami obowiązującymi przy organizacji konferencji międzynarodowych. W zakresie odpowiedzialności Wykonawcy znajduje się zapewnienie kompleksowej obsługi technicznej, gastronomicznej oraz organizacyjnej, realizowanej w pełnej zgodności z wymaganiami określonymi w OPZ.<br />
Zamawiający informuje, że planowana konferencja jest wydarzeniem otwierającym projekt współfinansowany ze środków UE, a jej termin jest ściśle powiązany z procesem oceny wniosku o dofinansowanie.<br />
Realizacja zamówienia (w tym podpisanie umowy z wybranym Wykonawcą oraz rozpoczęcie faktycznych działań) nastąpi wyłącznie w przypadku otrzymania przez Zamawiającego pisemnej informacji o pozytywnej ocenie wniosku i przyznaniu dofinansowania przez Instytucję Pośredniczącą.<br />
W przypadku negatywnej oceny wniosku, Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez wyboru Wykonawcy, bez podawania przyczyny i bez ponoszenia jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych ze strony Wykonawców. Wybór oferty najkorzystniejszej nie gwarantuje zawarcia umowy, a jedynie potwierdza gotowość do jej zawarcia pod wskazanym warunkiem.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena brutto z VAT obejmująca wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym wszelkie podatki i opłaty. Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt. Cena wyliczana zgodnie z rozdz.  VI w załączniku &quot;Zasady składania ofert do zapytania na organizację konferencji&quot;</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1. Dopuszcza się zmianę treści Umowy, w szczególności w przypadku zaistnienia jednej lub więcej z  poniższych okoliczności:<br />
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;<br />
2) gdy nastąpi konieczność ograniczenia zakresu zamówienia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, których nie można było wcześniej przewidzieć;<br />
3) gdy z przyczyn, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, koniecznym będzie dla prawidłowego zorganizowania konferencji posłużenie się przez Wykonawcę podwykonawcami, którzy będą realizowali zastępczo część lub cały zakres powierzony innym podwykonawcom lub nowy zakres usługi;<br />
4) modyfikacje będą podyktowane koniecznością rezygnacji lub zmiany kolejności realizacji poszczególnych zadań, o których mowa w OPZ;<br />
5) nastąpią zdarzenia niezależne od Zamawiającego, uniemożliwiające wykonanie konferencji w ustalonym terminie, w tym, przedłużania się procedury oceny wniosku o dofinansowanie przez Instytucję Pośredniczącą poza ramy czasowe wskazane w OPZ;<br />
6) gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian będących następstwem niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy istotnych okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności zmian w zasadach dotyczących sposobu realizacji konferencji;<br />
7) niezbędna jest zmiana sposobu wykonania Umowy, o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego oraz konieczna w celu prawidłowego wykonania Umowy;<br />
8) stwierdzenia rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób;<br />
9) zmian podmiotowych Stron Umowy w wyniku przekształcenia podmiotowego (następstwa prawnego);<br />
10) zaistnienia konieczności zastosowania odmiennych rozwiązań technicznych, niż pierwotnie przyjęte, w sytuacji gdy ich niezastosowanie grozi niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy;<br />
11) uzasadnionej przyczynami organizacyjnymi, prawnymi lub technicznymi, konieczności zmiany części wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych Przedmiotu Umowy, jeżeli taka zmiana spowoduje zoptymalizowane dopasowanie Przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego;<br />
12) opóźnień Zamawiającego w przekazaniu Wykonawcy materiałów i informacji; <br />
13) konieczności wprowadzenia zmian będących następstwem skutków innych umów pomiędzy Zamawiającym a innym niż Wykonawca podmiotem, mających bezpośredni związek z Umową;<br />
14) zmiany wytycznych, wymagań lub zaleceń instytucji nadzorujących, kontrolujących lub finansujących projekt „Nowatorskie terapie genowe w leczeniu choroby Parkinsona oraz innych zaburzeń neurodegeneracyjnych”, realizowany w ramach Priorytetu XII „STEP dla rozwoju biotechnologii” programu „Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027” w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;<br />
15) działania siły wyższej, należycie udokumentowanej, rozumianej jako zdarzenie niezależne od Strony, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, które wystąpiło po dniu wejścia w życie Umowy, mającej wpływ na realizację Umowy.<br />
2. W przypadkach określonych w ust. 1 przewiduje się możliwość:<br />
1) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy o nie więcej niż 10%;<br />
2) zmian w sposobie rozliczania z Wykonawcą, o ile te zmiany będą korzystne dla Zamawiającego;<br />
3) zmniejszenia lub zwiększenia zakresu Umowy o nie więcej niż 10%;<br />
4) zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy<br />
5) zmiany terminu dnia konferencji i realizacji Przedmiotu Umowy nie więcej niż o 2 miesiące.<br />
3. Zmiana treści Umowy lub terminu wykonania konferencji jest dopuszczalna, o ile zakres zmian lub zmiana terminu realizacji konferencji zostanie zatwierdzona przez Zamawiającego przed rozpoczęciem prac przez Wykonawcę.<br />
4. Zmiana terminu z przyczyn wskazanych w ust. 1 pkt. 5 nie stanowi podstawy do żądania podwyższenia wynagrodzenia przez Wykonawcę.</p>
    </div>